Quản lý là gì? Khái niệm, bản chất, chức năng

Quản lí (Management) là một hoạt động cần thiết cho tất cả các lĩnh vực của đời sống con người. Ở đâu con người tạo lập nên nhóm xã hội là ở đó cần đến quản lí, bất kể đó là nhóm không chính thức hay nhóm chính thức, là nhóm nhỏ hay nhóm lớn, là nhóm bạn bè, gia đình hay các đoàn thể, tổ chức xã hội, bất kể mục đích, nội dung hoạt động của nhóm đó là gì.

1. Khái niệm quản lý là gì?

Khái niệm quản lí được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khoa học. Với tầm quan trọng như vậy nên đã hình thành nên cả một ngành khoa học – Khoa học quản lí. Do vậy, có nhiều cách định nghĩa về khái niệm quản lí. Các nhà nghiên cứu nhiều góc độ tiếp cận để có những quan niệm khác nhau về khái niệm này.

Xét về chức năng, quản lí là một hệ thống tổ chức. Từ góc độ của hoạt động kinh doanh, các nhà doanh nghiệp Mĩ cho rằng: “Quản lí là đưa những nguồn vốn về con người và của cải vào các đơn vị tổ chức và năng động để đạt được mục tiêu, một mặt, bằng cách đảm bảo thoả mãn tối đa người hưởng lợi, mặt khác, đảm bảo tinh thần và tình cảm về thực hiện cho những người cấp vốn”. Khi phân tích khái niệm quản lí, các nhà nghiên cứu rất chú ý đến đối tượng của hoạt động quản lí.

Người ta cho rằng, một điều có tính nguyên tắc là trong ý thức của những người quản lí phải luôn luôn hiện diện quan điểm: “Quản lí không phải là lãnh đạo sự việc, mà là sự phát triển con người”. Quản lí là chấp nhận con người như họ vốn thế, với sự hiểu biết, sự đào tạo, kinh nghiệm của người lãnh đạo đưa việc hoàn thiện họ bằng cách nâng cao trình độ, cải thiện năng lực và sửa chữa khuyết điểm của họ. Thành công của mọi. sự nỗ lục quản lí phụ thuộc vào chính sự hoàn thiện này và chính nó cho phép đo được năng khiếu lãnh đạo.

Xét về mặt chức năng, quản lí là hệ thống tổ chức. Có nhiều cách định nghĩa về hoạt động này.

Theo Mary Parker Follet (Mĩ): Quản lí là nghệ thuật khiến công việc được thực hiện thông qua người khác. Một số nhà nghiên cứu khác lại cho rằng quản lí là một quá trình kĩ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn tác động tới hoạt động con người, nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Theo nghĩa chung nhất từ góc độ của Tâm lí học, quản lí được hiểu như sau: Quản lí là sự tác động có định hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến khách thể của nó.

Từ nội hàm của khái niệm quản lí cho thấy:

1. Quản lí được tiến hành trong một chức hay một nhóm xã hội. Tức là, hoạt động quản lí chỉ cần thiết và tồn tại đối với một nhóm người. Còn đối với một cá nhân, anh ta tự điều khiển hoạt động của mình..
2. Quản lí gồm công việc chỉ huy và tạo điều kiện cho những người khác thực hiện công việc và đạt được mục đích của nhóm.
3. Hoạt động quản lí gồm hai bộ phận cấu thành: chủ thể quản lí và đối tượng quản lí.
4. Khi nói đến hoạt động quản lí chúng ta chủ yếu nói đến hoạt động quản lí con người.
5. Hệ thống quản lí được hiểu như sự phối hợp có tổ chức và thống nhất.

Theo nhà tâm lí học Nga A. L. Xvensinxki, khi hiểu quản lí như một sự liên kết thống nhất một cách có mục đích và có tổ chức thì hệ thống này có những đặc điểm cơ bản sau:

• Các mục đích của hoạt động quản lí và các chức năng của các thành viên tham gia vào hoạt động này.
• Sự lựa chọn các thành viên cụ thể để tạo nên hoạt động quản lí như một tổng thể.
• Những quy định về mối liên hệ với bên ngoài.
• Xây dựng cấu trúc của tổ chức để điều chỉnh các mối liên hệ, các chuẩn mực, các quyền hạn, các bộ phận, cũng như hoạt động của hệ thống quản lí.
• Đảm bảo thông tin theo các tuyến quan hệ trên – dưới, ngang, trong nội bộ của nhóm và với bên ngoài nhóm.
• Các bước để thông qua quyết định và thực hiện quyết định.

