Muốn tiến hành giao tiếp ở quy mô nhóm đạt kết quả tốt, chúng ta cần phải chú ý tới một số nhân tố trong quan hệ giao tiếp ở quy mô này.
* Các mục đích trong quan hệ nhóm: Các thành viên trong nhóm luôn có 2 mục đích: mục đích công việc và mục đích duy trì. Mục đích công việc là mục đích hoàn thành bất cứ công việc nào. Mục đích duy trì – muốn cảm thấy hài lòng với chính mình. Mục đích duy trì tồn tại dưới 2 khuynh hướng. Đó là mục đích duy trì của cá nhân – muốn duy trì những giá trị của cá nhân. Và mục đích duy trì nhóm – muốn duy trì những giá trị chung của nhóm. Thế nhưng tầm quan trọng của mỗi mục đích do nhóm hay cá nhân đặt ra, được xác định bởi nhiều yếu tố khác. Một trong những yếu tố quan trọng đó là khả năng của người lãnh đạo hướng dẫn nhóm theo các mục đích công việc, đồng thời xây dựng và phát triển các mục đích duy trì của nhóm.
* Thời gian tồn tại: Nhìn chung, những nhóm có thời gian tồn tại không lâu thường dành hết thời gian vào mục đích công việc. Ngược lại, những nhóm phục vụ cho mục đích lâu dài thường quan tâm nhiều đến việc duy trì nhóm.
* Quy mô nhóm: Nhóm càng nhỏ, càng có nhiều cơ hội để mọi người giao tiếp với nhau, và ngược lại. Khi muốn có nhiều ý kiến đóng góp, thì nhóm càng lớn càng tốt. Nhưng khi chỉ cần các ý kiến về chuyên môn, thì không cần thiết phải quy tụ nhóm lớn. Một điều thú vị là trong một nhóm lớn các thành viên thường phân ra các nhóm nhỏ vì mục đích duy trì, mặc dù cả nhóm lớn vẫn hướng về mục đích công việc. Đã có nhiều công trình nghiên cứu, xong cho đến nay chưa có ai khẳng định rằng số lượng thành viên trong một nhóm là bao nhiêu thì được coi là tối ưu. Trong các trường hợp cần đưa ra các quyết định để giải quyết vấn đề, thì 5 – 7 thành viên tham gia có lẽ được xem là đủ. Khi nhóm lớn hơn, cơ hội để mỗi cá nhân tham gia đóng góp ý kiến sẽ bị hạn chế. Nên chọn số lượng thành viên là số lẻ để tránh trường hợp số ý kiến sẽ ngang nhau khi cần phải biểu quyết.
* Các dạng cấu trúc giao tiếp:
Có 5 dạng cấu trúc giao tiếp có thể có ở quy mô nhóm
- Cấu trúc hình sao: Trưởng nhóm là người có thể giao tiếp với tất cả các thành viên trong nhóm, nhưng mỗi thành viên không thể giao tiếp với người khác, mà chỉ có thể giao tiếp được với nhóm trưởng mà thôi.
- Cấu trúc vòng tròn: Mỗi thành viên có thể giao tiếp được với 2 thành viên khác gần mình nhất.
- Cấu trúc dây chuyền: Trưởng nhóm chỉ có thể giao tiếp với 1 thành viên gần mình.
- Cấu trúc đan chéo: Tất cả các thành viên đều có thể giao tiếp với nhau
- Cấu trúc phân nhóm: Cấu trúc này tượng trưng cho tình huống các thành viên trong nhóm phân chia bè phái ngay trong nội bộ. Rõ ràng, sức mạnh của nhóm sẽ bị suy yếu.
