Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS)
Khái niệm
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD. Đây là HTTT tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại.
Các hệ thống xử lý giao dịch thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing…
Quy trình xử lý giao dịch
Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch được trình bày trong sơ đồ hình 6.3. Mỗi quy trình xử lý giao dịch đều bao gồm các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Thu thập số liệu
Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật CSDL
Bước 3: Chuẩn bị tài liệu, lập báo cáo, phân phối thông tin
Bước 1: Thu thập số liệu
Phương pháp này có các ưu điểm sau đây:
Giai đoạn đầu tiên của quy trình xử lý giao dịch là thu thập số liệu, tiếp theo đó là biến đổi số liệu về dạng có thể dễ dàng xử lý bằng hệ thống tin học. Người ta thường áp dụng phương pháp thu thập thông tin tự động thay cho việc thu thập thông tin thủ công như trước đây. Trong phương pháp này, các Terminal (thiết bị đầu cuối, gồm một bàn phím và màn hình để liên lạc với bộ xử lý trung tâm trong hệ thống máy tính) được bố trí tại các điểm xuất hiện thông tin và lập tức ghi nhận các thông tin này để truyền về trung tâm xử lý.
- Thu thập số liệu nhanh chóng sau khi một giao dịch thương mại đã được thực hiện nhờ có các Terminal được thiết lập ở các điểm bán hàng.
- Việc thu thập số liệu của quá trình giao dịch gần nhất với nguồn số liệu. Những người bán hàng tại các điểm có bố trí terminal có thể thu thập và biểu diễn số liệu một cách trực tiếp tại ngay quầy hàng.
- Cho phép thu thập kịp thời các số liệu nhờ sử dụng các thiết bị mang tin trên máy tính như thẻ tín dụng, băng từ…
Đối với các hệ thống xử lý giao dịch, việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm hơn so với quy trình thu thập số liệu theo nguồn. Bản chất của việc trao đổi tài liệu tin học hóa là qua hệ thống viễn thông, chúng được truyền giữa máy tính của các đối tác thương mại (giữa hệ thống với khách hàng, với các nhà cung ứng…). Những tài liệu thương mại khác nhau như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giao hàng… được truyền đi trên mạng thông tin điện tử.
Việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm:
- Giảm bớt đáng kể việc sử dụng giấy tờ, sử dụng nhân công trong việc gửi tài liệu qua bưu chính.
- Tăng năng suất phục vụ khách hàng, rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng.
Các nghiên cứu tại Mỹ cho thấy quy trình này làm giảm từ 20% đến 50% thời gian chuẩn bị giấy tờ trong các giao dịch thương mại. Nhờ hệ thống trao đổi tài liệu tin học hóa qua mạng viễn thông, ở Mỹ hàng năm có thể tiết kiệm được 300 triệu đô la trong ngành công nghiệp thực phẩm và 1,2 tỷ đô la trong ngành công nghiệp dệt.
Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật cơ sở dữ liệu
Bước tiếp theo của quá trình xử lý giao dịch là giai đoạn xử lý các thông tin đã thu thập được trong giai đoạn thứ nhất và cập nhật CSDL. Người ta thường áp dụng hai phương pháp là: xử lý theo lô và xử lý theo thời gian thực.
♦ Phương pháp xử lý theo lô
Trong phương pháp này, các số liệu giao dịch được tích lũy trong một khoảng thời gian nhất định và được xử lý theo trình tự. Quy trình xử lý theo lô bao gồm các bước sau đây:
- Tích lũy theo từng nhóm (gọi là lô) các số liệu ban đầu phát sinh bởi các giao dịch thương mại như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu học phí…
- Ghi lại các giao dịch trên đĩa từ
- Sắp xếp các giao dịch trong một danh sách có cấu trúc kiểu FIFO (First– In– First– Out) theo trình tự thời gian thu nhận các giao dịch.
- Chuyển các lô số liệu thu thập được về một máy tính trung tâm có nhiệm vụ xử lý các thông tin này.
Xử lý theo lô là một phương pháp hiệu quả khi người ta cần xử lý một số lượng lớn các giao dịch. Nhược điểm của phương pháp này là người ta không thể nhận được câu trả lời ngay lập tức tại thời điểm giao dịch.
♦ Phương pháp xử lý theo thời gian thực
Trong phương pháp này các số liệu của quá trình giao dịch thương mại được xử lý ngay lập tức sau mỗi giao dịch và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng. Do cơ chế này mà hệ thống còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp.
Hình vẽ dưới đây biểu diễn quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại bằng phương pháp xử lý theo thời gian thực.