Có thể nói, hệ thống quản lí là sự tác động tương hỗ, biện chứng giữa chủ thể và khách thể quản lí.

2. Bản chất của quản lí

– Quản lí là những tác động có phương hướng, có mục đích rõ ràng của chủ thể quản lí.

– Quản lí là hoạt động trí tuệ mang tính sáng tạo cao. Quản lí là một khoa học và là một nghệ thuật.

+ Quản lý là khoa học, vì nó vận dụng tri thức được hệ thống hoá, là sự vận dụng các quy luật của chủ thể quản lí để giải quyết các vấn đề đặt ra.

+ Quản lí là nghệ thuật: vì đây là loại hoạt động đặc biệt – hoạt động này đòi hỏi phải vận dụng hết sức khéo léo, linh hoạt và sáng tạo những tri thức, những kinh nghiệm để tác động đến đối tượng quản lí – các cá nhân cụ thể. Mỗi con người là một nhân cách, một thế giới tâm lí phong phú và phức tạp.

– Quản lí đòi hỏi phải tuân theo những nguyên tắc nhất định.

– Hiệu quả của hoạt động quản lí phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức – việc đổi mới cơ cấu tổ chức để phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu quản lí.

– Quản lí thực chất là quản lí con người, vì con người là yếu tố quyết định trong giải quyết các vấn đề: Mọi thành công hay thất bại của tổ chức đều liên quan tới việc giải quyết các mối quan hệ giữa những con người với nhau.

3. Hoạt động quản lý

Hoạt động quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích.

Hoạt động quản lý có thể tóm tắt trong sơ đồ sau:

Ngày nay, hoạt động quản lý được định nghĩa rõ hơn: quản lý là quá trình đạt đến mục đích của tổ chức bằng cách vận dụng các hoạt động (chức năng) lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo (lãnh đạo) và kiểm tra.

Hoạt động quản lý được thực hiện bởi chủ thể quản lý (người quản lý). Người quản lý là người có trách nhiệm phân bổ nhân lực và các nguồn lực khác nhau chỉ dẫn sự vận hành của một bộ phận hay toàn bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả và đạt đến mục đích. Người quản lý được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm:

– Người quản lý cấp thấp, hay còn gọi là quản lý tuyến đầu, là người chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả sản xuất hoặc dịch vụ do thành viên của bộ phận mà người đó phụ trách thực hiện. Người quản lý cấp thấp này có nhiệm vụ giám sát và uốn nắn tại chỗ hoạt động các thành viên của tổ chức khi họ tiến hành các hoạt động sản xuất hoặc thực hiện dịch vụ. Người quản lý cấp này có vai trò như một mối dây liên hệ giữa kết quả hoạt động của bộ phận do họ phụ trách với các bộ phận khác trong tổ chức. Phân lớn thời gian của người quản lý cấp này là sát cánh cùng với những người mà họ trực tiếp theo dõi, giám sát và đôn đốc.

– Người quản lý cấp trung: khi tổ chức phát triển lên, mở rộng hơn, người quản lý phải chăm lo đến việc điều phối hoạt động của nhiều thành viên, phải xác định loại hoạt động dịch vụ hay sản phẩm cần cung ứng cho thị trường, cho xã hội, khi đó nảy sinh vấn đề cần phải có người quản lý cấp trung gian. Đó là những người tiếp thu những chủ trương, chiến lược, chính sách có tầm rộng lớn và toàn diện từ người quản lý cấp cao rồi chuyển tải chúng thành những mục tiêu và kế hoạch chuyên biệt hơn, riêng lẻ hơn, cụ thể hơn cho người quản lý cấp thấp để họ thực hiện. Người quản lý trung gian điều hành như trưởng phỏng, ban, giám đốc phân xưởng… họ có trách nhiệm chỉ đạo, định hướng và điều phối hoạt động của những người quản lý cấp thấp hoặc những người không giữ nhiệm vụ quản lý như cán bộ trợ lý, nhân viên văn thư…

– Người quản lý cấp cao, là những người chịu nhiều trách nhiệm định hướng, chỉ đạo và vận hành toàn bộ của cả một tổ chức. Họ phải xác định mục tiêu, xây dựng chính sách, chiến lược cho toàn bộ tổ chức. Người quản lý cấp cao thường xuyên phải đại diện cho tổ chức trong các hoạt động có tính cộng đồng, giao dịch, đàm phán, thương thuyết. Họ dành nhiều thời gian để trao đổi, tranh luận với người quản lý cấp cao khác trong tổ chức hay những người có liên quan ở những tổ chức, đơn vị khác. Chức vụ điển hình của họ thường là chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch, Phó chủ tịch điều hành, Phó chủ tịch thứ nhất, Giám đốc điều hành,….

4. Quản lý xã hội

Hiểu theo góc độ hành động, quản lý là điều khiển và được phân thành 3 loại. Các loại hình này giống nhau là đều do con người điều khiển nhưng khác nhau về đối tượng quản lý.

– Loại hình thứ nhất: là việc con người điều khiển các vật hữu sinh không phải con người, để bắt chúng phải thực hiện ý đồ của người điều khiển. Loại hình này được gọi là quản lý sinh học, quản lý thiên nhiên, quản lý môi trường… Ví dụ con người quản lý vật nuôi, cây trồng…

– Loại hình thứ hai: là việc con người điều khiển các vật vô tri vô giác để bắt chúng thực hiện ý đồ của người điều khiển. Loại hình này được gọi là quản lý kỹ thuật. Ví dụ, con người điều khiển các loại máy móc…

– Loại hình thứ ba: là việc con người điều khiển con người. Loại hình này được gọi là quản lý xã hội (hay quản lý con người).

Quản lý Xã hội là một yếu tố hết sức quan trọng không thể thiếu trong đời sống xã hội. Xã hội phát triển càng cao thì vai trò của người quản lý càng lớn và nội dung quản lý càng phức tạp. Trong công tác quản lý có rất nhiều yếu tố tác động, nhưng đặc biệt lưu ý tới 5 yếu tố sau đây:

– Thứ nhất là yếu tố xã hội hay yếu tố con người: Yếu tố này xuất phát từ bản chất con người là tổng hoà các mối quan hệ xã hội. Mọi sự phát triển của xã hội đều thông qua hoạt động của con người. Các cơ quan, các viên chức lãnh đạo quản lý cần phải giải quyết một cách đúng đắn, có cơ sở khoa học và thực lực các mối quan hệ xã hội giữa người và người trong mọi lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước.

– Thứ hai là yếu tố chính trị: Yếu tố chính trị trong quản lý đòi hỏi những người quản lý phải quán triệt tư tưởng, phải biết mình quản lý cho giai cấp nào, cho nhà nước nào mà xác định theo chủ trương, chính sách nào.

– Thứ ba là yếu tố tổ chức: Tổ chức là khoa học về sự thiết lập các mối quan hệ giữa những con người để thực hiện một công việc quản lý. Đó là sự sắp đặt một hệ thống bộ máy quản lý, quy định chức năng và thẩm quyền cho từng cơ quan trong bộ máy ấy.

– Thứ tư là yếu tố quyền uy: Quyền uy là thể thống nhất giữa quyền lực và uy tín trong quản lý. Quyền lực là công cụ để quản lý bao gồm một hệ thống  pháp luật, điều lệ quy chế, nội quy, kỷ luật, kỷ cương… Uy tín là phẩm chất đạo đức và bản lĩnh chính trị vững vàng, có kiến thức và năng lực, biết tổ chức và điều hành công việc trung thực, thẳng thắn, có lối sống lành mạnh, có khả năng đoàn kết, có phong cách dân chủ tập thể, có ý thức tổ chức kỷ luật, gương mẫu, nói đi đôi với làm, được quần chúng tín nhiệm. Chỉ có quyền lực hoặc chỉ có uy tín thì chưa đủ để quản lý, người quản lý cần có cả hai mặt thì quản lý mới đạt hiệu quả.

– Thứ năm là yếu tố thông tin: Trong quản lý thông tin là nguồn, là căn cứ để ra quyết định quản lý nhằm mang lại hiệu quả. Không có thông tin chính xác và kịp thời người quản lý sẽ bị tụt hậu, không bắt kịp nhịp độ phát triển của xã hội.

Trong 5 yếu tố trên yếu tố xã hội, yếu tố chính trị là yếu tố xuất phát, là mục đích chính trị của quản lý; còn tổ chức, quyền uy, thông tin là 3 yếu tố biện pháp kỹ thuật và nghệ thuật quản lý.

5. Mục tiêu của quản lý

Các mục tiêu chính của quản lý là:

1. Đạt được kết quả tối đa với nỗ lực tối thiểu – Mục tiêu chính của quản lý là đảm bảo đầu ra tối đa với nỗ lực và nguồn lực tối thiểu. Về cơ bản, ban lãnh đạo quan tâm đến việc suy nghĩ và sử dụng các nguồn nhân lực, vật lực và tài chính sao cho kết hợp tốt nhất. Sự kết hợp này giúp giảm các chi phí khác nhau.
2. Tăng hiệu quả của các yếu tố sản xuất – Thông qua việc sử dụng hợp lý các yếu tố sản xuất khác nhau, hiệu quả của chúng có thể được tăng lên rất nhiều, có thể đạt được bằng cách giảm hư hỏng, lãng phí và đổ vỡ các loại, điều này dẫn đến tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc cần thiết cho sự phát triển và thịnh vượng của doanh nghiệp.
3. Sự thịnh vượng tối đa cho Người sử dụng lao động & Người lao động – Ban quản lý đảm bảo hoạt động nhịp nhàng và phối hợp của doanh nghiệp. Điều này một mặt giúp mang lại lợi ích tối đa cho người lao động trong điều kiện làm việc tốt, hệ thống tiền lương phù hợp, các kế hoạch khuyến khích một mặt và mặt khác mang lại lợi nhuận cao hơn cho người sử dụng lao động.
4. Cải thiện con người & Công bằng xã hội – Quản lý đóng vai trò như một công cụ để nâng cao và cải thiện xã hội. Thông qua việc tăng năng suất và việc làm, ban lãnh đạo đảm bảo mức sống tốt hơn cho xã hội. Nó cung cấp công lý thông qua các chính sách thống nhất.

6. Chức năng của quản lý

Các chuyên gia khác nhau đã phân loại các chức năng của quản lý. Theo George & Jerry , “Có bốn chức năng cơ bản của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát”.

Theo Henry Fayol, “Quản lý là dự báo và lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát”. Trong khi đó Luther Gullick đã đưa ra một từ khóa ‘ POSDCORB ‘ trong đó P là viết tắt của Planning (Lập kế hoạch), O cho Organizing (Tổ chức), S cho Staffing (Nhân sự), D cho Directing (Chỉ đạo), Co cho Co-ordination (Phối hợp), R cho Reporting (Báo cáo) & B cho Budgeting (Lập ngân sách). Nhưng được chấp nhận rộng rãi nhất là các chức năng quản lý do KOONTZ và O’DONNEL đưa ra, tức là Lập kế hoạch, Tổ chức, Nhân sự, Chỉ đạo và Kiểm soát .

Về lý thuyết, có thể thuận tiện khi tách chức năng quản lý nhưng trên thực tế các chức năng này có tính chất chồng chéo, tức là chúng rất không thể tách rời. Mỗi chức năng hòa trộn vào nhau & mỗi chức năng ảnh hưởng đến hiệu suất của những người khác.

a. Lập kế hoạch

Nó là chức năng cơ bản của quản lý. Nó đề cập đến việc vạch ra một lộ trình hành động trong tương lai & quyết định trước lộ trình hành động thích hợp nhất để đạt được các mục tiêu đã xác định trước. Theo KOONTZ, “Lập kế hoạch là quyết định trước – phải làm gì, làm khi nào và làm như thế nào. Nó thu hẹp khoảng cách từ nơi chúng ta đang ở và nơi chúng ta muốn trở thành ”. Kế hoạch là một quá trình hành động trong tương lai. Nó là một bài tập về giải quyết vấn đề và ra quyết định. Lập kế hoạch là xác định các quá trình hành động để đạt được các mục tiêu mong muốn. Như vậy, lập kế hoạch là một tư duy có hệ thống về cách thức và phương tiện để hoàn thành các mục tiêu đã xác định trước. Lập kế hoạch là cần thiết để đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn nhân lực và phi nhân lực. Tất cả đều có sức lan tỏa, là một hoạt động trí tuệ và nó cũng giúp tránh nhầm lẫn, không chắc chắn, rủi ro, lãng phí, v.v.

b. Tổ chức

Đó là quá trình tập hợp các nguồn lực vật chất, tài chính và con người và phát triển mối quan hệ sản xuất giữa chúng để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Theo Henry Fayol, “Để tổ chức một doanh nghiệp là cung cấp cho nó mọi thứ hữu ích hoặc hoạt động của nó như nguyên liệu thô, công cụ, vốn và nhân sự”. Để tổ chức một doanh nghiệp bao gồm việc xác định và cung cấp nguồn nhân lực và phi nhân lực cho cơ cấu tổ chức. Tổ chức như một quá trình bao gồm:

• Xác định các hoạt động.
• Phân loại phân nhóm các hoạt động.
• Phân công nhiệm vụ.
• Giao quyền và tạo trách nhiệm.
• Phối hợp các mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm.

c. Nhân sự

Nó có chức năng điều khiển cấu trúc tổ chức và giữ cho nó được điều hành. Nhân sự ngày càng được coi trọng trong những năm gần đây do sự tiến bộ của công nghệ, sự gia tăng quy mô kinh doanh, sự phức tạp trong hành vi của con người, v.v. các lỗ tròn. Theo Kootz & O’Donell, “Chức năng quản lý của nhân sự liên quan đến việc điều hành cơ cấu tổ chức thông qua việc lựa chọn, đánh giá và phát triển nhân sự một cách phù hợp và hiệu quả để đáp ứng các vai trò được thiết kế ngoài cơ cấu”. Nhân sự bao gồm:

• Lập kế hoạch nhân lực (ước tính sức mạnh của con người trong việc tìm kiếm, chọn người và trao đúng vị trí).
• Tuyển dụng, Tuyển chọn & Sắp xếp.
• Đào tạo & Phát triển .
• Thù lao .
• Đánh giá Hiệu suất .
• Khuyến mãi & Chuyển khoản.

d. Định hướng (chỉ đạo)

Đó là một phần của chức năng quản lý điều hành các phương pháp tổ chức để hoạt động hiệu quả nhằm đạt được các mục đích của tổ chức. Đây được coi là ngọn lửa sống của doanh nghiệp, thúc đẩy hành động của mọi người bởi lập kế hoạch, tổ chức và bố trí nhân sự chỉ là những bước chuẩn bị để thực hiện công việc. Chỉ đạo hay định hướng là khía cạnh nhân sự trơ của quản lý liên quan trực tiếp đến việc tác động, hướng dẫn, giám sát, thúc đẩy các cấp dưới để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Sự chỉ đạo có các yếu tố sau:

• Giám sát
• Động lực
• Khả năng lãnh đạo
• Giao tiếp

Giám sát – nghĩa là giám sát công việc của cấp dưới bởi cấp trên. Đó là hành động quan sát & chỉ đạo công việc & người lao động.

Động lực – có nghĩa là truyền cảm hứng, kích thích hoặc khuyến khích những người dưới quyền hăng hái làm việc. Các khuyến khích tích cực, tiêu cực, tiền tệ, phi tiền tệ có thể được sử dụng cho mục đích này.

Lãnh đạo – có thể được định nghĩa là một quá trình mà người quản lý hướng dẫn và ảnh hưởng đến công việc của cấp dưới theo hướng mong muốn.

Truyền thông – là quá trình truyền thông tin, kinh nghiệm, ý kiến, v.v. từ người này sang người khác. Nó là một cầu nối của sự hiểu biết.

e. Kiểm soát

Nó ngụ ý đo lường mức độ hoàn thành so với các tiêu chuẩn và hiệu chỉnh sự sai lệch nếu có để đảm bảo đạt được các mục tiêu của tổ chức. Mục đích của việc kiểm soát là để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra tuân theo các tiêu chuẩn. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả giúp dự đoán các sai lệch trước khi chúng thực sự xảy ra. Theo Haimann , “Kiểm soát là quá trình kiểm tra xem có tiến bộ đúng đắn hay không đối với các mục tiêu và mục tiêu và hành động nếu cần, để sửa chữa bất kỳ sai lệch nào”. Theo Koontz & O’Donell “Kiểm soát là việc đo lường và hiệu chỉnh các hoạt động thực hiện của cấp dưới để đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch doanh nghiệp mong muốn đạt được là hoàn thành”. Do đó, việc kiểm soát có các bước sau:

1. Thiết lập hiệu suất tiêu chuẩn.
2. Đo lường hiệu suất thực tế.
3. So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn và tìm ra sai lệch nếu có.
4. Hành động sửa chữa.

Tài liệu tham khảo:

• Giáo trình tâm lý học quản lý, PGS. TS. Vũ Dũng
• Giáo trình quản lý nhà nước về đất đai
• Tài liệu giảng dạy Tâm lý học quản lý, Nguyễn Thị Thúy