Các năng lực quản trị (Managerial competencies) – Theo: Giáo trình quản trị học
Chúng ta đã đề cập đến các cấp quản trị và công việc của nhà quản trị, nhưng làm thế nào để thực hiện chúng một cách hiệu quả thì vẫn cần phải xem xét thêm. Những đòi hỏi về kỹ năng để đảm bảo thực hiện tốt công việc quản trị như đã đề cập ở trên là một hướng tiếp cận có tính truyền thống, mặc dù rất phổ biến nhưng vẫn không đáp ứng với những đòi hỏi cũng như những thay đổi của quản trị hiện đại. Vì để thành công, như tất cả các nghề nghiệp khác, bên cạnh kiến thức và kỹ năng thì quản trị viên cũng cần phải có những phẩm chất cá nhân nhất định mà những đòi hỏi từ đặc thù công việc quản trị đặt ra. Một hướng tiếp cận vấn đề mang tính tổng hợp hơn đã được Susan E. Jackson, Don Hellriegel và John W. Slocum đề xuất vào đầu những năm 2000 trong tác phẩm “Management: A Competency Based Approach” là tiếp cận theo năng lực quản trị. Khái niệm về năng lực quản trị đã được trình bày ở phần trước và trong phần này sẽ tập trung trình bày một cách chi tiết hơn những năng lực mà các nhà quản trị cần phải có để thành công trong công việc của mình.
Điều gì làm nên một nhà quản trị giỏi?
Chúng ta đã định nghĩa những năng lực quản trị như là sự tập hợp những kiến thức, kỹ năng, hành vi và thái độ mà một nhà quản trị cần có để thực hiện hiệu quả một dãy rộng những công việc quản trị và trong môi trường khác nhau của tổ chức. Chúng ta cũng đã xác định 6 năng lực quản trị cụ thể với tầm quan trọng riêng biệt: truyền thông, hoạch định và điều hành, làm việc nhóm, hành động chiến lược, nhận thức toàn cầu và tự quản. Những năng lực này có thể chuyển đổi khi quản trị viên chuyển từ tổ chức này đến tổ chức khác.
Bất kể chúng ta phát triển các năng lực này như thế nào, lúc nào hay ở đâu thì cũng nên sử dụng chúng trong công việc tương lai ngay cả khi vẫn chưa hình dung nó là gì hoặc có thể không tồn tại hôm nay. Bằng việc thực hành các hoạt động ngoại khóa, các quản trị viên tương lai có thể phát triển các năng lực như là truyền thông, hợp tác (nhóm) mà những năng lực này thường rất hữu dụng đối với nhiều loại công việc. Tham dự các khóa học thích hợp và tham gia các câu lạc bộ hay các hiệp hội quốc tế có thể giúp mọi người mở rộng kiến thức về các quốc gia khác và hình thành năng lực nhận thức toàn cầu. Quản lý một văn phòng hay chịu trách nhiệm tổ chức một sự kiện cộng đồng, chẳng hạn như ngày dọn vệ sinh ở công viên, có thể giúp phát triển năng lực hoạch định và điều hành. Vì những năng lực quản trị có thể được học hỏi và rèn luyện từ những hoạt động như vậy nên các nhà tuyển dụng lao động nên chú ý nhiều đến những mối quan tâm cũng như các hoạt động của sinh viên thay vì chỉ nhìn vào điểm số trung bình trong bảng điểm của họ.
a. Năng lực truyền thông (Communication Competency)
Năng lực truyền thông là khả năng truyền đạt và trao đổi một cách hiệu quả thông tin làm sao để mình và những người khác có thể hiểu rõ. Vì quản trị bao gồm việc thực hiện công việc thông qua người khác nên năng lực truyền thông là rất thiết yếu đối với việc thực hiện hiệu quả công việc quản trị. Nó bao gồm:
Truyền thông không chính thức
- Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có được các thông tin phản hồi, lắng nghe, và thiết lập những cuộc trò chuyện thân mật.
- Hiểu được tình cảm của người khác.
- Thiết lập các mối quan hệ cá nhân mạnh mẽ với mọi người.
Truyền thông chính thức
- Thông báo các hoạt động và các sự kiện liên quan đến mọi người giúp họ cập nhật các sự kiện, hoạt động.
- Tạo ra khả năng thuyết phục, trình bày gây ấn tượng trước công chúng và kiểm soát vấn đề tốt.
- Viết rõ ràng, súc tích và hiệu quả, sử dụng hiệu quả các nguồn dữ liệu trên máy tính.
