Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS)
Khái niệm
Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System) là một HTTT có khả năng tương tác cao, cho phép các cấp lãnh đạo trong bộ máy quản lý truy cập thông tin cần thiết một cách kịp thời, chính xác để hỗ trợ việc ban hành các quyết định quản lý.
Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin và được thiết kế để tổng hợp thông tin từ bên ngoài (môi trường vĩ mô, vi mô) và thông tin từ các HTTT nội bộ MIS, DSS của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và đưa ra những thông tin chiến lược quan trọng, cần thiết, trợ giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất. Tuy nhiên, việc tìm kiếm thông tin từ hệ thống này không có quy trình cụ thể mà đòi hỏi các nhà quản lý phải có khả năng đánh giá, suy xét, chọn lựa các thông tin cần thiết cho mình.
ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất, giúp họ giải quyết các vấn đề không có cấu trúc ở mức chiến lược. Hệ thống chỉ cung cấp các thông tin trợ giúp nhà quản lý định vị chính xác các vấn đề cần giải quyết mà không đưa ra một giải pháp chi tiết cho vấn đề đó.
Các đặc điểm chính của các hệ thống ESS là:
- Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.
- Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp.
- Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của các nhà quản lý cấp cao (CEO – Chief Executive Officer)
- Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao).
Mô hình hệ thống
ESS hoạt động trên cơ sở các phần mềm cung cấp thông tin, một hệ quản trị CSDL và một phần mềm viễn thông. Nó cho phép truy cập một cách nhanh chóng và dễ dàng vào các CSDL nội bộ và một số CSDL bên ngoài tổ chức. Nhờ thế, các cán bộ lãnh đạo luôn luôn được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác.
Mô hình của HTTT hỗ trợ điều hành được biểu diễn trong hình dưới.
Một HTTT hỗ trợ điều hành bao gồm các thành phần cơ bản:
– Phần cứng và hệ thống truyền thông: hệ thống các máy tính được nối mạng để có thể kết nối phần mềm cung cấp thông tin với các CSDL.
Các HTTT này đòi hỏi được hỗ trợ mạnh về phần cứng để đáp ứng tốc độ xử lý một khối lượng lớn thông tin một cách nhanh nhất. Các nhà quản lý một hệ thống siêu thị có thể cần xử lý hàng nghìn phép tính để biểu diễn sự biến động doanh thu theo tháng của 5 loại mặt hàng bán tốt nhất; một nhà quản lý giáo dục phải lướt qua hàng trăm báo cáo số liệu tuyển sinh để chuẩn bị cho một bản báo cáo tổng hợp; các nhà quản trị marketing cần biết các thông tin thị trường tổng quát về khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có hướng phát triển sản phẩm mới cho tổ chức của mình…
– CSDL: bao gồm các ngân hàng dữ liệu của các tổ chức kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý.
Các nhà quản lý có thể cần tìm kiếm thông tin ở các bài báo, các tạp chí được lưu trữ trong một trung tâm nghiên cứu khoa học hoặc một thư viện nào đó. Họ cũng có thể liên hệ qua e-mail với một chuyên gia bên ngoài tổ chức hoặc với một vài đồng nghiệp cùng tổ chức nhưng ở nhiều nước trên thế giới… Do đó, HTTT hỗ trợ điều hành phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin bên ngoài hơn là các hệ thống thông thường khác.
Đối với nguồn dữ liệu bên trong, ệ thống ESS chủ yếu sử dụng thông tin từ các HTTT nội bộ có tính tổng hợp cao hơn như MIS, DSS của tổ chức để việc xử lý, tổng hợp thông tin chiến lược được thực hiện một cách nhanh chóng.
– Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình cung cấp thông tin và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống.
Hệ thống này đòi hỏi các phần mềm có khả năng phân tích, quản lý, kết xuất dữ liệu tổng quát một cách linh hoạt giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin. Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức. Hệ thống phần mềm cung cấp các giao diện linh hoạt, dễ sử dụng, cho phép cả các nhà quản lý không có kinh nghiệm sử dụng máy tính cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng.
Ví dụ về một giao diện của HTTT ESS – Netsuite được giới thiệu ở hình dưới
