Cài đặt và khai thác hệ thống thông tin quản lý

Cài đặt và khai thác hệ thống là giai đoạn cuối cùng trong 3 giai đoạn chủ yếu để xây dựng một HTTT quản lý. Nội dung của giai đoạn này là thay thế HTTT quản lý cũ bằng HTTT quản lý mới và tổ chức triển khai sử dụng nó. Để đảm bảo không gây ra biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý, chúng ta cần xây dựng một kế hoạch cài đặt và chuyển giao thận trọng và tỉ mỉ.

I. Cài đặt hệ thống

Cài đặt hệ thống là thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống, để người sử dụng làm việc được trong hệ thống. Việc cài đặt hệ thống phụ thuộc vào hiện trạng thực tế của hệ thống, như cấu hình của các thiết bị, nơi làm việc của người sử dụng, chế độ vận hành của hệ thống. Nội dung chính của việc cài đặt hệ thống gồm:

a/ Cài đặt phần mềm ứng dụng. Phần mềm ứng dụng thường được cài đặt chung với các phần mềm khác, đặc biệt là nó được cài đặt trên một hệ điều hành cụ thể, do đó các phần mềm phải có khả năng hoạt động chung với nhau. Nhiệm vụ của người cài đặt phần mềm sẽ là giải quyết các xung khắc giữa các phần mềm nếu nó xảy ra, giải quyết sự không tương thích giữa phần mềm và lớp nền hệ điều hành hay các phần mềm hỗ trợ, như bộ gõ phím tiếng Việt.

b/ Thiết lập thông số cấu hình của hệ thống để hệ thống hoạt động tốt nhất và phù hợp với nhu cầu của người sử dụng. Các thông số này quy định các tính chất xử lý của phần mềm, cơ sở dữ liệu, hệ điều hành và các trình điều khiển thiết bị, máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi.

c/ Thiết lập quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho người sử dụng.

d/ Lập hồ sơ về các thông số cấu hình cho hệ thống, gồm vị trí đặt thiết bị, thông số cấu hình, phiên bản cài đặt và các thông tin về người sử dụng như tên, công việc, quyền sử dụng.

II. Chuyển đổi hệ thống

Hầu hết các HTTT quản lý mới đều cần phải qua giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, cho dù hệ thống cũ có được thực hiện bằng máy tính hay không. Chuyển đổi hệ thống là công việc chuyển tất cả các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện trên hệ thống cũ sang hệ thống mới và cần bảo đảm rằng tất cả các hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn hoặc ách tắc do hệ thống mới. Các tác nghiệp trong tổ chức liên quan rất nhiều đến các nguồn lực thực hiện, trong đó có nội dung thông tin, quy trình thực hiện, con người và các phương tiện mà họ dùng để làm việc như phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu… Những người nhân viên của tổ chức, với vai trò là đối tượng thụ hưởng thành quả của hệ thống mới, không phải là đối tượng cần chuyển đổi (thay bằng người nhân viên khác), nhưng họ cũng cần được huấn luyện để làm việc trên hệ thống mới.

1. Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống

Vì tổ chức không thể duy trì song hành hai HTTT cùng chức năng (nhưng có thể tạm thời vận hành hai hệ thống trong thời gian chuyển đổi), nên việc chuyển đổi hệ thống luôn luôn đòi hỏi một kế hoạch chuẩn bị trước cho nội dung cần chuyển đổi và trình tự chuyển đổi hệ thống.

