Kỹ năng viết báo cáo
Xem: Báo cáo là gì? Phân loại, yêu cầu
1. Các bước cơ bản để viết một bản báo cáo
Báo cáo không có mẫu trình bày hay bố cục nhất định. Nếu báo cáo được viết theo mẫu quy định của cơ quan, tổ chức cụ thể thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu rồi điền vào mẫu quy định. Nếu báo cáo không có mẫu thì người viết báo cáo cần tiến hành theo các bước sau:
a. Bước 1: Chuẩn bị viết báo cáo;
+ Xác định mục đích của bản báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc do
tính chất của công việc đang thực hiện quyết định;
+ Thực hiện thu thập các dữ liệu cần báo cáo. Các dữ liệu có thể được thu thập từ những nguồn như từ việc khảo sát thực tế trong hoạt động của các phòng bán; từ số liệu qua báo cáo của chính các phòng, ban; từ ý kiến nhận định phản hồi của cán bộ nhân viên cơ quan, của những người có liên quan, của báo chí;
+ Đối chiếu và phân tích các thông tin đã thu nhận được để có được thông tin chính xác đưa vào trong báo cáo;
+ Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo;
+ Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên.
b. Bước 2: Xây dựng đề cương báo cáo
Yêu cầu: Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của việc báo cáo, người viết cần lựa chọn các thông tin về những vấn đề gần nhau để đưa vào phần nội dung. Các thông tin được sử dụng không trích nguyên văn mà cần tóm tắt những ý chính để vấn đề được nêu ra một cách cô đọng nhưng vẫn mang đầy đủ ý nghĩa của nội dung cần nêu.
Đề cương báo cáo (tổng kết, sơ kết) có cấu trúc như sau:
Mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện.
Phần nội dung: (i) Tổng kết, đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch đề ra, kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân đem đến kết quả trên; (ii) Đề ra phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới.
Phần kết thúc: Nêu những mục tiêu, nhiệm vụ, những biện pháp thực hiện, những kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ, hỗ trợ của cấp trên hay các cơ quan chức năng.
c. Bước 3: Viết báo cáo
Trên cơ sở đề cương báo cáo đã được lãnh đạo phê duyệt và dựa vào các thông tin, tư liệu đã sưu tầm được để tiến hành viết báo.
d. Bước 4: Hoàn thiện báo cáo và trình lãnh đạo duyệt
Kết thúc giai đoạn viết báo cáo trên đây văn bản có thể được hoàn thành để trình lãnh đạo duyệt. Đối với những báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết năm hoặc 5 năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý và cấu sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.
2. Các bước trong viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết và báo cáo theo sự việc
2.1. Viết báo cáo sơ kết, tổng kết
a. Bước 1: Ban hành hướng dẫn về chủ trương sơ kết, tổng kết
Đối với các báo cáo sơ kết công tác: không có văn bản hướng dẫn vì các
báo cáo này thường đơn giản hoặc đã được theo mẫu quy định.
Đối với các báo cáo tổng kết, cơ quan báo cáo cần ban hành văn bản hướng dẫn về chủ trương tổng kết công tác hoặc chủ trương tổng kết chuyên đề với các yêu cầu như: nội dung văn bản trình bày cụ thể những vấn đề, những số liệu phải báo cáo; những ưu điểm, khuyết điểm, những nguyên nhân của ưu điểm, khuyết điểm; những bài học kinh nghiệm; các tiêu chuẩn bình bầu danh hiệu thi đua; quy định thời gian hoàn thành báo cáo nộp lên cấp trên.
b. Bước 2: Thu thập thông tin, tư liệu để viết báo cáo
Các tư liệu và thông tin có thể được thu thập để viết báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết bao gồm:
- Các văn bản quy phạm pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức; hoặc các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chuyên đề báo cáo;
- Kế hoạch công tác năm của cơ quan, tổ chức hoặc kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Các báo cáo sơ kết, tổng kết hoặc báo cáo chuyên đề của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi đến;
- Tài liệu, số liệu do người viết báo cáo trực tiếp khảo sát thực tế thu thập được.
c. Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết
Trên cơ sở văn bản hướng dẫn tổng kết của cơ quan, tổ chức cấp trên, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực hiện hoạt động thực tế của cơ quan, tổ chức để xây dựng đề cương báo cáo. Đề cương báo cáo giúp người soạn thảo báo cáo trình bày nội dung chính xác, đầy đủ.
Xây dựng đề cương báo cáo tổng kết theo 3 phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.
d. Bước 4: Viết tên và nội dung báo cáo
– Viết tên báo cáo: Đối với báo cáo sơ kết thì tên báo cáo gồm các mục: tên loại văn bản (báo cáo); nội dung báo cáo (sơ kết công tác); thời gian báo cáo (tháng hoặc quý). Đối với báo cáo tổng kết thì tên báo cáo phải ghi bổ sung thêm phương hướng công tác. Ví dụ: “Báo cáo tổng kết năm học 2012 – 2013 và phương hướng, nhiệm vụ năm học 2013 – 2014”. Nếu là báo cáo tổng kết chuyên đề thì tên của báo cáo gồm ba thành phần: tên loại văn bản (báo cáo); nội dung báo cáo: (tổng kết + tên chuyên đề); thời gian: ( từ năm.. đến năm..).
– Viết nội dung báo cáo: Báo cáo tổng kết năm và báo cáo tổng kết chuyên đề đều phải gồm ba phần: Mở đầu, nội dung và kết luận.
+ Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi. Phần mở đầu phải trình bày được mục đích của báo cáo, giúp người đọc biết nội dung báo cáo sẽ giải quyết những vấn đề gì.
+ Phần nội dung: Tổng kết công tác đã thực hiện và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
Tổng kết công tác: Trình bày các kết quả đã đạt được trong việc thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch được giao. Các kết quả đạt được phải thể hiện bằng số liệu cụ thể. Phân tích những kết quả đạt được trong việc thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, kế hoạch. Mục đích của việc phân tích này là để người đọc, người nghe thấy được việc hoàn thành chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao ở mức độ như thế nào (hoàn thành số lượng lớn kế hoạch, hoàn thành kế hoạch, hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao). Để giải đáp được mục đích này, người viết báo cáo cần lập bảng so sánh để vấn đề được minh bạch, rõ ràng và mang lại sức thuyết phục. Mục đích thứ hai là, việc phân tích kết quả đạt được để mọi người thấy được sự tiến bộ, đi lên hay đi xuống của tổ chức đó. Để gải đáp được mục đích này người viết báo cáo phải lập bảng so sánh về các số liệu thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch năm nay so với một số năm cận kề trước đó.
Bài học kinh nghiệm: Trong nội dung báo cáo không thể thiếu mục bài học kinh nghiệm, là những điều được rút ra từ thực tiễn hoạt động, từ nguyên nhân của những thành công và sai lầm, thiếu sót đã nêu ở phần trên. Bài học kinh nghiệm là cái có ích để lại phục vụ cho công tác của những năm sau, truyền lại cho những người đi sau, phát huy, nhân rộng những bài học có ích, hạn chế những sai lầm, thiếu sót, khuyết điểm mà những người đi trước đã mắc phải.
Báo cáo kết quả về thi đua khen thưởng là một trong những mục quan trọng tiếp theo trong phần nội dung của báo cáo. Nội dung mục này trình bày các tiêu chuẩn và cách xét chọn các đơn vị và cá nhân đạt danh hiệu thi đua như: Lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua cơ sở, Chiến sỹ thi đua cấp ngành, Huân chương lao động, v.v..; Trình bày các mức thưởng, các danh hiệu thiddua và quyết định thi đua của thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Mục này công khai đánh giá kết quả công tác của các đơn vị, tổ chức và cá nhân, nhằm động viên đơn vị, tổ chức và cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được giao
Phương hướng, nhiệm vụ công tác trong năm tới (hoặc những năm tới): Trong báo cáo tổng kết công tác hoặc báo cáo tổng kết chuyên đề thì phần này trình bày khái quát những nội dung chính công tác của năm tới hoặc thời gian tới về các vấn đề: (i) Các chỉ tiêu kế hoạch (được trình bày thành các đề mục căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mình và các chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao); (ii) Trình bày trọng tâm, trọng điểm công tác cần thực hiện trong năm tới; (iii) Các giải pháp chính để thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch nêu trên.
Phần kết luận: Đánh giá, tổng kết chung về kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức. phần kết luận phải nêu được hai vấn đề cơ bản:
– Những kết quả chủ yếu thực hiện nhiệm vụ công tác năm qua và những kiến nghị với cơ quan, tổ chức cấp trên. Nội dung kiến nghị cần nêu những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan, tổ chức cấp trên như:
- Cơ chế, chính sách, chế độ đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
- Hỗ trợ về tài chính, về dự án.
- Hỗ trợ về khoa học – công nghệ, thiết bị máy móc vật tư,..
đ. Bước 5: Đóng góp ý kiến và hoàn thiện báo cáo sơ kết, tổng kết
Trường hợp của các báo cáo sơ kết, có thể không cần lấy hết ý kiến đóng góp của các đơn vị liên quan. Các số liệu chỉ ước tính mà không cần chính xác tuyệt đối. Đối với báo cáo tổng kết thì yêu cầu cao hơn. Báo cáo tổng kết công tác là văn bản quan trọng, đòi hỏi tính chính xác, công khai, minh bạch và dân chủ thì đòi hỏi cần có sự đóng góp ý kiến của những đơn vị, cá nhân có liên quan. Đối tượng đóng góp ý kiến cho báo cáo tổng kết là cán bộ chủ chốt của các đơn vị, cơ quan, tổ chức, những người có trình độ chuyên môn cao tham gia vào những công việc quan trọng của cơ quan, tổ chức.
Về quy trình, đơn vị chủ trì sẽ viết bản thảo báo cáo tổng kết, sau khi hoàn thành bản thảo, đơn vị chủ trì trình lên lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo có công văn yêu cầu góp ý kiến gửi đến các đối tượng đóng góp ý kiến. Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết có trách nhiệm tiếp thu, tập hợp các ý kiến đóng góp của các đơn vị và cá nhân liên quan, bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện báo cáo tổng kết. Việc đóng góp ý kiến thường rất nhiều vấn đề. Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết cần phải căn cứ vào mục đích, nội dung báo cáo để bổ sung những nội dung báo cáo còn thiếu, sửa chữa lại những nội dung số liệu trình bày chưa chính xác, sửa chữa lại những nhận định, đánh giá chủ quan về các thành tích và những hạn chế để hoàn thiện báo cáo tổng kết trình lãnh đạo để công bố tại hội nghị tổng kết.
2.2. Viết bản báo cáo về một sự việc
Trong quá trình hoạt động tại các cơ quan, tổ chức thường xảy ra những sự việc đột xuất, có thể là những sự cố ngoài ý muốn nhưng cũng có thể là những sự đột xuất mang nghĩa tích cực. Trong bất kỳ trường hợp nào làm xuất hiện những sự việc bất thường đều cần có những tác động tương xứng từ phía chủ thể quản lý. Mục đích của việc viết báo cáo về các sự việc, sự kiện là giúp cho cơ quan quản lý các cấp liên quan nắm được bản chất sự việc, sự kiện xảy ra để đề ra các chủ trương, biện pháp giải quyết một cách chính xác, hiệu quả. Đối tượng viết báo cáo sự việc là cơ quan, tổ chức được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực hiện công việc đó. Nếu sự việc xảy ra có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức nào thì cơ quan, tổ chức đó phải viết báo cáo. Những cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền giao quản lý sự việc là nơi tiếp nhận báo cáo. Các bước báo cáo theo sự việc:
a. Bước 1. Thu thập thông tin, tư liệu
– Thông tin, tư liệu liên quan đến sự việc là cơ sở, bằng chứng, là căn cứ để trình bày báo cáo về sự việc đó. Mỗi sự việc đều có các mối liên hệ và các loại thông tin, tư liệu khác nhau. Vì vậy người viết báo cáo sự việc phải phân tích các mối quan hệ của sự việc để sưu tầm, thu thập đầy đủ và chính xác thông tin, tư liệu liên
– Yêu cầu về thông tin, tư liệu:
+ Thông tin, tư liệu đó phải liên quan đến sự việc (thông tin, tư liệu trước lúc xảy ra, trong lúc xảy ra và sau khi xảy ra vụ việc);
+ Thông tin, tư liệu phải chính xác, trung thực: các nguồn thông tin có thể đến từ người dân, người tham gia sự việc, người chứng kiến, máy quay tự động, báo chí,… Do đó, có những thông tin, tư liệu có thể khách quan, phản ánh đúng sự việc nhưng cũng có thể thông tin, tư liệu mang tính thiên vị, bênh vực người nào đó, không khách quan. Điều đó đòi hỏi người viết báo cáo phải có trình độ phân tích, xử lý, chọn lọc thông tin chính xác.
– Các loại thông tin, tư liệu cần thu thập:
+ Tài liệu thành văn (các văn bản liên quan);
+ Lời khai của nhân chứng hoặc người tham gia sự việc, người bị hại;
+ Tài liệu ghi âm, ghi hình (máy móc tự động thực hiện);
+ Các bài báo cáo về sự việc của các tổ chức liên quan;
+ Văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến sự việc.
b. Bước 2: Viết báo cáo sự việc
– Viết tên gọi của báo cáo sự việc:
+ Tên gọi loại văn bản: (Báo cáo về việc..)
+ Tên loại sự việc xảy ra: (đình công, khiếu kiện, cháy nổ,..)
+ Tên địa điểm xảy ra sự việc.
+ Thời gian xảy ra sự việc: phút, giờ, ngày, tháng, năm. (nếu sự việc xảy ra nhanh thì bắt đầu bằng việc dùng phút, giờ; nếu xảy ra dài thì nghi bắt đầu tư ngày, tháng, năm).
– Viết nội dung báo cáo:
+ Mô tả tình tiết, diễn biến sự việc đã xảy ra, chỉ ro những hậu quả về người, về tài sản, về trật tự, trị an;
+ Đánh giá bước đầu về nguyên nhân dẫn đến vụ việc đó ( nếu có thể làm được);
+ Nêu rõ những biện pháp đã thực hiện nhằm giải quyết vụ việc đó và tình hình thực tế sau khi áp dụng các biện pháp để giải quyết vụ việc đó;
+ Dự kiến những tình huống, những phản ứng, vụ việc có khả năng xảy ra tiếp theo và dự kiến những biện pháp có thể ngăn ngừa;
+ Xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên và đề nghị cấp trên hỗ trợ các điều kiện để khắc phục hậu quả hoặc ứng phó với những tình huống có thể tiếp tục xảy ra.
Sau khi hoàn thành bản thảo báo cáo sự việc, người viết báo cáo hoặc đơn vị chủ trì viết báo cáo trình hồ sơ báo cáo sự việc lên lãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, phê duyệt và phát hành chính thức.
3. Các lỗi thường gặp trong viết báo cáo
3.1. Lỗi trình bày bản báo cáo
a. Cách đánh số
Đánh số thứ tự trong một bản báo cáo có vai trò quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một bản báo cáo phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán. Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp (ví dụ: 2.1; 2.1.1.; 2.1.1.1,.. nhưng cũng chính trong báo cáo lại có mục 3.1, a.,..); Hoặc đánh số không theo thứ tự (số La Mã, số nguyên, chữ cái hoa,..). Trong một số trường hợp tại chương đầu viết theo số La Mã, chương sau lại đánh số theo chữ in hoa.
Một số báo cáo tạo ra một mục lớn nhưng sau đó lại chỉ tạo một mục con (ví dụ: Chương II có phần 2.1 nhưng lại không có phần 2.2). Giải pháp cho vấn đề này là nên dùng LaTeX hoặc chức năng Style của MicroSoft Word.
b. Hình ảnh, bảng biểu và công thức trong báo cáo
Hình ảnh, bảng biểu là những bằng chứng số liệu hoặc các hình ảnh minh họa cho những nhận định của báo cáo trở nên rõ ràng, minh bạch và thuyết phục người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu và công thức cũng hay gặp các lỗi như không liên quan đến nội dung, không rõ ràng, không được giải thích,… Trong nhiều báo cáo, các bảng biểu, hình ảnh không đánh số dễ gây ra sự nhầm lẫn. Trong nhiều bản báo cáo kỹ thuật và khoa học đã không đặt tên cho các hình ảnh, bảng biểu và công thức, tạo ra những khó khăn cho việc tham khảo đến các tài liệu khác.
Các báo cáo thường có tham chiếu “xem hình bên dưới” và thừa khoảng nửa trang giấy do hình quá lớn phải sang mặt bên. Giải pháp ở đây là nên đánh số hoặc đặt tên các hình để viện dẫn”xem hình x”. Sau đó có thể đưa hình vẽ, bảng biểu đến bất cứ vị trí nào thích hợp cho việc dàn trang.
Hình ảnh, bảng biểu và công thức khi đưa vào báo cáo nhiều khi không có tác dụng với nội dung vì nó không được giải thích. Nhiều báo cáo để bảng biểu, hình ảnh lấp đầy báo cáo, người đọc không hiểu hình ảnh, bảng biểu đó mô tả cái gì, muốn nói cái gì.
Trong nhiều trường hợp bảng biểu, hình ảnh được chụp từ các báo cáo khác hoặc lấy từ nguồn trên mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, mờ, không thể đọc được hình. trong trường hợp này người viết báo cáo nên vẽ lại.
c. Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng
Có nhiều báo cáo đã viết đoạn quá dài mà không có dấu chấm câu. Trong nhiều báo cáo đã sử dụng tùy tiện hoặc thiếu khoảng trắng trong khi viết. Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là: (i) Đối với các dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm,… không được đặt khoảng trắng ở trước và sau dấu câu mà nên có dấu cách bình thường như đang viết một từ bất kỳ; (ii) Đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng trắng.
d. Lỗi định dạng
Nhiều báo cáo bị lỗi về sử dụng font chữ: Font chữ thường được sử dụng để viết báo cáo là loại Serif và Time New Roman. Khi cần mô tả các đoạn mã nguồn phải sử dụng các loại font Monospace như Couirier New, Lucida Console hoặc Monaco (Trên Mac OS).
3.2. Lỗi ngôn ngữ, văn phong
Các lỗi thường gặp: sai lỗi chính tả, dùng từ không thích hợp trong các báo cáo khoa học kỹ thuật như dùng đại từ ngôi thứ nhất: tôi, ta, chúng tôi…, các từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,… vào báo cáo. Cũng có trường hợp dùng từ lủng củng, ý không rõ ràng, ý trước mâu thuẫn với ý sau. Để khắc phục lối diễn đạt lan man, không rõ ý, người viết báo cáo nên nêu ra câu chủ đề. Các câu tiếp theo sẽ triển khai ý của câu chủ đề.
3.3. Lỗi nội dung
Có nhiều bản báo cáo đã không nêu bật được những công việc đã làm mà viết những vấn đề rất xa, không trọng tâm, rất ít liên quan đến tiêu đề của báo cáo. Do đó, trước khi viết báo cáo cần lập dàn ý chi tiết, sau đó dựa vào dàn ý đó để viết.
4. Các kỹ năng cần rèn luyện
Viết báo cáo là một trong những hoạt động không thể thiếu trong quá các báo cáo đem lại là ở tính thông tin của nó đối với quá trình ra quyết định trình quản lý tại các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan công quyền. Ý nghĩa của của các cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, để có được một bản báo cáo tốt, người viết cần rèn luyện một số kỹ năng sau đây:
- Kỹ năng nghe: Hiểu và đánh giá đúng mục đích, yêu cầu của vấn đề cần báo cáo theo sự chỉ đạo của lãnh đạo
- Kỹ năng thu thập thông tin: Viết, ghi âm, thu thập tài liệu,… để có được nhiều thông tin liên quan đến vụ việc, nhất là các thông tin trái chiều nhau để làm cơ sở cho quá trình phân tích thông
- Kỹ năng phân tích và đánh giá thông tin: Người viết báo cáo nhận định vấn đề, đánh giá các thông tin thông qua việc phân tích mối quan hệ giữa các thông tin, tư liệu được cung cấp, đánh giá những mâu thuẫn giữa các thông tin, tư liệu thu thập được. Trong quá trình thu thập chứng cứ, thông tin, tư liệu có thể đến từ những chủ thể khác nhau nhưng có chung lợi ích hay đối kháng lợi ích. Từ những phân tích đó, người viết báo cáo có thể đưa ra những nhận định khách quan, chính xác.
