Hành chính văn phòng là gì? Vai trò & Chức năng

Khái niệm hành chính, hành chính văn phòng

Hành chính: hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của Nhà nước.

Khái niệm hành chính có thể được hiểu theo 2 nghĩa:

Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước. Do đó: “Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực Nhà nước sử dụng quyền lực Nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội”.

Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa vụ phục vụ hỗ trợ. Do đó có thể hiểu: “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm đảm bảo quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý”.

Như vậy, có thể hiểu: “Hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống”.

Từ khái niệm này ta thấy hành chính gắn liền với tính quyền lực, và mang nghĩa vụ phục vụ, hỗ trợ.

Hành chính văn phòng là văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất.

Công việc hành chính hiện diện ở khắp mọi nơi trong cơ quan xí nghiệp, từ phòng hành chính đến phòng nhân sự, tài vụ, kinh doanh. Tất cả khối gián tiếp, từ cấp quản trị cao cho đến nhân viên cấp dưới ai cũng phải làm công việc hành chính văn phòng như sắp xếp, phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc, tính toán và ghi chép lại mọi loại hồ sơ, công văn, giấy tờ. Mỗi người tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình đều phải xử lý công văn giấy tờ.

Vai trò của hành chính văn phòng

Vai trò của hành chính văn phòng trong doanh nghiệp thể hiện như sau:

Hành chính văn phòng là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một tổ chức kinh doanh bởi vì tất cả các giao dịch kinh doanh đều được thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó hành chính văn phòng trở thành một trung tâm thần kinh hoặc là bộ não cho một doanh nghiệp.

Hành chính văn phòng còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả.

Chức năng của hành chính văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy hành chính văn phòng có các chức năng sau đây:

a. Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng ăn khớp. Muốn vậy đòi hỏi nhà quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Công việc sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng những thông tin thu thập được thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng.

Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo. Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất.

b. Chức năng trợ giúp điều hành:

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị. Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư…

c. Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện, vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.