Phân tích SWOT – Định nghĩa, Ưu điểm và Hạn chế

Phân tích SWOT là gì?

SWOT là từ viết tắt của Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức. Theo định nghĩa, Điểm mạnh (S) và Điểm yếu (W) được coi là những yếu tố bên trong mà bạn có một số biện pháp có thể kiểm soát. Cơ hội (O) và Thách thức (T) được coi là những yếu tố bên ngoài mà bạn không thể kiểm soát.

Phân tích SWOT là công cụ nổi tiếng nhất để kiểm toán và phân tích vị trí chiến lược tổng thể của doanh nghiệp và môi trường của nó. Mục đích chính của nó là xác định chiến lược sẽ tạo ra một mô hình kinh doanh cụ thể của công ty nhằm điều chỉnh tốt nhất các nguồn lực và năng lực của tổ chức phù hợp với các yêu cầu của môi trường mà công ty đó hoạt động.

Nói cách khác, nó là nền tảng để đánh giá tiềm năng và hạn chế bên trong và những cơ hội và thách thức có thể xảy ra từ môi trường bên ngoài. Nó xem tất cả các yếu tố tích cực và tiêu cực bên trong và bên ngoài công ty ảnh hưởng đến sự thành công. Một nghiên cứu nhất quán về môi trường mà công ty hoạt động giúp dự báo / dự đoán các xu hướng thay đổi và cũng giúp đưa chúng vào quá trình ra quyết định của tổ chức.

Ý nghĩa công cụ SWOT

Phân tích SWOT là một cách rất hiệu quả để thể hiện các ưu thế, nhược điểm và khảo sát các cơ hội cũng như thách thức của cá nhân hay tổ chức trong việc thực hiện mục tiêu hay kế hoạch công việc.

Phân tích SWOT thường được áp dụng trong quá trình ra quyết định, xây dựng chiến lược phát triển, xây dựng kế hoạch hành động cho một mục tiêu…

Các yếu tố trong SWOT

Điểm mạnh (Strengths)

– Điểm mạnh là phẩm chất giúp chúng ta hoàn thành sứ mệnh của tổ chức. Đây là cơ sở để có thể tiếp tục tạo ra thành công và tiếp tục / duy trì.

Điểm mạnh có thể là hữu hình hoặc vô hình. Đây là những gì bạn thành thạo hoặc những gì bạn có chuyên môn, những đặc điểm và phẩm chất mà nhân viên của bạn sở hữu (cá nhân và với tư cách là một nhóm) và những đặc điểm khác biệt tạo nên sự nhất quán cho tổ chức của bạn.

Điểm mạnh là những khía cạnh có lợi của tổ chức hoặc khả năng của tổ chức, bao gồm năng lực con người, năng lực quy trình, nguồn tài chính, sản phẩm và dịch vụ, thiện chí của khách hàng và lòng trung thành với thương hiệu. Ví dụ về sức mạnh của tổ chức là nguồn tài chính khổng lồ, dòng sản phẩm rộng, không nợ, nhân viên cam kết, v.v.

Điểm yếu (Weaknesses)

– Điểm yếu là những phẩm chất ngăn cản chúng ta hoàn thành sứ mệnh và phát huy hết tiềm năng của mình. Những yếu kém này ảnh hưởng xấu đến sự thành công và tăng trưởng của tổ chức. Điểm yếu là những yếu tố không đáp ứng được các tiêu chuẩn mà chúng tôi cảm thấy cần phải đáp ứng.

Điểm yếu trong một tổ chức có thể là máy móc mất giá, không đủ cơ sở nghiên cứu và phát triển, phạm vi sản phẩm hẹp, ra quyết định kém, v.v. Điểm yếu có thể kiểm soát được. Chúng phải được giảm thiểu và loại bỏ. Ví dụ – để khắc phục máy móc lỗi thời, có thể mua máy móc mới. Các ví dụ khác về điểm yếu của tổ chức là các khoản nợ lớn, luân chuyển nhân viên cao, quy trình ra quyết định phức tạp, phạm vi sản phẩm hẹp, lãng phí lớn nguyên vật liệu, v.v.

[su_box title=”Môi trường bên trong” style=”default” box_color=”#3be863″ title_color=”#FFFFFF” radius=”3″]

• Khả năng: Thông tin, Kiến thức và Sự hiểu biết; kỹ năng và năng lực
• Các nguồn lực: Cá nhân, nhóm, tổ chức và cơ quan; nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác
• Các cơ chế: Các chính sách, Kế hoạch và Quy trình; Sự hợp tác, Hội nhập và Chia sẻ thông tin

[/su_box]

Cơ hội (Opportunities)

– Cơ hội được thể hiện bởi môi trường mà tổ chức của chúng ta hoạt động. Những điều này nảy sinh khi một tổ chức có thể tận dụng các điều kiện trong môi trường của mình để lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược giúp tổ chức trở nên có lợi hơn. Các tổ chức có thể đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách tận dụng các cơ hội.

Tổ chức nên cẩn thận và nhận ra các cơ hội và nắm bắt chúng bất cứ khi nào chúng xuất hiện. Lựa chọn các mục tiêu sẽ phục vụ khách hàng tốt nhất trong khi đạt được kết quả mong muốn là một nhiệm vụ khó khăn. Cơ hội có thể nảy sinh từ thị trường, cạnh tranh, ngành / chính phủ và công nghệ. Nhu cầu viễn thông ngày càng tăng cùng với việc bãi bỏ quy định là cơ hội lớn cho các công ty mới tham gia vào lĩnh vực viễn thông và cạnh tranh với các công ty hiện có về doanh thu.

Thách thức (Threats)

– Các mối đe dọa nảy sinh khi các điều kiện trong môi trường bên ngoài gây nguy hiểm cho độ tin cậy và lợi nhuận kinh doanh của tổ chức. Chúng kết hợp các điểm yếu khi chúng liên quan đến các điểm yếu. Các mối đe dọa là không thể kiểm soát. Khi một mối đe dọa đến, sự ổn định và tồn tại có thể bị đe dọa. Ví dụ về các mối đe dọa là – tình trạng bất ổn giữa các nhân viên; công nghệ luôn thay đổi; cạnh tranh gia tăng dẫn đến dư thừa công suất, chiến tranh giá cả và giảm lợi nhuận của ngành; v.v..

[su_box title=”Môi trường bên ngoài” style=”default” box_color=”#3be863″ title_color=”#FFFFFF” radius=”3″]

• Các yếu tố khí hậu: Nhiệt độ và mùa, mưa, gió, mặt biển, lòng đại dương, các hiện tượng cực đoan, thiên tai,…
• Các yếu tố phi khí hậu: Văn hóa và Xã hội, Phát triển địa phương, Chính trị, Cơ chế và Quản lý, Chính sách và Luật, Kinh tế thị trường, Khoa học – Kỹ thuật

[/su_box]

Phương pháp phân tích SWOT

1. Giai đoạn phân tích

Liệt kê các câu hỏi nhằm xác định các dữ liệu cần thiết.

Điểm mạnh (Strengths):

• Các thuận lợi đang có của tổ chức?
• Ưu điểm của kế hoạch/mục tiêu đang thực hiện?
• Nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác cần tiếp cận?
• Các nguồn thông tin, dữ liệu nào có sẵn?

Điểm yếu (Weakness):

• Các điểm yếu cần cải tiến
• Nguyên nhân dẫn đến yếu kém
• Những sai xót nào cần tránh
• Nguồn lực, kỹ năng, kiến thức

Cơ hội (Opportunities):

• Thay đổi về nhận thức, văn hoá và lối sống?
• Đâu là các cơ hội tốt hiện có
• Sự thay đổi về chính sách và luật?
• Các cơ hội tiếp cận khoa học-công nghệ?
• Định hướng phát triển của địa phương

Thách thức (Threats):

• Các rào cản đang gặp phải
• Văn hoá, tập tục, lối sống
• Thay đổi Cơ chế quản lý, chính sách, luật
• Kinh tế, thị trường và định hướng phát triển

2. Giai đoạn lập chiến lược

• S/O: Phát huy điểm mạnh để tận dụng thời cơ
• W/O: Không để điểm yếu làm mất đi cơ hội
• S/T: Phát huy điểm mạnh để vượt qua Thách Thức
• W/T: Không để thử thách làm phát triển thêm điểm yếu

Đưa ra chiến lược marketing dựa trên cơ sở điểm mạnh, yếu, cơ hội, thách thức:

• Công ty có nhiều điểm mạnh và có cơ hội tốt trên thị trường: Sử dụng chiến lược lược tấn công, dẫn đầu thị trường.
• Công ty có nhiều điểm mạnh và đang gặp thách thức: Chiến lược Thách thức thị trường
• Công ty có nhiều điểm yếu và đang có cơ hội: chiến lược núp bóng, đi sau thị trường
• Công ty có nhiều điểm yếu và đang gặp thách thức: chiến lược thị trường ngách

Ví dụ:

Xây dựng chiến lược chinh phục bạn gái học chung khoá học ngắn hạn (6 tháng)

1. Phân tích

2. Vạch chiến lược

Ưu điểm của Phân tích SWOT

Phân tích SWOT là công cụ trong việc xây dựng và lựa chọn chiến lược. Nó là một công cụ mạnh, nhưng nó liên quan đến một yếu tố chủ quan lớn. Nó là tốt nhất khi được sử dụng theo hướng dẫn, và không phải theo toa. Các doanh nghiệp thành công xây dựng trên điểm mạnh của họ, sửa chữa điểm yếu của họ và bảo vệ chống lại điểm yếu bên trong và các mối đe dọa bên ngoài. Họ cũng theo dõi môi trường kinh doanh tổng thể của mình và nhận ra và khai thác các cơ hội mới nhanh hơn các đối thủ cạnh tranh.

Phân tích SWOT giúp lập kế hoạch chiến lược theo cách sau-

1. Nó là một nguồn thông tin để hoạch định chiến lược.
2. Xây dựng sức mạnh của tổ chức.
3. Hạn chế điểm yếu của tổ chức.
4. Tối đa hóa phản ứng của nó với các cơ hội.
5. Vượt qua các mối đe dọa của tổ chức.
6. Nó giúp xác định năng lực cốt lõi của công ty.
7. Nó giúp thiết lập các mục tiêu cho kế hoạch chiến lược.
8. Nó giúp biết quá khứ, hiện tại và tương lai để bằng cách sử dụng dữ liệu trong quá khứ và hiện tại, các kế hoạch tương lai có thể được thực hiện.

Phân tích SWOT nằng trong hoạt động xác định môi trường, cung cấp thông tin giúp đồng bộ hóa các nguồn lực và khả năng của công ty với môi trường cạnh tranh mà công ty hoạt động.

Hạn chế của Phân tích SWOT

Phân tích SWOT không tránh khỏi những hạn chế của nó. Nó có thể khiến các tổ chức xem các tình huống rất đơn giản vì trong đó các tổ chức có thể bỏ qua một số liên hệ chiến lược quan trọng có thể xảy ra. Hơn nữa, việc phân loại các khía cạnh như điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức có thể rất chủ quan vì có mức độ không chắc chắn lớn trên thị trường. Phân tích SWOT nhấn mạnh tầm quan trọng của bốn khía cạnh này, nhưng nó không cho biết làm thế nào một tổ chức có thể xác định những khía cạnh này cho chính mình.

Có những hạn chế nhất định của Phân tích SWOT không nằm trong tầm kiểm soát của ban quản lý. Bao gồm các-

1. Tăng giá;
2. Đầu vào / nguyên liệu thô;
3. Luật pháp của chính phủ;
4. Môi trường kinh tế;
5. Tìm kiếm thị trường mới cho sản phẩm chưa có thị trường nước ngoài do hạn chế nhập khẩu; v.v..

Các hạn chế nội bộ có thể bao gồm-

1. Không đủ cơ sở nghiên cứu và phát triển;
2. Sản phẩm bị lỗi do kiểm soát chất lượng kém;
3. Quan hệ lao động kém;
4. Thiếu lao động lành nghề và hiệu quả; v.v..