Kỹ năng quản lý thời gian

Anh có yêu cuộc sống không? Vậy đừng lãng phí thời gian, vì đó là vật liệu của cuộc sống. – Benjamin Franklin

Hãy có thời gian cho cả công việc và hưởng thụ; khiến mỗi ngày vừa hữu ích vừa thoải mái, và chứng tỏ rằng bạn hiểu giá trị của thời gian bằng cách sử dụng nó thật tốt. Và rồi tuổi trẻ sẽ tươi vui, tuổi già không có nhiều hối tiếc, và cuộc đời sẽ là một thành công tươi đẹp. – Louisa May Alcott

Thời gian là tài nguyên hiếm hoi. Cho dù bạn là ai, một ngày của bạn cũng chỉ có đúng 24 giờ, một tuần có 7 ngày và một năm có 365 ngày. Vấn đề quan trọng ở đây là bạn sẽ sử dụng thời gian của mình như thế nào? Tâm điểm của hoạt động quản lý thời gian là tập trung vào mục tiêu chứ không phải là sự bận rộn. Trong cuộc sống của bạn có rất nhiều mục tiêu mà bạn muốn đạt được và bạn luôn phải phân chia thời gian để thực hiện chúng. Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn. Bạn cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay trong công việc. Bạn phải suy tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời gian có được.

Quản lý thời gian

Bạn cần xác định và phân tích việc sử dụng thời gian của bạn hiện nay. Chúng tôi đề nghị hãy giảm thiểu những điều ngăn trở thời gian của bạn và đây là vài ý kiến thực tế có thể giúp bạn khắc phục. Sau cùng, đề nghị bạn lập ra một phương án riêng, trong đó bạn sẽ quản lý thời gian của mình một cách đều đặn.

Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. Phần lớn thời gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. Muốn tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục:

• Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
• Giảm căng thẳng (stress)
• Tăng hiệu quả công việc
• Tăng niềm vui trong công việc
• Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
• Tăng “thời gian riêng tư ” cho bạn dùng

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì giờ giải trí.

7 Sai lầm cần tránh trong Quản lý thời gian

Quản lý thời gian hay quản trị thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Để cải thiện kỹ năng này, bạn cần khắc phục 7 sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian. Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện. Khi đó, bạn có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp. Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của mình.

Sai lầm thứ 1: Không đặt mục tiêu cho bản thân

Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART.

Sai lầm thứ 2: Không lên danh sách những việc cần làm

Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn.

Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách khách hàng” “Đánh giá tình hình doanh số”… Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên.

Sai lầm thứ 3: Không dành quyền ưu tiên

Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp.

Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:

• Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
• Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.

Sai lầm thứ 4: Không thể kiểm soát những yếu tố gây xao lãng

Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự…

Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ IM chat khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập trung.

Sai lầm thứ 5: Ôm đồm quá nhiều việc

Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi những dự án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:

• Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?
• Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
• Tôi có thời gian để làm việc này không?

Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.

Sai lầm thứ 6: Làm nhiều việc cùng lúc

 Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, bạn Hoa thường vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Hoa nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Kết quả là Hoa không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập trung của Hoa. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.

Sai lầm thứ 7: Không dành vài phút giải lao

Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.

Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ giải lao đem lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.

Hãy thử áp dụng những cách trên, bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt trong công việc, giảm stress, tăng hiệu suất, thăng chức, tăng lương!

Năm chữ A trong quản lý thời gian hiệu quả

1. Awareness: Nhận biết

Nhận biết: để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc. Sau đó sắp xếp ưu tiên

Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. Giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn.

2. Analysis: Phân tích điều cần làm.

Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại và những điều làm mất thời gian. Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định được cần làm gì để tốt hơn.

3. Attack: Ăn cắp thời gian

Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn. Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi bạn chú tâm vào những điều cần yếu.

4. Asignment: Lập trật tự ưu tiên

Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian”, bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở.

Cần làm những việc này một cách đều đặn.

5. Arrangement: Sắp đặt kế hoạch

Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Nhớ đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. Bạn cần phải có kế hoạch thông minh.

Bây giờ chúng ta cùng xem kỹ hơn năm giai đoạn này:

1.   Awareness: Nhận biết

Trước hết cần phải hiểu rõ chính bạn để có thể hoàn thiện việc quản lý thời gian. Một, bạn nghiêm túc xác định mục đích cá nhân và công việc (hay các trọng điểm): sẽ đi đâu và muốn thế nào. Hãy viết các mục tiêu ra để thấy rõ mức độ quan trọng ở đó.

Hiệu quả quản lý thời gian có được từ hai cách kiểm soát: tự kiểm soát và kiểm soát công việc. Tự kiểm soát là do hiểu biết chính mình: ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách nhìn

sự việc theo tổng quan hay chi tiết. Kiểm soát công việc là hiểu rõ công việc tức là tổ chức và vai trò trong tổ chức ấy. Vì là lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích chính của cơ quan. Người ta sẽ đánh giá bạn qua sự hiểu biết này.

Khi đề ra mục đích và trọng tâm, bạn đã thấy đâu là điều quan trọng thật sự. Hãy nghĩ về con người bạn muốn tạo nên. Bạn hướng sự nghiệp về đâu? Cơ quan bạn cần đạt được điều gì?

Để làm rõ mục đích không phải là chuyện dễ dàng. Bạn biết sơ qua những liên quan đến mục tiêu. Nhưng còn phải đưa ý tưởng mình ra ánh sáng. Hãy làm như sau:

– Quan trong / Ưu tiên:

Hãy tách riêng mục tiêu của gia đình với mục đích cá nhân và công việc (sự nghiệp / kinh doanh). Nhớ phải giữ thế cân bằng. Nếu bạn quyết định lấy bằng đại học, cùng lúc muốn dạy con bạn bơi lội và chơi lướt ván buồm tất cả các thứ một lúc thì xin bạn hãy suy xét lại. Mọi mục tiêu đều quan trọng nhưng phải xác định cái nào quan trọng hơn trong thời điểm hiên tại.

Mức độ quan trọng tạm thời có thể hoán chuyển khi một vài trọng điểm đã hoàn tất / các ưu tiên có thay đổi.

Ma trận quản lý thời gian – nâng cao hiệu suất công việc

–  Kinh nghiệm quá khứ:

Hãy nhớ lại những chuyện đã làm hoặc xảy ra mà bạn cảm thấy “hài lòng”: lúc nào bạn đã thành công. Có lẽ bạn mừng cho sự thăng chức trong vị trí hiện nay.

Về cá nhân, khi mua nhà mới hoặc đi nghỉ hè với bạn thân đều đem lại niềm sung sướng. Nếu cảm nhận sự hài lòng ở đâu thì điều quan trọng cũng ở ngay đó vậy.

– Thực tế: (khi xác định mục tiêu)

Mục đích phải thực tế. Nếu chỉ cao 1,45 m mà ước mong là ngôi sao trong đội bóng rổ chuyên nghiệp thì bạn viễn vông lắm đấy.

– Rõ ràng:

Mục đích cần rõ ràng, hợp lý và có hạn định. Hãy nghĩ làm thế nào đạt mục đích và lên kế hoạch thực hiện.

– Viết ra giấy: (để hệ thống hóa, tránh sai sót)

Hãy viết ra giấy những ý tưởng của bạn. Đừng lừa dối chính mình khi cho là có thể nhớ trong đầu các mục đích đa dạng của bạn.

Chúng ta đang nói đến những mục tiêu dài lâu cả đời người.

Hơn nữa, khi ghi chép các mục đích, bạn sẽ chú tâm đến những điều mình tin tưởng. Khi viết ra giấy, các mục tiêu thường khác đi so với khi chúng còn nằm trong trí não.

Bảng sau đây sẽ cho bạn biết về các điều trên. Bạn sẽ học cách thiết lập, sắp xếp ưu tiên, làm việc tích cực, hướng về mục đích đề ra.

Còn những điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn: tư cách, thói quen và giao tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên thì có ảnh hưởng đến thời gian của bạn là: bạn có thể đã nói đi nói lại mười lần cùng một thứ cho mười người khác nhau. Thực ra chỉ cần một lời nhắn ngắn gọn là đủ.

Khó làm thay đổi thói quen nhưng làm vẫn được. Còn có trách nhiệm công việc liên quan đến thời gian của bạn. Những trách nhiệm này không hằn là điều bạn phải tin là quan trọng. Có khi là những yêu cầu đòi hỏi trong công việc mà chúng ta không thích lắm nhưng phải chịu đựng. Đó là những điều không quan trọng lắm nhưng lại không thể tránh được. Bạn hãy giữ cho quân bình giữa điều quan trọng trong công việc và những bổn phận áp đặt lên bạn. Hãy làm rõ trách nhiệm của bạn.

Chúng ta đang nói đến những mục tiêu dài lâu cả đời người.

Hơn nữa, khi ghi chép các mục đích, bạn sẽ chú tâm đến những điều mình tin tưởng. Khi viết ra giấy, các mục tiêu thường khác đi so với khi chúng còn nằm trong trí não.

Bảng sau đây sẽ cho bạn biết về các điều trên. Bạn sẽ học cách thiết lập, sắp xếp ưu tiên, làm việc tích cực, hướng về mục đích đề ra.

Còn những điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn: tư cách, thói quen và giao tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên thì có ảnh hưởng đến thời gian của bạn là: bạn có thể đã nói đi nói lại mười lần cùng một thứ cho mười người khác nhau. Thực ra chỉ cần một lời nhắn ngắn gọn là đủ.

Khó làm thay đổi thói quen nhưng làm vẫn được. Còn có trách nhiệm công việc liên quan đến thời gian của bạn. Những trách nhiệm này không hằn là điều bạn phải tin là quan trọng. Có khi là những yêu cầu đòi hỏi trong công việc mà chúng ta không thích lắm nhưng phải chịu đựng. Đó là những điều không quan trọng lắm nhưng lại không thể tránh được. Bạn hãy giữ cho quân bình giữa điều quan trọng trong công việc và những bổn phận áp đặt lên bạn. Hãy làm rõ trách nhiệm của bạn.

TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN:

• Chịu trách nhiệm về những ai?
• Mức độ trách nhiệm đối với họ?
• Tôi có nắm nguồn lực và kinh phí riêng?
• Tôi làm việc trong môi trường chính yếu nào?
• Tôi chịu trách nhiệm hành chính nào?
• Tôi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngoài?
• Tôi có phải phát huy sáng kiến?
• Tôi được quyền hạn gì?
• Nhân viên của tôi trách nhiệm ra sao?
• Đồng nghiệp của tôi có trách nhiệm nào?
• Nhiệm vụ của cơ quan tôi là gì?
• Trong công việc, có nguyện vọng gì tôi chưa đưa ra?

Có thể liệt kê thêm nữa nhưng khi trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn định hình được trách nhiệm của mình.

2.   Analyse: Phân tích

Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian. Để kiểm soát được thời gian của mình, bạn phải biết dùng nó thế nào?

Có vẻ như đơn giản, nhưng phần lớn các lãnh đạo lại không thể nói cho bạn biết chi tiết họ đã dùng thời gian trong ngày hay trong tuần như thế nào.

Bạn cần sử dụng thời gian của mình. Cần phân tích rõ cách sử dụng sau khi biết rõ mình phải làm gì. Hãy mổ xẻ thì giờ trong ngày và xem xét, tự hỏi: Tôi dành thời gian bao lâu để họp hành? Tôi đã làm công việc của người khác mất bao lâu? Hãy biết rõ thực sự bạn đang làm điều gì?

Nhật ký / Tự đánh giá:

Phương pháp này, để bạn tự đánh giá theo mẫu “Ngày của Dũng” như ở đây / có mẫu khác rõ ràng hơn. Hãy sắp xếp công đoạn làm việc theo từng 5, 10, 15 / 30 phút.

Khoảng thời gian dự tính tùy theo bạn sắp đặt. Cần nhất là bạn phải biết mình đang thực sự làm điều gì lúc này. Đề nghị bạn theo dõi thời gian biểu trong vài ngày liền ít nhất 3 lần trong năm. Bạn hãy tập ghi chép lại công việc của mình. Làm như thế, bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và đặt điều quan trọng nhất bạn muốn làm để hướng gần đến mục tiêu.

Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích. Để có ích lợi hơn, chúng ta hãy thực hiện một khoảng thời gian biểu trọn ngày. Bạn càng chi tiết càng tốt và liệt kê công việc và thời gian thực hiện.

Ví dụ:

“Ngày của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau:

Ngày của Dũng

 Bài tập:

Bạn là đồng nghiệp và là một người bạn thân của ông Dũng. Ông Dũng rất không hài lòng với một ngày làm việc như vậy. Không may là những ngày làm việc lộn xộn như vậy lại xảy ra rất thường xuyên. Ông ta yêu cầu bạn cho một vài lời khuyên nhằm cải thiện việc sắp xếp thời gian của ông ta. Bước đầu bạn nên phân tích việc ông Dũng đã sử dụng thời gian của mình như thế nào và tại sao lại như vậy. Sau đó, bạn hãy đề nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt hơn. Bạn có thể đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng để giúp ông ta.

Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau:

• Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất?
• Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian nhất?
• Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian?
• Công việc nào cần thời gian nhiều hơn?
• Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất?

Ngày của Dũng

(Sau khi phân tích)

Chuyên môn (C): Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên, xem xét báo cáo Dũng sắp xếp công việc của mình như sau:

Cấp bách (không dự báo trước được) (CB): Việc cần làm ngay như bất đồng cá nhân, quyết định cấp bách.

Thường xuyên (T): Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên.

Cá nhân (CN): Việc riêng như gia đình, giải lao.

Trong mỗi phần, Dung ghi rõ C, CB, T, CN. Sau đó cộng hết thảy động tác của từng loại.

Nhìn chung sẽ thấy Dũng mất nhiều thời gian cho những việc không quan trọng. Việc hành chánh và cá nhân chiếm quá nhiều thời gian trong một ngày làm việc. Nếu bạn cũng thế thì hãy biết còn nhiều người cũng vậy lắm. Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường bị lôi cuốn vào những chuyện lung tung, nhất thời và giai đoạn hoặc mất liên tục trong công việc.

Nói thực, bạn sẽ khó tìm được cách giải quyết thỏa đáng cho những điều quan trọng. Có khi bạn bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải trả lời điện thoại, khách không hẹn trước hoặc giải quyết bất đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho “sự bận rộn” là đồng nghĩa với hiệu suất và cho như vậy là làm việc siêng năng. Không phải thế đâu! Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, ấy là vì họ đã có thể không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.

Nếu bạn giống như họ, bạn sẽ mất nhiều thời gian lệ thuộc vào tác động của người khác thay vì đã có thể lên chương trình làm việc chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng hơn. Bạn đang mất nhiều thời gian cho những điều ít hiệu quả.

3.   Assign: Lập trật tự ưu tiên

Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại như sau:

• Kiểm soát được / Chủ động
• Quan trọng
• Khẩn trương
• Giao cho ai khác

– Kiểm soát được / chủ động:

Hãy tự hỏi mình có thể tự kiểm soát được bao nhiêu công việc? Cần bổ sung gì cho công việc. Nếu bạn chú tâm vào những việc không liên quan trực tiếp hoặc của người khác đang làm tốt hơn thì bạn đã mất thời gian.

Công việc nào tự bạn làm lấy? Việc nào do người khác đề nghị? Hãy xem lại khung thời gian biểu của mình và chọn ra. Tính điểm khả năng chủ động của bạn theo cách sau:

(điểm 0 đến 6)

0: Không kiểm soát được trong công việc

3: Bạn có kiểm soát một phần trong công việc

6: Kiểm soát hoàn toàn trong công việc

Từ đó suy ra bạn ở mức độ kiểm soát thế nào trong khung thời gian của mình. Cũng tính như vậy cho “chủ động”

0: Bạn bị động hoàn toàn trong công việc

3: Bạn có linh động trong công việc

6: Chủ động hoàn toàn trong công việc

Từ đó suy ra khả năng chủ động của bạn

– Sự quan trọng:

Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” và “Không”. Nghĩa là phải nghỉ đến hậu quả của các quyết định và hành động. Sẽ phí thời gian nếu bị kẹt vào những điều không quan trọng so với mục tiêu đề ra và trách nhiệm chính.

Theo Pareto’s Law, còn gọi là “Luật 80/20” thì người lãnh đạo chỉ dành được 20% thời gian cho kết quả tốt. Còn lại 80% là chuyện “bỏ đi”.

– Sự khẩn trương:

Công việc có khẩn trương và cần làm ngay không?

Cần điều kiện thời gian đủ để hoàn tất công việc ngay. Liệu có thể để lúc khác được không?

Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”.

Việc “khẩn” nhiều thì không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng”. Việc quan trọng gắn liền với kết quả phải có. Việc “khẩn” thường do người khác tác động. Bạn hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn”. Cũng phải biết xếp thứ tự công việc. Đó là sự ưu tiên.

Nhớ chú ý tới hai ảnh quan trọng và khẩn trương được trình bày trong sơ đồ sau đây:

• Khi thật quan trọng và thật khẩn, hãy làm ngay đi. Không thể do dự vì đúng là công việc quá quan trọng.
• Khi thật quan trọng nhưng chưa thật khẩn trương thì bạn vẫn còn thời gian sắp xếp và giao phó cho ai một phần để bắt đầu công việc. Dù sao cũng đừng để lâu quá. Bởi vì đó là việc quan trọng liên quan đến kết quả.

Ví dụ:

Khi phải báo cáo trong hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải làm nghiêm túc vì có ảnh hưởng đến vị trí công tác và phòng ban trong cơ quan.

• Nếu thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, bạn có hai giải pháp:
• Làm ngay nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm.
• Chuyển giao cho ai khác

Ví dụ:

Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép trong một giờ tới. Hãy làm cho xong vì đó chỉ là hành chánh.

– Nếu chẳng khẩn cũng chẳng quan trọng lắm, bạn hãy tự hỏi có nên làm không?

Loại việc này có thể bỏ qua, quên đi hoặc giao cho ai khác.

Ví dụ:

Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ thì hợp cho bìa bản báo cáo.

4.   Attack: Kẻ cắp thời gian

Có nhiều thứ làm tiêu hao thời gian. Cần phải biết rõ chúng để loại trừ. Có hai loại bạn phải thanh toán. Một là kẻ cắp bên ngoài: điện thoại nói chuyện lê thê, khách dai dẳng, hội họp thiếu tổ chức, bất hòa cá nhân và chuyện phiếm. Hai là kẻ cắp bên trong: chẳng biết nói ”không”, do dự, dời lại công việc, lỗi lầm, không kế hoạch, không biết giao việc.

Bạn chắc đã gặp các thứ này rồi.

Kẻ cắp thời gian tiêu biểu:

1. Không biết nói “không”
2. Nói chuyện điện thoại lâu quá
3. Khách thăm thình nịnh
4. Nơi làm việc kém tổ chức
5. Dời việc lại sau
6. Cầu toàn
7. Giấy tờ nhiều quá
8. Giao tiếp kém
9. Không biết giao việc (không chịu ủy quyền cho người khác)
10. Không biết tổ chức buổi họp

Xem thêm: 8 Kẻ cắp thời gian cần sớm loại bỏ

5.   Arrange: Lập kế hoạch

Không thu xếp thời gian thì mọi thứ kể trên đều vô ích. Cần phải biết mình muốn gì và thời điểm thực hiện các công việc. Sau đây là hai mẫu kế hoạch thời gian. Kế hoạch của cả năm và kế hoạch ngày / tuần.

a. Kế hoạch cho cả năm:

Bản kế hoạch phải được gắn trên tường và dễ dàng xếp lại mang đi. Cần ghi chép nhiều thứ trên đó. Hãy dùng các loại màu để đánh dấu. Màu xanh lục để cho ngày phép, điều bạn mong chờ. Màu đỏ để nhắc nhở về các báo cáo quan trọng đến hạn, các báo cáo thường niên, hai năm, quảng cáo. Đánh dấu khung các buổi họp thường lệ và chuyến đi công tác định sẵn.

Bảng biểu này cần được sao lại để treo ở phòng thư ký cho nhân viên đều biết và lịch làm việc của bạn cũng vậy để họ xin hẹn gặp. Như vậy, có hai điều ích lợi. Mọi người biết bạn đang làm gì và lúc nào bạn rảnh hoặc không rảnh để tiếp khách. Nhớ cập nhật thường xuyên. Nếu bất tiện, bạn có thể lập lịch làm việc chung cho mỗi tháng một lần.

b. Kế hoạch ngày / tuần:

Hãy xác định điều cần làm trong tuần và sắp xếp ưu tiên. Trước đó bạn nhớ đem một số chi tiết sang từ bảng kế hoạch năm. Bởi vậy, có thể lịch làm việc trong tuần đã khá đầy đủ rồi.

Kế hoạch tuần / ngày:

Bây giờ hãy liệt kê thêm những việc phải làm trong tuần. Thí dụ:

• Họp với Tuyết
• Xem xét yêu cầu thêm nhân viên
• Kiểm tra khu vực mỗi ngày
• Gặp Lan hỏi về thương lượng dự án quốc tế
• Kiểm tra máy móc thiết bị lần 2
• Gặp Doanh bàn chuyện ánh sáng văn phòng
• Đề ra kế hoạch cung cấp năm tới
• Kiểm tra hoá đơn cho việc thanh tra hàng năm
• Mời Hương dự tiệc chia tay
• Trả lời thư Dũng và Vân
• Chuẩn bị họp với Giám đốc
• Mời trưởng phòng đi họp ngày 12
• Xem xét bồi dưỡng đào tạo nhân viên
• Sinh nhật Thanh 16.00 – Thứ năm.

Lịch đã có, bây giờ sắp xếp ưu tiên các công việc và nhiệm vụ. Xem xét từng việc một để sắp xếp ưu tiên. Lập trật tự ưu tiên. Công việc quan trọng, khẩn trương thế nào? Có thể đánh số thứ tự hoặc phân loại 3 nhóm: thật quan trọng, quan trọng, không quan trọng. (thật khẩn trương, khẩn trương, không khẩn trương).

Bây giờ hãy ghi công việc vào bảng kế hoạch Ngày / Tuần. Nhớ tính thời gian rộng rãi để không bị hụt hẩng. Nếu bạn tính 20 phút thì hãy cho 30 phút để khi làm xong sớm hơn, bạn coi như được thưởng.

Đừng ghi chép lung tung. Bạn đang sắp xếp ưu tiên cho công việc chứ không chỉ ghi ra việc cần làm. Hãy, suy nghĩ kỹ. Những việc quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều nhất phải ghi vào thời gian “riêng tư”. Ghi thư từ và điện thoại vào chỗ thích hợp như khoảng thời gian linh động được giữa hai phần công việc. Nếu quan trọng thì đặt vào thời gian đặc biệt.

Cũng vậy, hãy ghi các cuộc hẹn và việc bình thường khác vào chỗ thích hợp dưới bảng biểu. Sau đó đặt thời hạn tùy theo mức độ quan trọng và khẩn trương. Cuộc hẹn với nhân viên có thể xếp vào khoảng thời gian thích hợp dành cho cuộc gặp đồng nghiệp. Hãy thông báo các khoảng thời gian này và từ chối gặp gỡ vào các khoảng thời gian khác Nếu nhân viên không cần thì có thể dùng các khoảng thời gian này dể làm những việc bình thường như sắp xếp hồ sơ không lo gián đoạn coi như được lợi.

Có thể dùng bảng này để sắp xếp đời sống riêng tư hàng ngày. Công việc không phải là tất cả. Phải có sự công bằng

giữa công việc và đời sống riêng tư, gia đình, sức khỏe.

Cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất bất thường nhưng không cần quá nhiều. Những khó khăn có thể xảy ra và bạn có thể tạm gác qua mọi sự để giải quyết Đây cũng là một phần trọng công việc. Bạn cần phải linh động. Hãy cố gắng theo sát mục tiêu đề ra, nhưng chớ lo lắng, bối rối hoặc quá căng thẳng nếu có điều bất thường ngăn trở kế hoạch của bạn. Nhờ đã chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, bạn đã giảm đi nhiều căng thẳng. Hãy dành 5 phút mỗi ngày để điều chỉnh những kế hoạch trong ngày. Luôn tự nhắc nhở về những ưu tiên và mục tiêu đề ra.

Nhớ lên kế hoạch và soạn thảo thời gian biểu, (gắn liền với mục tiêu và trách nhiệm của bạn), bạn đã khẳng định mức độ quan trọng của thời gian đối với bạn.

Luôn luôn nhắm mục tiêu đề ra, những điều cần thiết nhất trong suốt quá trình lập kế hoạch.

Nhờ đó, bạn có động lực để sử dụng thời gian hiệu quả. Khi lên kế hoạch thời gian, bạn sẽ có thể phân tích, nghiên cứu bảng kế hoạch Năm và Tuần / Ngày một cách đều đặn. Nhờ vậy, mới thắng hơn những “Kẻ cắp thời gian”. Cuối ngày, hãy vào những việc thêm vào đột xuất. Giữ bảng kế hoạch từng tháng hoặc 6 tuần và nghiên cứu nội dung như một thời gian biểu. Nếu bạn thấy lãng phí nhiều thời gian cho điện thoại thì bạn phải giải quyết ngay một cách nghiêm chỉnh.

Tóm tắt

Bạn đã trải qua nhiều trắc nghiệm và bài tập để đánh giá và cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình. Chúng tôi xin tóm tắt lại những nội dung quản lý thời gian cơ bản qua 10 bí quyết quản lý thời gian sau:

1. Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm phần còn lại.
2. Kiên trì và nhẫn nại → tiến hành công việc từ đầu đến cuối.
3. Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả → chỉ đọc và giải quyết 1 lần.
4. Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa.
5. Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng.
6. Gom những vặt vãnh cho những kỳ họp 3 giờ trong tháng. → giành 1 khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công việc.
7. Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng.
8. Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích → đừng sợ.
9. Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận.
10. Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất?

Nguồn: ufm.edu.vn