Hệ thống cấp độ giao tiếp giúp chúng ta tìm hiểu hiệu quả của mỗi tình huống giao tiếp. Hệ thống này dựa vào quan điểm cho rằng, hiệu quả của giao tiếp tăng lên, khi những người tham gia vào quá trình giao tiếp nhận được sự phản hồi nhanh chóng và có thể quan sát được các yếu tố phi ngôn ngữ trong quá trình giao tiếp. Người ta chia thành 3 cấp độ giao tiếp khác nhau:
- Cấp độ 1: Hình thức giao tiếp có hiệu quả nhất là hình thức giao tiếp được tiến hành song phương, trong tình huống mặt đối mặt. Cả 2 phía đều có thể tiếp nhận thông tin một cách trực tiếp dưới mọi dạng ngôn ngữ khác Nhờ có thông điệp phi ngôn ngữ đi kèm, mọi sự hiểu lầm, thông tin thiếu chính xác sẽ được làm rõ một cách nhanh chóng trong quá rình giao tiếp. Điển hình của hình thức giao tiếp này là các cuộc phỏng vấn trực tiếp, các cuộc đàm thoại song phương, các cuộc hội nghị.
- Cấp độ 2: Hình thức giao tiếp kém hiệu quả hơn cũng được tiến hành song phương, nhưng không có sự gặp gỡ trực tiếp, mặt đối mặt. Ở cấp độ này sự phản hồi thông tin vẫn còn nhanh, nhưng không có sự hỗ trợ của các yếu tố phi ngôn ngữ khác. Điển hình của hình thức giao tiếp này là các cuộc nói chuyện qua điện thoại.
- Cấp độ 3: Đây là hình thức giao tiếp kém hiệu quả nhất và chỉ được tiến hành khi cần thiết. Thông điệp được thể hiện chủ yếu dưới dạng văn bản. Hình thức giao tiếp này không chỉ thiếu các yếu tố phi ngôn ngữ, mà còn cả sự phản hồi thông tin nhanh chóng.
Trong quản trị doanh nghiệp và trong giao dịch thương mại chúng ta không thể chỉ sử dụng hình thức giao tiếp ở cấp độ 1 có hiệu quả cao nhất. Sự bó buộc về thời gian, không gian và tài chính lý giải, tại sao chúng ta thường sử dụng hình thức giao tiếp qua văn bản. Nhìn chung, trong quản trị kinh doanh nên sử dụng kết hợp các hình thức giao tiếp khác nhau. Việc kết hợp các hình thức giao tiếp để giải quyết vấn đề thường đem lại hiệu quả chung cao nhất. Gặp những vấn đề phức tạp, chúng ta nên tiến hành trao đổi thông tin dưới dạng văn bản trước, sau đó mới tiến hành họp đàm phán trực tiếp. Mặt khác, hình thức giao tiếp qua văn bản cũng cần cho các vấn đề liên quan đến pháp lý, các vấn đề lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
