Hệ thống thông tin quản trị nhân lực

Khái niệm

Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, vì con người tham gia vào hai hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn lực trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự động hoá (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…). Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh.

HTTT quản trị nhân lực cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Các HTTT quản trị nhân lực không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ… mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác. Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của HTTT quản trị nhân lực là:

• Tuyển chọn người lao động.
• Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức.
• Lựa chọn, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động.
• Đào tạo và phát triển người lao động.
• Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động.
• Phân tích và thiết kế công việc.
• Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu
• Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.

HTTT quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như HTTT kế toán tài chính, HTTT sản xuất và HTTT Marketing.

Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra

Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản trị nhân lực bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức; các thông tin từ các HTTT xử lý giao dịch như hệ thống lương, các dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức (bản sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ, bằng khen… của nhân viên); các dữ liệu từ bên ngoài tổ chức liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực (các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành của các cơ quan quản lý Nhà nước, thông tin từ các hiệp hội và tổ chức lao động, mức lương của các tổ chức khác…).

Nguồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm các báo cáo quản lý như các báo cáo tổng hợp về số lượng, đặc điểm lao động của các bộ phận; tổng hợp về lương, thưởng…; báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực; các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ, nhân viên theo các tiêu chí cần thiết…

Phân loại HTTT quản trị nhân lực

Cũng như các HTTT quản lý chức năng khác, dưới góc độ quản lý, HTTT quản trị nhân lực cũng được phân làm 3 mức: mức tác nghiệp, mức chiến thuật và mức chiến lược.

1. Các HTTT quản trị nhân lực mức tác nghiệp

Các HTTT nhân lực mức tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin, dữ liệu nhân sự, hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Các hệ thống này còn chứa các chính sách, quy định của Chính phủ về người lao động.

a. HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương

HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương quản lý các dữ liệu liên quan đến cách tính lương và các khoản trích theo lương của tổ chức. Các dữ liệu này phụ thuộc vào quy chế phân phối thu nhập của mỗi tổ chức (ví dụ như mức lương, đơn giá tiền lương, bậc lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số khuyến khích trình độ, hệ số chất lượng công tác tháng, mức đóng bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn phí…).

HTTT này cung cấp các báo cáo cho phân hệ quản lý lương thuộc HTTT kế toán để thực hiện việc tính toán lương và các khoản trích theo lương, sau đó thanh toán cho người lao động trong tổ chức. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động – những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định.

Nhờ có hệ quản trị CSDL nên dữ liệu giữa hai hệ thống quản lý lương thuộc chức năng kế toán và chức năng quản trị nhân sự sẽ không bị trùng lắp, đảm bảo sự tương thích và khả năng cung cấp các báo cáo tầm chiến thuật từ dữ liệu của hai hệ thống này.

b. HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc

Đánh giá tình hình thực hiện công việc (hay còn được gọi là đánh giá chất lượng công tác tháng, quí, năm) là quá trình so sánh kết quả thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện định mức lao động, chất lượng sản phẩm… Đối với các cán bộ quản lý, việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn hơn.

Mỗi tổ chức sẽ xây dựng một bộ tiêu chuẩn với các mẫu biểu cụ thể để đánh giá tình hình thực hiện công việc cho các nhóm đối tượng khác nhau. Dữ liệu phục vụ cho các đánh giá được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người lao động, hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là phát tới các khách hàng.

Thông tin đầu ra từ hệ thống này là kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc và sẽ là dữ liệu đầu vào cho một số phân hệ khác như HTTT quản lý lương, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc…

c. HTTT quản lý người lao động

HTTT quản lý người lao động duy trì thông tin cá nhân về nhân sự của tổ chức để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau.

Ví dụ phân hệ thông tin này sẽ quản lý tệp nhân sự chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp, quá trình làm việc trong tổ chức… Một tệp khác có thể kể đến là danh mục các kỹ năng, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh mục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của từng người lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để đảm bảo hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển người lao động nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm.

d. HTTT quản lý vị trí làm việc

Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp thì vị trí là một phần công việc được thực hiện bởi một người lao động. Mục tiêu của phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó.

Định kỳ, phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân lực. Những danh mục liệt kê các vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra quyết định tuyển người. Phân hệ này cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề về nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định chiến thuật phù hợp.

e. HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Sau khi đã xác định vị trí các công việc và yêu cầu đối với người lao động ở những vị trí công việc đó, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc sẽ hỗ trợ các nhà quản lý tiến hành quá trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí làm việc còn trống. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định tiếp nhận, phân công công việc phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này.

f. HTTT báo cáo lên cấp trên

Dữ liệu của các phân hệ thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và đánh giá tình hình thực hiện công việc… có thể được sử dụng để lập các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của các cơ quan quản lý cấp trên.

