Xác định giá trị tài liệu: nguyên tắc, phương pháp và tổ chức xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Luật lưu trữ 2011 nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

1.2.Mục đích, ý nghĩa

– Giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ.

– Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hoá thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

– Góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu (khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong các cơ quan).

– Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện.

2. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

2.2.1. Nguyên tắc chính trị

Đây là nguyên tắc phương pháp luận đầu tiên của quá trình xác định giá trị tài liệu. Theo nguyên tắc này, khi nghiên cứu để xác định giá trị của các văn kiện và quyết định tài liệu này hay tài liệu khác để bảo quản hoặc tiêu hủy, chúng ta phải có lập trường chính trị rõ ràng. Chúng ta đấu tranh một cách tích cực, có ý thức, có định hướng để khẳng định quyền lợi của giai cấp công nhân và nhân dân lao động, giữ vững độc lập chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ, lãnh hải của quốc gia, thông qua việc bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ của đất nước.

2.2. Nguyên tắc lịch sử

Đây là nguyên tắc phương pháp luận thứ hai của công tác xác định giá trị tài liệu. Là một hiện tượng lịch sử, được sản sinh ra trong quá trình phát triển của xã hội loài người, tài liệu lưu trữ luôn luôn mang dấu ấn của thời đại mà trong đó chúng đã xuất hiện và tồn tại. Do vậy, khi xác định giá trị các tài liệu đó chúng ta cần phải chú ý đến các điều kiện lịch sử, thời gian, địa điểm mà ở đó chúng được sản sinh ra.

Quan điểm lịch sử đòi hỏi người nghiên cứu khi xem xét giá trị của tài liệu lưu trữ với nhận thức hiện đại của mình, phải nắm vững các nguyên tắc, phương pháp ghi tin được dùng trong thời kỳ mà tài liệu lưu trữ xuất hiện.

Chẳng hạn, thuộc thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia của nước ta có những tài liệu được ghi bằng chữ Hán, chữ Nôm, chữ Anh, chữ Pháp… Lại có cả những tài liệu đồ họa theo lối xưa như các tập bản đồ cổ. Có bản đã sao đi sao lại nhiều lần không còn bản chính, chỉ còn bản sao thuộc các thế hệ sau. Khi xác định giá trị của những tài liệu như vậy, rõ ràng cán bộ lưu trữ phải nghiên cứu các nguyên tắc và tính đặc thù lịch sử của chúng. Phải biết lần theo những dấu ấn của những sự thay đổi để hiểu được sự kiện ban đầu do tài liệu mô tả, phân biệt nó với sự kiện được dựng lại qua thời gian mà ta nhìn thấy trong tài liệu. Tài liệu càng gần với hiện thực thì giá trị của nó càng cao.

2.3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

Tài liệu lưu trữ không những chỉ là sản phẩm của giai cấp, của lịch sử mà chúng còn là sản phẩm tổng hợp của nhiều mối quan hệ vốn có trong hiện thực. Giá trị của tài liệu phải được xem xét một cách toàn diện, theo nhiều mối liên hệ khác nhau.

V.I Lênin đã từng chỉ rõ: “Để hiểu được sự vật cần phải nắm lấy và nghiên cứu tất cả các mặt, các mối liên hệ và các mặt “trung gian” của nó. Chúng ta không bao giờ có thể đạt được điều đó một cách hoàn toàn, nhưng yêu cầu của tính toàn diện sẽ giúp chúng ta tránh khỏi những sai lầm và sự cứng nhắc”. Theo nguyên tắc này, khi xác định giá trị của tài liệu lưu trữ, chúng ta có thể phát hiện được những mặt khác nhau trong ý nghĩa của chúng tránh được những kết luận phiến diện.

