MRP là gì? Tìm hiểu hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư MRP

Trong phần này chúng ta nghiên cứu một trong những hoạt động quan trọng trong quản trị nguyên vật liệu là hoạch định nhu cầu vật tư (Material Requirement Planning – MRP). Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp trong xây dựng kế hoạch chi tiết về nhu cầu của từng hạng mục nguyên vật liệu nhằm đáp ứng yêu cầu của sản xuất với chi phí thấp nhất. Trong phần này chúng ta sẽ nghiên cứu bản chất, lợi ích và các yêu cầu khi áp dụng MRP, đồng thời cũng chỉ rõ phương pháp xây dựng kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu và cách thức xác định kích cỡ lô hàng để đảm bảo giảm lượng dự trữ nguyên vật liệu và chi phí tồn kho.

1. Thực chất của MRP

MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:

• Doanh nghiệp cần những loại nguyên vật liệu gì (chỉ rõ hạng mục nguyên vật liệu, chi tiết và bộ phận doanh nghiệp cần để đáp ứng yêu cầu sản xuất)?
• Cần bao nhiêu (số lượng chính xác từng loại nguyên vật liệu)?
• Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
• Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
• Khi nào nhận được hàng?

Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài.

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên việc phân tích cấu trúc thiết kế sản phẩm và phân chia nhu cầu thành hai loại là nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc:

– Nhu cầu độc lập là nhu cầu về sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập được xác định thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lượng của công tác dự báo kể cả ngắn hạn, trung hạn và dài hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác của MRP.

– Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu tạo ra từ các nhu cầu độc lập, nó được tính toán từ quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận chi tiết và nguyên vật liệu. Nhu cầu này được xác định thông qua cấu trúc sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo đơn đặt hàng, kế hoạch dự trữ và lịch trình sản xuất.

MRP có cách tiếp cận khác so với những mô hình tồn kho ở phần trước. Các mô hình mà ta đã đề cập đều được xây dựng dựa trên những giả định để đơn giản hoá. Đó là giả định nhu cầu luôn liên tục và ổn định trong một khoảng thời gian dài và giả định nhu cầu của mỗi hạng mục tồn kho là độc lập hoàn toàn với những hạng mục khác. Nhờ vậy mỗi hạng mục tồn kho có thể mô hình hoá, phân tích và đặt hàng độc lập. Những giả định này không còn đúng trong một vài cách bố trí sản xuất với môi trường sản xuất có quy mô lớn, tức là phải sản xuất và lắp ráp nhiều loại sản phẩm phức tạp.

Những sản phẩm phức tạp đòi hỏi nhiều loại chi tiết khác nhau. Nhu cầu của mỗi loại vật tư và chi tiết chế tạo thường không liên tục mà chỉ có từng giai đoạn rời rạc. Như thế không nên để tồn kho những chi tiết chưa cần cho sản xuất. Đặt hàng cho từng giai đoạn có nhu cầu là đặc tính phân biệt của cách tiếp cận MRP. Khác với cách tiếp cận cổ điển như mô hình EOQ là bổ sung số dự trữ tồn kho mỗi khi thấy mức này tụt xuống và giữ cho mức tồn kho luôn cố định. MRP là hệ thống tồn kho số không, tức là cố giữ sao cho không có tồn kho trừ phi cần cho sản xuất hiện hành. Mức tồn kho giảm đi đáng kể, tuy nhiên ta không sợ nó sẽ gây ảnh hưởng đến lịch trình sản xuất vì nhu cầu tồn kho đã được xác định cho từng lúc gắn với tiến độ sản xuất. Sự phối hợp giữa MRP với việc mua vật tư, quản lý tồn kho và tiến độ sản xuất phải rất rõ ràng.

Một hạng mục sản xuất phức tạp như xe hơi chẳng hạn có thể cần tới hàng trăm, hàng ngàn chủng loại vật tư dự trữ cho sản xuất và lắp ráp. Nếu quản lý một cách độc lập từng loại vật tư thì khối lượng công việc dự báo sẽ rất lớn. Tuy nhiên, nhà sản xuất chỉ cần dự báo số lượng sản phẩm cuối cùng (số lượng xe hơi cần sản xuất) từ đó tính toán ngay được nhu cầu của các loại vật tư thành phần. Vì nhu cầu của vật tư phụ thuộc vào nhu cầu sản phẩm sản xuất. Phần mềm máy tính MRP có thể giúp ta tính toán nhanh chóng nhu cầu các loại vật tư thành phần dựa vào số lượng dự trữ sản phẩm cuối cùng và số lượng linh kiện cần có để tạo thành sản phẩm đó.

MRP là cách tiếp cận xuất phát từ quan điểm điều độ sản xuất, ngoài việc xác định số lượng nhu cầu tồn kho của từng bộ phận nó còn cho phép tính ra thời hạn cho những yêu cầu vật tư này. Con số này còn có ý nghĩa quan trọng hơn nhiều số lượng nhu cầu tồn kho. Triết lý của MRP là không để hàng tồn kho nếu chưa cần đến món hàng đó. Khi có nhu cầu người ta sẽ đặt đúng một lượng nhất định và hoạch định sao cho lượng hàng này đến đúng thời gian cần thiết. MRP là tiền đề của phương pháp sản xuất JIT là mô hình quản lý hàng tồn kho được sử dụng trong phương pháp sản xuất đúng thời điểm của người Nhật, được áp dụng trong sản xuất nhờ đó giảm được số lượng bán thành phẩm giữa các nguyên công và mở rộng ra trong toàn bộ các công việc sản xuất kinh doanh.

2. Chức năng của MRP

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) có những mục đích và chức năng sau:

– Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất mà vẫn đảm bảo đầy đủ nhu cầu vật tư tại mọi thời điểm khi cần thông qua việc xác định chính xác số lượng từng hạng mục nguyên vật liệu vào đúng thời điểm cần thiết.

– Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng đối với từng hạng mục nguyên vật liệu. Chỉ phát lệnh sản xuất hoặc đơn đặt hàng đối với từng hạng mục nguyên vật liệu khi có yêu cầu. Đây là phương pháp tiên tiến, đem lại lợi ích rất lớn trong việc giúp xác định thời điểm sản xuất hoặc đặt hàng chính xác có hiệu quả hơn.

– Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng. MRP đảm bảo tính hiện thực đúng hạn của các cam kết của doanh nghiệp trước khách hàng và khả năng cung cấp sản phẩm, dịch vụ đúng tiến độ hơn.

– Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.

– Tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

– Cho phép xác định chính xác thời điểm phân phối sản phẩm. Làm tăng tính linh hoạt của hệ thống sản xuất. Nâng cao khả năng thích ứng của doanh nghiệp đối với sự thay đổi trong đơn đặt hàng của khách hàng nhờ dễ dàng hơn trong phản ứng với việc xây dựng và hoàn thiện lịch trình sản xuất.

3. Các yêu cầu đối với hoạch định nhu cầu vật tư

Để MRP có hiệu quả cần thực hiện những yêu cầu sau:

– Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và lưu trữ thông tin; những lợi tích của MRP phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lưu trữ, thu thập, xử lý và cập nhật thường xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu.

– Chuẩn bị đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng, trình độ về sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.

– Cần xây dựng được kế hoạch tiến độ sản xuất chính xác. Thông tin từ kế hoạch tiến độ là cơ sở cho việc xác định khối lượng từng hạng mục nguyên vật liệu cần thiết sản xuất hoặc đặt hàng ngoài và thời điểm cần thiết phát lệnh sản xuất hoặc đơn đặt hàng. Vì vậy kế hoạch tiến độ chi phối các hoạt động của MRP.

– Xây dựng được hệ thống hóa đơn nguyên vật liệu (BOM). Đây là tài liệu xác định mỗi sản phẩm được sản xuất như thế nào. Chúng được cấu tạo bởi những loại nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận nào. Những thông tin này có từ tài liệu thiết kế sản phẩm, các tài liệu chuẩn về kỹ thuật chế tạo và phân tích luồng công việc.

– Đảm bảo ghi chép cập nhật thường xuyên những thông tin mới trong kế hoạch tiến độ, hệ thống hóa đơn nguyên vật liệu và về tình trạng hàng dự trữ của từng hạng mục nguyên vật liệu như lượng dự trữ sẵn có, mức dự trữ an toàn, lượng hàng tiếp nhận và lượng hàng phát đi, thời gian sản xuất, thời gian kể từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng, quy mô lô hàng.

– Đảm bảo lưu trữ hồ sơ dữ liệu về tình hình nguyên vật liệu của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc truy cập, xem xét đánh giá chung về quản trị hàng dự trữ của doanh nghiệp.

4. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP

Trong điều kiện hiện nay, hầu hết hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu đều được xử lý và tính toán bằng hệ thống máy tính điện tử, cho nên việc phân tích hệ thống nhu cầu vật liệu trở nên dễ dàng. Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu diễn bằng sơ đồ hình sau:

Cấu trúc của hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư MRP

Những thông tin đầu vào cần thiết để lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu bao gồm:

– Kế hoạch tiến độ sản xuất: Cho biết lượng sản phẩm cần sản xuất, thời gian phải hoàn thành, thời điểm phát lệnh sản xuất, mức sản xuất và dự trữ sẵn có, dự trữ kế hoạch trong từng tuần. Đây là những nhu cầu độc lập được lấy trong dự báo về nhu cầu sản phẩm và đơn đặt hàng. Thời gian trong kế hoạch tiến độ thường lấy đơn vị là tuần. Hợp lý nhất là lấy kế hoạch tiến độ sản xuất bằng tổng thời gian để chế tạo, lắp ráp sản phẩm. Rất nhiều công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản xuất trong khoảng 8 tuần.

Ví dụ. Kế hoạch tiến độ sản xuất dưới đây cho thấy kế hoạch đầu ra đối với chi tiết A. Số lượng sản xuất ở tuần thứ 4 là 150 và tuần thứ 8 là 200.

– Hệ thống hóa đơn nguyên vật liệu, cung cấp thông tin về các hạng mục nguyên vật liệu chi tiết, bộ phận hợp thành một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh, cấu trúc thiết kế của sản phẩm với các cấp và mối liên hệ giữa các hạng mục nguyên vật liệu.

– Hồ sơ dự trữ, cho biết tình trạng dự trữ từng hạng mục nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận hiện có. Nó dùng để ghi chép, báo cáo tình trạng của từng hạng mục nguyên vật liệu trong từng thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết tổng nhu cầu, lượng hàng trong đơn hàng sẽ tiếp nhận và số lượng sẽ tiếp nhận theo kế hoạch và những thông tin chi tiết khác như nhà cung ứng, độ dài thời gian cung ứng và quy mô của lô cung ứng. Những sai sót trong hồ sơ dự trữ dẫn đến những sai sót lớn trong hoạch định nhu cầu vật tư.

Những thông tin này được thu thập, phân loại và xử lý bằng chương trình máy tính. Đầu ra hay kết quả của MRP xác định được:

• Các hạng mục nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận cần sản xuất hoặc đặt hàng.
• Tổng nhu cầu và nhu cầu thực của từng hạng mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận.
• Thời điểm cần phát lệnh sản xuất nếu tự sản xuất hoặc đơn đặt hàng nếu đặt mua ngoài.

Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu được thể hiện trong bảng sau:

– Tổng nhu cầu là toàn bộ lượng cần thiết đối với một hạng mục nguyên vật liệu, chi tiết cần có.

– Nhu cầu thực là tổng số lượng nguyên vật, chi tiết cần phải có để có khả năng hoàn thành khối lượng sản phẩm theo đúng kế hoạch tiến độ đã đề ra sau khi đã tính đến dự trữ hiện có trong doanh nghiệp.

– Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời kỳ, sẵn có trong kho của doanh nghiệp và có thể đáp ứng được ngay.

– Lượng tiếp nhận theo tiến độ (lịch trình) là lượng nguyên vật liệu, chi tiết đã đặt mua (từ các lệnh mua hàng hoặc lệnh sản xuất trước đó) và sẽ nhận được vào thời gian dự kiến theo kế hoạch.

– Lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch là số lượng những chi tiết, nguyên vật liệu mong muốn nhận được tại đầu kỳ.

+ Đối với đặt hàng theo lô, lượng nguyên vật liệu này sẽ bằng với nhu cầu thực tế.

+ Đối với đặt hàng theo kích cỡ, lượng nguyên vật liệu này sẽ vượt quá nhu cầu thực tế. Lượng nguyên vật liệu vượt quá nhu cầu thực tế sẽ được cộng vào lượng dự trữ sẵn có của giai đoạn tới.

– Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch là khối lượng dự kiến đặt ra trong từng giai đoạn. Nó chính bằng lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch nhưng có xét tới yếu tố thời gian thực hiện (Thời gian thực hiện là khoảng thời gian dự kiến để hoàn tất một công việc nào đó). Lượng đơn hàng này sẽ được coi là tổng nhu cầu tại cấp thấp hơn trong sơ đồ kết cấu sản phẩm.

– Lệnh phát đơn đặt hàng là quyết định gửi đơn đặt hàng đối với từng hạng mục nguyên vật liệu mua ngoài đến nhà cung ứng.

– Lệnh sản xuất là quyết định khối lượng sản phẩm cần tiến hành sản xuất vào một thời điểm nhất định đối với những hạng mục nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất.