1. Khái niệm về Hệ thống thông tin (HTTT)
Ngày nay hệ thống thông tin (Information Systems) được ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống vì có sự hỗ trợ của máy tính và chúng ta gọi là HTTT tự động hoá. Để hiểu rõ thuật ngữ này chúng ta xuất phát từ khái niệm hệ thống chung nhất, hệ thống nghiệp vụ (Business) rồi đến hệ thống thông tin.
Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử thường xuyên tương tác với nhau, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó. Môi trường là phần nằm ngoài hệ thống đang xét và thực chất nó là một hệ thống nào đó có giao tiếp với hệ thống đang xét. Giữa hệ thống và môi trường là đường giới hạn xác định phạm vi của hệ thống.
Mô hình tổng quát của một hệ thống.
Hệ thống thông tin là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin.
SGK Công nghệ 12 định nghĩa: Hệ thống thông tin là hệ thống dùng các biện pháp để thông báo cho nhau những thông tin cần thiết.
Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:
– Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
– Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.
– Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa… tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.
– Tính được bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
– Tính kịp thời. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.
Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả.
Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin.
– Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa được biến đổi cho bất cứ một mục đích nào khác. Ví dụ, các cuộc điều tra dân số sẽ cung cấp nhiều dữ liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… của từng thành viên trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp bán được một lô hàng nào đó sẽ sinh ra các dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức thanh toán, giao nhận hàng… Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lý của một chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục đích khác
– Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thông tin có dạng như sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. Ví dụ như Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong một giai đoạn nào đó (ngày, tuần, tháng, …).
Các HTTT có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Làm thế nào để có một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào.
2. Mục đích của Hệ thống thông tin:
Bất kỳ hệ thống nào cũng phải có mục đích, bởi lẽ mục đích của hệ thống chính là lý do để hệ thống tồn tại. HTTT có mục đích thu nhận, xử lý, truyền dẫn, cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu dùng tin nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân.
- Đối với doanh nghiệp: HTTT có mục đích là nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Đối với cơ quan hành chính nhà nước: HTTT có mục đích nâng cao hiệu lực điều hành và quản lý nhà nước.
- Đối với tầm Quốc gia: Về cơ bản HTTT có mục đích nâng cao năng lực cạnh tranh của Quốc gia đối với Quốc tế và nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân.
Mọi hệ thống đều có sự tương tác với môi trường bên ngoài. Qua quá trình hoạt động có thể kết quả mang lại của hệ thống không như mong đợi, vì vậy mọi hệ thống đều có mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được; nếu sự hoạt động của hệ thống mà kết quả đạt được không nằm trong giới hạn của mức độ này thì hệ thống bị phá huỷ.
Ví dụ: Hệ thống điều hoà nhiệt độ cơ thể con người: Mục đích duy trì nhiệt độ là 37.5oC, mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được là từ 36.50C đến dưới 420C.
3. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin.
Chức năng chính của HTTT là xử lý thông tin của hệ thống nghiệp vụ. Quá trình xử lý thông tin như một mô hình hộp đen bao gồm: Bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi cần thiết của hệ thống. Bộ xử lý biến đổi dữ liệu đầu vào và cho ra thông tin đầu ra. Hình 1 chỉ ra mô hình xử lý thông tin đơn giản.
Hình 1: Mô hình xử lý thông tin đơn giản của hệ thống.
– Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính:
+ Thông tin tự nhiên là loại thông tin ở nguyên dạng khi nó phát sinh như tiếng nói, công văn, hình ảnh v.v. Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với các kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau.
+ Thông tin có cấu trúc là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu, sơ đồ quy định và nó dễ dàng được tin học hoá.
– Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ HTTT có các hoạt động đối nội và đối ngoại:
+ Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và đưa thông tin ra môi trường bên ngoài. Thí dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hoá v.v.
+ Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ nghiệp vụ. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại tự nhiên và cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ và tình trạng hoạt động nghiệp vụ của hệ thống.
– Vai trò của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. Hình 1.3 dưới đây cho ta cách nhìn nhận vai trò của hệ thống thông tin trong hệ thống nghiệp vụ. Mỗi hệ thống con đều có đầu vào đầu ra. Ngoài ra, HTTT cung cấp các thông tin cho các hệ quyết định và tác nghiệp. Các thông tin xuất phát từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định sẽ được HTTT chế biến, tổng hợp trước khi đưa ra môi trường bên ngoài.
4. Thành phần của Hệ thống thông tin:
4.1. Đặc điểm của HTTT.
HTTT là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động nghiệp vụ. Một hệ thống quản lý các nghiệp vụ được phân thành nhiều cấp do vậy các thông tin được xử lý và luân chuyển từ mức trên xuống dưới và chuyển từ các mức dưới lần lượt lên dần mức trên.
