Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của việc phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức đó thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó, tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng. Đồng thời, cũng phải tìm ra những hạn chế, mối ràng buộc đặt lên các chức năng đó.
1. Định nghĩa mô hình phân rã chức năng.
Mô hình phân rã chức năng (BFD – Business Function Diagram) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý doanh nghiệp
2. Các thành phần của mô hình phân rã chức năng.
2.1. Khái niệm về chức năng trong hệ thống thông tin.
Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết.
Cần chú ý cách đặt tên cho chức năng, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ và bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Tên các chức năng phải phản ánh được các chức năng của thế giới thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin. Tên của chức năng cần ngắn và giải thích đủ nghĩa của chức năng và phải sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ.
Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên khác nhau. Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với người sử dụng.
Ví dụ: Chức năng lấy đơn hàng, Mua hàng, Bảo trì kho….được biểu diễn như sau:
+ Hình thức biểu diễn: hình chữ nhật
2.2. Quan hệ phân cấp chức năng.
Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha.
Biểu diễn mối quan hệ phân cấp chức năng như sau:
Mô hình phân rã chức năng được biểu diễn thành hình cây phân cấp.
Ví dụ về mô hình phân rã chức năng của chức năng tuyển nhân viên như sau:
Sơ đồ phân cấp chức năng của công việc tuyển nhân viên
2.3. Đặc điểm và mục đích của mô hình phân rã chức năng.
a. Đặc điểm
Mô hình phân rã chức năng có các đặc điểm sau:
– Cung cấp cách nhìn khái quát về chức năng
– Dễ thành lập
– Gần gũi với sơ đồ tổ chức
– Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng.
b. Mục đích
Mục đích của mô hình phân rã chức năng là:
– Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích
– Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của tổ chức một cách trực tiếp, khách quan, phát hiện được chức năng thiếu hoặc trùng lặp
– Tạo điều kiện thuận lợi khi hợp tác giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong qua trình phát triển hệ thống.
2.4. Xây dựng mô hình phân rã chức năng
a. Nguyên tắc phân rã các chức năng
Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống (topdown) ta nhận được thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung cấp) đến mức chi tiết (do các bộ phận chức năng cung cấp). Cách phân rã cho này là phù hợp với sự phân công các chức năng của một tổ chức nào đó.
Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau:
– Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.
– Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng
Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận được còn đang ở mức gộp. Quá trình phân rã dần thường được tiếp tục cho đến khi ta nhận được một mô hình với các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nắm được nội dung thực hiện nó.
b. Cách tiến hành
Bước 1: Xác định chức năng
Trong hầu hết các hoàn cảnh, các chức năng cha và chức năng con trong hệ thống có thể được xác định một cách trực giác trên cơ sở thông tin nhận được trong khảo sát.
Ở mức cao nhất, một chức năng chính sẽ thực hiện một trong ba điều sau:
– Cung cấp sản phẩm (VD: Phát hàng)
– Cung cấp dịch vụ (VD: Đặt hàng)
– Quản lý tài nguyên (VD: Quản lý nhân sự, bảo trì kho..)
Bước 2: Phân rã các chức năng
Khi phân rã các chức năng cần phân rã có thứ bậc và thực hiện việc phân rã chức năng theo các nguyên tắc phân rã. Khi phân rã một chức năng thành các chức năng con có thể căn cứ vào một số gợi ý sau:
– Xác định nhu cầu hoặc kế hoạch mua sắm.
– Mua sắm và/hoặc cài đặt.
– Bảo trì và hỗ trợ
– Thanh lý hoặc chuyển nhượng
Ví dụ Chức năng đặt hàng:
Gợi ý về kế hoạch mua sắm: Chọn nhà cung cấp.
Gợi ý về mua sắm: Làm đơn hàng
Gợi ý về hỗ trợ:Cập nhật kết quả thực hiện đơn hàng.
Việc bố trí sắp xếp các chức năng phải thực hiện theo nguyên tắc sau:
– Không nên quá 6 mức đối với hệ thống lớn, không quá 3 mức đối với hệ thống nhỏ.
– Sắp xếp các công việc trên một mức cùng một hàng đảm bảo cân đối.
– Các chức năng con của cùng một mẹ nên có kích thước, độ phức tạp và tầm quan trọng xấp xỉ như nhau.
– Các chức năng mức thấp nhất nên mô tả được trong không quá nửa trang giấy, nó chỉ có một nhiệm vụ hoặc một nhóm nhiệm vụ nhỏ do từng cá nhân thực hiện.
Mô hình phân rã chức năng cho ta một cái nhìn chủ quan về hệ thống nên cần tạo ra mô hình tốt và đạt được sự thống nhất với người sử dụng.
Mô hình phân rã chức năng Hệ cung ứng vật tư
Bước 3: Mô tả chi tiết chức năng mức lá
Đối với mỗi chức năng lá (mức thấp nhất) trong mô hình cần mô tả trình tự và cách thức tiến hành nó bằng lời và có thể sử dụng mô hình hay một hình thức nào khác. Mô tả thường bao gồm các nội dung sau:
– Tên chức năng
– Các sự kiện kích hoạt (khi nào? cái gì dẫn đến? điều kiện gì?)
– Quy trình thực hiện
– Yêu cầu giao diện cần thể hiện (nếu có)
– Dữ liệu vào (các hồ sơ sử dụng ban đầu)
– Công thức (thuật toán) tính toán sử dụng (nếu có)
– Dữ liệu ra (các báo cáo hay kiểm tra cần đưa ra)
– Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ
Ví dụ: Mô tả các chức năng lá “kiểm tra khách hàng”: Người ta mở sổ khách hàng để kiểm tra xem có khách hàng nào như trong đơn hàng không? (họ tên, địa chỉ,…) Nếu không có, đó là khách hàng mới. Ngược lại là khách hàng cũ thì cần tìm tên khách hàng trong sổ nợ và xem khách có nợ không và nợ bao nhiêu, có quá số nợ cho phép không và thời gian nợ có quá thời hạn hợp đồng không.
2.5. Các dạng mô hình phân rã chức năng.
Mô hình phân rã chức năng nghiệp vụ có thể biểu diễn ở hai dạng: dạng chuẩn và dạng công ty. Chọn dạng nào để dùng là tuỳ thuộc vào chiến lược xử lý dữ liệu của công ty và tầm quan trọng; độ mềm dẻo của hệ thống.
a. Mô hình dạng chuẩn
Dạng chuẩn được sử dụng để mô tả các chức năng cho một lĩnh vực khảo sát (hay một hệ thống nhỏ). Mô hình dạng chuẩn là mô hình cây: ở mức cao nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “chức năng gốc” hay “chức năng đỉnh”; những chức năng ở mức dưới cùng (thấp nhất) gọi là “chức năng lá”
b. Mô hình dạng công ty
Dạng công ty được sử dụng để mô tả tổng thể toàn bộ chức năng của một tổ chức có qui mô lớn. Ở dạng công ty, mô hình thường gồm ít nhất hai mô hình trở lên. Một “mô hình gộp” mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp (từ hai đến ba mức). Các mô hình còn lại các các “mô hình chi tiết” dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của mô hình gộp. Nó tương ứng với các chức năng mà mỗi bộ phận của tổ chức thực hiện, tức là một miền được khảo cứu.
Ví dụ:
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ dạng chuẩn
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ mức cao nhất
Với cách tiếp cận công ty, phân tích toàn bộ công ty, xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ mức cao nhất. Bất cứ dự án nào đang được phát triển đều là một phần của một trong những chức năng mức cao này.