- Kỹ năng diễn đạt: Rèn luyện, học tập kinh nghiệm của các bản báo cáo đã đã phát hành có nội dung tương tự hoặc gần với nội dung báo cáo định viết. Hành văn trong báo cáo phải mạch lạc. Sử dụng văn phong hành chính thông dụng, không dùng các từ cầu kỳ, khoa trương. Trong khi viết báo cáo, cần rèn luyện tư duy khách quan và tránh dùng các từ mang tính chủ quan, một chiều.
- Kỹ năng trình bày một bản báo cáo tốt: Nghiên cứu, rút kinh nghiệm về các lỗi trình bày thường gặp. Sau khi viết xong báo cáo có thể nhờ người có kinh nghiệm đọc lại và chỉ ra các lỗi. Người viết báo cáo cũng cần đọc lại nhiều lần để biên tập lại nội dung và kiểm tra các lỗi về hình thức trước khi trình lãnh đạo.
5. Xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo
Báo cáo không phải là văn bản có tính pháp lý như văn bản quy phạm
pháp luật, không mang tính cưỡng chế hay bắt buộc thực hiện nhưng báo cáo mang ý nghĩa thông tin quan trọng cho quá trình ra quyết định và tổ chức quản lý của các tổ chức, cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp. Do đó, xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo là điều cần thiết. Việc xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo cần được đặt ra đối với cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nhà nước và tư nhân, các cán bộ, công chức, nhân viên công ty và tổ chức phi chính phủ. Để xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo, các chủ thể cần nhận thức đầy đủ các vấn đề sau:
- Nhìn nhận đúng vị trí, vai trò của báo cáo để tránh coi nhẹ hoạt động viết báo cáo, thực hiện viết báo cáo sơ sài, qua loa, mang tính đối phó hoặc lạm dụng báo cáo để phục vụ lợi ích riêng cơ quan, đơn vị, ngành mình;
- Thu hút nhiều người, nhiều đơn vị tham gia vào quá trình soạn thảo báo cáo để có cách đánh giá khách quan, chính xác về các vấn đề cần báo cáo;
- Tăng cường các khóa học để đào tạo, bồi dưỡng các kỹ năng thu thập, phân tích thông tin, trình bày văn bản cho cán bộ, công chức nhà nước và các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp có nhu cầu;
- Xây dựng bộ giáo trình chuẩn mực để giảng dạy và giúp người nghiên cứu có thể thực hiện tốt kỹ năng viết báo cáo cá nhân hay báo cáo của các tổ chức;
- Để tránh tùy tiện, lạm dụng và đối phó khi viết các báo cáo, Nhà nước cần ban hành các quy định để đảm bảo chất lượng của một bản báo cáo. Các vấn đề cơ bản cần quy định như (i) quy định về quy trình soạn thảo báo cáo và (ii) trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo. Trong quy trình soạn thảo báo cáo cần phân biệt giữa quy trình soạn thảo báo cáo định kỳ với quy trình soạn thảo báo cáo đột xuất. Các quy định về chế độ trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo phải ghi nhận các hình thức chế tài tùy theo mức độ vi phạm đối với tính trung thực của thông tin, tính đầy đủ của thông tin cũng như khi vi phạm về thời hạn báo cáo gây hậu quả bất lợi cho hoạt động quản lý.
(Lytuong.net – Tài liệu tham khảo: https://dtbd.moha.gov.vn/uploads/resources/admin/CDLD/Chuyen%20Vien/ChuyenDe15.pdf)