4.2. Các thành phần cơ bản của HTTT.
Hệ thống thông tin gồm có các thành phần cơ bản sau:
a) Hệ thống trang thiết bị:
Có khả năng thu nhận, xử lý và truyền dẫn thông tin bao gồm tất cả các thiết bị vật lý sử dụng trong HTTT. Thiết bị này bao gồm phần cứng như máy tính, các thiết bị đầu cuối, các thiết bị ngoại vi, máy in và cả các thiết bị không thuộc máy tính như máy chữ, máy kiểm tra chữ ký v.v…
b) Hệ thống phần mềm máy tính.
Bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là các chương trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm. Các chương trình này gồm hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích. Phần mềm ứng dụng bao gồm các chương trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin yêu cầu.
c) Hệ thống dữ liệu.
Hầu hết dữ liệu được xử lý trong HTTT phải được lưu giữ vì lý do pháp lý hoặc vì sự cần thiết được xử lý trong tương lai. Những dữ liệu này được lưu trong các file và cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng.
d) Sự quản lý vận hành hệ thống.
– Con người: HTTT cung cấp thông tin cho mọi người bao gồm cả người quản lý và người sử dụng cuối. Người sử dụng cuối là người tương tác trực tiếp với hệ thống và cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thông tin từ nó
– Thủ tục: Đặc trưng bởi các mẫu bao gồm các dữ liệu mô tả công việc của tất cả mọi người, cả người sử dụng cuối và nhân viên trong HTTT. Thủ tục xác định các quy trình, thao tác và các công thức tính toán.
Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý:
– Các dữ liệu: CSDL là các thông tin được cấu trúc hoá. Với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại và cách thức xử lý.
Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
+ Luồng thông tin vào:
Các thông tin cần thiết cho quá trình xử lý, có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Chúng được phân thành ba loại sau:
* Thông tin cần cho tra cứu: Thông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi, các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu khi xử lý thông tin sau này.
* Thông tin luân chuyển chi tiết: Loại thông tin chi tiết về hoạt động của đơn vị, khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời.
* Thông tin luân chuyển tổng hợp: Loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý định kỳ theo lô.
– Luồng thông tin ra:
* Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là kết quả của việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng thời phải đảm bảo sự chính xác và kịp thời.
* Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với từng đơn vị.
* Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở, và khả năng giao tiếp của hệ thống với môi trường bên ngoài. Thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán quản lý cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt được thông tin thừa trong quá trình xử lý.
5. Các đặc trưng của Hệ thống thông tin
– HTTT có thể gồm nhiều hệ thống con có phân cấp. Khi các hệ thống con cùng hoạt động chúng sẽ tương tác lẫn nhau và mang lại hiệu quả cao hơn cho toàn hệ thống. Ví dụ: HTTT tài chính, tiền lương, nguyên vật liệu,…tạo nên HTTT của một công ty.
– HTTT phải được tổ chức xây dựng trên nền tảng công nghệ xử lý thông tin hiện đại. Trong thời đại ngày nay cùng với sự phát triển năng động của xã hội đòi hỏi con người phải xử lý khối lượng thông tin rất lớn và nhanh chóng, vì vậy để đáp ứng yêu cầu này thì HTTT phải được xây dựng trên nền tảng công nghệ xử lý thông tin hiện đại – đó là hệ thống máy tính điện tử.
– HTTT phải hướng đến việc hỗ trợ ra quyết định. Trong thực tế mọi tổ chức hoặc cá nhân luôn có nhu cầu ra quyết định nhằm điều chỉnh hoặc định hướng cho mọi hoạt đông của tổ chức hoặc cá nhân phù hợp với yêu cầu phát triển của xã hội. Muốn ra được những quyết định đúng đắn thì cần phải có thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Để hệ thống thông tin có hiệu quả thì HTTT phải có định hướng đến việc hỗ trợ ra quyết định.
– HTTT là hệ thống có kết cấu mềm dẻo và có khả năng tiến hoá : HTTT có mục đích xử lý và cung cấp thông tin thoả mãn nhu cầu dùng tin của mọi tổ chức và cá nhân. Xã hội luôn vận động và phát triển vì vậy nhu cầu dùng tin của mọi tổ chức hoặc cá nhân cũng luôn biến đổi cùng với sự phát triển của xã hội ; do đó HTTT phải có khả năng đáp ứng các nhu cầu thông tin mới sẽ phát sinh trong tương lai. Để đảm bảo điều này HTTT phải có kết cấu mềm dẻo và có khả năng tiến hoá; yêu cầu này nhằm đảm bảo tuổi thọ của HTTT trong một khoảng thời gian nhất định.
6. Các hệ thống thông tin thông dụng
a. Hệ xử lý tác nghiệp (TPS: Transaction Processing Systems).
Một hoạt động tác nghiệp là một hoạt động cơ bản, thường xuyên diễn ra trong tổ chức hoạt động có tính chu kỳ và có quy trình giao tác rõ ràng. Hệ xử lý tác nghiệp là hệ thống tự động hoá một số công việc tác nghiệp bằng thủ công trên hệ thống máy tính và thường phục vụ cho nhân viên giao tác thừa hành.
Hệ thống có thể xử lý các giao tác: thu nhận, cập nhật, tính toán, sắp xếp, phân loại, thống kê, lưu trữ, tìm kiếm và hiển thị thông tin…
Thu thập thông tin dữ liệu từ thực tiễn và đưa vào cơ sở dữ liệu của HTTT..
