Khái niệm
Theo Nghị định số 99/2016/NĐ – CP ngày 01/07/2016, quy định quản lý và sử dụng con dấu: “Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.”
Theo điều 1, Nghị định số 58/2001/NĐ_CP, ngày 28/8/2001 CP quy định quản lý và sử dụng con dấu: con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức.
Hệ thống con dấu ở Việt Nam
Theo Nghị định số 99/2016/NĐ – CP ngày 01/07/2016, con dấu bao gồm: con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
- Con dấu có hình Quốc huy là con dấu trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
- Con dấu có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng.
- Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
- Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
- Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.
- Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Con dấu sử dụng trong các trường hợp đặc biệt
a. Con dấu các độ mật
- Con dấu “Mật”
Hình chữ nhật, kích thước 20mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
- Con dấu “Tối mật”
Hình chữ nhật, kích thước 30mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “TỐI MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
- Con dấu “Tuyệt mật”
Hình chữ nhật, kích thước 40mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “TUYỆT MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
- Con dấu thu hồi tài liệu bí mật Nhà nước
Hình chữ nhật, kích thước 80mm × 15mm, có đường viền xung quanh, bên trong có hai hàng chữ, hàng trên là hàng chữ in hoa nét đậm “TÀI LIỆU THU HỒI”, hàng dưới là chữ “Thời hạn” in thường ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, chữ ở các hàng cách đều đường viền 2mm.
Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật Nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời gian nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tào liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.
Hình chữ nhật, kích thước 100mm × 10mm, có đường viền xung quanh, bên trong là hàng chữ “Chỉ người có tên mới được bóc bì” in thường, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
Con dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”
Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.
b. Con dấu các độ khẩn
- 30mm × 8mm “KHẨN”
- 40mm × 8mm “THƯỢNG KHẨN”
- 20mm × 8mm “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ”
Chữ in hoa, Times New Roman, cỡ chữ 13/14, kiểu chữ đứng, in đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đứng.
Dấu đóng vào ô số 10b. Mực đóng màu đỏ tươi.
Nguyên tắc đóng dấu
- Chỉ đóng lên văn bản, giấy tờ khi đã có chữ kí của cấp có thẩm quyền (không đóng dấu lên giấy trắng, giấy khống chỉ/ văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung).
- Đóng rõ ràng, ngay ngắn lên từ 1/3 đến 1/4 chữ kí về phía bên trái. Đóng dấu ngược, mờ phải hủy văn bản và làm lại văn bản khác.
- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản (thường chỉ cán bộ biên chế chính thức mới được phép giữ và sử dụng con dấu).
- Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành.
- Đối với cơ quan Nhà nước, không đóng dấu vào ngoài giờ hành chính. Trường hợp đặc biệt do thủ tướng cơ quan cho phép.