Quá trình chuyển đổi cần bao quát tất cả các lĩnh vực của HTTT quản lý, đó là:

a/ Chuyển đổi phần cứng của hệ thống, bao gồm các loại máy tính và thiết bị, nếu như chúng không còn tương thích với hệ thống mới hoặc năng lực xử lý thấp hơn yêu cầu.

b/ Chuyển đổi phần mềm của hệ thống: các phần mềm, hệ điều hành. Các phần mềm của hệ thống mới thường được viết ra để sử dụng lâu dài, nên nó cũng thường đòi hỏi hệ điều hành tương ứng (ví dụ, thay hệ điều hành Windows 98 bằng Windows XP để bảo mật tốt hơn cho các ứng dụng).

c/ Chuyển đổi các biểu mẫu (form/report). Tất cả các HTTT đều cần có các biểu mẫu để định khuôn cho dữ liệu hoặc thông tin của hệ thống, do đó cũng giống như quy trình, các biểu mẫu mới cho hệ thống mới cũng cần phải được phổ biến trước khi thay thế các biểu mẫu cũ.

d/ Chuyển đổi công nghệ quản lý thông tin: chuyển đổi phương pháp truyền đạt thông tin trong hệ thống và phương thức lưu trữ thông tin.

e/ Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ, trong đó quy định vai trò, trách nhiệm của từng người sử dụng trên hệ thống mới và mối quan hệ giữa các công việc cũ và mới (đặc biệt là sự khác nhau giữa cách xử lý công việc). Việc ban hành quy trình nghiệp vụ mới có ấn định thời điểm bắt đầu có hiệu lực để cho tất cả mọi người trong tổ chức ý thức được cách phối hợp thực hiện công việc trên hệ thống mới mà không bị lúng túng khi chuyển đổi.

f/ Chuyển đổi các yếu tố con người: chuyển đổi tác phong làm việc của lãnh đạo và các nhân viên, tổ chức huấn luyện kỹ năng sử dụng hệ thống cho tất cả các đối tượng liên quan.

Trong tất cả các nội dung cần chuyển đổi nêu trên thì việc chuyển đổi kỹ thuật lại tương đối nhanh chóng và chuẩn mực hơn cả vì nó liên quan đến việc lắp đặt, thay thế các trang thiết bị, mạng máy tính, các phương tiện truyền thông thông tin… Còn việc chuyển đổi có liên quan đến yếu tố con người lại tương đối kéo dài và phức tạp hơn. Về cơ bản là cũng những con người đó với các thói quen, tác phong làm việc cũ, nay lại phải chuyển sang môi trường làm việc mới với những thay đổi cơ bản. Đó là một thách thức lớn, cần có thời gian để thích nghi.

Các nhà tin học quản lý đưa ra khái niệm “hàng rào tâm lý” khi chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Đó là việc các cán bộ quản lý cũ thường e ngại khi chuyển sang hệ thống mới, vị trí và quyền lợi của họ có thể bị ảnh hưởng. Trong nhiều tổ chức, các nhà quản lý thường có thâm niên công tác lâu năm, khả năng thích ứng với ứng dụng công nghệ mới không cao bằng đội ngũ cán bộ trẻ tuổi. Khi sang hệ thống mới, họ lại phải thích nghi lại từ đầu, phải cố gắng học hỏi để làm chủ được các trang thiết bị của hệ thống và công nghệ quản lý mới. Đây thực sự là một thách thức đối với các doanh nghiệp, tổ chức nói chung và các nhà quản lý trong bộ máy lãnh đạo nói riêng vì nếu không tạo được sự nhất trí, ủng hộ cao trong tập thể thì dù hệ thống mới có được thiết kế hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể phát huy được hiệu quả to lớn vốn có của nó.

g/ Chuyển đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Các loại dữ liệu được lưu trữ đều có chu kỳ sống xác định và được dùng để xử lý nhiều công việc của tổ chức. Để tránh ách tắc công việc khi hệ thống mới chưa có dữ liệu, các nội dung dữ liệu trong CSDL cũ cũng được chuyển sang CSDL mới, theo cấu trúc mới.

Như chúng ta đã biết, dữ liệu có thể coi là mạch máu của các HTTT quản lý. Do đó việc biến đổi dữ liệu một vấn đề vô cùng quan trọng trong khi cài đặt HTTT quản lý. Nếu việc này làm không tốt thì quá trình cài đặt có thể bị thất bại.

