Tổ chức công việc hành chính văn phòng

Khái niệm tổ chức công việc hành chính văn phòng

Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lập một cơ cấu hợp lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc:

• Mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các hoạt động bên trong cơ sở không được tốt đẹp, có thể dẫn đến tranh chấp quyền hành.
• Các cá nhân làm việc rời rạc, làm việc cho riêng mình chứ không phải làm việc như là những thành viên của một tập thể.
• Một vài người đã phải làm việc quá sức mình trong khi số khác lại nhàn rỗi
• Phí tổn tăng cao, lợi nhuận giảm sút, dịch vụ khách hàng nghèo nàn thấy rõ
• Tinh thần của nhân viên suy sụp, tài năng không được sử dụng đúng đắn.

Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng

Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu: Tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động mỗi nhóm có một tiêu, xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu của tổ chức.

• Mục tiêu của hành chính: phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả. Hành chính văn phòng có chức năng tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác.
• Mục tiêu của nhóm phục vụ phải đặt dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính.
• Chức năng và nhiệm vụ phải được quy định rõ trước khi cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó.

Nguyên tắc 2: Nguyên tắc liên quan đến cá nhân: nên để cho cá nhân tham gia thảo luận về các vấn đề quản trị liên quan đến công việc của cá nhân đó. Cần phải xem xét những cá nhân cá biệt giữa các cá nhân với nhau để phân việc một cách một cách phù hợp. Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ có ý thức được tại sao phải làm công việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách, một số quy định nào đó.

Nguyên tắc 3: Cân bằng quyền hạn và trách nhiệm

• Quyền hạn phải được phân chia và chỉ thị một cách phù hợp.
• Quyền hạn phải được giao cụ thể rõ ràng và người được giao quyền phải hiểu rõ.
• Quyền hạn phải ngang bằng với trách nhiệm.
• Trách nhiệm phải quy định rõ trước khi phân công công việc. Khi phân công công việc phải chú ý đến chuyên môn hóa. Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần ghép lại một nhóm.

Nguyên tắc 4: Ủy quyền

Quyền hạn và trách nhiệm có thể ủy thác cho người khác nhưng ủy thác phải báo cáo với cấp trên

Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi

• Mỗi nhân viên chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất.
• Hình thức khoảng cách và vi phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng.
• Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt.

Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát: số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho 1 cấp trên phải được hạn chế lại.

Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức

• Sơ đồ tổ chức là kim chỉ nam hướng dẫn dẫn điều hành tổ chức.
• Tổ chức phải linh hoạt, phải uyển chuyển.

Các phương thức tổ chức công việc hành chính

a. Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn

Toàn bộ công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính). Phương thức này được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn cao.

Ưu điểm: Để kiểm soát chặt chẽ công việc , nguyên tắc và quy trình hành chính

• Xử lý, cung cấp thông tin nhanh
• Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí

Nhược điểm: quá tải công việc, chuyên môn hóa, công việc thiếu quan tâm đến tầm quan trọng từng công việc và trì trệ do chuyển giao công việc. Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính doanh nghiệp.

b. Tổ chức công việc hành chính phân tán

Toàn bộ công việc hành chính sẽ bị phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo mức độ phát sinh công việc hành chính. Được sử dụng cho các doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động. Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu”.

Ưu điểm:

• Tạo tính linh hoạt và thích ứng.
• Giảm bớt áp lực công việc, các công việc sẽ chủ động cho công việc của mình.

Nhược điểm:

• Khó kiểm soát công việc, công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp dễ vi phạm nguyên tắc và thủ tục hành chính.
• Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị.

c. Tổ chức công việc hành chính kết hợp

Là sự kết hợp giữa tổ chức hành chính tập trung và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập trung và phân quyền các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn.

Ưu điểm: có thể thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lí. Các chuyên viên này sẽ tham mưu cố vấn cho các nhà quản trị hành chính văn phòng về các hoạt động hành chính văn phòng, về các công việc hành chính văn phòng ở từng bộ phận chuyên môn.

Nhược điểm: nếu không khéo léo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng (lấn quyền các nhà quản trị chuyên môn).

Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng

Trong bối cảnh công việc HCVP, nhìn chung chúng ta có thể chia ra làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị.

Việc phân loại chức vụ, chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:

• Tính phức tạp của công việc
• Mức trách nhiệm đối với công việc của mình
• Mức độ giám sát theo yêu cầu
• Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
• Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác.

Bảng sau đây cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành chính văn phòng một cách tổng quát

a. Cấp bậc nhân viên văn phòng

Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng không cần nhiều kinh nghiệm trong công tác. Họ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát. Họ thực hiện các công việc thường lệ hằng ngày và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được đề ra. Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được cấp trên giao cho nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn.

b. Cấp bậc thư ký

Thư ký là người giúp việc cho các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau. Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn và có đầu óc sáng tạo. Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên hành chính văn phòng, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn.

Sau đây là danh sách tóm tắt các nhiệm vụ của một thư ký. Số lượng và loại hoạt động mà họ phải hoàn thành tùy theo họ là thư ký tổng hợp (Multifunctional secrectaries) hoặc thư ký chuyên ngành (Specialista).

c. Cấp bậc quản trị

Nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng là người điều khiển, giám sát công việc của người khác, đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong văn phòng.

Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những tiêu chuẩn sau:

Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

• Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
• Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
• Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
• Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
• Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
• Phong cách lịch sự
• Kiểm soát cảm xúc
• Có óc sáng kiến
• Tự tin
• Có óc phán đoán
• Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới