1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của văn hóa công sở
1.1. Khái niệm
Công sở – là nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, để thực hiện các nghĩa vụ và quyền được nhà nước giao phó. Do vậy, công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để mọi ngưòi tuân thủ, thực hiện, tạo nên sự thống nhất trong công việc, trong ý chí và hành động. Nói đến công sở là nói đến văn minh công sở, là nói đến nếp sống, đến ý thức và bản lĩnh sống của cán bộ, công chức, viên chức. Công sở là nơi tập thể cán bộ, công chức, viên chức cùng lao động, suy nghĩ để hoàn thành chức năng, công việc được giao. Do vậy, yêu cầu quan trọng nhất đặt ra đối với mỗi thành viên trong tập thể ấy là lòng tự trọng, ý thức tự giác, phục tùng kỷ luật, tôn trọng lẫn nhau để sao cho mỗi cá nhân phát huy hết được năng lực sáng tạo, tính độc lập, tự chủ trong công việc, giúp cho công việc cơ quan đạt chất lượng cao nhất. Công sở là một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy nhà nước. Vì vậy khái niệm về văn hóa công sở được hiểu là:
“Văn hoá công sở là một hệ thống các chuẩn mực, quy tắc, giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của công sở”.
Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương và dân chủ, đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như cán bộ, công chức, viên chức nói chung và các lưu trữ viên của cơ quan nói riêng nghiêm túc thực hiện và chuyển từ bắt buộc sang tự giác thực hiện.
1.2. Đặc điểm
Văn hóa công sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và tinh thần, là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người, thể hiện bản chất nhà nước và bản sắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử. Chính vì vậy văn hóa công sở có những đặc trưng sau:
– Tính hệ thống: Văn hóa công sở có tính tổ chức nhà nước và tổ chức xã hội;
– Tính giá trị: Văn hóa có giá trị thẩm mỹ, bởi nó giúp mỗi người luôn vươn tới cái hay, cái đẹp. Với giá trị đạo đức, văn hóa sẽ điều chỉnh hành vi của con người. Đặc trưng này làm cho văn hóa công sở có tính điều chỉnh xã hội, cộng đồng;
– Tính nhân sinh: Văn hóa do con người tạo ra vì vậy nó mang tính nhân sinh;
– Tính lịch sử: Văn hóa công sở là sản phẩm của một quá trình, được tích lũy trong một thời gian dài, từ thời kỳ này sang thời kỳ khác.
Từ những đặc trưng trên, văn hóa công sở mang những bản chất cơ bản như:
– Mức độ tự quản cá nhân là trách nhiệm, mức độ độc lập và cơ hội mà các cá nhân trong công sở đó có được để thực hiện sự sáng tạo của mình;
– Tính chính quy là mức độ áp dụng quy chế, điều lệ, nội quy để kiểm soát hành vi của các cá nhân trong công sở;
– Sự hỗ trợ của cấp trên, sự nhiệt tình quan tâm của người quản lý trong việc giúp đỡ cấp dưới của mình;
– Sự hòa đồng là mức độ gắn bó giữa các thành viên với công sở, mức độ gắn bó này phản ánh sự gắn bó và thống nhất về mục tiêu và lợi ích của cá nhân với mục tiêu lợi ích của công sở;
– Hệ thống các chuẩn mực và giá trị, nội dung của các tiêu chuẩn đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, hình thức và mức độ thực hiện;
– Khả năng chịu đựng các xung đột nội bộ và xung đột với bên ngoài, là mức độ các xung đột tồn tại trong các mối quan hệ cá nhân, các nhóm hoặc các bộ phận cũng như thái độ, thiện ý, sự trung thực, cởi mở, …
– Khả năng chịu đựng rủi ro, là mức độ mà các thành viên được khuyến khích sáng tạo, dám nghĩ, dám làm và chấp nhận may rủi;
– Hình ảnh bên ngoài của công sở, là sự trang trọng, uy nghi, lịch sự, bề thế hay thiếu trang trọng, không lịch sự…
1.3. Vai trò
Những giá trị văn hóa công sở có tác dụng điều chỉnh hành vi của con người trong cơ quan nhà nước theo một quy chuẩn nhất định và quy chuẩn ấy luôn được nhiều người ủng hộ. Vì vậy, với tư cách là một sản phẩm độc đáo của trình độ xã hội loài người, văn hóa công sở có những tác động nhất định và thể hiện vai trò quan trọng của mình trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước.
– Thứ nhất: Văn hoá là một yếu tố góp phần vào xây dựng môi trường làm việc tích cực, ổn định, hiệu quả, thống nhất, hợp tác
Đối với mỗi cơ quan đơn vị, khi thực hiện công việc của mình đều hướng đến những giá trị nhất định, về mục tiêu hoạt động. Nói đến VHCS là nói đến việc phát huy những năng lực bản chất cán bộ nhân viên trong công sở. Hình ảnh tốt hay xấu nơi công sở đều có thể nhận thấy qua con người, nhất là những cán bộ nhân viên đang giữ vị trí chức danh quan trọng trong cơ quan, kể cả các lưu trữ viên. Xây dựng được một nền văn hóa công sở sẽ góp phần xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương dân chủ nhờ đó góp phần tạo ra sự đoàn kết cao, chống lại sự lệch lạc, quan liêu, hách dịch, cơ hội, tạo ra được niềm tin của cán bộ công chức đối với cơ quan, nhân dân với cán bộ hành chính, góp phần nâng cao vai trò của công sở và hiệu quả hoạt động công sở cao hơn.
Tuy nhiên, sự ổn định có thể là một trong những điểm hạn chế để các cơ quan tiến hành đổi mới, cải cách hoạt động quản lý. Hoạt động văn phòng nói riêng và hoạt động của các cơ quan nói chung không thể lúc nào cũng nhất nhất bất biến, đặc biệt trước những biến động hiện nay. Khi môi trường xung quanh có sự biến đổi, điều này sẽ kéo theo sự biến đổi của môi trường làm việc. Và lúc này những tư tưởng đổi mới chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng bởi sự ổn định của mỗi công sở.
– Thứ hai: Xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp
+ Sự tự giác trong hoạt động của cán bộ công chức trong việc tuân theo quy chế, điều lệ sẽ giúp công sở phát triển, công sở này sẽ vượt lên khác hơn, phát triển hơn so với công sở khác. Khi làm việc trong một công sở mà mọi người đều có tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ công chức làm việc tại công sở thì sẽ đảm bảo cho sự hoạt động của công sở nghiêm minh, hiệu quả. Tạo ra tinh thần đoàn kết tương trợ, tin cậy lẫn nhau; tạo ra mức độ bầu không khí tập thể cởi mở, giúp cho cán bộ công chức trong công sở làm việc hiệu quả cao, góp phần đưa công sở phát triển hơn nữa.
+ Ở những công sở kiểu văn hóa vai trò được đề cao thì cần khuyến khích vai trò cá nhân trong điều hành công việc để phát huy hết năng lực cán bộ trên cương vị đã giao phó, để họ hăng say sản xuất nhằm đưa công sở phát triển nhanh đạt được mục tiêu của tổ chức công sở.
+ Ở những công sở xây dựng theo kiểu văn hóa quyền lực sẽ giúp công sở có khả năng vận động nhanh, phản ứng kịp thời trước những biến đổi của môi trường bên ngoà,giúp công sở phát triển tạo ra tính bền vững cho công sở, thực hiện mục tiêu của mình. Như vậy, văn hóa công sở có vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức và hoạt động của công sở, vì với một công sở mà vấn đề văn hóa được đề cao thì kéo theo đó là việc vận dụng các yếu tố văn hoá trong việc thúc đẩy mọi hoạt động của công sở như có hệ thống khuyến khích thi đua khen thưởng, tạo ra bầu không khí làm việc thoải mái, sẽ kích thích mọi người hăng say làm việc. Xây dựng đổi mới các nền văn hóa trong công sở, giúp công sở ngày càng phát triển bền vững, nhanh chóng, hiệu quả cao, giúp công sở đạt được mục tiêu của cơ quan mình.
– Thứ ba: Xây dựng thương hiệu của cơ quan tổ chức.
Chính những yếu tố của VHCS tạo ra nét đặc trưng trong phong thái của mỗi cơ quan tổ chức, giúp phân biệt cơ quan này với cơ quan khác. Phong thái này dễ nhận biết và là niềm tự hào của mỗi thành viên trong cơ quan đó. Tổng hợp các yếu tố: thương hiệu, cách giao tiếp ứng xử, gắn kết các thành viên, tạo động lực làm việc, môi trường làm việc chuyên nghiệp. VHCS sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động và tạo sự khác biệt cho mỗi cơ quan tổ chức. Tóm lại, văn hóa công sở có tác động to lớn đối với đời sống con người nói chung, tổ chức và hoạt động của công sở nói riêng. Do đó, Nhà nước cần phải xây dựng và phát triển một nền văn hóa công sở vững mạnh.
– Thứ tư: Văn hoá công sở là nền tảng để các nhân viên phấn đấu vì một mục đích chung.
Văn hoá suy cho cùng luôn hướng tới cái chân – thiện – mỹ. Và một trong cái đích cuối cùng mà văn hoá hướng tới đó là đạt được mục tiêu của tổ chức. Cách thức đạt được mục tiêu, tức cách thức làm việc như nào, văn hoá cũng là một kênh truyền tải. Như vậy, ngay từ khi gia nhập vào cơ quan, các nhân viên mới đã phải tìm hiểu và thâm nhập vào những giá trị văn hoá của tổ chức. Đồng thời, họ cũng phải tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức, trong quá trình làm việc và cống hiến, họ cũng phải phấn đấu vì mục đích chung đó. Văn hoá công sở chính là con đường ngắn nhất để truyền đạt mục tiêu hay giá trị của tổ chức tới các cán bộ, nhân viên.
Tóm lại, văn hóa công sở có tác động to lớn đối với đời sống con người nói chung, tổ chức và hoạt động của công sở nói riêng. Do đó, Nhà nước cần phải xây dựng và phát triển một nền văn hóa công sở vững mạnh.
2. Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở (VHCS)
2.1. Các yếu tố bên ngoài
2.1.1. Quy định chung của Đảng, nhà nước
Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy định việc xây dựng hoạt động VHCS. Một số văn bản đã được ban hành:
1. Luật Tiếp công dân được Quốc hội CHXHCNVN khoá XIII, kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 25 tháng 11 năm 2013. Luật tiếp công dân với nội dung: Quy định trách nhiệm tiếp công dân, quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; việc tổ chức hoạt động tiếp công dân tại trụ sở tiếp dân, địa điểm tiếp công dân của cơ quan, tổ chức, đơn vị và điều kiện bảo đảm cho hoạt động tiếp công dân. Trong đó quy định cụ thể việc tiếp công dân tại các cơ quan cấp trung ương, địa phương tại các cơ quan hành chính nhà nước.
2. Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 2/8/2007 ban hành Quy chế VHCS tại các cơ quan hành chính nhà nước. Quy chế này gồm 3 chương và 16 điều. Một số quy định điển hình trong Quyết định 129/2007/QĐ-TTg như sau:
– Các quy định về trụ sở làm việc:
+ Bài trí công sở: Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan (Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất cách thể hiện biển tên cơ quan). Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.
+ Phòng làm việc: Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chức danh cán bộ, công chức, viên chức; Việc sắp xếp bài trí phòng làm việc phải đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý; Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun nấu trong phòng làm việc.
+ Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính. Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo. Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng. Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc toà nhà chính. Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định. Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang tuân theo quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang.
– Các quy định về văn hoá, giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức:
+ Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật;
+ Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt;
+ Giao tiếp và ứng xử với nhân dân: phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc;
+ Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ;
+ Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác;
+ Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
Ngoài ra, Chính phủ còn ban hành một số quy định sau:
– Nghị định 64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 về việc hướng dẫn Luật tiếp công dân 2013, có hiệu lực ngày 15/8/2014.
– Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 quy định về tổ chức ngày kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua, nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài.
2.1.2. Các mối quan hệ của cơ quan
Văn hóa công sở có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa từ bên trong và bên ngoài công sở, cơ quan hay tổ chức, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong một chừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự đối lập có tính bản thể của các công sở nói riêng. Đó là một trong những yếu tố cấu thành nên văn hoá của mỗi công sở.