Trong mọi trường hợp, dữ liệu trong HTTT quản lý cũ dù có được lưu trữ thủ công hay không thì khi cài đặt hệ thống mới, các dữ liệu ấy đều cần có cách giữ lại để sử dụng. Nhưng dữ liệu trong hai hệ thống thường không tương thích với nhau về hình thức, phương thức lưu trữ cũng như cách truy cập nên các thao tác biến đổi dữ liệu cần có độ chính xác cao và phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới.

Các nội dung cần thực hiện trong quá trình biến đổi dữ liệu:

• Xác định danh mục dữ liệu cần chuyển đổi (thường là tương ứng với các tệp dữ liệu đã được thiết kế trong HTTT quản lý mới), xác định bộ phận chức năng quản lý hoặc lưu trữ dữ liệu.
• Phân công các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm chuyển đổi các nội dung dữ liệu cụ thể (thường là thuộc bộ phận chức năng quản lý và lưu trữ các dữ liệu đó)
• Xác định khối lượng và chất lượng của dữ liệu (độ chính xác, tính đầy đủ và thứ tự, dữ liệu có thể được lưu trữ thủ công hoặc đã có sẵn ở dạng các tệp dữ liệu trên máy tính). Việc chuyển một tài liệu được ghi chép trên sổ sách, giấy tờ thành một tệp dữ liệu trên máy tính thường cần một kế hoạch chu đáo và đòi hỏi nhiều thời gian hơn cả thời gian thiết kế hệ thống mới. Cần xác định được chính xác khối lượng dữ liệu cần xử lý và chất lượng của các dữ liệu đó, từ đó mới ước lượng được thời gian, chi phí và nhân công tham gia quá trình chuyển đổi.
• Lập lịch thời gian của quá trình biến đổi dữ liệu.
• Bắt đầu quá trình biến đổi dữ liệu dưới một sự chỉ đạo thống nhất. Quá trình và kết quả biến đổi dữ liệu phải được ghi nhận và lưu trữ một cách riêng biệt.
• Phân công người chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu được đưa vào CSDL của HTTT quản lý mới.
• Thực hiện các thay đổi cuối cùng trong các tệp dữ liệu. Nếu trong hệ thống quản lý cũ đã có các tệp dữ liệu trên máy tính thì tốt nhất là tổ chức biến đổi các tệp dữ liệu này trước, sau đó mới đến các tệp mới chuyển từ phương pháp thủ công.
• Thực hiện bước kiểm chứng lần cuối cùng để đảm bảo rằng các tệp dữ liệu đã biến đổi phù hợp với các yêu cầu của HTTT quản lý mới.

Cần lưu ý là cùng một nội dung thông tin có thể xuất hiện ở nhiều văn bản khác nhau, cùng một văn bản lại được gửi đến nhiều bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Riêng đối với các văn bản đến tổ chức và văn bản được tổ chức phát hành thường được lưu trữ đầy đủ ở bộ phận quản lý công văn của đơn vị (bộ phận văn thư). Do đó không nên đơn thuần đếm số lượng văn bản khi đã biết văn bản đó đã được phân công cập nhật và chuyển đổi ở bộ phận khác.

2. Các phương pháp chuyển đổi hệ thống

Trình tự thực hiện các công việc chuyển đổi hệ thống cũ bằng hệ thống mới phụ thuộc vào các phương pháp chuyển đổi.

Một cách tổng quát, có 4 phương pháp chuyển đổi hệ thống phổ biến minh họa trên Hình 5.2. Các phương pháp đó là: chuyển đổi trực tiếp, chuyển đổi song song, chuyển đổi theo giai đoạn (từng bước thí điểm) và chuyển đổi thăm dò (bộ phận). Mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng. Tùy từng trường hợp và điều kiện cụ thể, các tổ chức cần quyết định sử dụng phương pháp phù hợp và hiệu quả nhất.

a. Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion)

Nội dung của phương pháp này là dừng hẳn hệ thống cũ, chuyển đổi và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng.

