Nguyên tắc kế toán, chứng từ, tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán tiền mặt;
1. Chứng từ kế toán
Để thực hiện quản lý và kế toán tiền mặt, kế toán sử dụng các loại chứng từ chủ yếu sau:
– Phiếu thu: Là chứng từ nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ. Phiếu thu là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán phân loại và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền. Phiếu thu được đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trên mỗi Phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng Phiếu thu. Số Phiếu thu được đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên với đầy đủ các nội dung trên phiếu, sau khi kế toán ký, Phiếu thu được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ tiến hành thủ tục nhập quỹ theo Phiếu thu, sau đó ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào Phiếu thu. Thủ quỹ lưu 1 liên, 1 liên giao cho người nộp tiền và 1 liên lưu tại nơi lập phiếu.
– Phiếu chi: Là chứng từ nhằm xác định số tiền mặt thực tế xuất quỹ. Phiếu chi là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán phân loại và ghi sổ các nghiệp vụ chi tiền. Phiếu chi được đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trên mỗi Phiếu chi phải ghi rõ số quyển và số của từng Phiếu chi. Số Phiếu chi được đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Phiếu chi được lập thành 3 liên, sau khi người lập phiếu ký được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó thủ quỹ xuất quỹ. Người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ và ký vào Phiếu chi. Trong 3 liên của Phiếu chi, liên 1 được lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền.
– Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ xét duyệt tạm ứng, lập phiếu chi và chi tiền tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng do người xin tạm ứng viết, ký, sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét và giám đốc duyệt chi. Trên cơ sở phê duyệt của giám đốc, kế toán lập Phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
– Giấy đề nghị thanh toán: Giấy này được dùng để tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ để làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán. Sau khi mua tài sản hoặc thực hiện nhiệm vụ được giao (chưa tạm ứng), người thực hiện nhiệm vụ lập Giấy đề nghị thanh toán. Sau khi kế toán trưởng xem xét và giám đốc duyệt chi, kế toán lập Phiếu chi chuyển thủ quỹ chi tiền.
– Biên lai thu tiền: Là giấy biên nhận của doanh nghiệp đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp. Biên lai thu tiền là căn cứ để lập Phiếu thu, nộp tiền vào quỹ. Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên, liên 1 người thu tiền giữ, liên 2 giao cho người nộp tiền.
– Bảng kiểm kê quỹ: Là chứng từ xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ. Bảng kiểm kê quỹ có tác dụng tăng cường quản lý quỹ, là cơ sở quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ kế toán số chênh lệch quỹ.
2. Tài khoản kế toán
Trong quá trình phản ánh biến động của tiền mặt, kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt”. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và biến động thu, chi tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp với kết cấu như sau:
- Bên Nợ: Số tiền thu quỹ trong kỳ và phát hiện thừa khi kiểm kê. Lãi do đánh giá lại ngoại tệ tại quỹ.
- Bên Có: Số tiền chi quỹ trong kỳ và phát hiện thiếu khi kiểm kê. Lỗ do đánh giá lại ngoại tệ tại quỹ.
- Dư Nợ: Số tiền tồn quỹ hiện có.
Tài khoản 111 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: o Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam.
- Tài khoản 1112: Ngoại tệ.
- Tài khoản 1113: Vàng tiền tệ.
Ngoài Tài khoản 111, trong quá trình kế toán tiền mặt kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: 112, 113, 131, 121, 152, 153, 156, 211, 221, 222, 331, 333, 334, 341, 411, 511, 621, 627, …
Kế toán tiền mặt cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ.
– Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
– Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
– Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
– Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
3. Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu
– Khi rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, căn cứ vào Phiếu thu:
Nợ TK 111
Có TK 112
– Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận doanh thu:
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp này được tách riêng theo từng loại ở thời điểm ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:
Nợ TK 111: Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Giá chưa có thuế
Có TK 333: Thuế gián thu phải nộp
+ Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế gián thu phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511
Có TK 333
– Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 333 (3339)
– Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111: Tổng giá thanh toán
Có TK 515: Giá chưa có thuế GTGT
Có TK 711: Giá chưa có thuế GTGT
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
– Khi vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 341 (3411)
– Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt; Nhận ký quỹ, ký cược của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 128, 131, 136, 138, 141, 244, 344
– Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được và giá vốn khoản đầu tư (được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền) vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính, ghi:
Nợ TK 111: Số tiền thu
Nợ TK 635: Lỗ
Có TK 121, 221, 222, 228: Giá vốn
Có TK 515: Lãi
– Khi nhận được vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 411
– Khi được hoàn thuế GTGT đầu vào bằng tiền, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 133
– Khi được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại tài sản đã mua cho người bán và nhận lại bằng tiền, ghi:
Nợ TK 111: Giá có thuế GTGT
Có TK 152, 153, 156, 211: Giá không thuế GTGT
Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào
– Khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 112
Nợ TK 244
Có TK 111
– Khi xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết…, ghi:
Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228
Có TK 111
– Khi xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên), mua TSCĐ, chi cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản:
+ Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 151, 152, 153, 156, 211, 213, 241: Giá không thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111: Giá có thuế GTGT
+ Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm thuế GTGT:
Nợ TK 151, 152, 153, 156, 211, 213, 241: Giá có thuế GTGT
Có TK 111: Giá có thuế GTGT
– Khi xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ), nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 611: Giá không thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111: Giá có thuế GTGT
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm thuế GTGT:
Nợ TK 611: Giá có thuế GTGT
Có TK 111: Giá có thuế GTGT
– Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642: Giá không thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111: Giá có thuế GTGT
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm thuế GTGT:
Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642: Giá có thuế GTGT
Có TK 111: Giá có thuế GTGT
– Khi xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản vay, nợ phải trả, ghi:
Nợ TK 331, 333, 334, 336, 338, 341
Có TK 111
– Khi xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác, ghi:
Nợ TK 635, 811: Giá không thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111: Giá có thuế GTGT
– Khi chiết khấu thanh toán cho khách hàng bằng tiền, ghi:
Nợ TK 635
Có TK 111
– Khi chi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại cho khách hàng bằng tiền, ghi:
Nợ TK 521 (5211, 5212, 5213): Giá không thuế GTGT
Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Có TK 111: Giá có thuế GTGT
– Khi chi tiền hoàn trả vốn cho chủ sở hữu, ghi:
Nợ TK 411
Có TK 111
– Khi chi quỹ khen thưởng, phúc lợi bằng tiền, ghi:
Nợ TK 353
Có TK 111
– Khi kiểm kê phát hiện thiếu quỹ tiền mặt (số liệu quỹ < số liệu kế toán), ghi:
Nợ TK 138 (1381)
Có TK 111
– Khi kiểm kê phát hiện thừa quỹ tiền mặt (số liệu quỹ > số liệu kế toán), ghi:
Nợ TK 111
Có TK 338 (3381)
(Lytuong.net – Nguồn tham khảo: topica.edu.vn)
