Phép lịch sự khi giao tiếp qua điện thoại
Phép lịch sự trong việc dùng điện thoại để nói thể hiện ở mấy điểm sau
- Phải tự giới thiệu mình là ai và xin phép được nói chuyện với ai ở đầu dây bên kia. Nếu người ở đầu dây bên kia không phải là người mình cần nói chuyện thì phải xin người ta làm ơn báo cho người mình cần gặp để người đó đến đầu dây nói chuyện với mình.
- Phải có sự chào hỏi vài câu mới nêu công việc, nêu vấn đề trao đổi ý kiến (trừ trường hợp báo một một cái tin dữ, gấp thì có thể nói ngay, khỏi phải chào hỏi mất thì giờ quý báu)
- Nói điện thoại ở cơ quan thì chỉ nói to vừa phải, để khỏi gây trở ngại cho những người ngồi gần. Nếu là công việc thì cứ sử dụng máy trong thời gian cần thiết, nhưng nếu trong việc riêng tư của mình thì nên nói ngắn gọn, nhanh chóng rồi trả máy cho cơ quan, đừng để cho cơ quan phải chờ vì sự riêng tư của mình.
- Nói xong, có chào hoặc chúc sức khỏe, không dập máy để cắt đứt câu chuyện một cách đột ngột trong khi người đầu dây bên kia đang nói hoặc còn muốn nói. Nếu muốn ngừng thì nên khéo léo cáo lỗi vì một lý do nào đó.
- Không nên gọi điện thoại đến nhà riêng vào những giờ bất tiện: giữa đêm khuya, sáng sớm chưa ngủ dậy, các giờ ăn trưa, ăn tối. Nếu quá cần thì cứ gọi nhưng có xin lỗi.
Phép lịch sự khi viết thư
Viết thư cho nhau là việc cần thiết khi cần thông tin trao đổi ý kiến, trao đổi tình cảm hoặc bàn bạc công việc mà không đến với nhau được và không tiện nói qua điện thoại. Mặc dù qua thư từ, chúng ta chỉ nói được với nhau bằng lời (qua chữ viết) mà không diễn tả được thêm bằng cử chỉ, điệu bộ… nhưng việc viết thư lại có thế mạnh riêng so với việc nói chuyện mặt đối mặt, ở chỗ mình có thể tìm được những từ ngữ đúng hơn hay hơn để viết lên giấy; nội dung vấn đề được trình bày có hệ thống, có thứ tự trước sau hợp lý, lưu loát, gọn gàng và diễn cảm hơn văn nói.
Phép lịch sự trong việc viết và gửi thư cho người khác đòi hỏi chúng ta phải lưu ý việc dung giấy kiểu gì để viết, phải viết với những lời lẽ như thế nào cho phù hợp với đối tượng, chữ viết phải đẹp, rõ ràng, phong bì phải như thế nào cho đẹp, thể hiện sự tôn trọng của ta đối với người nhận thư.
