1. Nội dung các khoản phải thu khác:
Các khoản phải thu khác trong doanh nghiệp bao gồm:
– Giá trị tài sản thiếu được phát hiện qua kiểm kê nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;
– Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường;
– Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì ghi nhận là cho vay trên TK 1283);
– Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;
– Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ, cho bên giao uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế, …
– Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,…
– Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;
2. Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh số hiện có và tình hình phát sinh, thu hồi, xử lý các khoản phải thu khác trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng Tài khoản 138 “Phải thu khác” với kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý;
- Phải thu của cá nhân, tập thể đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;
- Số tiền phải thu về các khoản phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước;
- Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;
- Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng).
Bên Có:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
- Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước;
- Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác;
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm).
Số dư bên Nợ:
- Các khoản nợ phải thu khác hiện chưa thu được.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và chi tiết theo từng đối tượng cụ thể).
Tài khoản 138 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.
+ Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Phản ánh số phải thu về cổ phần hóa mà doanh nghiệp đã chi ra, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,…
+ Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 133, 136 và TK 1381, 1385, như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản;…
3. Phương pháp kế toán:
– Khi tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
- Nợ TK 138 (1381): Giá trị còn lại của tài sản cố định
- Nợ TK 214: Giá trị hao mòn
- Có TK 211: Nguyên giá
– Khi TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
- Nợ TK 214: Giá trị hao mòn
- Nợ TK 466: Giá trị còn lại của TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án
- Nợ TK 3533: Giá trị còn lại của TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi
- Có TK 211: Nguyên giá
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:
- Nợ TK 138 (1381)
- Có TK 353 (3532): TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi
- Có TK 338 (3388): TSCĐ dùng cho sự nghiệp, dự án
– Khi kiểm kê phát hiện thiếu tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa tồn kho:
+ Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
- Nợ TK 138 (1381)
- Có TK 111, 152, 153, 155, 156
+ Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
- Nợ TK 111: Thu bồi thường của cá nhân, tổ chức
- Nợ TK 1388: Phải thu về bồi thường
- Nợ TK 334: Số bồi thường trừ vào lương
- Nợ TK 632: Tính vào giá vốn hàng bán phần giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường
- Nợ TK 811: Tính vào chi phí khác phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp
- Có TK 1381: Giá trị tài sản thiếu đã xử lý
– Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và có quyết định xử lý, ghi:
- Nợ TK 138 (1388): Số phải thu về bồi thường
- Nợ TK 334: Số bồi thường trừ vào lương
- Nợ TK 632: Số tính vào giá vốn hàng bán
- Có TK 621, 627: Chi phí sản xuất vượt định mức
- Có TK 152, 153, 155, 156: Giá trị hàng tồn kho thiếu, mất
- Có TK 111, 112: Tiền thiếu khi kiểm kê, đối chiếu
– Các khoản cho mượn tài sản tạm thời, ghi:
- Nợ TK 138 (1388)
- Có TK 152, 153, 155, 156
– Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, ghi:
- Nợ TK 138 (1388)
- Có TK 111, 112, 331
– Kế toán giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:
+ Khi bên nhận uỷ thác chi hộ cho bên giao uỷ thác, ghi:
- Nợ TK 138 (1388): Nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền
- Nợ TK 338 (3388): Nếu trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác
- Có TK 111, 112
– Khi được doanh nghiệp uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận uỷ thác xuất khẩu ghi:
- Nợ TK 338 (3388)
- Có TK 138 (1388)
– Khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi:
- Nợ TK 111, 112: Số tiền đã thu
- Nợ TK 138 (1388): Số phải thu
- Có TK 515: Ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính
– Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 138 (1388)
– Khi có quyết định xử lý khoản nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi:
- Nợ TK 111: Số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan
- Nợ TK 334: Số bồi thường trừ vào lương của người lao động
- Nợ TK 229 (2293): Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi
- Nợ TK 642: Số tính vào chi phí quản lý
- Có TK 138 (1388): Nợ gốc đã xử lý
– Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, ghi:
- Nợ TK 111, 112: Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu
- Nợ TK 229 (2293): Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi
- Nợ TK 642: Số tổn thất còn lại tính vào chi phí quản lý
- Có TK 138 (1388): Nợ gốc đã bán
– Khi phát sinh chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, ghi:
- Nợ TK 1385
- Có TK 111, 112, 152, 331
– Khi kết thúc quá trình cổ phần hóa, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết toán các khoản chi về cổ phần hóa với cơ quan quyết định cổ phần hóa. Tổng số chi phí cổ phần hóa, chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động,… được trừ (-) vào số tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được từ cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, ghi:
- Nợ TK 3385: Ghi giảm số phải trả về cổ phần hóa
- Có TK 1385: Ghi giảm số phải thu về cổ phần hóa
– Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, ghi:
- Nợ TK 138 (1388)
- Có TK 161, 241, 641, 642
– Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng, ghi:
- Nợ TK 138 (1388)
- Có TK 413 (4131)
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm, ghi:
- Nợ TK 413 (4131)
- Có TK 138 (1388)