2.1.3. Các đối tượng phục vụ của cơ quan
Công sở là nơi công dân, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp trong ngành… đến liên hệ, công tác. Vì vậy, cán bộ, viên chức làm việc ở đây cần có những ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp. Đặc biệt là những cán bộ, viên chức làm công tác văn thư; những người thư ký làm việc ở văn phòng Uỷ ban nhân dân, văn phòng các Bộ hoặc các công ty lớn thì thường xuyên phải giao tiếp với nhiều đối tượng trong và ngoài cơ quan. Mỗi đối tượng đến giao dịch thường có những yêu cầu, mục đích và tâm trạng khác nhau. Kết quả công việc lại không phải lúc nào cũng đúng như điều họ muốn, dễ dẫn đến những tình trạng căng thẳng trong giao tiếp, thái độ phục vụ cán bộ không đúng… Vì vậy, đối tượng phục vụ của cơ quan cũng là một trong những yếu tố cấu thành nên VHCS của cơ quan đó.
Để phục vụ tốt các đối tượng đến liên hệ công tác với cơ quan yêu cầu đầu tiên là: Mỗi cán bộ, viên chức phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, công sở mình để thực hiện tốt phần nhiệm vụ của bản thân cũng như của cơ quan. Thứ hai là phải có tính cởi mở, quảng giao và kỹ năng giao tiếp tốt để phục vụ các đối tượng đến liên hệ. Thứ ba là phải có khả năng kiềm chế cảm xúc trong giao tiếp. Thực hiện được ba yêu cầu trên thì mỗi cán bộ, viên chức sẽ tạo được ấn tượng tốt với các đối tượng đến liên hệ công tác, mang lại hiệu quả cao trong công việc và góp phần xây dựng văn hoá công sở cho cơ quan mình.
2.2. Các yếu tố bên trong
2.2.1. Yếu tố con người
Con người là nhân tố quyết định văn hóa công sở, quyết định sự thành bại cũng như dấu ấn ghi lại của công sở trong suốt quá trình tổ chức đó hoạt động, thông qua: Cách giao tiếp ứng xử, việc thực hiện các nội quy, quy chế … Ví dụ: Một cán bộ văn thư có thái độ giao tiếp tốt với các đối tượng đến liên hệ công tác, một người thư ký làm việc ở văn phòng Uỷ ban nhân dân tiếp đón người dân đến giải quyết các thủ tục hành chính rất nhiệt tình, chu đáo, một lưu trữ viên nhiệt tình trong việc giúp cán bộ của các phòng ban chuyên môn tìm tài liệu … sẽ tạo ấn tượng tốt và góp phần vào việc hình thành văn hoá công sở của cơ quan.
Văn hóa công sở của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào khả năng nhận thức, năng lực tổ chức, điều hành hoạt động công sở của nhân sự giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý. Nếu người lãnh đạo nhận thức rõ sự cần thiết, tầm quan trọng của việc xây dựng văn hóa công sở, có sự quan tâm và nỗ lực cần thiết cho việc xây dựng và phát triển văn hóa công sở trong cơ quan, đơn vị mình, đồng thời có năng lực tổ chức, điều hành hoạt động công sở bảo đảm sự đoàn kết, dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động… thì văn hóa công sở sẽ không ngừng được tăng cường và đảm bảo thực hiện. Ngược lại, nếu người lãnh đạo quan liêu, cửa quyền, tổ chức điều hành mất dân chủ, không được cấp dưới ủng hộ, gây mất đoàn kết trong cơ quan thì không thể phát huy tác dụng của văn hóa công sở, làm ảnh hưởng tới kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Do đó, cần đề cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng, nâng cao văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính hiện nay.
Bên cạnh đó, Văn hoá nơi công sở là nơi thể hiện đạo đức, phẩm chất, trình độ văn hoá của mỗi người của mỗi cán bộ, công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ, nên yếu tố con người được coi là yếu tố quyết định đến việc hình thành, xây dựng văn hoá của mỗi công sở.
2.2.2. Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan
Trong công sở, việc ban hành nội quy, quy chế là nhằm cụ thể hoá những nhiệm vụ quyền hạn của các cơ quan ban hành, chứ không phải tự định ra những nhiệm vụ quyền hạn mới, nghĩa là phải bao gồm những quy định nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn nói trên và nêu rõ quy tắc tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đối với người làm cán bộ công tác văn thư lưu trữ thì nội quy, quy chế được thể hiện rõ qua việc tổ chức sử dụng và giải quyết văn bản đi và đến kịp thời đúng địa điểm thời gian. Cách thức xử lý đảm bảo đúng nguyên tắc, quy trình ban hành văn bản.