Ưu điểm: thực hiện nhanh và ít tốn kém nhất trong số bốn phương pháp. Nó cho phép thu được hai bức tranh để so sánh hiệu quả xử lý thông tin kinh tế của HTTT quản lý mới so với HTTT quản lý cũ.

Nhược điểm: không có khả năng ứng phó với rủi ro, nếu hệ thống mới có sai sót, bị hư hỏng, ngừng hoạt động (vì thực tế là nó thường chưa hoàn chỉnh hẳn), toàn bộ công việc sẽ bị ách tắc.

Phương pháp này nên áp dụng trong trường hợp thực sự cần thiết và trong trường hợp đó, cần tiến hành các thao tác sau đây:

• Kiểm tra hệ thống một cách chặt chẽ
• Chuẩn bị khả năng khôi phục dữ liệu
• Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn chuyển đổi hệ thống và phương án xử lý thủ công dự phòng trong trường hợp xấu nhất vẫn duy trì hoạt động của hệ thống.
• Huấn luyện chu đáo tất cả các người sử dụng tham gia hệ thống
• Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ và lưu trữ dữ liệu như máy phát điện, đĩa từ, máy in…

Thường thì phương pháp này chỉ nên áp dụng đối với những HTTT không lớn lắm với

độ phức tạp vừa phải. Trong trường hợp không chấp nhận tồn tại song song cả hai hệ thống thì phương pháp này là lựa chọn duy nhất. Ví dụ như các hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm; hệ thống bán hàng tự động; hệ thống đặt vé máy bay, tàu hoả…

b. Phương pháp chuyển đổi song song (parallel conversion)

Nội dung của phương pháp: thay vì dừng hẳn hệ thống cũ như chuyển đổi trực tiếp, hệ thống cũ sẽ được vận hành song song trong khi cài đặt hệ thống mới cho đến khi hệ thống mới đáp ứng được yêu cầu thì mới chuyển đổi chính thức.

Tuy được vận hành song song, nhưng chỉ có một trong hai hệ thống được sử dụng chính thức. Khi hệ thống mới có sự cố hoặc bị hư hỏng, công việc được tạm thời thực hiện trên hệ thống cũ cho đến khi sự cố của hệ thống mới được khắc phục.

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép so sánh cả hai hệ thống mới và cũ; an toàn hơn, thích hợp với những người sử dụng chưa quen với hệ thống mới. Trong khi lỗi của hệ thống mới sẽ được khoanh vùng để xử lý thì các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống cũ sẽ hỗ trợ để đảm bảo các hoạt động chức năng của tổ chức không bị gián đoạn.

Nhược điểm: cũng khá tốn kém do khối lượng công việc tăng gấp đôi trong thời gian chuyển đổi. Ngoài ra, khi cùng một lúc tồn tại cả hai hệ thống sẽ gây phân tán đối với người sử dụng. Phương pháp này đòi hỏi một thời gian đáng kể để chuyển đổi và hiệu chỉnh hệ thống.

Để áp dụng phương pháp này cần tiến hành các công việc sau đây:

• Xác định thời gian hoạt động song Thời gian vận hành song song hai hệ thống không được lâu hơn mức cần thiết, cố gắng sắp xếp để thời gian này là ngắn nhất.
• Xác định các thủ tục so sánh và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được cập nhật vào Hệ thống mới.
• Bố trí nhân sự chịu trách nhiệm tham gia vận hành hệ thống mới và hệ thống cũ. Thường thì lượng công việc của mỗi nhân viên sẽ phải tăng lên trong thời gian hai hệ thống cùng hoạt động.

c. Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion)

Phương pháp này có thể coi như phương pháp trung gian của hai phương pháp trên và còn được gọi là phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm. Phương pháp này chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo giai đoạn, ở mỗi giai đoạn thực hiện chuyển đổi trực tiếp hoặc song song tại một hoặc một vài bộ phận của hệ thống.

Khác với chuyển đổi song song, trong phương pháp này cả hai hệ thống đều được sử dụng chính thức tại các giai đoạn chuyển đổi.

Ưu điểm: hạn chế bớt việc vận hành cùng lúc 2 hệ thống. Phương pháp này ít gây biến động lớn trên hệ thống, hạn chế tối đa chi phí và các sự cố vì phạm vi áp dụng hẹp; số lỗi trong mỗi giai đoạn không nhiều và có thể khắc phục được trong khi hệ thống đang hoạt động. Các vấn đề vấp phải trong khi cài đặt ở bộ phận này được rút kinh nghiệm cho bộ phận khác.

Nhược điểm: hai hệ thống phải được làm cho tương thích nhau hoàn toàn; quản lý phức tạp hơn do tồn tại hai hệ thống cùng một lúc ở các bộ phận đang được cài đặt; khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu.

Để áp dụng phương pháp này, chúng ta cần thực hiện các bước sau đây:

• Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm để áp dụng hệ thống xử lý thông tin mới theo phương thức trực tiếp hay song
• Kiểm tra xem hệ thống mới áp dụng vào các bộ phận này có hoạt động ổn định không, có xuất hiện vấn đề gì cần khắc phục không…
• Tiến hành sửa đổi, điều chỉnh những vấn đề xuất hiện
• Nhận xét, so sánh, rút kinh nghiệm cho các bộ phận khác.

d. Phương pháp chuyển đổi thăm dò (pilot conversion)

Nếu như tổ chức có nhiều chi nhánh xử lý công việc giống nhau (như các bưu cục), thì chuyển đổi bằng cách thăm dò sẽ rất phù hợp: một trong các chi nhánh của tổ chức (gọi là “pilot site”) sẽ được chuyển đổi trực tiếp. Nếu như hệ thống bị sự cố, các giao dịch được chuyển sang các chi nhánh khác trong khi chờ cho sự cố được khắc phục. Sau một thời gian, nếu hệ thống mới đã hoạt động ổn định, các chi nhánh còn lại sẽ được chuyển đổi đồng loạt.

Ưu điểm: Hạn chế thấp nhất các rủi ro vì nếu có chúng cũng được phân tán theo thời gian và không gian, tận dụng được một số lợi thế của hệ thống mới trước khi nó hoàn chỉnh.

Nhược điểm: phải viết thêm các chương trình chia sẻ dữ liệu. Phương pháp này chỉ thực hiện được với điều kiện hệ thống mới và cũ phải tương thích.

III. Huấn luyện người sử dụng

1. Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện

Mục tiêu của công tác huấn luyện là giúp những người sử dụng và những người bảo trì hệ thống làm quen, thích nghi với hệ thống mới, bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết cho họ để họ vận hành, khai thác và quản lý hệ thống được tốt nhất.

Các hệ thống mới thường đưa ra nhiều chức năng, tiện ích mà người sử dụng cần phải sẵn sàng để làm việc với nó, nhận biết được nó làm được gì cho họ, làm như thế nào và họ đã có đủ tự tin để làm việc với nó hay chưa. Trong khi đó, đa số các nhà quản lý, các nhân viên của tổ chức là các người sử dụng lại chưa được tiếp cận với hệ thống mới mà chỉ quen làm việc trong hệ thống cũ. Chính vì vậy, việc huấn luyện đặc biệt cần thiết khi thiết lập hệ thống mới.

Công tác huấn luyện giúp tổ chức giảm chi phí và thời gian bố trí cho các cán bộ nhân viên đi học các khóa học chính quy về các vấn đề liên quan; tối thiểu hóa các giám sát cần phải có; tăng tính năng động và mức độ thích nghi của người sử dụng, cung cấp các kỹ năng, kỹ xảo sử dụng hệ thống; đảm bảo cho hệ thống hoạt động an toàn và hiệu quả trong quá trình vận hành.

2. Nội dung và phương pháp huấn luyện

Có nhiều nội dung huấn luyện cần xem xét để thực hiện tùy theo tính chất của hệ thống và năng lực của người sử dụng như các kiến thức cơ bản về máy tính và HTTT quản lý, kiến thức quản lý, các kỹ năng, kỹ xảo cần có… Mỗi nội dung huấn luyện được thực hiện theo nhiều cách khác nhau như: hướng dẫn từng người, tổ chức lớp tập huấn, thực tập trên phần mềm dùng để huấn luyện.