Vậy, kiểu cấu trúc nào cho hiệu quả cao nhất? Và trong điều kiện nào? Về tốc độ giải quyết công việc và khả năng quản lý cấu trúc hình sao có hiệu quả cao nhất. Với công việc ngắn hạn, chẳng hạn thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau thì cấu trúc hình sao cũng cho hiệu quả cao. Nhưng về phương diện tâm lý chỉ người trưởng nhóm là cảm nhận được nhiều nhất sự hài lòng mỗi khi công việc chung được hoàn thành. Đồng thời loại cấu trúc này cũng không quan tâm nhiều đến mục đích duy trì nhóm.
Loại cấu trúc đan chéo quy tụ được nhiều ý kiến đóng góp nhất. Tuy nhiên, nhóm phải dành nhiều thời gian để quyết định xem ai là trưởng nhóm; nhóm sẽ hoạt động ra sao; mục đích của nhóm là gì. Loại cấu trúc đan chéo cho phép các thành viên tham gia có nhiều mối quan hệ nhất. Các thành viên có thể hiểu được những nhu cầu và nhận thức của người khác. Trong trường hợp xử lý các công việc phức tạp, lâu dài loại cấu trúc đan chéo này cho hiệu quả cao nhất.
* Người quản lý đóng vai trò một người mẫu mực trong quan hệ giao tiếp: Để tạo ra một môi trường giao tiếp hữu hiệu trong nhóm, tổ chức người quản lý giỏi cần phải cho cấp dưới thấy mình là một người mẫu mực trong các mối quan hệ cá nhân. Nhiều thông tin, cách thực hiện công việc… được truyền tới các cá nhân trong nội bộ thông qua các phản ứng, cách cư xử của cấp trên đối với nhân viên.
Vai trò là một người mẫu mực có thể được củng cố qua cac biện pháp sau:
+ Tránh đơn phương thay đổi các quyết định.
+ Kêu gọi mọi người tham gia giải quyết các vấn đề.
+ Phải có khả năng tiếp thu ý kiến trong các cuộc trao đổi thông tin.
Việc tránh đưa ra các thay đổi một cách đơn phương rất quan trọng. Rõ ràng, một sự thay đổi trong hệ thống đói ngoại sẽ ảnh hưởng đến các nguyên tắc thái độ của cá nhân, đến công việc chung. Con người có khuynh hướng chống đối lại hoặc có phản ứng tự vệ khi họ bị đe dọa. Nếu người lãnh đạo quan tâm đến các vấn đề của giao tiếp, thì người đó sẽ cố gắng kêu gọi các phía có liên quan và có ảnh hưởng đến quyết định, cùng tham gia vào việc đưa ra những thay đổi. Kỹ năng điều khiển các mối quan hệ trong giao tiếp của người lãnh đạo sẽ khuyến khích, hướng dẫn mọi người tham gia vào quá trình ra quyết định. Khả năng tiếp thu ý kiến trong các cuộc trao đổi thông tin của nhà quản lý sẽ khích lệ nhân viên tích cực đóng góp ý kiến vào quá trình này.
Tóm lại, quan hệ giao tiếp trong một tổ chức chính thức thực sự là một sự mở rộng của quan hệ giao tiếp cá nhân và giao tiếp nhóm, bởi vì tổ chức cũng được xây dựng từ những nhóm có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. Nhà quản lý cần phải chú ý tới hệ thống cấp độ giao tiếp, các luồng giao tiếp từ trên xuống, từ dưới lên và theo hàng ngang, các trạng thái bản ngã trong giao tiếp. Để giải quyết các vấn đề trong giao tiếp, người quản lý cần phải tạo ra một bàu không khí ủng hộ bằng cách hiểu được bản chất của tổ chức, sử dụng các phương tiện giao tiếp một cách hữu hiệu và đóng vai trò là người mẫu mực trong quá trình giao tiếp. Người quản lý cần phải hiểu rằng một tổ chức có hiệu quả được xây dựng dựa trên cơ sở những kiến thức về hành vi của con người, những kiến thức nghệ thuật giao tiếp giữa các cá nhân với nhau và cả những kiến thức về nhóm.