Vai trò của Nội quy, quy chế đối với việc xây dựng văn hoá công sở:
– Quy định việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc phát triển của chính cơ quan đó.
– Nội quy, quy chế sẽ xác định cách thức, nguyên tắc, chế độ, thủ tục hành chính, quy trình … trong giải quyết công việc nội bộ cũng như những công việc bên ngoài cơ quan.
– Nội quy, quy chế giúp nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu qủa công việc
– Quy chế giúp cụ thể hoá quy định của pháp luật đảm bảo những qui định đó được thực hiện một cách nghiêm túc trong công sở
– Là công cụ đảm bảo tính dân chủ, góp phần làm giảm hoặc ngăn chặn biểu hiện của bệnh quan liêu cửa quyền.
Yêu cầu xây dựng nội quy, quy chế công sở trong cơ quan:
– Đầy đủ về mặt nội dung;
– Ban hành đúng thể thức;
– Có giá trị pháp lý; – Có tính khả thi.
2.2.3. Chế độ chính sách
Chế độ chính sách có vai trò đối với việc xây dựng văn hóa công sở được thể hiện như sau:
– Đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động công sở.
– Khi ban hành các chế độ chính sách thì các các bộ,nhân viên trong công sở phải nghiêm túc thực hiện và chấp hành nghiêm chỉnh góp phần vào việc thực hiện mục tiêu chung.
– Hệ thống chế độ chính sách là một trong những công cụ kiểm tra giám sát đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công sở nhằm điều chỉnh, định hướng các hoạt động công sở.
– Hệ thống chính sách tạo sự công bằng, khách quan góp phần thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
– Động viên, khích lệ đội ngũ nhân sự: Bảo đảm khen thưởng nghiêm túc, khách quan, kịp thời và công khai hóa, đúng người, đúng thành tích…tạo điều kiện kích thích cán bộ công chức, viên chức đạt hiệu quả công việc cao, từ đó thấy gắn bó với cơ quan, công sở.
– Xây dựng và phát triển thương hiệu: Thể hiện qua những yếu tố: Đồng phục; cách giao tiếp, ứng xử; môi trường làm việc; slogan …
2.2.4 .Môi trường làm việc
– Khi xây dựng môi trường làm việc cần đảm bảo các nguyên tắc: kinh tế; thuận tiện, thẩm mỹ, phong thuỷ …giúp người cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
3. Xây dựng Văn hoá công sở
Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Công sở là nơi thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, với các cơ quan hữu quan, đồng cấp và cấp trên. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại nơi công sở chỉ đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc và giao tiếp, yếu tố quan trọng hơn cả chính là yếu tố con người. Khái niệm xây dựng văn hóa công sở được hiểu như sau:
“Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo những nội quy, quy định chung nhưng không mất đi tính dân chủ”
Trong môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp như hiện nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra phương pháp giúp làm việc nhanh hơn và đạt hiệu quả cao hơn thì việc xây dựng giá trị riêng của bản thân thông qua việc hình thành những thói quen, lề lối làm việc, phong cách ứng xử cùng hành vi văn minh, lịch sự chốn công sở là điều hết sức quan trọng.
3.1. Yêu cầu cần thiết để xây dựng VHCS
Nhu cầu cần thiết của việc xây dựng và nâng cao văn hóa công sở chính là xuất phát từ chính vai trò của văn hóa công sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy hành chính mà ở đó VHCS là một bộ phận cấu thành. Công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động văn phòng, người cán bộ văn thư lưu trữ chính là bộ mặt của văn phòng vì vậy văn hóa đóng vai trò to lớn trong việc xây dựng nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ. Nó đòi hỏi các thành viên trong công sở phải quan tâm đến hiệu quả công việc chung của công sở, giúp cho mỗi cán bộ công chức tự nhìn lại mình, đánh giá mình, chống lại những biểu hiện thiếu văn hóa như tham ô, móc ngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, cơ hội. Bên cạnh đó yếu tố văn hóa còn giúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôn trọng ý thức kỷ luật, danh dự của công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp chung của cơ quan, đơn vị.