Các nội dung huấn luyện cụ thể là:

a/ Nhận thức về máy tính: giới thiệu các khái niệm cơ bản, tham quan máy móc, thiết bị; làm quen với các máy tính cá nhân, các khả năng của máy tính…

b/ Nhận thức về hệ thống: giới thiệu các chức năng của hệ thống, hệ thống có khả năng thực hiện được những công việc gì, dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, các hệ thống mẫu biểu, những khía cạnh quản lý có tác động đến hệ thống và ngược lại, hệ thống tác động đến những khía cạnh quản lý nào… Phân định rõ trách nhiệm của mỗi người sử dụng trong hệ thống (từ các nhà quản lý các cấp đến từng cán bộ, nhân viên).

c/ Huấn luyện kỹ xảo: đối với từng vị trí trong toàn bộ HTTT, sau khi giới thiệu chức năng liên quan của hệ thống, các thao tác cần thực hiện, phương pháp cập nhật dữ liệu, kết xuất báo cáo, phương pháp tra cứu, tìm kiếm thông tin…; cần bố trí cho họ trực tiếp thao tác, giao tiếp với hệ thống một cách nhuần nhuyễn vào các thời điểm khác nhau để bản thân họ phát hiện ra được những vướng mắc, cách xử lý các sự cố…

Phương châm của công tác huấn luyện là:

• Rèn luyện kỹ xảo qua các bài tập thực tế
• Huấn luyện mọi vấn đề liên quan đến hệ thống
• Huấn luyện cho tất cả các người sử dụng hệ thống
• Huấn luyện liên tục trong suốt quá trình đưa hệ thống mới vào sử dụng.
• Đối với cả các phần mềm dễ sử dụng và quen thuộc vẫn có nhu cầu huấn luyện. Quá trình tổ chức huấn luyện bao gồm các bước:
• Lập kế hoạch các nhu cầu: ai cần được huấn luyện, họ cần được huấn luyện vấn đề gì, khi nào cần huấn luyện và mức độ hoàn thiện cần đạt tới.
• Xác định phương pháp huấn luyện đối với từng đối tượng: huấn luyện từng người tại nơi làm việc hay tổ chức lớp tập huấn.
• Đối với lớp tập huấn: cần xác định trình độ của học viên và chương trình huấn luyện tương ứng: chuẩn bị các chuyên đề, bố trí giảng viên, lập thời khóa biểu huấn luyện.
• Tổ chức huấn luyện (lý thuyết và thực hành)
• Kiểm tra và đánh giá kết quả huấn luyện.

IV. Hỗ trợ sử dụng

Mặc dù sau khi được huấn luyện, người sử dụng có thể an tâm làm việc trên hệ thống mới, nhưng họ có thể không xử lý được các tình huống khó khăn, như có thêm công việc chưa từng làm trên máy, bị hỏng dữ liệu, quên password, hay máy tính bị trục trặc…

Những tình huống khó khăn này phát sinh vào bất cứ lúc nào tại bất cứ nơi nào trong trong hệ thống và chúng cần được trợ giúp từ những người hiểu biết để tháo gỡ. Chúng được xếp vào loại “rủi ro” và hỗ trợ sử dụng là một dạng xử lý rủi ro của tổ chức. Vì vậy, các kênh hỗ trợ sử dụng được thiết lập cho phù hợp với việc khắc phục các tình huống khó khăn, hoặc gây nguy hại đến hệ thống và phải luôn luôn sẵn sàng. Tuy nhiên, việc khắc phục khó khăn do sự cố không phải lúc nào cũng thành công và thường tốn kém (vì phải duy trì thường xuyên nguồn nhân lực hỗ trợ). Do đó, xây dựng các biện pháp phòng tránh sẽ tốt hơn là chỉ quan tâm đến khắc phục sự cố.

