Nguyên tắc kế toán, chứng từ, tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán tạm ứng;
1. Khái niệm và nguyên tắc kế toán:
Tạm ứng là số tiền doanh nghiệp chi cho người lao động thuộc doanh nghiệp để thực hiện nhiệm vụ đã được phê duyệt.
Kế toán tạm ứng cần quán triệt các nguyên tắc sau:
- Tạm ứng chỉ thực hiện đối với người lao động thuộc doanh nghiệp.
- Tạm ứng chỉ thực hiện khi có công việc cụ thể được phê duyệt.
- Tạm ứng phải được thanh toán dứt điểm theo từng lần tạm ứng.
- Khi thanh toán tạm ứng (hoàn ứng) phải có đầy đủ chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.
2. Chứng từ kế toán:
Kế toán tạm ứng sử dụng các chứng từ kế toán sau:
– Giấy đề nghị tạm ứng: Đã giới thiệu ở kế toán tiền mặt.
– Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là bảng liệt kê các khoản đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng. Giấy thanh toán tiền tạm ứng là cơ sở quyết toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán (kèm theo chứng từ gốc).
3. Tài khoản kế toán:
Để phản ánh số tiền tạm ứng chưa thanh toán và tình hình tạm ứng cũng như thanh toán tiền tạm ứng, kế toán sử dụng Tài khoản 141 “Tạm ứng” với kết cấu như sau:
- Bên Nợ: Chi tạm ứng
- Bên Có: Thanh toán tiền tạm ứng và thu hồi tiền tạm ứng thừa
- Dư Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán hiện có
4. Phương pháp kế toán:
– Khi chi tiền tạm ứng cho người lao động, căn cứ vào Phiếu chi:
- Nợ TK 141
- Có TK 111
– Khi người nhận tạm ứng thanh toán tiền tạm ứng, căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, ghi:
- Nợ TK 152, 153, 156, 611, 211: Mua tài sản bằng tiền tạm ứng
- Nợ TK 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 241: Các khoản chi phí thanh toán bằng tiền tạm ứng
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 141
– Nếu số tiền tạm ứng > số tiền thanh toán theo chứng từ, khi thu hồi tiền tạm ứng thừa:
- Nợ TK 111: Thu hồi bằng tiền
- Nợ TK 334: Thu hồi trừ vào lương
- Có TK 141
– Nếu số tiền tạm ứng < số tiền thanh toán theo chứng từ, kế toán viết phiếu chi thanh toán số chênh lệch cho người nhận tạm ứng:
- Nợ TK 152, 153, 156, 211, 621, 627, 635, 641, 642, 241
- Có TK 111