Thương lượng
- Thay mặt nhóm để đàm phán một cách hiệu quả về vai trò và nguồn lực.
- Rèn luyện kỹ năng phát triển các mối quan hệ và xử lý tốt các quan hệ với cấp trên.
- Thực hiện các hành động quyết đoán và công bằng đối với thuộc cấp.
b. Năng lực hoạch định và điều hành (Planning and Administration Competency)
Năng lực hoạch định và điều hành bao gồm việc quyết định những nhiệm vụ cần phải thực hiện, xác định rõ xem chúng có thể được thực hiện như thế nào, phân bổ các nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ đó và giám sát toàn bộ tiến trình để đoan chắc rằng chúng được thực hiện tốt. Đối với nhiều người, năng lực hoạch định và điều hành thường xuất hiện trong tâm trí của họ trước tiên khi họ nghĩ về các nhà quản trị và công việc quản trị. Nó bao gồm:
Thu thập, phân tích thông tin và giải quyết vấn đề
- Kiểm soát và sử dụng thông tin để xác định rõ các triệu chứng, các vấn đề và phác thảo những giải pháp có thể có.
- Đưa ra quyết định kịp thời.
- Tính toán những rủi ro và tiên liệu kết quả.
Hoạch định và tổ chức thực thi các dự án
- Phát triển các kế hoạch và tiến độ để đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả.
- Phân định các ưu tiên trong thực thi nhiệm vụ và phân quyền để chịu trách nhiệm.
- Xác định, tổ chức và phân bổ các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Quản lý thời gian
- Kiểm soát các vấn đề chung và các dự án theo thời
- Giám sát và duy trì công việc theo tiến độ hoặc thực hiện những thay đổi về tiến độ nếu cần.
- Thực hiện công việc một cách hiệu quả dưới áp lực của thời
Hoạch định ngân sách và quản trị tài chính
- Hiểu rõ ngân sách, các dòng chu chuyển tiền mặt, các báo cáo tài chính, và biết cách sử dụng chúng để ra quyết định.
- Ghi chép đầy đủ và chính xác các sổ sách tài chính.
- Phác thảo các nguyên tắc tổng quát về ngân sách và làm việc với mọi người trên những nguyên tắc này.
c. Năng lực làm việc nhóm (Teamwork Competency)
Việc hoàn thành công việc thông qua những nhóm người có cùng trách nhiệm và thực hiện công việc mang tính phụ thuộc lẫn nhau yêu cầu năng lực làm việc nhóm. Các nhà quản trị có thể làm cho hoạt động nhóm trở nên hiệu quả hơn bằng cách:
Thiết kế nhóm
- Thiết lập các mục tiêu rõ ràng để khích lệ việc thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm.
- Cơ cấu thành viên của nhóm một cách hợp lý, lưu ý đến giá trị của các ý tưởng đa dạng và các kỹ năng kỹ thuật cần thiết.
- Xác định trách nhiệm chung cho cả nhóm và ấn định nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng thành viên của nhóm một cách thích hợp.
Tạo lập một môi trường khích lệ, hỗ trợ
- Tạo lập môi trường mà trong đó sự hợp tác hiệu quả luôn được đánh giá kịp thời, khích lệ, và khen thưởng.
- Hỗ trợ nhóm trong việc xác định và sử dụng các nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu.
- Hành động như là một huấn luyện viên, người tư vấn, cố vấn đối với các thành viên trong nhóm.
Quản trị sự năng động của nhóm
- Hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm và khai thác các điểm mạnh của họ để hoàn thành các nhiệm vụ của nhóm.
- Cởi mở đối với các mâu thuẫn và bất đồng, và xử lý tốt chúng để nâng cao kết quả công việc.
- Chia sẻ sự tin cậy đối với mọi người.
d. Năng lực hành động chiến lược (Strategic Action Competency)
Hiểu rõ sứ mệnh tổng quát và các giá trị của tổ chức, và đoan chắc rằng các hoạt động của mình và của những thuộc cấp được phân định, phối hợp rõ ràng là những nội dung chính yếu của năng lực hành động chiến lược. Năng lực hành động chiến lược bao gồm:
Hiểu rõ về ngành
- Hiểu rõ về ngành hoạt động và nhận ra một cách nhanh chóng những thay đổi trong ngành có thể tạo ra những cơ hội và những đe dọa gì.
- Biết được hành động của các đối thủ cạnh tranh và các đối tác chiến lược.
- Có thể phân tích các xu hướng chung xảy ra trong ngành và các tác động của chúng trong tương
Thấu hiểu tổ chức
- Hiểu rõ những sự quan tâm của các giới hữu quan (stakeholders).