V. Cải tiến hệ thống

Sau khi được triển khai và ứng dụng, các tổ chức thường mong muốn kéo dài thời gian sống của hệ thống bằng cách cải tiến hệ thống, bởi vì thay thế hệ thống sẽ rất tốn kém. Cải tiến hệ thống là sửa đổi, bổ sung một số chức năng của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu công việc hoặc môi trường vận hành của tổ chức. Việc cải tiến hệ thống được thực hiện tuần tự theo 4 bước:

a/ Nhận thức các yêu cầu thay đổi. Đây là một công việc quản lý cấu hình của hệ thống và được thực hiện bằng cơ chế giám sát, theo dõi của các nhà quản lý.

b/ Phân tích tác dụng của các thay đổi đối với hệ thống. Việc phân tích yêu cầu thay đổi dựa trên cân nhắc giữa mức độ chi phí để đáp ứng thay đổi so với tầm quan trọng (lợi ích) của chúng đối với tổ chức và thường đưa đến các trường hợp được xếp theo thứ tự ưu tiên giải quyết như sau:

• Sửa lỗi cho hệ thống (ưu tiên cao nhất).
• Thay đổi hệ thống cho phù hợp với môi trường mà hệ thống hoặc tổ chức đang vận hành (đáp ứng cho nhu cầu thích nghi).
• Cải tiến hệ thống để nó có khả năng giải quyết thêm các vấn đề sẽ phát sinh trong tương lai (theo nhận thức của các nhà quản lý).

c/ Thiết kế giải pháp giải quyết các yêu cầu như thành lập dự án mới, sử dụng nhóm bảo trì sẵn có hoặc thuê mướn các công ty khác thực hiện.

d/ Thực thi giải pháp thay đổi cho hệ thống, trong đó các tài liệu cấu hình cần phải cập nhật lại cho phù hợp với thực tế, đặc biệt là các version/release của phần mềm.

VI. Biên soạn tài liệu hệ thống và quản lý cấu hình

1. Biên soạn tài liệu hệ thống

Việc biên soạn tài liệu hệ thống có vai trò rất quan trọng và là trách nhiệm của người thiết kế hệ thống. Tài liệu của hệ thống gồm hai loại chính:

Tài liệu mô tả hệ thống, là các tài liệu đặc tả yêu cầu, tài liệu phát triển hệ thống, tài liệu cấu hình. Các loại tài liệu này có thể chia thành hai nhóm: tài liệu bên trong hệ thống (chủ yếu là mô tả chương trình và cấu trúc dữ liệu) và tài liệu bên ngoài hệ thống (tài liệu đặc tả yêu cầu, như DFD, ERD và cấu hình hệ thống). Các loại tài liệu của hệ thống được cập nhật suốt quá trình sử dụng và phát triển hệ thống để phản ánh đúng thực tế, làm cơ sở cho việc quản lý hệ thống. Các thay đổi trong tài liệu được kiểm soát trên từng phiên bản, gồm số phiên bản, thời điểm hiệu lực, ngày ban hành, nơi sử dụng và các thay đổi so với phiên bản trước.

Tài liệu sử dụng: là tài liệu mô tả cách khai thác, vận hành và quản lý hệ thống cho người sử dụng. Đối với người sử dụng, tài liệu sử dụng là cầu nối giữa các chức năng của hệ thống với nhu cầu sử dụng hệ thống, hình thành từ công việc và trách nhiệm của người sử dụng. Các nhu cầu này được diễn tả thành các vai trò xử lý trên hệ thống, ví dụ: vai trò giám sát kho cần các chức năng tính số lượng hàng tồn kho, nhận hàng, xuất hàng; ngoài ra, một số nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò như vừa giám sát kho, vừa kết toán kho. Do đó, tài liệu này cần phải mô tả từng vai trò và liên kết nó với các chức năng hỗ trợ của hệ thống. Bằng cách này tài liệu sẽ hữu dụng vì theo sát với thực tế.