Ví dụ: Các hệ thống xử lý bán hàng, bán vé máy bay, tàu hoả , ATM…
b. Hệ thống thông tin quản lý (MIS:Management Information Systems).
– Hệ thống thông tin quản lý là hệ phục vụ cho công tác quản lý, những chức năng chủ yếu của nó là xử lý thông tin và đưa ra các báo cáo có tính chất trình bày theo cấu trúc có sẵn.
– Hệ thống này cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra các quyết định có cấu trúc, thông thường cung cấp thông tin phục vụ cho người quản lý cấp trung bình trong tổ chức hoạt động.
– Quyết định có cấu trúc là loại quyết định cần phải có:
+ Quy trình ra quyết định rõ ràng.
+ Yêu cầu thông tin cần để ra quyết định được xác lập tường minh.
Ví dụ: Duyệt cho thanh toán tiền đi công tác.
– Quyết định nửa cấu trúc và không có cấu trúc là loại quyết định không đảm bảo một hoặc cả hai điều kiện của quyết định có cấu trúc.
c. Hệ hỗ trợ ra quyết định (DSS: Decision Support Systems).
Hệ hỗ trợ ra quyết định cung cấp các thông tin nhằm hỗ trợ việc ra các quyết định nửa cấu trúc hoặc không có cấu trúc.
Các đặc điểm của hệ hỗ trợ ra quyết định:
– Thông tin có thể được kết xuất bằng hình ảnh nhiều hơn là văn bản.
– Hệ thống phải có khả năng trả lời các câu hỏi tình huống Nếu – Như (WHAT – IF)
– Hệ thống phải có giao diện thật tiện lợi để người sử dụng tương tác hỏi đáp tình huống.
– Hệ thống có thể sử dụng mô hình khoa học: Tối ưu, Quy hoạch, Dự báo v.v…
Ví dụ: Quyết định bổ nhiệm 1 cán bộ, quyết định mở một chi nhánh ở địa điểm nào, quy mô vốn đầu tư bao nhiêu v.v…là loại quyết định nửa cấu trúc hoặc không có cấu trúc.
d. Hệ thống thông tin tổng thể trong tổ chức hoạt động.
Có nhiều cách phân loại các HTTT dùng trong doanh nghiệp. Dưới đây là cách phân loại dựa trên loại hỗ trợ mà HTTT cung cấp.
– Các hệ thống hỗ trợ hoạt động
+ Hệ thống xử lý giao dịch (xử lý giao dịch kinh doanh)
+ Hệ thống điều khiển tiến trình (điều khiển các quá trình công nghiệp)
+ Hệ thống cộng tác xí nghiệp (hỗ trợ giao tiếp, cộng tác trong doanh nghiệp)
– Các hệ thống hỗ trợ quản lý
+ Hệ thống thông tin quản lý (các báo cáo theo mẫu định trước)
+ Hệ hỗ trợ quyết định (hỗ trợ quyết định tương tác, không theo mẫu)
+ Hệ thống thông tin điều hành (các thông tin cho lãnh đạo cấp cao nhất)
Các hệ thống hỗ trợ hoạt động, hay các HTTT tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt động kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh ra nhiều sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chúng thường đảm nhận các vai trò sau đây:
– Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh,
– Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm),
– Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp,
– Cập nhật các CSDL cấp Công ty.
Tuy nhiên các hệ thống này không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin mang đặc thù quản lý. Muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp trong các HTTT hỗ trợ quản lý.
Các hệ thống hỗ trợ quản lý, trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ phức tạp do các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện. Về mặt ý niệm, thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các chức trách ra quyết định khác nhau:
– Các HTTT quản lý – cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác của doanh nghiệp,
– Các hệ thống hỗ trợ quyết định – cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định kỳ),
– Các HTTT điều hành – cung cấp các thông tin có tính quyết định từ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành.
Ngoài cách phân loại trên, trong các tài liệu cũng có thể còn gặp các loại HTTT sau đây:
Các hệ chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối. Thí dụ: các hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán và bảo trì.
Các hệ quản trị tri thức: Đây là các HTTT dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản lý trong toàn công ty. Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet đến các kinh nghiệm và thủ thuật kinh doanh tối ưu, các chiến lược bán hàng, đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề của khách hàng.
Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất và quản ly trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công ty. Thí dụ: các HTTT hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị, quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực.
Các HTTT chiến lược: HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt động hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt được các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính chiến lược. Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống web phục vụ thương mại điện tử (TMĐT), hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối với các hãng vận chuyển).
Các HTTT tích hợp, liên chức năng: Đây là các HTTT tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức. Còn gọi là các hệ thống “xí nghiệp” trợ giúp việc xử lý thông tin cấp toàn doanh nghiệp. Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp (viết tắt trong tiếng Anh là ERP), quản trị quản hệ với khách hàng (CRM), quản lý chuối cung ứng (SCM), và một số hệ khác.