Thấy rõ được vai trò trên của văn hoá công sở, Ngày 02/8/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg, quy định về việc thực hiện văn hóa công sở trong cơ quan hành chính Nhà nước. Không thể phủ nhận những chuyển biến tích cực sau một thời gian thực hiện Quyết định này:
– Đầu tiên là những biểu hiện thiếu văn hóa trong việc thiết lập hệ thống mục tiêu cá nhân trong công sở. Nếu mục tiêu chung của công sở là hoàn thành một cách tốt nhất chức năng, nhiệm vụ được giao, thì mục tiêu riêng của từng cán bộ, công chức rất phong phú và đa dạng. Đặc biệt đối với người cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ cho thấy cán bộ, công chức không quan tâm đến sứ mệnh của tổ chức mình đang phục vụ.
– Thời gian gần đây trong công tác tổ chức và giải quyết văn bản có một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước tỏ ra thờ ơ, vô cảm trước nguyện vọng của công dân, tiếp và giải quyết các thủ tục hành chính cho công dân một cách thiếu nhiệt tình. Đây là một biểu hiện kém văn hóa của những người thực thi pháp luật.
– Đã có nhiều văn bản cấm hút thuốc, sử dụng chất có cồn trong giờ làm việc, nhưng thực tế còn tồn tại rất nhiều hạn chế. Có cán bộ, công chức từng tuyên bố: “Thà bỏ việc chứ không bỏ thuốc lá!” … Sử dụng chất có cồn trong giờ làm việc là một vấn đề phổ biển hiện nay ở các công sở. Thật ra ra không nhiều người muốn như vậy, nhưng việc trao đổi thông tin, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp là nhiệm vụ thường xuyên, đi liền với đó là quan hệ giao tiếp thông qua tách trà, ly rượu, đã tiếp khách thì thường là phải có rượu, bia, vì “phi tửu bất thành lễ”, nếu không thì e không phải đạo, không hiếu khách, mà đã tiếp khách thì cả chủ và khách đều phải vui vẻ, nhiệt thành, tạo nên không gian văn hoá ẩm thực rất đa dạng và chứa đựng nhiều cảm xúc. Nếu việc giao lưu ẩm thực ở mức độ vừa phải thì không sao, song thực tế thường hay quá đà, đây đã làm mất thời gian, tổn hại sức khoẻ và gây lãng phí tiền bạc của tập thể, cá nhân.
– Lãng phí là một biểu hiện thiếu văn hóa hiện nay ở một số công sở. Lãng phí thời gian làm việc: Buôn chuyện tại công sở, làm việc riêng trong giờ hành chính hoặc trong thời gian đi công tác. Lãng phí nguồn lực công như: Tiền điện thoại, tiền điện, vật tư văn phòng…
– Đối với các cán bộ văn thư thường xuyên phải giao tiếp với các đối tượng đến từ nhiều đơn vị trong và ngoài cơ quan thì vẫn tồn tại tình trạng: Giải quyết các thủ tục hành chính chưa nhiệt tình, hiệu quả; Thái độ giao tiếp với khách đến liên hệ công tác còn chưa đúng mực; Chưa thực hiện đúng các quy định về chuyên môn như: lập hồ sơ hiện hành, nộp lưu hồ sơ theo đúng thời gian quy định…
Từ những thực tế còn tồn tại như trên, đặt ra một yêu cầu cấp thiết về việc xây dựng văn hoá công sở cho mỗi cơ quan, đơn vị. Để xây dựng tốt văn hoá công sở yêu cầu trước hết phải đặt ra cho chính bản thân mỗi cán bộ, viên chức (dù giữ vị trí lãnh đạo, quản lý trong cơ quan hay chỉ là nhân viên hành chính, văn thư, lưu trữ …) thì đều phải nâng cao tinh thần trách nhiệm, coi chính mình là một trong những yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở; thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của bản thân, đảm bảo thực hiện tốt các quy định, quy chế của cơ quan, đơn vị mình.
3.2. Nội dung xây dựng VHCS
3.2.1. Những nguyên tắc xây dựng VHCS
– Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế – xã hội;
– Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại theo chủ trương chung của nhà nước;
– Phù hợp với các quy định của pháp luật và quy định, quy chế của mỗi cơ quan, công sở.