Các nội dung và yêu cầu chi tiết của tài liệu hệ thống:

a/ Phần mục lục: cung cấp thông tin cho người sử dụng một cái nhìn tổng quát các nội dung một cách dễ dàng. Các nội dung cần được liệt kê theo cái nhìn của nhà quản lý chứ không phải theo cách nhìn của người thiết kế hệ thống.

b/ Trang nhan đề: Tên hệ thống, tên tác giả, nơi làm việc của tác giả, ngày xuất bản; tên và địa chỉ, số điện thoại liên hệ của người có thể giải đáp các thắc mắc khi cần thiết; tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm về cập nhật thông tin của hệ thống.

c/ Tóm tắt hệ thống: phần này nên ngắn gọn, dùng ngôn ngữ phi kỹ thuật bao gồm các nội dung:

• Quy trình thao tác của hệ thống
• Mô tả toàn bộ hệ thống; mô tả hoạt động cho mỗi phần hoặc mỗi vị trí liên quan
• Lập thời gian biểu cho những hoạt động bị báo động về thời gian (ngày, tuần, năm…)

d/ Các tài liệu/dữ liệu đầu vào cho máy tính: nguồn gốc của các dữ liệu vào; mô tả cách sử dụng các biểu mẫu; quy tắc cập nhật (tần suất, thời gian, số lượng…), kiểm tra dữ liệu vào; nơi nhận và có trách nhiệm nhập dữ liệu vào; cách hoàn chỉnh các trường dữ liệu, cách sửa chữa dữ liệu khi bị nhầm lẫn; giải thích các thông báo lỗi…

e/ Các tài liệu/dữ liệu đầu ra từ hệ thống: mô tả xuất xứ các bản báo cáo, các mẫu báo cáo, giải thích nội dung các trường dữ liệu, cách xem và in các báo cáo, chế độ in (tức thời hay không tức thời), nơi nhận tài liệu, các thông báo lỗi…

f/ Cơ sở dữ liệu: danh sách các tệp dữ liệu với mô tả ngắn gọn; danh sách các thông tin liên quan đến mỗi tệp dữ liệu; mô tả từng trường dữ liệu.

g/ Các sơ đồ luồng dữ liệu và lưu đồ hệ thống; từ điển thuật ngữ; giải thích các thuật ngữ kỹ thuật cần thiết, tên các quá trình trong máy tính

h/ Các tiến trình/ xử lý trên máy tính: Mô tả tiến trình, tham khảo dữ liệu input và output, tham khảo các chương trình, giải thích các thông báo đối với mỗi tiến trình.

i/ Tài nguyên máy tính: Dung lượng bộ nhớ, khối lượng (đầu vào, đầu ra, lưu trữ), phân cấp các mức ưu tiên…

2. Quản lý cấu hình

Quản lý cấu hình là các xử lý bảo đảm rằng chỉ có những thay đổi có kiểm soát mới được chấp nhận trong hệ thống. Điều này rất quan trọng trong các hệ thống quản lý có chất lượng (ISO, CMM, TQM,…), vì các thay đổi (thường liên quan đến nhiều công việc khác nhau, hoặc nhiều người) phải được nhận thức (hoặc kiểm soát) từ góc độ của tổ chức chứ không phải từ một nhóm cá nhân. Ví dụ, một sự thay đổi trên phần mềm đã được thực hiện trên máy tính của người sử dụng (chức năng xử lý đã thay đổi) sẽ làm cho những người hỗ trợ sử dụng bị lúng túng nếu họ không biết về thay đổi này. Để quản lý cấu hình, thì tất cả các thông số cấu hình hệ thống (bao gồm cả version của chương trình, phân quyền sử dụng và quy trình khai thác) đều phải được ghi vết trong tài liệu quản lý cấu hình sau khi hệ thống được cài đặt hoặc cải tiến; và các yêu cầu thay đổi được giải quyết theo quy trình đã ban hành, hoặc theo cách nào đó mà tổ chức có thể kiểm soát được.