Điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng

• Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng, các phương pháp điều hành công việc hành chính văn phòng.
• Các phương pháp kiểm tra công việc hành chính văn phòng, những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp, quy trình kiểm tra trong hoạt động hành chính văn phòng, các công cụ kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp.

1. Điều hành công việc hành chính văn phòng

1.1. Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng

a. Khái niệm điều hành công việc hành chính văn phòng

Điều hành trong quản trị kinh doanh là quá trình khởi động và duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp theo kế hoạch đã đề ra, thực chất của chức năng điều hành là tác động lên con người, là phát huy yếu tố con người.

Chỉ huy là quá trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng và có hiệu quả mục tiêu công việc được giao. Quá trình chỉ huy luôn gắn liền với công việc, khả năng, lợi ích, tình cảm.

Từ những quan niệm về điều hành và chỉ huy nói trên, ta có thể nhận định: điều hành công việc hành chính văn phòng là việc áp dụng những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì kỉ luật nhằm bảo đảm thực hiện đúng những mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp.

Điều hành công việc hành chính đòi hỏi phải duy trì một không khí làm việc tích cực và có trách nhiệm.

b. Vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng

• Tạo điều kiện để các bộ phận trong văn phòng liên kết lại với
• Điều hành liên quan đến việc giao việc, ra lệnh, động viên khen thưởng tích cực hóa thái độ của nhân viên, giúp tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả lao động.
• Thông qua chức năng điều hành có thể đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động một cách khách

1.2. Phương thức điều hành công việc hành chính văn phòng

a. Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”

Nguyên tắc là những điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc. Nguyên tắc giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các hành vi của các thành viên, nếu như mỗi cá nhân tuân thủ các nguyên tắc thì hoạt động và quyết định của họ sẽ đem lại cùng một kết quả như nhau và không thay đổi theo thời gian và phần lớn các công việc quản lý quen thuộc đều được thực hiện thông qua nguyên tắc thủ tục.

Thủ tục là trình tự về không gian và thời gian giải quyết những nhóm công việc nhất định, mang tính ổn định và bắt buộc.

Quy trình là những luồng công việc được thiết kế theo tính đặc thù của những công việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

+ Ưu điểm:

• Tạo tính nề nếp trật tự
• Tạo khả năng tự vận hành
• Thay đổi hoạt động nhanh chóng.

+ Nhược điểm:

• Khả năng giải quyết sự cố kém
• Dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ

Vậy, điều hành bằng hệ thống nguyên tắc thủ tục là quá trình thiết lập những nguyên tắc và quy trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã ban hành. Đây là phương thức đặc trưng của hành chính.

b. Điều hành bằng hệ thống văn bản

Là quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ thể. Đây là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính.

• Ưu điểm: Phạm vi rộng, có cơ sở pháp lý, giải quyết sự cố tốt.
• Nhược điểm: Tâm lý chờ đợi văn bản, vấn đề giấy tờ gia tăng.

c. Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền

Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc. Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống.

Khi phân quyền cần chú ý: Mức độ phân quyền; Trách nhiệm; Kiểm soát phân quyền

• Ưu điểm: Có độ linh hoạt cao cho hệ thống
• Nhược điểm: Dễ gây tình trạng không kiểm soát được trách nhiệm và mức độ khi phân quyền

d. Điều hành thông qua nhóm “hoạt động” (nhóm đặc nhiệm)

Là phương thức tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúc nhóm tự giải tán. Xu hướng điều hành thông qua nhóm hoạt động ngày càng được sử dụng.

– Ưu điểm:

+ Mục tiêu rõ ràng

+ Trách nhiệm và độ tự quản cao

+ Khai thác tiềm năng nhân viên

– Nhược điểm: Nhóm “hoạt động” thường được tạo ra trong thời gian ngắn nên khả năng kết hợp trong công việc sẽ khó hơn.

2. Kiểm tra công việc hành chính văn phòng

2.1. Khái niệm, vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng

a. Khái niệm kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Kiểm tra công việc HCVP là đánh giá nguyên tắc thủ tục, đo lường kết quả thực hiện nhằm phát hiện sai sót và nguyên nhân sai sót, tiến hành những biện pháp điều chỉnh thích hợp.

Kiểm tra HCVP được thực hiện trên 2 lĩnh vực (2 mức độ): kiểm tra hành chính và kiểm tra hoạt động (kiểm tra tác nghiệp hay tác vụ). Nhà quản trị phải quan tâm đến cả 2 mức độ này:

• Kiểm tra hành chính: là kiểm tra qua các công văn giấy tờ. Nhà quản trị phải tạo mọi sự thuận lợi cho việc kiểm tra hành chính trong toàn cơ
• Kiểm tra hoạt động hay tác vụ là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan xem có đúng tiêu chuẩn, thủ tục không.

Mục tiêu của kiểm tra là đảm bảo xem việc thực hiện các hoạt động có theo một kế hoạch định sẵn, phối hợp hoạt động để công việc được ăn khớp, giảm thiểu các trở ngại, lãng phí qua hành động thiếu hiệu quả hay không. Kiểm tra xem các hoạt động có đáp ứng với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đề ra hay không.

