Các nhà quản trị bắt đầu nghĩ về khái niệm tổ chức học tập sau khi cuốn sách “The Fifth Discipline: The Art and Practice of Learning Organizations” của Peter Senge được ấn hành. Trong tác phẩm này, Senge đã mô tả những loại thay đổi mà các quản trị viên phải đối phó để giúp cho tổ chức của họ có thể thích ứng với một thế giới ngày càng gia tăng sự hỗn loạn. Không có một quan điểm rõ ràng rằng như thế nào là một tổ chức học tập. Tổ chức học tập là một thái độ hoặc một triết lý đề cập đến những gì mà một tổ chức có thể trở thành.
Tổ chức học tập có thể được định nghĩa như là một tổ chức mà ở đó mọi người được cam kết trong việc xác định và giải quyết các vấn đề, cam kết làm cho tổ chức luôn thử nghiệm, thay đổi và cải tiến liên tục, nhờ đó mà có thể gia tăng khả năng tăng trưởng, học tập và thành đạt các mục đích của nó. Ý tưởng căn bản của tổ chức học tập là việc giải quyết vấn đề, nó hoàn toàn ngược với các tổ chức truyền thống được thiết kế để đảm bảo tính hiệu quả. Trong tổ chức học tập, mọi người lao động đều phải tìm kiếm các vấn đề, chẳng hạn việc hiểu biết các nhu cầu của khách hàng đặc biệt nào đó. Mọi người cũng phải giải quyết vấn đề, có nghĩa là đặt mọi thứ cùng với nhau theo một cách thống nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Để phát triển một tổ chức học tập, các nhà quản trị cần thực hiện những thay đổi ở tất cả các bộ phận, đơn vị trong tổ chức. Ba sự điều chỉnh quan trọng để khuyến khích việc học tập không ngừng là dịch chuyển đến một cấu trúc nhóm (a team-based structure), trao quyền cho người lao động và chia sẻ thông tin.
Cấu trúc nhóm (Team-Based Structure).
Một giá trị quan trọng trong một tổ chức học tập là sự cộng tác và truyền thông xuyên suốt không có ranh giới giữa các bộ phận và các cấp bậc. Các nhóm tự quản (tự định hướng) là cơ sở để xây dựng các khối của cơ cấu. Mọi người tham gia vào nhóm đều là lao động được đào tạo, có được những công cụ, thông tin, động lực và thẩm quyền để ra các quyết định tập trung vào kết quả thực hiện của nhóm và đáp ứng một cách sáng tạo và linh hoạt với những cơ hội và thách thức mới đang xuất hiện.
Trao quyền cho người lao động (Employee Empowerment).
Việc trao quyền có nghĩa là giao quyền và sự sáng tạo cho người lao động bằng cách cho họ được tự do, có được các nguồn lực, thông tin và các kỹ năng cần thiết để ra quyết định và thực thi chúng một cách hiệu quả. Việc trao quyền có thể được thể hiện qua việc các nhóm làm việc tự quản, kiểm soát chất lượng, làm phong phú công việc, và sự tham gia cũng như thông qua thẩm quyền ra quyết định, huấn luyện và thông tin để người lao động có thể thực hiện công việc của mình mà không cần một sự giám sát chặt chẽ nào.
Trong tổ chức học tập, con người chính là thế mạnh chính yếu của nhà quản trị chứ không phải là sự tối thiểu hoá chi phí. Những công ty thích ứng với quan điểm này luôn tin vào việc đối xử tốt với người lao động bằng cách cung cấp một mức lương có tính cạnh tranh, các điều kiện làm việc tốt, và các cơ hội để phát triển nghề nghiệp và cuộc sống. Hơn nữa, họ cũng thường tạo cho người lao động một cảm giác được làm chủ bằng cách chia sẻ lợi ích từ năng suất và lợi nhuận.
Thông tin công khai (Open Information).
Một tổ chức học tập luôn tràn ngập thông tin. Để xác định nhu cầu và giải pháp cho các vấn đề, con người cần nhận thức rõ những gì đang diễn ra. Họ phải thấu hiểu toàn bộ tổ chức cũng như từng bộ phận, đơn vị của nó. Thông tin công khai trở nên đặc biệt quan trọng trong tổ chức để giải quyết các ý tưởng hơn là sản phẩm vật chất. Các nhà quản trị cần phải biết rằng việc cung cấp quá nhiều thông tin bao giờ cũng tốt hơn là cung cấp ít thông tin. Hơn nữa, các nhà quản trị cũng nên khích lệ mọi người trong tổ chức chia sẻ thông tin và kiến thức.
