Kế toán dự phòng phải thu khó đòi

Kế toán dự phòng phải thu khó đòi (đối tượng lập dự phòng, phương pháp tính dự phòng, nguyên tắc và phương pháp kế toán);

1. Đối tượng lập dự phòng:

Các khoản phải thu thuộc đối tượng lập dự phòng phải thu khó đòi bao gồm:

– Các khoản nợ phải thu đã quá hạn cam kết thanh toán, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu hồi được. Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.

– Các khoản nợ phải thu chưa quá hạn cam kết thanh toán nhưng con nợ đang ở trong tình trạng bị giam giữ, xét hỏi, bỏ trốn, mất tích, lâm vào tình trạng phá sản, đang làm thủ tục giải thể.

Điều kiện trích lập dự phòng:

Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải thỏa mãn 2 điều kiện:

• Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ…
• Mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi được thực hiện theo quy định hiện hành.

Phương pháp xác định dự phòng:

Việc xác định dự phòng nợ phải thu khó đòi tùy vào đối tượng lập dự phòng.

• Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn cam kết thanh toán: Số trích lập dự phòng tùy thuộc vào thời gian quá hạn và dư nợ phải thu. Nếu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm thì trích lập 30% số nợ phải thu. Nếu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm thì trích lập 50% số nợ phải thu. Nếu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm thì trích lập 70% số nợ phải thu. Nếu quá hạn từ 3 năm trở lên thì trích lập 100% số nợ phải thu.
• Đối với các khoản nợ phải thu chưa quá hạn cam kết thanh toán nhưng cần lập dự phòng, trên cơ sở thông tin về con nợ, doanh nghiệp xác định tỷ lệ khó đòi dự kiến để tính dự phòng nợ phải thu khó.

2. Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi số hiện có và tình hình trích lập, sử dụng, hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng Tài khoản 2293 “Dự phòng nợ phải thu khó đòi” với kết cấu như sau:

Bên Nợ: Bù đắp tổn thất từ nợ phải thu khó đòi bằng dự phòng đã lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Bên Có: Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Dư Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện có.

3. Nguyên tắc kế toán:

Kế toán dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ các nguyên tắc:

– Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính.

– Trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dư khoản dự phòng phải thu khó đòi đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp.

– Trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dư khoản dự phòng phải thu khó đòi đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.

– Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định con nợ thực sự không có khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể làm các thủ tục bán nợ cho công ty mua, bán nợ hoặc xóa những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán. Việc xóa các khoản nợ phải thu khó đòi phải thực hiện theo quy định của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp. Số nợ này được theo dõi trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp và trình bày trong Thuyết minh Báo cáo tài chính. Nếu sau khi đã xóa nợ, doanh nghiệp thu được khoản nợ đã xử lý thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào Tài khoản 711 “Thu nhập khác”.

4. Phương pháp kế toán:

– Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

• Nợ TK 642 (6426)
• Có TK 229 (2293)

– Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

• Nợ TK 229 (2293)
• Có TK 642 (6426)

– Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ, ghi:

• Nợ TK 111, 112, 334: Số thu về bồi thường
• Nợ TK 229 (2293): Bù đắp bằng dự phòng đã lập
• Nợ TK 642 (6426): Tổn thất tính vào chi phí quản lý
• Có TK 131, 138, 128, 244, 331: Nợ gốc đã xóa sổ

– Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, khi thu hồi được nợ đã xóa, ghi:

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 711

– Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:

+ Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:

• Nợ TK 111, 112: Giá bán
• Nợ TK 642: Số tổn thất từ việc bán nợ
• Có TK 131, 138, 128, 244, 331: Nợ gốc

+ Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã được lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

• Nợ TK 111, 112: Giá bán
• Nợ TK 229 (2293): Bù đắp bằng số dự phòng đã lập
• Nợ TK 642: Số tổn thất từ việc bán nợ
• Có TK 131, 138, 128, 244, 331: Nợ gốc

– Kế toán xử lý các khoản dự phòng phải thu khó đòi trước khi doanh nghiệp nhà nước chuyển thành công ty cổ phần: Khoản dự phòng phải thu khó đòi sau khi bù đắp tổn thất, nếu được hạch toán tăng vốn Nhà nước, ghi:

• Nợ TK 229 (2293)
• Có TK 411