Ví dụ, phân hệ sẽ cung cấp các báo cáo về tình trạng sức khoẻ của mỗi người lao động, những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp… Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin này để tính tai nạn và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn tổ chức, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án; xác định các địa điểm, các ngành nghề hay các người phụ trách liên đới đến một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ. Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận được theo nhóm tại nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể dẫn đến những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trường làm việc.

2. Các HTTT quản trị nhân lực mức chiến thuật

Các HTTT mức chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định ở mức này bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng người lao động, phân tích và thiết kế công việc, quyết định phát triển và đào tạo nhân lực hay các quyết định kế hoạch hoá quỹ lương, thưởng và trợ cấp cho người lao động.

a. HTTT phân tích và thiết kế công việc

Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một tổ chức và những năng lực, phẩm chất cần có của người lao động để thực hiện các công việc đó. Kết quả của quá trình này là Bản mô tả công việc và Bản đặc tả công việc.

Bản mô tả công việc phải nêu được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động đối với công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Bản đặc tả công việc nêu các kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và các phẩm chất cần thiết khác đối với người lao động để có thể được sắp xếp vào vị trí làm việc như mô tả.

– Đầu vào cho HTTT phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẫn. Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào đối với hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ.

– Đầu ra của HTTT phân tích và thiết kế công việc là các bản mô tả và đặc tả công việc.

Các thông tin này tạo cơ sở cho các nhà quản lý ra các quyết định chiến thuật như:

+ Xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công việc khác trong tổ chức để thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức.

+ Xây dựng danh mục các chức danh một cách gọn nhẹ. Nếu nhà quản lý phát hiện một số công việc có đặc điểm chung thì có thể gộp chúng thành một chức danh duy nhất, để tinh giảm cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó dễ dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau trong cùng một chức danh công việc; đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp công việc.

+ Kết nối với HTTT quản lý vị trí làm việc, từ đó có thể đưa ra danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo trình độ và theo kinh nghiệm làm việc cần cho các vị trí đó; Xác định các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng.

+ Thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động.

HTTT phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực.

b. HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực

HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực sẽ thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế hoạch như danh sách các vị trí công việc còn trống; danh sách những người lao động dự kiến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc; thông tin về kỹ năng và sở trường, kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động… Việc lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực còn phụ thuộc vào kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức và đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các luật định về hợp đồng và biên chế lao động.

HTTT này cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn nhân lực, đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có khả năng phù hợp với các vị trí công việc còn trống..

c. HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp

HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhà quản lý xây dựng các kế hoạch lương, thưởng và trợ cấp theo từng giai đoạn (quí, năm…). Hệ thống này sử dụng các thông tin liên quan đến kế hoạch chiến lược SXKD chung của tổ chức để cung cấp các thông tin đầu ra là quỹ lương kế hoạch chung cho cả tổ chức, hoặc theo từng đơn vị thành viên. Dựa vào đó, các hệ thống lương mới có cơ sở để tính lương (tạm ứng) cho người lao động.

d. HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Dựa vào thông tin thu được từ HTTT quản lý vị trí làm việc và HTTT phân tích và thiết kế công việc, HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ xử lý và cung cấp kế hoạch đào tạo (theo từng giai đoạn), quản trị các chương trình đào tạo người lao động nhằm thoả mãn yêu cầu công việc.

3. HTTT quản trị nhân lực mức chiến lược

HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là HTTT ở mức chiến lược.

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình xác định các thông tin có tầm chiến lược về nhân lực (số lượng và chất lượng người lao động), về các vấn đề đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng nhân lực trong dài hạn để tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.

Thông tin đầu vào của HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là những kế hoạch chiến lược trung hạn và dài hạn như kế hoạch mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy, mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa một sản phẩm mới vào SXKD…; thông tin về số lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có. HTTT này sẽ dự báo nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của tổ chức được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, bao gồm dự báo đặc điểm, số lượng và chi phí cho nguồn nhân lực.

Để tiến hành dự báo được các nhu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt các câu hỏi về kế hoạch hóa sau:

• Nguồn nhân lực của tổ chức phải như thế nào mới phù hợp với kế hoạch chiến lược?
• Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì?
• Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra cần số lượng nhân lực với những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu? Cần bao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi công việc?
• Nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức như thế nào? Đã đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược?
• Còn những nguồn nhân lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến lược?