Để kiểm tra có hiệu quả các nhà quản trị phải:

• Có những hiểu biết đầy đủ về những gì cần phải kiểm
• Có những kênh truyền thông rõ ràng và chính xác
• Có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phương tiện kiểm tra khi cần thiết.
• Phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn để đối phó
• Phải có những phương tiện đo lường so với tiêu chuẩn
• Phải có những phương tiện duy trì các tiêu chuẩn

b. Vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng

• Kiểm tra có nhiệm vụ tìm ra các khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa và ngăn ngừa sự vi phạm
• Kiểm tra là nhu cầu cơ bản để hoàn thiện các quyết định trong quản trị. Kiểm tra thẩm định đúng sai của đường lối các kế hoạch, các chương trình.
• Kiểm tra hành chính văn phòng là xem xét các quy trình, các nguyên tắc thủ tục còn đúng đắn không, có khoa học không, từ đó tạo điều kiện để quá trình hoàn thiện và đổi mới cụ thể là cải tiến các nguyên tắc thủ tục cho phù hợp với điều kiện mới.
• Kiểm tra đảm bảo cho các việc thực hiện, kế hoạch với hiệu quả
• Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực của nhà quản trị, nhờ kiểm tra mà các nhà quản trị có thể kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp, xem doanh nghiệp có bị lái sang hướng khác không.
• Kiểm tra giúp các doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.

2.2. Những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp

• Nhà quản trị phải có những hiểu biết đầy đủ về những gì cần phải kiểm tra
• Phải có những kênh truyền thông rõ ràng chính xác.
• Phải có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phương tiện kiểm tra khi cần thiết.
• Phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn để đối phó.
• Kiểm tra phải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra.
• Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị
• Việc kiểm tra phải được thực hiện ở những khâu trọng yếu
• Kiểm tra phải khách quan
• Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả kinh tế.
• Việc kiểm tra phải đưa đến hành động.

2.3. Các phương pháp kiểm tra công việc hành chính văn phòng

a. Kiểm tra theo quy trình công việc

Là quá trình kiểm tra thiết kế theo những bước công việc, theo nguyên tắc phát hiện và điều chỉnh ngay những sai sót nảy sinh trong hoạt động. Phương pháp kiểm tra này thích ứng với phương thức điều hành bằng hệ thống nguyên tắc thủ tục.

Nội dung:

• Nắm vững quy trình công việc
• Thiết kế tiêu chuẩn cho những bước công việc
• Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ tục đã ban hành
• Mỗi bộ phận cá nhân có trách nhiệm tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước khi chuyển công việc sang bộ phận khác.

b. Kiểm tra theo những kết quả phản hồi (Kiểm tra kết quả công việc)

Là quá trình kiểm tra dựa vào kết quả để so sánh và đánh giá với những mục tiêu đã đề ra để tìm sai lệch nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục.

Phương pháp kiểm tra này mang tính thụ động và có độ trễ, thường gắn liền với phương pháp điều hành bằng văn bản.

Nội dung:

• Xác định nội dung và đối tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá.
• Đo lường kết quả thực tế, so sánh với tiêu chuẩn định trước.
• Tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục

2.4. Quy trình kiểm tra hoạt động hành chính văn phòng

Quy trình kiểm tra các công việc hành chính văn phòng được thể hiện qua sơ đồ sau:

2.5. Các công cụ kiểm tra trong hành chính văn phòng

a. Kiểm tra ngân sách

Ngân sách là một công cụ tốt cho kiểm tra. Nó tác động thực sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động luôn cả số lượng và chất lượng. Kiểm tra ngân sách bao hàm cả việc phân tích, tỉ lệ phần trăm. Nó là một công cụ thường được dùng không những cho toàn bộ cơ quan tổ chức mà còn cho từng bộ phận chuyên môn.

Ngân sách biểu thị sự phân bố các nguồn lực theo dự định. Ngân sách thiết lập nên phương hướng là phương tiện để thực hiện sau đó trở thành tiêu chuẩn để đo lường được thực hiện trong thực tế.

b. Kiểm tra biểu mẫu

Biểu mẫu là một trong những công cụ kiểm tra bắt buộc. Một biểu mẫu được thiết kế sẽ đảm bảo tính hợp lí của số liệu hay công việc. Do đó việc thiết kế và ấn hành các biểu mẫu cần được kiểm tra cẩn thận.

c. Kiểm tra bằng máy móc

Bởi vì máy móc hoạt động sát với bản thiết kế và công suất, nên đôi khi cần phải xây dựng một thủ tục đối với máy móc. Máy móc xác định tốc độ của sản xuất hình thức của

sản phẩm và ngay chất lượng sản phẩm. Do đó nó là công cụ để kiểm tra.

d. Kiểm tra chính sách

Chính sách là nguyên tắc căn bản để hành động. Chính sách là kế hoạch kiểm tra của một tổ chức. Chính sách trực tiếp hoặc gián tiếp tác động đến mọi cá nhân, mọi hành động, vì chính sách hướng dẫn họ trong công việc. Do đó nhà quản trị phải xem các bộ phần có theo đúng chính sách của cơ quan hay không.

e. Kiểm tra qua hồ sơ, văn bản

Hồ sơ văn thư là một bằng chứng của một tình huống (các văn thư hành chính thường phản ánh một tình huống dưới dạng văn bản nét tay hay sao chụp lại) Hồ sơ ấn dịnh quyền hạn, chỉ lối và hướng tới kết quả, do đó chúng là một phần không thể tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra.