Năng lực tổ chức là gì? Cấu trúc năng lực tổ chức; Các biểu hiện năng lực tổ chức của người lãnh đạo.
1. Khái niệm năng lực tổ chức
Năng lực là tổng hợp các thuộc tính độc đáo của cá nhân phù hợp với những yêu cầu đặc trưng của một hoạt động nhất định, nhằm bảo đảm việc hoàn thành có kết quả tốt trong lĩnh vực hoạt động ấy.
Năng lực lãnh đạo, quản lý là toàn bộ những đặc điểm, phẩm chất tâm lý của cá nhân nhất định, tham gia và đảm bảo cho họ có thể chỉ huy, điều khiển, điều hành các công việc tố chức khác nhau mang lại hiệu quả. Do là toàn bộ những đặc điểm và phẩm chất tâm lý cần có và phải có để người lãnh dạo có thể đảm nhận tốt vai trò của mình, và thực hiện tốt chức năng của mình với tư cách là người chỉ huy, người đứng dầu tổ chức “người hoạt động chính trị, chuyên môn, giáo dục”.
Những đặc điểm tâm lý như vậy thường không có sẵn trong cá nhân, mà phải được tạo ra, hình thành bằng giáo dục, bằng hoạt động của họ.
Nhà quản lý phải thực hiện nhiều chức năng quản lý như tổ chức, hoạch định, kiểm tra, trong đó tổ chức là chức năng đặc biệt quan trọng.
Năng lực tổ chức rất quan trọng đối với hiệu suất lao động của người lãnh đạo. Trong điều kiện giống nhau về nguồn lực, môi trường, người lãnh đạo nào có năng lực tổ chức tốt, người đó sẽ gặt hái nhiều thành công hơn. Điều này đã được chứng minh trong thực tiễn.
2. Cấu trúc của năng lực tổ chức
Dựa theo quan điểm của tâm lý học nhân cách, khi nghiên cứu nhân cách người lãnh đạo, có thể nêu cấu trúc năng lực tổ chức của người lãnh đạo như sau:
* Các đặc điểm chung:
Đây là những đặc điểm làm cơ sở, nền tảng cho sự hình thành năng lực tổ chức ở người lãnh đạo. Các đặc điểm này bao gồm xu hướng cá nhân, sự đào tạo về chuyên môn, hoạt động tổ chức và những phẩm chất chung cần thiết khác.
– Xu hướng cá nhân:
+ Nổi bật trước hết là lý tưởng, lập trường giai cấp, tính tư tưởng và niềm tin.
+ Kết quả đào tạo về chuyên môn và tổ chức của người quản lý. Bao gồm vốn kiến thức văn hoá và khoa học (chuyên môn, và nhất là khoa học quản lý) cùng kinh nghiệm tương ứng với yêu cầu của công tác được giao.
– Một số phẩm chất chung.
+ Sự nhanh trí;
+ Tính cởi mở;
+ Óc suy xét sâu sắc;
+ Tính tích cực hoạt động;
+ Óc sáng kiến;
+ Tính kiên trì;
+ Tính tự kiềm chế;
+ Khả năng làm việc bền lâu;
+ Tính tổ chức, tính tự lập.
Những phẩm chất kể trên có thể phát triển cao hay thấp ở từng người, song không thể thiếu được một phẩm chất nào.
Những phẩm chất rất quan trọng trong đặc điểm cấu thành năng lực tổ chức là sự linh hoạt, mềm dẻo của trí tuệ.
Tính kiên quyết, sự tự kiềm chế, thể hiện ý chí của người lãnh đạo. Người lãnh đạo có ý chí sẽ có sự hăng hái, có khát vọng mong muốn thành đạt.
Khả năng quan sát và óc sáng tạo cũng là yếu tố không thể thiếu trong năng lực tổ chức của người lãnh đạo. Khả năng quan sát giúp người lãnh đạo thu nhận thông tin, qua đó nắm bắt được cái chung, cái toàn thể để hiểu cái riêng, cái bộ phận một cách sau sắc.
Óc sáng tạo là yếu tố giúp người lãnh đạo có những giải pháp trong các tình huống độc đáo xảy ra. Óc sáng tạo luôn giúp người lãnh đạo tìm ra cái mới, đổi mới phương thức làm việc để nâng cao hiệu quả của mình.
* Các đặc điểm chuyên biệt:
Đây là những phẩm chất tâm lý đặc biệt, các đặc điểm chuyên biệt của năng lực tổ chức gồm:
– Sự nhạy cảm về tổ chức (linh cảm hay trực giác tổ chức):
Thứ nhất là sự tinh nhạy về tâm lý: Nhận biết được phẩm chất và năng lực của người khác, đồng cảm với người khác.
Thứ hai là sự khéo léo ứng xử về mặt tâm lý.
Thứ ba là có đầu óc tâm lý, thực tế, tức là biết đặt mỗi người vào vị trí thích hợp để đóng góp tốt nhất, nhiều nhất cho công việc chung.
– Khả năng tạo nghị lực và ý chí khơi dậy ở mọi người tính tích cực hoạt động:
Thể hiện ở khả năng khơi dậy ở người khác lòng nhiệt tình, yêu cầu cao đối với bản thân, năng lực thuyết phục, cảm hoá mọi người.
– Hứng thú đối với hoạt động quản lý:
Người có hứng thú tổ chức là người thường tự mình đứng ra tập hợp, tổ chức mọi người khi có việc của đoàn thể, công tác chuyên môn với bất kỳ công tác xã hội nào. Hứng thú đối với hoạt động quản lý được thể hiện: Sự nhiệt tình, hăng say với hoạt động quản lý, luôn không bằng lòng với kết quả hoạt động của bản thân, luôn cầu thị tiếp thu cái mới,…
* Các đặc điểm cá biệt:
Đây là những phẩm chất tâm lý đảm bảo cho người lãnh đạo thực hiện chức năng đặc trưng nhất của mình là tổng chỉ huy. Loại năng lực này không nhiều và không phải ai cũng có, nó bao gồm:
– Hiểu biết rộng là thể hiện ở trên nhiều lĩnh vực. Thể hiện ba mức độ.
+ Hiểu biết chung (trên nhiều lĩnh vực khác nhau như chính trị, quân sự, kinh tế).
+ Hiểu biết riêng (chỉ có thể tổ chức, tập hợp người trong một lĩnh vực nhất định, chẳng hạn chỉ huy quân đội thì giỏi nhưng sang quản lý kinh tế thì kém).
+ Hiểu biết sâu (ngay trong một lĩnh vực cũng chỉ tổ chức thực hiện được ở một mặt nào đó). Ví dụ: quản lý tổ chức sản xuất thì giỏi nhưng kinh doanh lại kém.
Trên thực tế, người lãnh đạo có năng lực tổ chức ở mức độ hiểu biết chung thường ít hơn so với người lãnh có năng lực tổ chức ở tầm vực riêng và tầm vực hẹp.
Những hạn chế về hiểu biết công tác đều có thể khắc phục được thông qua hoạt động và sự rèn luyện trong thực tế.
– Giới hạn lứa tuổi: Có người lãnh đạo có thể tập hợp tổ chức được nhiều người thuộc nhiều lứa tuổi, nhưng có người chỉ hợp với một độ tuổi nào đó. Đó là giới hạn lứa tuổi trong hoạt động tổ chức của họ tạo ra. Có 3 giới hạn sau:
+ Không bị hạn chế về lứa tuổi. Đó thường là người đứng tuổi.
+ Bị hạn chế về lứa tuổi. Rơi vào tuổi thanh niên.
+ Có sự lựa chọn về lứa tuổi. Thường thấy ở người cao tuổi.
Những giới hạn lứa tuổi này có thể khắc phục được.
– Tính linh hoạt trong tác phong công tác.
Để tập hợp người khác, có người dùng lý luận, quan điểm, tư tưởng của mình, có người dùng hành động, tấm gương của bản thân, lại có người dùng nhiệt tình, cử chỉ, điệu bộ hấp dẫn. Một số kết hợp cả mấy cách thức này. Điều này phụ thuộc phong thái cá nhân của người tổ chức.
Đặc biệt, khí chất in dấu ấn rất rõ rệt lên tính cơ động trong tác phong công tác của mỗi người.
Có bốn kiểu khí chất cơ bản. Từ đó có bốn kiểu người tổ chức sau đây:
+ Người tổ chức tính nóng.
+ Người tổ chức linh hoạt.
+ Người tổ chức tính đằm.
+ Người tổ chức tính trầm.
Mỗi kiểu người tổ chức trên đều có mặt mạnh và mặt hạn chế, không có kiểu nào xấu hay tốt cả. Phải tuỳ yêu cầu của công tác tổ chức, quản lý mà chọn kiểu người cho phù hợp. Rõ ràng, có công tác thì người tổ chức linh hoạt là rất phù hợp, nhưng có công tác cần tới những người tổ chức tính đằm thì tốt hơn.
Trong cuộc sống, có một số người lộ rõ năng khiếu tổ chức từ rất sớm. Nếu biết phát hiện kịp thời, có kế hoạch đào tạo, rèn luyện các năng khiếu này thì sẽ có một số tài năng tổ chức. Nói chung, năng lực tổ chức không phải do bẩm sinh, di truyền mà chủ yếu thông qua hoạt động tổ chức, quản lý thực tế mới có được
3. Biểu hiện của năng lực tổ chức
Năng lực tổ chức được biểu hiện qua các hoạt động sau:
– Xây dựng kế hoạch phát triển cho tổ chức.
Bao gồm các hoạt động, các mối quan hệ và các nguồn nhân lực như: nhân sự, chuyên môn, cơ sở vật chất, phân công lao động, xác định các điều kiện thực hiện và thiết lập các quan hệ trong và ngoài, trên và dưới nhằm tranh thủ tối đa sự hợp tác của các bộ phận cũng như bộ máy với các cơ quan, đơn vị khác.
– Hiện thực hoá kế hoạch.
Từ kế hoạch đến hiện thực hoá là một quá trình thường xuyên có nhiều biến đổi do những điều kiện khách quan và chủ quan chi phối. Vì vậy, khi cần thiết phải có sự điều chỉnh về kế hoạch và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng kế hoạch. Người có năng lực tổ chức thường có những biểu hiện:
+ Luôn bám sát các nhiệm vụ, các mục tiêu, các hoạt động chung để điều chỉnh và triển khai kế hoạch.
+ Khơi dậy tiềm năng sáng tạo của các thành viên, tổ chức bằng nhiều hình thức và phương pháp khác nhau.
+ Tạo mọi điều kiện để ứng dụng có hiệu quả những thành tựu của khoa học kỹ thuật vào công tác tổ chức và hoạt động quản lý cũng như hoạt động được thực hiện trong tổ chức.
+ Quan tâm đến các mối quan hệ da dạng trong các cơ quan đơn vị mình nhằm đảm bảo cho các bộ phận, các cá nhân có sự phối hợp với nhau một cách tốt nhất trong khi thực hiện các hoạt động chung.
– Kiểm tra đánh giá.
Kiểm tra đánh giá được xem như một khâu khép kín trong hoạt động tổ chức. Kiểm tra đánh giá khách quan, công bằng, chính xác, kịp thời sẽ đảm bảo cho sự sắp xếp trình tự công việc, sắp xếp đúng người, đúng năng lực chuyên môn, đồng thời phát huy được ý thức của các cá nhân, các bộ phận trong bộ máy.
Tóm lại, năng lực tổ chức của người lãnh đạo là điều kiện quan trọng để người lãnh đạo thực hiện tốt vai trò quản lý của mình đối với bộ máy. Năng lực này được hình thành từ những đặc điểm vốn có của người lãnh đạo phù hợp với yêu cầu hoạt động quản lý thực tiễn của người lãnh đạo.
(Tài liệu tham khảo: Trần Thị Minh Hằng, Giáo trình Tâm lý học quản lý)