Các hệ thống xử lý theo thời gian thực bao gồm:
Hệ thống thông tin tra cứu: hoạt động trên cơ sở tìm kiếm theo điều kiện từ một cơ sở dữ liệu nguồn. Chẳng hạn các hệ thống cung cấp thông tin cho khách hàng khi họ muốn có tỷ giá hối đoái trong ngày, giá vàng hiện tại, một phương thức thanh toán cho đơn đặt hàng…
Hệ thống thông tin thu thập số liệu: có chức năng thu thập và tích lũy số liệu một cách nhanh chóng nhằm xử lý các thông tin này một cách kịp thời. Trong lĩnh vực thương mại, người ta thường thực hiện việc thu thập số liệu về các hoạt động bán hàng hàng ngày, ghi lên đĩa và sau đó xử lý ngay.
Hệ thống xử lý tệp: Các hệ thống này đảm nhận tất cả các nhiệm vụ của hệ thống xử lý giao dịch, trừ việc đưa ra kết quả. Chẳng hạn chúng ta có thể cập nhật ngay lập tức tệp khách hàng nhờ vào công cụ Terminal được thiết lập tại các điểm bán hàng và in ra hóa đơn, tài khoản khách hàng…
Hệ thống cập nhật CSDL: là một trong những hoạt động chủ yếu của hệ thống xử lý giao dịch. Trong hoạt động kinh tế và thương mại, người ta cần phải thường xuyên cập nhật CSDL để có thể theo dõi đầy đủ và chính xác quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đang diễn ra trong doanh nghiệp.
Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và lập báo cáo
Giai đoạn cuối cùng của quy trình xử lý giao dịch là soạn thảo các tài liệu và báo cáo tổng kết, bao gồm:
- Đơn đặt hàng của khách hàng
- Thông báo nhận đơn đặt hàng
- Lịch sản xuất theo đơn đặt hàng
- Xác định mẫu mã sản phẩm
- Giấy thông báo gửi hàng
- Hóa đơn bán hàng
- Séc trả tiền của khách hàng
- Hóa đơn liên 2 giao khách hàng…
Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến
Một số hệ thống xử lý giao dịch bên trong tổ chức như: Hệ thống quản lý giờ công của nhân viên, Hệ thống quản lý tiền lương, Hệ thống quản lý tiền mặt, Hệ thống kiểm soát máy móc, Hệ thống vận chuyển vật tư,…
Một số hệ thống xử lý giao dịch với khách hàng bên ngoài tổ chức như: Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, Hệ thống đặt phòng khách sạn, Hệ thống mua bán chứng khoán, Hệ thống thu ngân ở siêu thị, Hệ thống tính cước các dịch vụ viễn thông…
Một số ví dụ về các HTTT xử lý giao dịch:
♦ Hệ thống quản lý tiền lương
Đây là một hệ thống xử lý giao dịch kế toán thông thường có ở hầu hết các tổ chức, giúp giám sát việc thanh toán tiền lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên.
Tệp tin chủ đạo được tập hợp từ những mẫu thông tin rời rạc (như tên, địa chỉ, mã số nhân viên…) được gọi là các thành tố dữ liệu. Các thành tố trong tệp tin chủ đạo được tổng hợp theo nhiều cách để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các cơ quan quản lý hay để gửi phiếu thanh toán cho nhân viên.
♦ Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng Bruxel – Lambert
Đây là một Ngân hàng lớn có vốn hoạt động lên tới gần 70 tỷ đô la Mỹ. Ngân hàng có một hệ thống xử lý giao dịch hoàn chỉnh với các thành phần sau đây:
- TeleLink – Hệ thống thanh toán trên mạng viễn thông. Có khoảng 6000 khách hàng trên thế giới thường xuyên sử dụng
- TeleFin – Hệ thống xây dựng kế hoạch tài chính
- Home Bank – Hệ thống giúp khách hàng thực hiện các giao dịch ngân hàng tại nhà. Ngân hàng có khoảng 000 khách hàng. Mỗi khách hàng có thể truy cập vào mạng máy tính từ máy tính cá nhân của mình.
- Office Bank – Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng. Hệ thống này xử lý khoảng 400.000 giao dịch ngân hàng mỗi tháng.
♦ Hệ thống xử lý giao dịch của hãng WearGuard Mỹ
Hãng WearGuard ra đời từ những năm 50, kinh doanh các mặt hàng quần áo trong một vũng lãnh thổ gồm 10 bang Đông Bắc của nước Mỹ. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch của hãng bao gồm 6 máy tính IBM và 300 máy IBM PC với một CSDL thống nhất. Hệ thống có khả năng ghi nhận 2 triệu các yêu cầu khác nhau của khách hàng. Cũng nhờ hệ thống này, hãng luôn đảm bảo thời gian giao hàng cho khách hàng trong phạm vi tối đa là 48 giờ.