Việc xác định số lượng và chất lượng nhân lực cho kế hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo cầu nhân lực, còn việc xác định các nguồn nhân lực có sẵn trong tổ chức và bên ngoài tổ chức gọi là dự báo cung nhân lực.

Các phần mềm quản trị nhân lực

Rất nhiều phần mềm đã được thương mại hoá dùng cho hoạt động quản trị nhân lực. Các phần mềm này được chia làm hai loại: phần mềm chung và phần mềm chuyên dụng được phát triển để phục vụ nhu cầu quản trị nhân lực.

1. Các phần mềm chung

Đó là những phần mềm vẫn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực chức năng khác như: phần mềm quản trị CSDL, phần mềm bảng tính và phần mềm thống kê.

a. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Với sự trợ giúp của hệ quản trị CSDL, có thể tiến hành lập các tệp dữ liệu mô tả công việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực nhân viên, tệp những người xin việc… Với những tệp dữ liệu này, các nhà quản lý có thể tiến hành vô số các phân tích kiểu What – If cho các mục tiêu lập kế hoạch chiến lược và các hoạt động tác nghiệp một cách nhanh chóng.

Các tệp dữ liệu có thể được phát triển hàng loạt trong một CSDL nhưng khi đó, tổ chức thường cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia tin học quản lý. Một khi các tệp đã được hình thành và triển khai, các nhà quản lý có thể tiến hành nhiều hoạt động quản trị nhân lực trong một thời gian ngắn.

Có thể thiết kế các tệp dữ liệu riêng cho các phòng quản trị nhân lực trên các máy vi tính có sử dụng phần mềm quản trị CSDL. Phương pháp này cho phép bộ phận quản trị nhân lực phát triển hệ thống nhanh hơn và hoàn toàn kiểm soát được hệ thống đó, tuy nhiên đòi hỏi một trình độ quản trị CSDL nhất định của nhân viên quản trị nhân lực. Cách tiếp cận này cũng có nhược điểm là các tệp dữ liệu không thể sử dụng chung cho các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác ngoài bộ phận quản trị nhân lực.

b. Các cơ sở dữ liệu trực tuyến

Các CSDL trực tuyến có thể cung cấp cho các nhà kế hoạch hoá nguồn nhân lực các thông tin về xu hướng kinh tế, các thống kê về lao động, mức lương của các đối thủ cạnh tranh, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của nhân công lao động, các quy định của Chính phủ về người lao động…

c. Phần mềm bảng tính

Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm bảng tính để lập ngân sách nói chung và ngân sách dự án nguồn nhân lực nói riêng, hoặc để đánh giá dữ liệu về các vấn đề nguồn nhân lực khác nhau. Quản trị viên nhân lực có thể tiến hành lập các biểu mẫu thống kê số lượng và tỷ lệ lao động trong các ngành nghề khác nhau, biểu mẫu thống kê tai nạn, bệnh tật, tử vong hay số lượng và tỉ lệ nhân lực theo các nhóm tuổi khác nhau…

d. Phần mềm thống kê

Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm thống kê để phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ như:

• Phân tích cơ cấu lao động theo độ tuổi, trình độ…; số lượng nhân viên trong các phòng ban, bộ phận; xác định xem vị trí công việc vào sắp rơi vào tình trạng thiếu người đảm nhận vì lý do hưu trí của lao động hiện tại, trên cơ sở đó để lập kế hoạch tuyển bổ sung lao động.
• Xác định được mối tương quan giữa các nhóm ngành công việc với tai nạn và bệnh tật. Từ đó tìm ra các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cũng cho phép, các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn hay bệnh tật cao bất thường…
• Xác định chi phí bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác cho các năm tới nhằm dự báo chi phí lương trong tương lai của tổ chức…

2. Các phần mềm chuyên dụng

Có hai nhóm phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho chức năng quản trị nhân lực là:

– Phần mềm thông tin nhân lực thông minh. Trong phần mềm này, tất cả các tệp quản trị nhân lực thiết kế theo một cách tích hợp, được quản trị một cách hợp nhất bởi phần mềm quản trị CSDL, sao cho các chương trình ứng dụng có thể cung cấp báo cáo từ một hay từ tất cả các tệp đó.

– Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn cho phép nhà quản trị nhân lực tự động hoá một hay một vài hoạt động nhân lực một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ví dụ như Phần mềm đào tạo được sử dụng để đào tạo trực tuyến các nhân viên, như đào tạo quản lý, đào tạo bán hàng, đào tạo máy vi tính hay đào tạo soạn thảo văn bản. Trong chương trình đào tạo có sử dụng các phần mềm và phần cứng đa phương tiện.

