Văn bản là gì? Vai trò, chức năng, các loại văn bản

Các khái niệm về văn bản

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản.

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:

• Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”;
• Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”;
• Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.

Theo Nghị định về công tác văn thư 2020:

• “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
• “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
• “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức
• “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
• “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
• “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

Theo nghĩa rộng: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu hay ngôn ngữ trên bất cứ phương tiện nào (tranh ảnh, bản vẽ, sách báo, câu đối, băng ghi âm, ghi hình…) nhằm mục đích ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác”. Văn bản này được sử dụng phổ biến trong nghiên cứu ngôn ngữ học, văn học…

Theo nghĩa hẹp: “Văn bản là tài liệu thành văn được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội và các tổ chức kinh tế nhằm ghi nhận mục đích, quy định hành vi, hoạt động của chủ thể tham gia vào các quan hệ khác nhau. (Được lưu giữ lại bằng ngôn ngữ viết)”. Văn bản này được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Vai trò của văn bản

• Thu thập thông tin, đảm bảo thông tin chính xác cho hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước.
• Phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý.
• Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý.
• Phương tiện điều chỉnh các quan hệ xã hội.
• Thước đo sự phát triển của xã hội.

Chức năng của văn bản

Văn bản quản lý nhà nước có năm chức năng chính, trong đó chức năng pháp lý và quản lý là đặc trưng nhất.

Chức năng pháp lý

+ Bất kỳ văn bản nào ra đời cũng dựa trên cơ sở các quy phạm pháp luật để áp dụng vào thực tế đời sống xã hội nhằm điều chỉnh những quan hệ đang tồn tại hoặc mới phát sinh. Do vậy, văn bản là công cụ thể hiện sự chi phối mang tính quyền lực Nhà nước trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính.

+ Đây là căn cứ pháp lý thể hiện sự ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tham gia quan hệ xã hội khi tiến hành thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

Chức năng quản lý

+ Tất cả các bước trong quy trình quản lý từ khi ra quyết định đến tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát đều cần đến văn bản.

+ Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở chỗ Hợp thức hoá các hoạt động của cơ quan trên cơ sở ban hành những văn bản một cách kịp thời nhằm chấn chỉnh và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau khi đã có đầy đủ thông tin về tình hình thực tế.

Chức năng thông tin

+ Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua 3 nội dung sau: thu thập thông tin, ghi lại và truyền đạt thông tin cần thiết, kiểm tra & đánh giá độ chính xác của thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành và giao dịch của các cơ quan.

+ Đây là chức năng tổng quát và quan trọng nhất của văn bản nói chung. Ngày nay, có rất nhiều phương tiện hiện đại giúp cho việc truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng nhưng vẫn phải có văn bản kèm theo để làm chứng cứ gốc như chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu cơ quan…

Chức năng văn hoá

+ Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người nên thể hiện đặc trưng của nếp sống văn hoá từng địa phương và ghi chép lại nét văn hoá ấy qua các giai đoạn lịch sử khác nhau.

+ Văn bản nhằm mục đích truyền đạt thông tin và thuyết phục mọi người chấp hành các quy tắc xử sự chung của xã hội nên mang tính văn hoá rõ nét.

Chức năng xã hội

Văn bản ra đời thể hiện nhu cầu bức bách của xã hội để giải quyết một vấn đề nào đó trong từng thời điểm và phạm vi cụ thể.

– Ngoài ra còn có chức năng giao tiếp, chức năng thống kê…

Phân loại văn bản

Sự ra đời của một loại văn bản nói chung bị chi phối bởi nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp như mục đích giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phương tiện giao tiếp. Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau, trong tài liệu này tác giả xin phân loại văn bản thành 2 nhóm văn bản lớn đó là văn bản được phân theo tính chất quyền lực Nhà nước (gọi chung là văn bản quản lý hành chính Nhà nước) và văn bản không mang tính quyền lực nhà nước.

Văn bản không mang tính quyển lực Nhà nước: Đây là nhóm văn bản lớn, được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Loại văn bản này rất đa dạng về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách soạn thảo. Đặc điểm chung của văn bản này là không mang tính quyền lực Nhà nước tức là khi ban hành chúng chủ thể đều không nhân danh Nhà Nước.

Văn bản quản lý hành chính Nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền , trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý Nhà nước giữa các cơ quan Nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh, mang tính quyến lực Nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi Nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Văn bản quản lý Nhà nước khác biệt so với các văn bản thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức văn bản, hiệu lực pháp lý được quy định bởi các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.