Luồng giao tiếp trong một tổ chức có thể đi theo 3 hướng: từ trên xuống, từ dưới lên và theo hàng ngang.
Hệ thống giao tiếp từ trên xuống
Hệ thống giao tiếp từ trên xuống là hình thức giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới, từ chủ xuống công nhân, từ người lập kế hoạch xuống người thi hành. Luồng giao tiếp này có liên qua đến cấu trúc thứ bậc của tổ chức. Các thông điệp đi từ trên xuống dưới dường như được mở rộng hơn. Chẳng hạn, một chỉ thi đơn giản của cấp trên có thể trở thành cả một kế hoạch thực thi cho các cấp dưới.
Chúng ta cần phải chú ý một số điểm sau trong hệ thống giao tiếp này.
- Một người giữ vị trí càng cao trong tổ chức, thì kiến thức người đó càng phải rộng về các mục đích của tổ chức, về cơ cấu của nó…
- Các thông điệp đi từ trên xuống có thể thay đổi về quy mô. Cả thông điệp bằng văn bản lẫn thông điệp bằng miệng đều có khuynh hướng mở rộng hơn. Việc mở rộng này xuất phát từ sự cố gắng ngăn không cho thông tin bị bóp méo.
- Khi thông điệp đi từ trên xuống dưới qua các cấp thừa hành của tổ chức, chúng có khuynh hướng thay đổi nội dung, ý nghĩa. Những thay đổi này một phần do kết quả của kiểu giao tiếp theo chuỗi, một phần do mỗi cấp tiếp nhận cần có một sự giải thích rõ ràng hơn. Các thông điệp bằng miệng bị biến dạng nhiều hơn so với các thông điệp bằng văn bản.
Hệ thống giao tiếp từ dưới lên
Luồng giao tiếp từ dưới lên rất cần thiết và có giá trị trong quản trị kinh doanh, nhưng không phải lúc nào cũng đáng tin cậy. Nói một cách tổng quát, quan hệ giao tiếp từ dưới lên chính là sự phản hồi của luồng giao tiếp từ trên xuống dưới. Nhân viên cấp dưới báo cáo cho cấp trên về chính họ, đồng nghiệp, công việc, các phương pháp tiến hành công việc và cả nhận thức của học về tổ chức. Những nhận xét này là sự phản hồi lại luồng giao tiếp từ trên xuống theo các thông điệp bằng văn bản và bằng miệng qua nhiều kênh khác
Sự phản hồi chính xác sẽ giúp cho các nhà quản lý có được các thông tin về tình cảm, suy nghĩ của cấp dưới giúp họ phát hiện ra những nhân viên có triển vọng, các nhân viên “chậm tiến” và chuẩn bị một luồng giao tiếp từ trên xuống sao cho có hiệu quả hơn. Nhưng luồng giao tiếp từ dưới lên này có thể làm cho cấp trên bị mắc lừa, bởi vì nhìn chung cấp dưới sẽ báo cáo những gì, mà họ tin rằng, cấp trên thích nghe chứ không phải những gì mà họ nên báo cáo. Ngoài ra, khi báo cáo lên cấp trên các nhân viên nhận thấy nguy cơ có thể bị trù dập, nếu họ phải nói sự thật. Một luồng giao tiếp từ dưới lên thực sự đáng tin cậy, khi cả 2 bên tin tưởng lẫn nhau đến một mức độ có thể bộc lộ chính bản thân mình.
Chúng ta cần phải chú ý một số điểm sau đây trong hệ thống giao tiếp này:
- Quan hệ giao tiếp từ dưới lên thực chất là sự phản hồi lại các đề nghị và các hành động của cấp trên.
- Cấp dưới thường báo cáo những gì mà họ cho là cấp trên thích nghe dẫu rằng thông tin đó không chính xác.
- Quan hệ giao tiếp từ dưới lên dựa trên lòng tin của cấp dưới đối với cấp trên.
- Quan hệ giao tiếp từ dưới lên thường là mối đe doạ đối với cấp dưới.
Quan hệ giao tiếp theo hàng ngang
Quan hệ giao tiếp theo hàng ngang thường được dùng để mô tả các quan hệ trao đổi giữa 2 cá nhân, hai bộ phận cùng cấp. Trong các sơ đồ về tổ chức không phản ánh các quan hệ hàng ngang giữa các cấp. Nhưng trong thực tế các quan hệ này chính là cơ sở để đạt đượcmột sự phối hợp giữa các cá nhân, các bộ phận. Các nhân viên cùng cấp có xu hướng trao đổi với nhau về công việc, về cấp trên, về điều kiện làm việc và cả những vấn đề cá nhân không liên quan đến công việc. Quan hệ giao tiếp này có thể góp phần vào cả mục đích công việc lẫn mục đích duy trì của nhóm.
Do vậy, các nhà quản lý cần phải hiểu rằng các quan hệ giao tiếp không chính thức luôn luôn tồn tại ở bất kỳ tổ chức nào. Quan hệ giao tiếp, hành vi và thái độ không chính thức (không vì công việc) phát triển đồng thời với quan hệ giao tiếp chính thức, củng cố mặt tâm lý và đẩy mạnh việc thực hiện công việc của tổ chức. Ngoài ra, nó còn định rõ các quan hệ giao tiếp từ trên xuống và từ dưới lên, và đóng vai trò phối hợp trong tổ chức. Các bộ phận phối hợp hoạt động của mình để hoàn thành công việc như một dây chuyền liên tục.
