Kế toán phải thu khách hàng
Kế toán thanh toán với khách hàng (nội dung thanh toán, nguyên tắc kế toán và phương pháp kế toán);
1. Nội dung thanh toán với khách hàng:
Các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng bao gồm:
– Các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
– Các khoản phải thu của người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành.
– Số tiền nhận trước của khách hàng.
– Giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chuyển giao cho khách hàng trừ vào số tiền nhận trước của khách hàng.
2. Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh số hiện có và tình hình thanh toán với khách hàng, kế toán sử dụng Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” với kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng).
Bên Có:
- Số tiền đã thu hồi từ khách hàng trong kỳ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại;
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm).
Số dư bên Nợ:
- Số tiền còn phải thu của khách hàng.
- Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền còn nhận trước của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
3. Nguyên tắc kế toán:
Kế toán thanh toán với khách hàng cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán sau:
– Không phản ánh vào TK 131 các nghiệp vụ thu tiền ngay.
– Khoản phải thu của khách hàng được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo tài chính) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
– Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong TK 131 đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
– Phải tiến hành phân loại các khoản nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không thu được.
– Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
– Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ TK 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ TK 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước;
– Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có TK 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có TK 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước;
– Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
4. Phương pháp kế toán:
– Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:
- Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán
- Có TK 511: Giá chưa có thuế
- Có TK 333: Thuế gián thu phải nộp
+ Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế gián thu phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
- Nợ TK 511
- Có TK 333
– Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ số đã bán do sản phẩm, hàng hóa bị kém phẩm chất, sai quy cách:
- Nợ TK 5213: Giá bán chưa có thuế
- Nợ TK 333: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại
- Có TK 131: Tổng giá thanh toán
– Khi doanh nghiệp chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán cho khách hàng:
+ Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;
+ Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
- Nợ TK 521 (5211, 5212): Giá chưa có thuế
- Nợ TK 333: Số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại
- Có TK 131: Tổng giá thanh toán
– Khi chiết khấu thanh toán cho khách hàng do khách hàng thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
- Nợ TK 111, 112: Số đã thu
- Nợ TK 635: Số tiền chiết khấu thanh toán
- Có TK 131: Số nợ gốc
– Khi nhận được tiền do khách hàng trả, nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 131
– Kế toán các khoản phải thu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng trong trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch:
+ Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:
- Nợ TK 337
- Có TK 511
+ Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền phải thu khách hàng theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:
- Nợ TK 131: Giá có thuế
- Có TK 337: Giá không thuế
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
– Trong trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
- Nợ TK 131: Giá có thuế
- Có TK 511: Giá không thuế
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
– Khoản tiền thưởng được từ khách hàng trả phụ thêm khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:
- Nợ TK 131: Giá có thuế
- Có TK 511: Giá không thuế
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
– Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:
- Nợ TK 131: Giá có thuế
- Có TK 511: Giá không thuế
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
– Khi nhận được tiền khách hàng thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 131
– Trong trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng, căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
- Nợ TK 152, 153, 156, 611, 211: Giá không thuế
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 131: Giá có thuế
– Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thu được phải xử lý xóa sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:
- Nợ TK 229 (2293): Số đã lập dự phòng
- Nợ TK 642: Số chưa lập dự phòng
- Có TK 131: Nợ gốc
– Khi phát hành hóa đơn GTGT về khoản hoa hồng hay phí ủy thác được hưởng theo hợp đồng kinh tế:
- Nợ TK 131: Giá có thuế
- Có TK 511 (5113): Giá không thuế
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
– Khi thanh toán cho khách hàng số tiền nhận trước còn thừa:
- Nợ TK 131
- Có TK 111, 112
– Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
+ Nếu lãi tỷ giá ngoại tệ do đánh giá lại:
- Nợ TK 131
- Có TK 413 (4131)
+ Nếu lỗ tỷ giá ngoại tệ do đánh giá lại:
- Nợ TK 413 (4131)
- Có TK 131