Tin học hoá chức năng quản trị nhân lực là một việc hết sức cần thiết, vì một lượng rất lớn các dữ liệu về các vị trí công việc và về các nhân viên cần được duy trì một cách chính xác và vì nhu cầu truy nhập dữ liệu thường xuyên để lên các báo cáo quản trị định kỳ và các báo cáo dành cho các cơ quan quản lý một cách kịp thời.

Hiện nay trên thị trường phần mềm có rất nhiều phần mềm quản trị nhân lực chuyên dụng như Phần mềm VnResource, Phần mềm SINNOVA-HRMS…

Ví dụ về HTTT quản trị nhân lực:

Để quản lý nhân sự trong một đơn vị tổ chức, người ta cần tiến hành phát triển một HTTT với đầy đủ các yếu tố cấu thành: phần cứng, phần mềm, hệ thống truyền thông, CSDL nhân sự, con người, các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin.

CSDL nhân sự sẽ bao gồm nhiều bảng/tệp dữ liệu có quan hệ với nhau. Quy mô, đặc điểm nhân sự và yêu cầu quản lý nhân sự của tổ chức sẽ quyết định quy mô và mức độ phức tạp của CSDL đó. Về cơ bản, CSDL nhân sự cũng chứa 3 loại bảng/tệp dữ liệu sau:

• Bảng/tệp dữ liệu mô tả: danh mục đơn vị công tác, danh mục tôn giáo, danh mục chuyên môn, danh mục dân tộc…
• Bảng/tệp dữ liệu chính chứa các dữ liệu phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau như: lý lịch nhân viên, trình độ ngoại ngữ, đào tạo bổ sung hay kỷ luật, khen thưởng…
• Bảng/tệp báo cáo: chứa thông tin kết xuất từ CSDL nhân sự như báo cáo tổng hợp lương, báo cáo tổng hợp trình độ văn hoá …

Hệ thống danh mục trong CSDL nhân sự:

Cũng như các CSDL tác nghiệp khác, việc xây dựng hệ thống danh mục nhân sự trong HTTT quản lý nhân sự là hết sức quan trọng và cần được tiến hành một cách thận trọng trước khi bắt đầu quá trình cập nhật hồ sơ nhân sự. Số lượng danh mục có thể khác nhau giữa tổ chức với những đặc thù nghiệp vụ khác nhau.

Sau đây là những danh mục nhân sự thường có trong một CSDL nhân sự:

• Danh mục đơn vị công tác: dùng để quản lý các đơn vị, phòng ban khác nhau trong tổ chức. Mỗi đơn vị được nhận diện thông qua mã của nó (mã đơn vị) và được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau: Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, …
• Danh mục dân tộc: dùng để quản lý các dân tộc. Mỗi dân tộc được gán một mã duy nhất và mô tả chi tiết thông qua tên của nó (tên dân tộc).
• Danh mục giới tính: dùng để quản lý giới tính của nhân viên. Bảng danh mục này tuy gồm hai danh điểm tương ứng với hai giới: nam và nữ, nhưng mỗi danh điểm vẫn cần được gán một mã riêng.
• Danh mục tôn giáo: dùng để quản lý tôn giáo của các nhân viên. Mỗi loại tôn giáo được gán một mã riêng và mã này được sử dụng để khai báo tôn giáo của một nhân viên trong hồ sơ của nhân viên đó.
• Danh mục trình độ văn hoá: dùng để quản lý trình độ văn hoá của các nhân viên. Mỗi loại trình độ văn hoá được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và nhờ tính duy nhất này người ta có thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá, khi có nhu cầu.
• Danh mục trình độ chính trị: dùng để quản lý các loại trình độ chính trị của các nhân viên. Mỗi loại trình độ chính trị được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và người ta có thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ chính trị khi có nhu cầu.

• Danh mục chức vụ: dùng để quản lý các loại chức vụ mà các nhân viên đảm trách. Mỗi loại chức vụ được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và có thể được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính: Tên chức vụ, Phụ cấp chức vụ, …

• Danh mục ngạch công chức: dùng để quản lý các mức ngạch công chức trong quy định. Mỗi ngạch công chức được gán một mã hiệu riêng. Danh mục này cùng với các danh điểm của nó được dùng để theo dõi ngạch và quá trình chuyển ngạch của cán bộ, công chức.
• Danh mục chuyên môn: dùng để quản lý chuyên môn mà các nhân viên được đào tạo hoặc đang đảm trách. Mỗi loại chuyên môn được gán một mã riêng. Mã này sẽ được dùng để khai báo chuyên môn của một nhân viên trong hồ sơ của người đó và thông tin này sẽ rất cần thiết trong việc sắp xếp hoặc thuyên chuyển vị trí làm việc cho các nhân viên.
• Danh mục ngoại ngữ: dùng để quản lý các loại ngoại ngữ mà các nhân viên biết hoặc thông thạo ở những mức độ khác Danh mục này chỉ thực sự cần thiết khi muốn quản lý trình độ ngoại ngữ của các nhân viên. Mỗi ngoại ngữ được gán một mã duy nhất và người ta dùng mã này để kết hợp với mã của một nhân viên để mô tả trình độ ngoại ngữ này của nhân viên đó.
• Danh mục khen thưởng: dùng để quản lý các hình thức khen thưởng có áp dụng trong tổ chức. Danh mục này cần thiết khi nhu cầu theo dõi tình hình khen thưởng được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó.
• Danh mục kỷ luật: dùng để quản lý các hình thức kỷ luật được áp dụng trong tổ chức. Danh mục này chỉ cần thiết khi có nhu cầu theo dõi tình hình kỷ luật đối với từng nhân viên trong tổ chức. Mỗi hình thức kỷ thuật được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó.

Tuỳ đặc điểm nghiệp vụ của từng tổ chức (hành chính sự nghiệp, kinh doanh thương mại hoặc sản xuất) mà hệ thống danh mục này được mở rộng thêm hoặc biến đổi phù hợp cho phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự cụ thể.

Các bảng/tệp dữ liệu chính trong CSDL nhân sự:

Chúng ta biết rằng, đối tượng quản lý chính của HTTT quản lý nhân sự chính là hồ sơ của các nhân viên. Về nguyên tắc, sau khi xây dựng một cách có hệ thống bộ danh mục từ điển nhân sự như trên, có thể tiến hành cập nhật hồ sơ cho các nhân viên, trên cơ sở sử dụng bộ danh mục đã có theo nguyên tắc toàn vẹn tham chiếu.

– Tuỳ nhu cầu quản lý nhân sự của mỗi tổ chức: bảng/tệp “Hồ sơ nhân viên” có thể có ít hay nhiều các thuộc tính. Nhưng về nguyên tắc, để phân biệt các nhân viên một cách duy nhất, cần phải gán cho mỗi nhân viên một mã riêng (gọi là Mã nhân viên), ngoài ra mỗi nhân viên có thể được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau:

Họ, Tên đệm, Tên, Giới tính (*), Ngày sinh, Nơi sinh, Quê quán, Dân tộc (*), Tôn giáo (*), Chức vụ (*), Biên chế, Ngày vào biên chế, Trình độ văn hoá (*), Trình độ chính trị (*), Trình độ chuyên môn (*), Mã ngạch công chức (*), Ngày hưởng mã ngạch, Mức lương, Ngày xếp lương,…

Trong đó các thuộc tính (*) là những thuộc tính mã đã được khai báo trong các bảng/tệp danh mục tương ứng và khi sử dụng phải dùng đúng mã như đã khai báo. Tuy thuộc vào mức độ chi tiết của nhu cầu quản lý nhân sự, có thể thêm hoặc bớt các thuộc tính mô tả so với liệt kê đã nêu ở trên.

– Để quản lý trình độ ngoại ngữ của các nhân viên có thể dùng bảng/ tệp dữ liệu “Trình độ ngoại ngữ” với các thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại ngoại ngữ (*), Trình độ.

– Bằng cách sử dụng bảng/tệp “Kỷ luật/khen thưởng” có thể theo dõi được hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với các nhân viên. Bảng/ tệp này có các thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại kỷ luật (*), Ngày kỷ luật, Loại khen thưởng (*), Ngày khen thưởng, …

Các báo cáo đặc trưng trong HTTT quản trị nhân sự:

Để ban hành những quyết định về nhân sự, những người làm công tác quản lý thực sự cần có thông tin hỗ trợ. Những thông tin đó nằm chủ yếu trong các loại báo cáo khác nhau, do HTTT quản lý nhân sự cung cấp, ví dụ:

• Trích ngang về một nhân viên.
• Danh sách nhân viên theo đơn vị.
• Báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá.
• Báo cáo tổng hợp theo dân tộc.
• Danh sách nhân viên đã nghỉ hưu hoặc buộc thôi việc…