Chẳng hạn, khi xác định giá trị tài liệu của các phông lưu trữ do chính quyền cũ để lại, chúng ta có thể thấy nhiều tài liệu với những ý nghĩa thuộc nhiều mặt rất khác nhau. Các bản thiết kế các tòa nhà, ga đường sắt, cầu, đường…là những tài liệu có ý nghĩa về phương diện kinh tế. Trong khi đó các sổ sách địa bạ thời Phong kiến còn lưu giữ được khá nhiều loại (trên 700 tập) chủ yếu có giá trị về phương diện nghiên cứu lịch sử. Có những tài liệu có ý nghĩa chính trị to lớn trong cuộc đấu tranh bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước trong thời kỳ hiện nay và cả sau này như tài liệu về quần đảo Hoàng Sa, Trường Sa. Có những tài liệu có ý nghĩa về mặt ngôn ngữ, về vật liệu ghi tin và phương pháp ghi tin như: Mộc bản Triều Nguyễn, Kinh Phật viết trên lá Buông ở An Giang…Vì vậy, xác định giá trị tài liệu một cách toàn diện là rất cần thiết.

3. Các phương pháp xác định giá trị tài liệu

3.1. Phương pháp hệ thống

Phương pháp hệ thống là một phương pháp có vai trò rất quan trọng trong nhận thức khoa học.

Tài liệu lưu trữ là những đối tượng được hình thành một cách có hệ thống, đặc biệt là những tài liệu do hoạt động quản lý sản sinh ra. Có thể xem hệ thống tài liệu văn kiện là tập hợp những tài liệu có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan theo những tiêu chuẩn pháp lý nhất định. Những tài liệu của cùng một hệ thống có mối liên hệ với nhau do chức năng của các cơ quan hình thành nên chúng quy định. Các hệ thống văn kiện nói chung đều là những hệ thống động, nghĩa là chúng hoạt động trong những giới hạn biến đổi, chịu tác động mạnh mẽ của những điều kiện không gian, thời gian và những điều kiện khác từ ngoài hệ thống tác động vào.

Về cơ bản, giá trị của các tài liệu chỉ bộc lộ rõ khi chúng được xét trong một hệ thống nhất định. Vì các tài liệu cùng một hệ thống luôn có mối liên hệ với nhau theo một quy luật nhất định, nên khi áp dụng phương pháp phân tích hệ thống chúng ta có thể thấy một tài liệu có ý nghĩa gì trong hệ thống mà nó đang hoạt động. Từ đó đi đến quyết định việc giữ lại hay loại hủy. Phương pháp hệ thống đặc biệt có vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu vấn đề lựa chọn các tài liệu có thông tin lặp lại để tổ chức bảo quản trong các lưu trữ. Chúng ta đều biết sự lặp lại thông tin trong các tài liệu và các hệ thống tài liệu khác nhau là một điều tất yếu trong hoạt động quản lý. Điều này đòi hỏi khi đưa vào bảo quản trong các lưu trữ các tài liệu phải được lựa chọn để tránh việc gia tăng khối lượng tài liệu không hợp lý. Để thực hiện được yêu cầu đó, chúng ta phải xem xét tính trùng lặp thông tin bắt buộc và không bắt buộc giữa các hệ thống tài liệu, xác định nguyên nhân của chúng và chỉ rõ tài liệu đó thuộc hệ thống nào cần phải bảo quản để nghiên cứu lâu dài, hệ thống nào không cần giữ lại.

3.2. Phương pháp phân tích chức năng

Có thể hiểu phương pháp phân tích chức năng là phương pháp xác định giá trị các văn kiện hình thành trong các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp dựa vào kết quả xem xét chức năng của các cơ quan đã sản sinh ra tài liệu đó và chức năng của chính mỗi loại tài liệu trong hoạt động của từng cơ quan nhất định. Trong hệ thống bộ máy nhà nước các cơ quan đều có những chức năng riêng của mình. Nhìn chung, các cơ quan đầu não của bộ máy quản lý nhà nước như Chính phủ, các bộ, các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ là những cơ quan có chức năng quan trọng nhất. Hoạt động của các cơ quan này có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của các cơ quan khác. Chúng sản sinh ra những tài liệu có nhiều ý nghĩa quan trọng. Đó là nguồn tài liệu chủ yếu để bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia. Ngược lại, những cơ quan có chức năng hẹp, chỉ mang tính chất dịch vụ…thì tài liệu sản sinh ra chỉ có ý nghĩa tạm thời và ít được chú ý lựa chọn. Tuy nhiên, không phải mọi tài liệu được sản sinh ra trong các cơ quan có chức năng quan trọng đều được lựa chọn đưa vào lưu trữ mà cần phải căn cứ vào nhu cầu của thực tế lịch sử, theo đòi hỏi của nhiệm vụ chính trị trong từng giai đoạn nhất định.

3.3. Phương pháp thông tin

Thực tiễn đã chứng minh rằng, giá trị của các tài liệu chính là giá trị của các thông tin mà nó có thể mang lại cho người nghiên cứu. Chính vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu cần phải xét theo quan điểm của lý thuyết thông tin, cụ thể là cần phải xem xét các tài liệu đó có cung cấp được cho quá trình quản lý xã hội, cho nghiên cứu xã hội những thông tin chính xác, đầy đủ và mới mẻ hay không. Giá trị của thông tin luôn luôn gắn liền với mục đích của việc sử dụng chúng cũng như lệ thuộc vào độ tin cậy của nó. Khối lượng thông tin càng lớn thì nhiệm vụ lựa chọn các thông tin có độ tin cậy cao càng trở nên phức tạp, nhưng là nhiệm vụ rất cần thiết. Vận dụng lý thuyết thông tin để tránh đưa vào kho lưu trữ những thông tin lặp lại, thông tin đã bị lỗi thời, lạc hậu, thông tin không còn giá trị về mọi phương diện mà trong một thời gian nhất định nó đã từng có ý nghĩa quan trọng. Cần phải có sự phân tích cụ thể khi gặp phải những tài liệu như thế để tránh tiêu hủy những tài liệu có thông tin cần thiết, nhưng cũng tránh được tình trạng ôm đồm, giữ lại nhiều tài liệu không có ý nghĩa gì khi sử dụng các thông tin mà chúng phản ánh.

3.4. Phương pháp phân tích sử liệu học

Sử liệu học, như nhiều nhà chuyên môn trên thế giới đã xác nhận là một bộ môn khoa học có nhiệm vụ khởi thảo những vấn đề lý luận, phương pháp nghiên cứu về sử dụng các nguồn sử liệu bằng chữ viết. Sử liệu học cũng có nhiệm vụ xác định phạm vi, vị trí, ý nghĩa của các nguồn sử liệu và những yêu cầu, biện pháp cụ thể của quá trình phân tích sử liệu học các nguồn tư liệu dùng trong nghiên cứu lịch sử. Có thể thấy rằng, muốn lựa chọn tài liệu để bảo quản thì đánh giá tài liệu cũng giống như nghiên cứu sử liệu học phải xác định cơ sở khách quan của giá trị tài liệu. Các nhà nghiên cứu ở cả hai lĩnh vực đều phải làm sáng tỏ những yếu tố cơ bản tạo nên giá trị của tài liệu để sử dụng chúng hợp lý. Do đặc điểm này mà các nhà lưu trữ học cần phải nắm được các phương pháp lựa chọn thông tin của sử liệu học, các phương pháp phân tích văn bản, phương pháp so sánh, đối chiếu và một số phương pháp khác do sử liệu học nêu ra.

Tài liệu lưu trữ là một nguồn sử liệu quan trọng. Đó cũng là một sản phẩm của lịch sử phản ánh hoạt động của con người trong quá trình nhận thức và cải tạo thế giới khách quan. Vì vậy, việc đánh giá và lựa chọn các tài liệu để đưa vào bảo quản trong các lưu trữ cần phải chú ý đến các đặc điểm cơ bản tạo nên giá trị của tài liệu. Đánh giá tài liệu lưu trữ theo phương pháp Sử liệu học là nhằm làm cho loại sử liệu này nói lên tiếng nói thực sự của mình trong nghiên cứu lịch sử.

4. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

4.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu

Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và được áp dụng phổ biến trong công tác xác định giá trị tài liệu. Nội dung tài liệu là những thông tin chứa đựng trong tài liệu. Có thể nói, nội dung là linh hồn của văn kiện, giá trị các mặt của tài liệu chủ yếu do nội dung quyết định.

Những tài liệu được lựa chọn để bổ sung cho Phông lưu trữ quốc gia gồm: Tài liệu phản ánh lịch sử dựng nước, giữ nước của dân tộc; lịch sử phong trào công nhân, lịch sử Đảng; tài liệu về chủ trương, chính sách, phương hướng, chiến lược, các kế hoạch của nhà nước; tài liệu về quá trình tổ chức thực hiện và kết quả đạt được (báo cáo)…

Khi xác định vai trò nội dung của tài liệu, cần phải đặt tài liệu trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông (những tài liệu phản ánh các mặt hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông như tài liệu chỉ đạo, tổ chức bộ máy, chỉ tiêu kế hoạch, báo cáo tổng kết là có giá trị cao). Nhiều tài liệu có nội dung quan trọng, nhưng đối với phông đó nó không phản ánh trực tiếp những hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông nên giá trị sẽ thấp hơn.

Ý nghĩa nội dung của tài liệu không thể xét một cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm tài liệu chung.

Trong thực tế, có những tài liệu thông tin đơn giản, ngắn gọn nhưng thông tin đó lại đề cập đến thời gian, địa điểm, tác giả của tài liệu khác rất có giá trị, cần giữ lại để bảo quản.

Ý nghĩa nội dung của tài liệu không chỉ phụ thuộc vào nội dung của các thông tin chứa trong tài liệu mà còn phụ thuộc vào ý nghĩa của nó trong hoạt động thực tiễn của từng cơ quan nhất định. Khi áp dụng tiêu chuẩn này phải chú ý cả 2 phương diện trên (thông tin tài liệu và yêu cầu thực tiễn).

4.2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu.

Khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu.

Trong một phông lưu trữ thường có các tác giả sau: cơ quan cấp trên, cơ quan hình thành phông, cơ quan hữu quan, cơ quan, đơn vị trực thuộc.

Đối với phông lưu trữ quốc gia, tài liệu của các tác giả là những cơ quan đầu ngành, các dự án trọng điểm thì có ý nghĩa quan trọng hơn.

Đối với phông lưu trữ cơ quan, tài liệu do chính cơ quan sản sinh ra, nó phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị hình thành phông thì sẽ có ý nghĩa quan trọng.

Đối với tài liệu cấp trên gửi xuống cơ quan: tài liệu chỉ đạo trực tiếp hoạt động của cơ quan thì có ý nghĩa quan trọng. Những văn bản của cấp trên gửi xuống để biết, chỉ giữ lại trong một thời gian ngắn sau đó tiến hành tiêu huỷ theo quy định.

Tài liệu của cơ quan cấp dưới gửi lên: nếu để báo cáo, cần giữ lại, nếu để trao đổi thì chỉ lưu trữ trong một thời gian ngắn.

Đối với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sử, toàn bộ tài liệu hình thành trong cuộc đời, sự nghiệp của nhân vật đó sẽ được giữ lại.

Ví dụ: Phông lưu trữ Hồ Chủ tịch, Phông lưu trữ Tổng Bí thư Lê Duẩn…

4.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông

Cơ quan, đơn vị hình thành phông là những cơ quan, cá nhân trong quá trình hoạt động của mình đã sản sinh ra phông tài liệu.

Tiêu chuẩn tác giả khác tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông. Đôi khi tác giả của tài liệu không phải là cơ quan hình thành phông.

Theo tiêu chuẩn này, những cơ quan có vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước, những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thì tài liệu của những cơ quan, cá nhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho phông lưu trữ quốc gia.

Những cơ quan có vị trí ít quan trọng trong bộ máy nhà nước thì tài liệu sản sinh ra sẽ được bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày cũng như phục vụ việc nghiên cứu lịch sử của cơ quan.

4.4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu

Sự trùng lặp thông tin là sự lặp lại nội dung thông tin của tài liệu này trong tài liệu khác. Do nhu cầu giải quyết công việc, do sự phát triển của các phương tiện sao in ngày càng hiện đại và do nhu cầu sử dụng thông tin nên sự lặp lại thông tin của tài liệu diễn ra phổ biến trong hoạt động của cơ quan dưới các dạng:

– Loại trùng lặp mang tính hình thức do sao in, trích lục các loại tài liệu tạo nên. Do nhu cầu quản lý và giải quyết công việc nên các văn bản được lập thành nhiều bản chính hoặc sao thành nhiều bản bằng các hình thức sao như sao y bản chính, sao lục, trích lục hoặc photocopy. Trong trường hợp này những thông tin trùng lặp gọi là tài liệu trùng thừa.

– Loại xuất hiện do việc tổng hợp các thông tin từ các loại tài liệu đã có thể lập thành một tài liệu mới do yêu cầu công việc đòi hỏi. Trong trường hợp này những thông tin trùng lặp gọi là tài liệu có thông tin bao hàm trong tài liệu khác.

Ví dụ: Báo cáo tổng kết là tổng hợp các thông tin từ các báo cáo sơ kết, báo cáo quý.

– Loại xuất hiện mang tính lặp lại thông tin nhưng đã có sự kế thừa và phát triển từ tài liệu cũ. Trường hợp này có ở những văn bản cần phải soạn thảo và nghiên cứu nhiều lần. Mỗi lần soạn thảo sau đều có sự kế thừa và phát triển những nội dung từ trước. Trường hợp này gọi là những “dị bản”.

Ví dụ: Trong quá trình soạn thảo Quy chế hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ có nhiều bản dự thảo khác nhau.

Trong khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, tổ chức, có nhiều loại tài liệu có sự lặp lại thông tin một phần hoặc toàn bộ. Vì vậy, việc vận dụng tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu là cần thiết để loại bỏ những tài liệu có thông tin không chính xác, những tài liệu có thông tin pháp lý bị bao hàm, những tài liệu trùng thừa.

+ Đối với loại trùng lặp thông tin thứ nhất (tài liệu trùng thừa)

Nếu một văn bản có cả bản chính và bản sao thì giữ lại bản chính có đầy đủ thể thức, có hình thức rõ ràng và tình trạng vật lý tốt. Nếu thiếu bản chính chỉ còn bản sao (sao y bản chính, sao lục) thì giữ lại bản sao đó và coi nó có giá trị ngang bằng bản chính. Những tài liệu trùng lặp ở dạng sao chụp cả dấu (tài liệu photocopy) thì không có giá trị pháp lý.

Trong trường hợp những tài liệu có ý nghĩa chính trị, khoa học và các ý nghĩa quan trọng khác cần được sử dụng rộng rãi thì có thể giữ thêm bản sao để phục vụ khai thác còn bản chính để bảo hiểm. Nếu giữa bản chính và bản sao có sự sai lệch thì cần phải tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó, khi cần thiết có thể giữ lại bản đó để kiểm tra.

Ngoài ra, nếu một phông lưu trữ có nhiều bản trùng hoặc trùng lặp nội dung giữa hồ sơ này với hồ sơ khác, thậm chí trùng giữa các phông tài liệu thì cần căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị đã hình thành tài liệu đó và phạm vi thu thập tài liệu để lựa chọn tài liệu bảo quản một cách hợp lý.

Ví dụ: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có một số hồ sơ tài liệu của Phông Bộ Kế hoạch và Đầu tư trùng với một số hồ sơ tài liệu của Bộ Xây dựng, Bộ Giao thông Vận tải… khi các cơ quan đó có chung một đối tượng thực hiện là dự án công trình cấp quốc gia. Xét trong phạm vi một kho lưu trữ thì một tài liệu trùng ở các phông khác nhau chúng có giá trị riêng biệt khác nhau. Vì vậy không thể loại tài liệu trùng như quan niệm trong một phông lưu trữ.

+ Đối với loại trùng lặp thông tin thứ hai (tài liệu có thông tin bao hàm trong tài liệu khác):

Việc lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại trong các văn bản tổng hợp thường phức tạp hơn nhiều so với loại trên. Về nguyên tắc những tài liệu có thông tin tổng hợp (thông tin bao hàm) bao giờ cũng có giá trị hơn những tài liệu có thông tin bị tổng hợp (bị bao hàm).

Ví dụ:

– Tài liệu về kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê dài hạn, hàng năm: Thời hạn bảo quản là vĩnh viễn.

– Tài liệu về kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê 6 tháng, 9 tháng: Thời hạn bảo quản là 20 năm.

– Tài liệu về kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê quý, tháng: Thời hạn bảo quản là 5 năm

Tuy nhiên đối với những tài liệu tổng hợp chưa phản ánh hết nội dung những tài liệu rời lẻ (tài liệu bị bao hàm) thì cần giữ lại những tài liệu rời lẻ để phản ánh và làm sáng tỏ những chi tiết và những sắc thái riêng biệt. Trường hợp này xảy ra đối với tài liệu của nhiều ngành.

+ Đối với loại trùng lặp thông tin thứ ba là những dị bản:

Nếu những tài liệu có giá trị thì có thể giữ các bản đó nhưng với thời hạn bảo quản khác nhau. Đối với bản thảo bản gốc cuối cùng là cơ sở để hình thành bản chính thường có thời hạn bảo quản cao nhất trùng với bản chính.

Ví dụ: Bản dự thảo lần cuối cùng của Quy chế hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là bản được duyệt thì được bảo quản cùng thời hạn bảo quản như bản gốc, bản chính.

Như vậy, đối với mỗi dạng thông tin lặp lại đòi hỏi phải xử lý một cách linh hoạt để quyết định chính xác thời hạn bảo quản của nó.

4.5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu

Về thời gian của tài liệu: Thời gian được ghi chép trên tài liệu là một căn cứ để xem xét giá trị của tài liệu. Thời gian được phản ánh trên tài liệu thông thường có hai loại: thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian nói đến trong nội dung tài liệu. Vận dụng tiêu chuẩn này trong xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến những thời kỳ đặc biệt, những giai đoạn lịch sử của Đảng và của dân tộc, của cơ quan, địa phương.

Liên quan đến thời gian của tài liệu là việc quy định mốc cấm trong việc tiêu huỷ tài liệu ở nước ta. Theo Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng quy định những hồ sơ, tài liệu lưu trữ sản sinh từ năm 1954 trở về trước đều không được tiêu huỷ. Bởi vì những tài liệu phản ánh lịch sử của dân tộc từ nãm 1954 về trýớc hiện giữ lại ðýợc là rất ít.

Địa điểm sản sinh tài liệu: Địa điểm sản sinh ra tài liệu là nơi lập ra tài liệu. Vận dụng tiêu chuẩn này cần chú ý những tài liệu liên quan đến các địa điểm từng xảy ra những sự kiện lịch sử quan trọng hoặc những địa điểm có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, xã hội của đất nước, của địa phương đó.

4.6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ

Mức độ hoàn chỉnh của phông được hiểu là hồ sơ, tài liệu của một phông phải đầy đủ kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc hoạt động của cơ quan.

Chất lượng của phông lưu trữ được hiểu là hồ sơ, tài liệu trong phông phải phản ánh đầy đủ những mặt hoạt động của đơn vị, cá nhân hình thành phông, đồng thời những hồ sơ, tài liệu đó phải đầy đủ các yếu tố pháp lý.

Vận dụng tiêu chuẩn này trong quá trình xác định giá trị tài liệu, nếu gặp những phông mà tài liệu của chúng bị mất mát thất lạc nhiều, khối lượng tài liệu còn lại ít thì những tài liệu có giá trị thấp vẫn cần được giữ lại để bảo quản trong phông.

4.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên hai mặt: thể thức văn bản và nội dung văn bản.

Về thể thức, khi lựa chọn tài liệu để bảo quản phải giữ lại các tài liệu có đầy đủ thể thức theo qui định. Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh lịch sử khác nhau, cũng phải có sự xem xét toàn diện vận dụng tiêu chuẩn này trong khi xác định giá trị tài liệu.

Về nội dung văn bản: Tài liệu có giá trị pháp lý phải có nội dung không sai phạm về luật pháp của nhà nước.

4.8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên ngoài tài liệu

Tài liệu lưu trữ ở các nước và ở nước ta hình thành do nhiều vật liệu và phương pháp chế tác khác nhau: khắc trên gỗ, trên đá, trên đồng, trên lá cọ, viết trên lụa… Ngôn ngữ trên tài liệu lưu trữ ở nước ta còn có chữ Hán, chữ Nôm, chữ nước ngoài và cả những chữ viết của đồng bào dân tộc ít người. Giá trị của tài liệu trong nhiều trường hợp được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác, bút tích và qua một số đặc điểm bên ngoài, đặc biệt là đối với tài liệu cổ.

Tóm lại, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cần được vận dụng một cách tổng hợp và cần dựa trên cơ sở thực tế của từng lúc, từng nơi để lựa chọn tài liệu một cách khoa học, tránh máy móc, mà phải có quan điểm toàn diện, tổng hợp và lịch sử.

5. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu

5.1. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu

5.1.1. Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư

Giai đoạn văn thư là giai đoạn tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Khi công việc chưa kết thúc, tài liệu đó đang có giá trị hiện hành và được sử dụng để giải quyết những công việc trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để bảo quản.

Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư được đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ cho các cơ quan và chủ yếu trong việc lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ. Lập danh mục hồ sơ là xác định trước những hồ sơ cần được lập và xác định trước thời hạn bảo quản của những hồ sơ đó để lựa chọn những tài liệu nào cần lập hồ sơ và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, những loại hồ sơ tài liệu nào không cần nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Xác định giá trị tài liệu trong văn thư, chủ yếu nhất là để tài liệu khi đã kết thúc công việc phải được lập thành hồ sơ, lựa chọn đủ tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ, loại những văn bản không thuộc hồ sơ ra khỏi hồ sơ; ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ theo Danh mục hồ sơ có ghi thời hạn bảo quản. Nếu không có Danh mục hồ sơ, thì xin ý kiến lãnh đạo và Văn phòng xem hồ sơ đã được lập cần khai thác giá trị hiện hành của nó bao nhiêu năm để ghi được thời hạn bảo quản. Sau đó, lập danh mục hoàn chỉnh những hồ sơ đã được lập để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn nộp lưu.

Tài liệu được hình thành ở giai đoạn văn thư vừa là phương tiện vừa là công cụ hoạt động của cơ quan. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu của mỗi sự việc được xếp vào từng tờ bìa hồ sơ. Hồ sơ đó được giữ lại một năm tại nơi lập sau khi kế hoạch công tác năm của cơ quan đã kết thúc và các công việc được giải quyết trong năm đã sắp xếp việc nào ra việc ấy thì viên chức chuyên môn phải lựa chọn những văn bản có giá trị để lưu lại trong hồ sơ, bổ sung những văn bản còn thiếu và loại ra những giấy tờ không có giá trị như tài liệu trùng thừa, tư liệu tham khảo khác.

Những hồ sơ đó được để lại đơn vị công tác trong thời hạn một năm, hết thời hạn một năm các hồ sơ có giá trị phải nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Như vậy, việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư ngay từ đầu đã lựa chọn sơ bộ những tài liệu có giá trị và loại ra những tài liệu hết giá trị hoặc không có giá trị để tiêu huỷ. Xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này chính xác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị những tài liệu của cơ quan ở giai đoạn văn thư trước khi nộp vào Lưu trữ cơ quan. Đồng thời tạo điều kiện tốt cho các giai đoạn xác định giá trị tài liệu về sau.

5.1.2. Xác định giá trị tài liệu trong Lưu trữ cơ quan

Xác định giá trị tài liệu trong Lưu trữ cơ quan chủ yếu là kiểm tra lại việc lập hồ sơ, ghi thời hạn bảo quản được các đơn vị giao nộp vào. Lập Mục lục hồ sơ lưu trữ đối với những hồ sơ có giá trị lịch sử để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn nộp lưu. Lập danh mục những hồ sơ bảo quản có thời hạn, không, hoặc chưa được xác định là có giá trị lịch sử để bảo quản riêng tại Lưu trữ cơ quan. Hằng năm, xác định lại những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài khi hết thời hạn bảo quản để nếu có giá trị lịch sử thì bổ sung vào Mục lục hồ sơ lưu trữ, nếu không, thì cùng với hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời đã kết thúc thời hạn bảo quản, làm thủ tục tiêu hủy theo quy định.

Sau khi tiếp nhận tài liệu nộp lưu ở giai đoạn văn thư, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ kiểm tra lại giá trị các hồ sơ đã nhận. Tại đây, có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đúng với giá trị của nó trên cơ sở toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản lý sẽ được đánh giá một cách tổng hợp.

Công tác xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này có thể được tiến hành độc lập hoặc kết hợp trong các nghiệp vụ khác như: thống kê, phân loại và đặc biệt là trong chỉnh lý tài liệu. Tài liệu bảo quản ở lưu trữ cơ quan chủ yếu có giá trị thực tiễn, phục vụ việc tra tìm thường xuyên của cán bộ viên chức trong cơ quan. Những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra và làm các thủ tục để tiêu hủy.

Công tác xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn Lưu trữ cơ quan rất quan trọng vì nó tạo điều kiện thuận lợi để bổ sung vào Lưu trữ lịch sử và tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ.

5.1.3. Xác định giá trị tài liệu trong Lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử là hệ thống các kho, trung tâm lưu trữ như các Trung tâm lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử ở tỉnh, có nhiệm vụ thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử.

Xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ lịch sử là tối ưu hóa thành phần các phông TLLT tại Lưu trữ lịch sử. Đồng bộ hóa mức độ giá trị TLLT mới thu vào từ các nguồn nộp lưu theo quy định nội vụ của Lưu trữ lịch sử để định hướng chế độ ưu tiên quản lý, bảo vệ hoặc lập Phông bảo hiểm TLLT, ví dụ lựa chọn xếp loại giá trị A,B,C…

Việc xác định giá trị tài liệu ở Lưu trữ lịch sử là giai đoạn xác định giá trị tài liệu cuối cùng nên đòi hỏi phải hết sức thận trọng. Tài liệu được thu thập vào lưu trữ lịch sử là những tài liệu có giá trị lịch sử (giá trị bảo quản vĩnh viễn) của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định.

Nhiệm vụ của các Lưu trữ lịch sử là lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Tại đây, các hồ sơ sẽ được xem xét giá trị lần cuối cùng để quyết định bảo quản cố định. Khi kiểm tra, có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đã được đánh giá ở giai đoạn trước không chính xác hoặc loại bỏ những hồ sơ, tài liệu bị trùng lặp giữa các phông hay tài liệu đã thực sự hết giá trị để tiêu huỷ. Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này cũng được tiến hành đồng thời với công tác thống kê, kiểm tra, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Như vậy, việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở ba giai đoạn là: giai đoạn văn thư, giai đoạn Lưu trữ cơ quan, giai đoạn Lưu trữ lịch sử. Mỗi giai đoạn có những đặc thù riêng và có mối quan hệ chặt chẽ qua lại. Giai đoạn trước là tiền đề cho giai đoạn sau và giai đoạn sau là kết quả cuối cùng của việc tối ưu hoá thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

5.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

5.2.1. Khái niệm

Hội đồng xác định giá trị tài liệu là một tổ chức tư vấn ở các cơ quan, được thành lập bởi văn bản của thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác định giá trị tài liệu.

5.2.2 Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Tư vấn cho thủ trưởng cơ quan tổ chức về việc quy định:

– Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại để bảo quản;

– Danh mục tài liệu hết giá trị

5.2.3. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

– Cấp phó giúp việc về chuyên môn của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Chủ tịch Hội đồng;

– Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức: Ủy viên (thư ký Hội đồng);

– Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên;

– Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị: Ủy viên.

5.2.4. Lề lối làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

5.3. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu

Hội đồng này có nhiệm vụ thẩm tra, phê duyệt kết quả xác định giá trị tài liệu của cơ quan có tài liệu.

Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ được quy định như sau:

– Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm tra tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia;

– Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (trong đó có cả cấp huyện)

– Lưu trữ cấp huyện thẩm tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp xã;

– Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp vào Lưu trữ lịch sử.

5.4. Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị

– Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

– Lập danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

– Tiến hành họp và lập biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

– Trình văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

– Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

– Thủ trưởng cơ quan có tài liệu ban hành Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

– Tổ chức bàn giao và lập biên bản bàn giao tài liệu hủy; – Tổ chức tiêu hủy và lập biên bản huỷ tài liệu hết giá trị; – Lập và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu bằng cách đưa đến các cơ sở tái chế làm nguyên liệu giấy hoặc cắt nhỏ, đóng bao trong điều kiện chưa đưa được đến nhà máy giấy. Đó là phương pháp tốt nhất vừa tiết kiệm nguyên liệu, vừa bảo vệ bí mật của tài liệu. Việc đóng gói, vận chuyển và tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành biên bản có sự chứng kiến của đại diện lưu trữ cơ quan, bảo vệ cơ quan. Nghiêm cấm mọi hình thức đưa tài liệu tiêu hủy sử dụng vào những mục đích khác như bán tài liệu cho tư thương …

5.5. Lập và lưu hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị

Các văn bản trong hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

– Quyết định thành lập Hội đồng;

– Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

– Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

– Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;