Công văn là gì? Đặc điểm, nội dung và mẫu công văn

Mục lục ẩn

3. Phương pháp soạn thảo công văn hành chính

4. Nội dung cụ thể của một loại công văn hành chính

1. Khái niệm

Công văn là hình thức văn bản không có tên loại cụ thể, là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với công dân. Công văn có nội dung bao quát khá rộng rãi, bao gồm tất cả các vấn đề hoạt động thường xuyên của các cơ quan, tổ chức.

Căn cứ vào nội dung, công văn được chia thành:

Công văn mời họp;
Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị ;
Công văn trả lời (phúc đáp);
Công văn hướng dẫn;
Công văn giải thích;
Công văn đôn đốc, nhắc nhở;
Công văn chỉ đạo; – Công văn cám ơn.

2. Đặc điểm của công văn hành chính

– Chủ thể ban hành công văn là cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp có pháp thân, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền, được sự ủy quyền của nhà nước để thực thi nhiệm vụ nhằm giải quyết các vấn đề theo trách nhiệm và chức năng được giao;

– Công văn hành chính cũng phải tuân thủ các quy định về thể thức, về nội dung do nhà nước quy định;

– Công văn hành chính phải thể hiện đặc trưng của phong cách hành chính công vụ, nghĩa là phải thể hiện tính khách quan, trang trọng, uy nghiêm nhưng cũng lịch sự, lễ độ. Trong mỗi trường hợp phải vận dụng linh hoạt cho thích hợp với nội dung của từng công văn;

– Công văn cần viết ngắn gọn, rõ ràng. Mỗi công văn thường chỉ nêu một vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.

3. Phương pháp soạn thảo công văn hành chính

Bố cục thông thường của công văn hành chính gồm 3 phần :

– Phần mở đầu nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn. Thông thường, phần mở đầu được trình bày bằng một câu đơn có thành phần phụ là trạng ngữ chỉ mục đích hoặc trạng ngữ chỉ tình thế, ví dụ :

“Xét đề nghị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận 2 (tại Công văn số 1048/UB ngày 10/11/1998; đề nghị của Giám đốc Sở Tài chính – Vật giá (Công văn số 388/TCVG-BVG ngày 10/11/1998) về áp dụng khung giá đền bù, trợ cấp thiệt hại của dự án xây dựng nút giao thông chân cầu Sài Gòn, Quận 2, Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo như sau:”

– Phần nội dung trình bày những vấn đề cần thông báo, truyền tin. Tùy theo vấn đề công văn đề cập đến mà người soạn thảo có thể viết thành một đoạn văn hay một câu dài. Nếu có nhiều vấn đề cần phải trao đổi hoặc trả lời, người soạn thảo có thể trình bày phần nội dung bằng hệ thống đề mục (đánh số Ả rập). Tất cả các chi tiết được trình bày cần rõ ràng mạch lạc, liên quan logic với nhau nhằm thể hiện được mục tiêu của công văn.

– Phần kết thúc: trong nhiều trường hợp, phần kết thúc chỉ mang tính hình thức, nhưng cũng rất cần thiết. Nếu là công văn mời họp, phần kết thúc thông thường là: “Đề nghị…, đến dự buổi họp đầy đủ và đúng giờ để buổi họp thu nhiều kết quả….”. Trong một số công văn khác, phần kết thúc là lời chào trân trọng hoặc nêu yêu cầu đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận được văn bản. Trong phần kết thúc công văn, người soạn thảo cần đặc biêt lưu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng văn bản: gửi cho cơ quan cấp trên, gửi cho cơ quan ngang hàng hoặc gửi cho cấp dưới để lựa chọn văn phong phù hợp.

4. Nội dung cụ thể của một loại công văn hành chính

a. Công văn mời họp

Phần mở đầu: nêu rõ lý do, mục đích của buổi họp hoặc hội nghị;
Phần nội dung nêu nội dung chính của cuộc họp, hội nghị, nêu thành phần tham dự, thời gian, địa điểm;
Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ, đúng thành phần hoặc lời mong đợi sự có mặt của các đại biểu.

b. Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị

Phần mở đầu: nêu rõ lý do, mục đích của việc chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị;
Phần nội dung: nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề xuất, chất vấn, yêu cầu, kiến nghị. Nêu rõ nội dung cụ thể và thời hạn cần được xem xét giải quyết vấn đề;
Phần kết thúc: nêu sự mong mỏi được quan tâm giải quyết và lời cảm ơn.

c. Công văn trả lời (phúc đáp)

Phần mở đầu: ghi rõ trả lời theo công văn, số, ký hiệu, ngày tháng năm, của ai, về vấn đề gì;
Phần nội dung: nêu những câu trả lời trực tiếp từng vấn đề được yêu cầu, nêu phần nào hoặc vấn đề nào chưa trả lời được phải giải thích rõ lý do vì sao;
Phần kết thúc: thể hiện sự quan tâm của người trả lời đối với người hỏi (mang tính xã giao).

d. Công văn đôn đốc, nhắc nhở

Phần mở đầu: nhắc lại một chủ trương, một chính sách, một kế hoạch, một quyết định, một văn bản đã được chỉ đạo để thực hiện;
Phần nội dung: tóm tắt tình hình thực hiện, đề ra biện pháp tiếp tục thực hiện những mặt còn tồn lại, giao trách nhiệm cho cơ quan đơn vị cấp dưới tiếp tục tổ chức thực hiện và nêu thời gian thực hiện;
Phần kết thúc: yêu cầu cơ quan đơn vị cấp dưới khẩn trương triển khai và báo cáo kết quả cho ban chỉ đạo kiểm tra.

đ. Công văn hướng dẫn, giải thích

Phần mở đầu: phân tích sơ bộ nguồn gốc xuất xứ của chủ trương chính sách, quyết định sẽ được hướng dẫn giải thích trong công văn.
Phần nội dung: phân tích ý nghĩa, tác dụng của chủ trương chính sách đó về mặt kinh tế – xã hội, chính trị. Nêu rõ mục đích của chủ trương chính sách và tổ chức thực hiện.
Phần kết thúc: thể hiện sự quan tâm của đơn vị mình đối với việc hướng dẫn và giải thích công văn.