- Hiểu rõ những điểm mạnh và những giới hạn của các chiến lược của từng đơn vị kinh
- Nắm vững các năng lực khác biệt (the distinctive competencies) trong tổ chức.
Thực hiện các hành động chiến lược
- Phân định các ưu tiên và đưa ra các quyết định để thực thi sứ mệnh của tổ chức và các mục tiêu chiến lược.
- Nhận thức rõ những thách thức quản trị của từng phương án chiến lược và khắc phục chúng.
- Thiết lập các chiến thuật và các mục tiêu tác nghiệp giúp cho việc thực hiện chiến lược dễ dàng.
e. Năng lực nhận thức toàn cầu (Global Awareness Competency)
Việc thực hiện công việc quản trị trong một tổ chức thông qua việc phối hợp sử dụng các nguồn lực nhân sự, tài chính, thông tin và nguyên liệu từ nhiều quốc gia và đáp ứng nhu cầu thị trường với sự đa dạng về văn hóa đòi hỏi các nhà quản trị phải có năng lực nhận thức toàn cầu. Không phải tất cả các công ty đều sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho thị trường toàn cầu, và không phải tất cả các tổ chức đều cần phải thiết lập các hoạt động ở những quốc gia khác để đạt được những lợi thế về thuế hoặc giá nhân công rẻ hay được đào tạo tốt hơn. Mặc dù vậy, trong sự nghiệp của mình các quản trị viên có thể sẽ làm việc cho một tổ chức có phạm vi hoạt động mang tính quốc tế. Để chuẩn bị cho những cơ hội như vậy, quản trị viên tương lai nên bắt đầu phát triển năng lực nhận thức toàn cầu của mình, cụ thể là:
Hiểu biết và có kiến thức về văn hóa
- Hiểu biết và cập nhật các khuynh hướng và các sự kiện chính trị, xã hội, và kinh tế trên toàn thế giới.
- Nhận thức rõ sự tác động của các sự kiện quốc tế đến tổ chức.
- Hiểu, đọc và nói thông thạo hơn một ngôn ngữ khác.
Cởi mở và nhạy cảm về văn hóa
- Hiểu rõ đặc trưng của những khác biệt về quốc gia, dân tộc và văn hóa và nên cởi mở khi xem xét những khác biệt này một cách khách quan và trung thực.
- Nhạy cảm đối với những xử sự văn hóa riêng biệt và có khả năng thích nghi một cách nhanh chóng với các tình huống mới.
- Điều chỉnh hành vi một cách thích hợp khi giao tiếp với những người có những nền tảng về dân tộc, chủng tộc và văn hóa khác.
f. Năng lực tự quản (Self-Management Competency)
Con người phải có trách nhiệm đối với cuộc sống của mình bên trong cũng như bên ngoài công việc. Điều này ám chỉ đến năng lực tự quản. Thông thường, khi mọi việc tiến triển không tốt, mọi người có khuynh hướng đổ các khó khăn của mình cho hoàn cảnh. Những quản trị viên thành công không rơi vào cái bẫy đó. Năng lực tự quản bao gồm:
Cư xử trung thực và đạo đức
- Có những chuẩn mực cá nhân rõ ràng đảm bảo tạo nên nền tảng cho việc duy trì cách cư xử trung thực và có đạo đức.
- Sẵn lòng thừa nhận những sai lầm.
- Chịu trách nhiệm về các hành động của mình.
Nghị lực và nỗ lực cá nhân
- Có trách nhiệm và có tham vọng cũng như động lực để hoàn thành mục tiêu.
- Làm việc chăm chỉ để hoàn thành công việc.
- Bền chí để đương đầu với những trở ngại và biết cách vươn lên (khả năng hồi phục) từ thất bại.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Thiết lập một sự cân bằng hợp lý giữa công việc và các khía cạnh khác của cuộc sống sao cho không có vấn đề nào của cuộc sống bị sao lãng.
- Có khả năng tự chăm sóc bản thân cả về thể xác lẫn tinh thần, biết cách giảm và loại bỏ sự căng thẳng.
- Biết xử lý và tự thiết lập các mục tiêu liên quan giữa công việc và cuộc sống.
Tự nhận thức và phát triển
- Có những mục đích nghề nghiệp và cá nhân rõ ràng.
- Sử dụng những điểm mạnh để tạo lợi thế và tìm cách cải thiện hoặc bù đắp cho những điểm yếu.
- Biết phân tích và học hỏi từ những kinh nghiệm trong công việc và cuộc sống.
