Khái niệm và đặc điểm hoạch định hành chính văn phòng
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch và chương trình hành động để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã để ra. Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản trị ảnh hưởng đến các chức năng khác.
Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản:
- Hoạch định gắn liền với dự báo do đó phải chấp nhận một độ sai lệch nhất định.
- Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại.
- Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn.
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.
Kế hoạch hành chính là kết quả của quá trình hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp hoạt động của bộ máy quản lí doanh nghiệp.
Đặc điểm của kế hoạch hành chính:
- Kế hoạch hành chính thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, quý).
- Kế hoạch hành chính chi tiết và cụ thể (đến từng con người, đến từng địa điểm, từng thời gian và công việc).
- Kế hoạch hành chính xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa.
Tác dụng của hoạch định hành chính:
- Giảm tối đa sự trùng lặp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị.
- Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy.
- Là cơ sở cho sự phối hợp và kiên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian
Quy trình xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng
Về phương pháp chung, công tác hoạch định hành chính văn phòng được tiến hành theo trình tự:
– (1) Xác định mục đích, yêu cầu
Khi phải thực hiện một công việc, điều đầu tiên mà chúng ta phải quan tâm là tìm hiểu lý do, yêu cầu của việc hoạch định. Cần xác định rõ chúng ta cần đạt được điều gì. Việc xác định được mục tiêu, yêu cầu giúp chúng ta luôn hướng các công việc vào trọng tâm và đánh giá hiệu qủa cuối cùng. Có thể xác định mục tiêu bằng cách trả lời những câh hỏi sau:
+ Tại sao chúng ta phải làm công việc này? (thông thường vì có yêu cầu phát sinh, hoặc vì muốn thay đổi cải tiến cái hiện có)
+ Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của chúng ta?
+ Hậu quả nếu không thực hiện chúng?
Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART, cụ thể là:
+ Specific (cụ thể, dễ hiểu): chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
+ Measurable (đo lường được): chỉ tiêu cần có những tiêu chuẩn cụ thể rõ ràng để đo lường, chẳng hạn không nên đặt yêu cầu “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể” mà hãy quy định nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.
+ Achievable (vừa sức): Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng phải khả thi, đừng đặt ra những chỉ tiêu không thể đạt nổi.
+ Realistics (thực tế): Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp (thời gian, nhân sự, tiền bạc…)
+ Timebound (có thời hạn): mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. Sắp xếp thời gian hợp lý giúp chúng ta đạt được mục tiêu vừa có điều kiện chuẩn bị cho các mục tiêu mới.
Mục tiêu là gì sẽ phụ thuộc vào công việc của mỗi doanh nghiệp và của mỗi nhân viên. Mục tiêu có thể của doanh nghiệp, của nhóm hay cá nhân. Mục tiêu có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn. Để lập kế hoạch tốt phải có mục tiêu rõ ràng, phải biết được mình muốn đạt điều gì và ai là khách hàng. Khách hàng là trung tâm mọi hoạt động, gồm khách hang bên ngoài và khách hàng trong nội bộ công ty.
– (2) Xác định nội dung công việc (What)
Cần xác định rõ nội dung công việc đó là gì. Muốn vậy, cần phải phân tích hiện trạng thực tế đang diễn ra: chúng ta đang ở tình trạng nào (phải thực hiện từ đầu hay có chút ít kinh nghiệm; hay đang thực hiện nhưng kém hiệu quả…). Trên cơ sở đó đề ra một kế hoạch hành động với các công việc cụ thể:
+ Làm gì để đạt được điều đó?
+ Các bước chính cần phải tiến hành là gì, theo trình tự nào?
– (3) Xác định người thực hiện công việc (Who) liên quan đến các vấn đề: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm?
– (4) Xác định thời gian thực hiện (When) liên quan đến các vấn đề: xác định tiến độ thời gian, phân bổ nguồn lực cũng như phân tích chi phí và lợi ích.
Để xác định được thời hạn phải làm công việc, cần xác định rõ mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Nhìn chung có thể xếp loại các công việc như sau: (1) công việc quan trọng và khẩn cấp >> (2) công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp>> (3) công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp >> (4) công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
– (5) Xác định địa điểm thực hiện công việc (Where) liên quan đến các vấn đề: công việc đó thực hiện tại đâu, giao hành tại điểm nào, kiểm tra tại bộ phận nào, công đoạn nào.
– (6) Xác định phương pháp thực hiện công việc (How): tài liệu hướng dẫn là gì? Cách thức thực hiện từng công việc như thế nào? Tiêu chuẩn là gì? Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
– (7) Xác định phương pháp kiểm soát: theo dõi, kiểm soát và có kế hoạch điều chỉnh và dự phòng: công việc đó có đặc tính gì, làm thế nào để đo lường đặc tính đó, cần đặt ra các chuẩn mực rõ ràng và chính xác để kiểm soát chất lượng của công việc.
– (8) Xác định phương pháp kiểm tra: có những bước công việc nào cần phải kiểm tra (chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu thường tuân theo nguyên tắc Pareto 20/80: những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót), tần suất kiểm tra như thế nào, ai kiểm tra
– (9) Xác định nguồn lực (5M: Man, Money, Material, Machine, Method): đây là yêu cầu để đảm bảo cho kế hoạch được khả
+ Man (Con người): Xác định công việc cần con người như thế nào? Doanh nghiệp đã có những con người như thế chưa? Lập kế hoạch sử dụng bổ sung nguồn lực này.
+ Money (Tài chính): Cần bao nhiêu tiền để thực hiện kế hoạch? Khả năng tài chính của doanh nghiệp có đủ thực hiện kế hoạch? Trường hợp nếu không đủ doanh nghiệp có kế hoạch huy động vốn từ nguồn nào?
+ Meterial (Vật liệu): Cần các yếu tố đầu vào gì? Hiện doanh nghiệp đã có những yếu tố nào, yếu tố nào cần phải bổ sung, số lượng?
+ Machine (Thiết bị): Để thực hiện kế hoạch cần những trang thiết bị gì? Trang thiết bị hiện có trong doanh nghiệp có đủ đáp ứng cho kế hoạch? Kế hoạch bổ sung như thế nào?
+ Method (Phương pháp): Phương pháp sử dụng thực hiện kế hoạch? Có cần đào tạo thực hiện kế hoạch?
Các công cụ trong xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng
Để có kết quả hoạch định tốt cần phải có công cụ để hoạch định. Căn cứ vào công cụ hoạch định chúng ta lập tiến bộ thời gian, phân công trách nhiệm. Thông thường bản kế hoạch sẽ bao gồm yếu tố chính như sau: công việc, thời hạn, người đơn vị chịu trách nhiệm, các yếu tố khác nhau (mức độ ưu tiên, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng thời gian hoành thành).
a. Lịch làm việc hằng ngày
- Bảng danh sách các công việc phải làm trong ngày
- Lịch thời gian biểu hằng ngày
b. Lịch làm việc tuần
- Bảng danh sách các công việc phải làm trong tuần
- Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần
c. Chương trình công tác hàng tháng, hàng quý, nửa năm
Sổ tay nhật kí, lịch để bàn, lịch treo tường
Lịch làm việc ngày