3.2.2. Mục đích xây dựng VHCS
– Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan;
– Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
3.2.3. Nội dung xây dựng VHCS
– Một là, xây dựng hệ giá trị chuẩn.
Xây dựng hệ giá trị chuẩn về “Văn hóa công sở” là yêu cầu trước tiên. Hệ thống giá trị này được thể hiện thông qua các quy định, quy chế, các văn bản quy định khác của mỗi cơ quan, công sở. Nó vừa là căn cứ để mỗi cán bộ, viên chức tham chiếu những hành động, lời nói, trang phục, cách giao tiếp ứng xử trong môi trường công sở, vừa là công cụ để các nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát việc thực thi văn hoá công sở trong mỗi cơ quan. Ví dụ: Mỗi cơ quan cần ban hành quy chế văn hoá công sở, quy chế ra – vào cơ quan, quy chế thường trực; các phòng ban chuyên môn cần ban hành quy chế, quy định riêng cho phòng ban mình: Quy định phòng đọc (dành cho thư viện); quy định mượn tài liệu (dành cho phòng lưu trữ) …
– Hai là, xây dựng bầu không khi làm việc.
Xây dựng và gìn giữ bầu không khí làm việc nơi công sở là một trong những điều quan trọng hiện nay để người cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ không cảm thấy nhàm chán và thiếu nhiệt huyết.
– Ba là, xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực.
Căn cứ theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ v/v ban hành Quy chế văn hóa công sở, yêu cầu các nhà quản lý, các nhân viên phải thực hiện tốt những nội dung cơ bản sau để hình thành phong cách ứng xử chuẩn mực, góp phần xây dựng văn hoá công sở:
– Trang phục: Cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, phải đeo thẻ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài cần sử dụng lễ phục.
– Giao tiếp và ứng xử: Cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.
+ Giao tiếp và ứng xử với nhân dân: Cần nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc. Không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
+ Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp: Những cán bộ văn thư – lưu trữ trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
+ Giao tiếp qua điện thoại : Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
– Trong bài trí công sở: Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan. Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc
– Phòng làm việc: Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chức danh cán bộ, công chức, viên chức; Viêc sắp xếp bài trí phòng làm việc phải đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý; Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun nấu trong phòng làm việc. Đặc biệt đối với các phòng ban chuyên môn đặc thù phải đáp ứng các điều kiện cơ sở vật chất để tăng hiệu quả công việc. Ví dụ: Đối với các phòng lưu trữ tài liệu phải đảm bảo các cơ sở vật chất tốt để tăng tuổi thọ của tài liệu.
– Bốn là tăng cường cở sở vật chất, kỹ thuật và tài chính cho việc xây dựng văn hoá công sở trong các cơ quan.
Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, cần dự kiến kinh phí và đầu tư trang bị về cơ sở vật chất tại công sở, chẳng hạn như mô hình một cửa hiện nay đã tạo cho công sở có một phong cách chuyên nghiệp, ngăn nắp, hiện đại, phải chú ý đến yếu tố thẩm mỹ, tránh tư tưởng phô trương tại phòng làm việc; hay trang bị về trang phục, lễ phục cho cán bộ, viên nhằm tạo ra thương hiệu riêng cho từng công sở; .
+ Lắp đặt hệ thống camera tự động đối với những bộ phận thường xuyên tiếp xúc với nhân dân như: Phòng công chứng, khai và nộp thuế, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân, bộ phận tiếp dân, bộ phận văn thư… Trên cơ sở các tiêu chí về văn hoá công sở đã quy định như: Phải tươi cười, niềm nở khi tiếp dân, phải hướng dẫn tận tình, trách nhiệm khi có công dân đến liên hệ công việc, trang phục trong khi thực thi công vụ, các hành vi gây phiền hà, tiêu cực đòi hối lộ. Kịp thời phát hiện, tiến hành lập biên bản và áp dụng các biện pháp xử lý nếu phát hiện sai phạm.
+ Xây dựng tiêu chí và định mức khen thưởng, kỷ luật bằng vật chất trong quá trình thực hiện văn hoá công sở.
(Nguồn: Tài liệu bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh lưu trữ viên trung cấp (Hạng IV), Bộ Nội vụ)
