Nghiệp vụ Bảo quản tài liệu lưu trữ.
1. Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của bảo quản tài liệu lưu trữ
1.1. Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
1.2. Ý nghĩa tác dụng
Thực tế bảo quản tài liệu lưu trữ ở nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay do một số nguyên nhân như thời gian tài liệu h́ình thành đã lâu, các yếu tố trong tự nhiên bất lợi cho công tác bảo quản, việc thiếu ý thức giữ gìn, bảo vệ tài liệu, thiếu kho tàng và trang thiết bị bảo quản thì ở nhiều cơ quan một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ đã bị hư hỏng hoặc đứng trước nguy cơ xuống cấp, hư hỏng. Trước thực trạng đó, bảo quản tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ cấp thiết được đặt ra với các cơ quan, tổ chức vì nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì những tài liệu này có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất khó hoặc không thể phục hồi được.
Về mặt địa lý nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên như nhiệt độ, độ ẩm cao, lũ lụt, vi sinh vật, côn trùng v.v… tác động phá hoại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ. Do đó, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp và phải được thực hiện thường xuyên.
Đối với cơ quan, tổ chức, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ giúp giữ lại được bằng chứng về quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để giải quyết các công việc hàng ngày của cơ quan, tổ chức cũng như phục vụ cho nghiên cứu lâu dài.
Đối với quốc gia, bảo quản tài liệu lưu trữ nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần bảo tồn nguồn di sản văn hóa của dân tộc, di sản tư liệu của Thế giới. Qua đó giúp cho người dân nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ.
2. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
2.1. Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ
Việc xây dựng và cải tạo kho lưu trữ là nhiệm vụ hàng đầu của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Đối với lưu trữ lịch sử thì phải lập dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản vĩnh viễn tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử. Đối với lưu trữ cơ quan có thể cải tạo các phòng hiện có thành kho lưu trữ.
2.2. Trang bị trang thiết bị kỹ thuật bảo quản
Đây là điều kiện cần thiết về cơ sở vật chất nhằm thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Bao gồm các trang thiết bị cơ bản và những trang thiết bị hỗ trợ.
2.3. Xử lý kỹ thuật bảo quản
Xử lý kỹ thuật bảo quản trong lưu trữ là việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại kết hợp với các kinh nghiệm truyền thống nhằm hạn chế tối đa quá trình lão hóa tự nhiên của tài liệu, phòng chống các tác nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
2.4. Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ
Là việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ một cách khoa học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, kiểm tra và tra tìm tài liệu lưu trữ.
3. Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ
3.1. Nguyên nhân do vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin
Về vật mang tin thì trong các kho lưu trữ hiện nay có nhiều loại tài liệu lưu trữ như: tài liệu giấy, ảnh, phim điện ảnh, ghi âm v.v…Những loại tài liệu này lại được thể hiện bằng nhiều vật liệu mang tin khác nhau trong đó tài liệu giấy chiếm khối lượng lớn. Đối với tài liệu giấy nguyên nhân bị hư hỏng có thể do những chất cấu thành nên tài liệu. Giấy là một lớp mỏng gồm các sợi Xen-lu-lô, Lig-nin và một số chất khác liên kết chặt chẽ với nhau. Các chất trên được pha chế theo những tỷ lệ khác nhau tạo thành các loại giấy khác nhau. Mức độ hư hại của giấy thay đổi theo tỷ lệ cấu thành của nó. Loại giấy nào có cấu thành xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng có độ bền cơ học cao, dễ đàn hồi và có tính chất hoá học ổn định nên bảo quản được lâu. Những loại giấy có nhiều chất Lig-nin sẽ bị mất màu ố vàng vì chất Lig-nin là chất kém bền vững về mặt hoá học và có khả năng quang hoá khi bị tác động bởi ánh sáng. Chủ yếu hiện nay quá trình làm văn bản đều sử dụng giấy công nghiệp, là loại giấy gồm nhiều thành phần như xen-lu-lô, he-mi-xen-lu-lô, lignin, các hợp chất hữu cơ, vô cơ khác…dễ bị nhiễm axit nên có tuổi thọ thấp.
Về chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin thì đối với tài liệu giấy chủ yếu là mực với các phương pháp ghi tin là viết tay, sao ánh sáng, in laze, chụp photocoy để thể hiện chữ viết, đường nét và hình vẽ trên giấy. Mực gồm nhiều loại như: mực nho, mực viết thường, mực in, mực dấu, mực sao in ánh sáng, bút chì v.v… Độ bền của mực phụ thuộc vào thành phần hoá học của các chất liệu tạo ra chúng. Thành phần của mực bao gồm: chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống cặn. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hoà tan thì đường nét, hình vẽ càng bền.
Những loại mực viết phổ biến hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có màu. Trong các loại mực đó, độ axit càng lớn thì càng bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, ăn thủng giấy. Đối với loại mực in có tỷ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, intypô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy nên ít bị nhoè hay bay màu hơn mực viết khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm. Tuy nhiên, nếu sử dụng các loại mực kém chất lượng, không đúng chủng loại của các loại máy in, máy photocopy sẽ làm tài liệu bị bay màu, mờ chữ nhanh sau một thời gian bảo quản. Đối với loại mực in dùng cho máy Fax rất dễ phai màu và khó bảo quản lâu dài.
3.2. Nguyên nhân do điều kiện tự nhiên
Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, điều kiện tự nhiên là một nguyên nhân quan trọng gây hư hỏng tài liệu, gây nên những tác động có hại đối với tài liệu lưu trữ và làm cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn và phức tạp. Các yếu tố như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, vi sinh vật…đều có những tác động đến tài liệu lưu trữ.
Cụ thể như sau:
3.2.1. Độ ẩm
Độ ẩm là yếu tố phá hoại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ. Khi tài liệu bị ẩm thì tài liệu sẽ mục dần. Ở nước ta độ ẩm tương đối trung bình từ 80% đến 90%, vùng núi thì độ ẩm càng lớn. Độ ẩm cao sẽ tạo điều kiện cho các chất khí trong môi trường và các chất hoá học của tài liệu dễ bị hoà tan, làm cho chữ viết bị nhòe, mực bị bay màu, tài liệu bị bết dính. Ngoài ra, độ ẩm cao còn làm dung môi cho các hoá chất gây phản ứng có hại cho tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng, vi sinh vật phát triển.
3.2.2. Nhiệt độ không khí
Do nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới ẩm gió mùa nên nhiệt độ trung bình hàng năm cao trên 200C, lượng bức xạ lớn. Nhiệt độ cao làm cho tài liệu lưu trữ bị hỏng hoặc có những ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu vì nhiệt độ cao làm gia tăng mức độ hư hỏng. Đối với tài liệu giấy, ở nhiệt độ cao giấy bị giòn, dễ bị gãy nát, tăng nhanh tốc độ phản ứng hoá học làm giấy bị axit hóa, mờ chữ, ố vàng. Nhiệt độ cao làm cho tài liệu ảnh bị chảy rữa các lớp nhũ tương, biến dạng, nhoè hình ảnh. Tài liệu phim và tài liệu ghi âm khi nhiệt độ cao tác động làm cho phim bị khô giòn, chóng hỏng, bết dính và mờ hình ảnh, thay đổi kích thước hình học của phim. Ngoài ra, đối với phim có cấu tạo đế phim bằng Nitơrat Xen-lu-lô sẽ gây cháy nổ ở nhiệt độ cao (410C). Trong trường hợp nhiệt độ thấp hay nhiệt độ thay đổi đột ngột cũng ảnh hưởng tới độ bền cơ học của tài liệu vì tài liệu lưu trữ thường có tính hút ẩm, rất dễ hút và nhả hơi nước. Sự thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối hàng ngày và theo mùa có thể làm tài liệu lưu trữ bị nở ra hoặc co lại. Bên cạnh đó, yếu tố nhiệt độ cũng là điều kiện cho các côn trùng, nấm mốc phát triển phá hoại tài liệu.
3.2.3. Ánh sáng
Có 2 nguồn ánh sáng là tự nhiên và nhân tạo. Mặc dù tất cả các bước sóng ánh sáng đều có hại, nhưng tia cực tím (UV) là có hại nhất đối với các tài liệu lưu trữ vì cường độ năng lượng cao của nó. Ánh sáng mặt trời có tỷ lệ tia cực tím cao làm biến đổi cấu trúc của giấy, cấu trúc phân tử mực và chất kết dính từ đó gây ra tác động quang hoá làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bạc màu. Ánh sáng tác động tới tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình làm mất đi hình ảnh, âm thanh.
3.2.4. Bụi
Bụi là nhân tố phá hoại tài liệu đáng lưu ý. Bụi có nhiều loại như bụi tự nhiên (đất, cát), bụi cơ khí (từ các nhà máy, xí nghiệp, khu công nghiệp), bụi vi sinh vật. Bụi tự nhiên và bụi cơ khí bám vào tài liệu, cọ xát và làm thành các vết xước hư hại tài liệu. Bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm, mốc, côn trùng phát triển và phá hoại tài liệu.
3.2.5. Vi sinh vật và sinh vật
Điều kiện khí hậu nhiệt đới ở nước ta rất phù hợp cho côn trùng và các loài gặm nhấm sống và phát triển mạnh. Côn trùng và các loài gặm nhấm mặc dù nhỏ bé nhưng có sức phá hoại lớn đối với tài liệu. Bởi vì có những loài côn trùng lấy tài liệu lưu trữ làm thức ăn và môi trường sống của chúng. Cũng có những loài cắn phá và gặm nhấm tài liệu như một đặc tính tự nhiên và việc làm tổ của chúng cũng gây hư hại lớn đối với tài liệu và các phương tiện bảo quản. Trong kho lưu trữ thường gặp các loài côn trùng phổ biến như mối, mọt, bọ ba đuôi… và các loại gặm nhấm như chuột, gián…Ngoài ra, nấm mốc cũng là một nguyên nhân gây hư hại đáng kể đối với tài liệu lưu trữ. Các bào tử nấm luôn thường trực trong môi trường. Nấm mốc xuất hiện và phá hoại tài liệu lưu trữ làm tài liệu lưu trữ có những đốm trắng, xám đen hoặc vàng xanh hình tròn. Nấm mốc làm tài liệu giấy bị mờ nhoè chữ, tài liệu ảnh bị nhoè và mờ hình ảnh làm ảnh không đẹp và nhanh hỏng, tài liệu ghi âm, tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi hình bị ảnh hưởng đến chất lượng ảnh và âm thanh và có thể làm hỏng các tài liệu đó.
3.3. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ
Là nguyên nhân do bản thân con người trong quá trình bảo quản tài liệu gây ra. Có những nguyên nhân có ý thức, có mục đích và có nguyên nhân là do thiếu ý thức hoặc do khách quan tạo ra. Chẳng hạn như kẻ địch phá hoại, đánh cắp tài liệu lưu trữ, sự cẩu thả, thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu, phương tiện bảo quản thiếu thốn, không đủ điều kiện tối thiểu để bảo quản như giá, tủ, hộp, cặp và các phương tiện khác. Đặc biệt là không có nhà kho chuyên dụng để bảo quản tài liệu. Việc chấp hành không đúng hoặc không nghiêm chế độ quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản nói riêng. Trong công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức sử dụng tài liệu không có quy trình, làm sai nguyên tắc dẫn đến tổn thất, hư hại tài liệu.
4. Các biện pháp cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ
4.1. Xây dựng các văn bản quy định về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
– Nội quy ra vào kho
– Nội quy sử dụng tài liệu
– Quy định chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng, số lượng của tài liệu lưu trữ
– Quy định Chế độ làm vệ sinh kho bảo quản tài liệu và tài liệu
– Quy định chế độ phòng cháy, chữa cháy
– Quy định môi trường trong kho lưu trữ
– Các quy trình, quy phạm trong thao tác, sử dụng hóa chất.
4.2. Xây dựng, bố trí kho lưu trữ
Kho lưu trữ là nơi bảo quản tài liệu lưu trữ. Trong thực tế chúng ta gặp các dạng kho lưu trữ sau:
Kho lưu trữ chuyên dụng là dạng kho được xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định. Kho lưu trữ chuyên dụng là công trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng.
Kho lưu trữ chuyên dụng phải bảo đảm được các yêu cầu chung sau đây:
– Về địa điểm: thuận tiện giao thông; có địa chất ổn định, xa các chấn động nền; có địa thế cao, thoát nước nhanh; không ở gần các khu vực dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm và có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết.
– Bảo đảm kết cấu bền vững; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
– Thiết kế hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
– Đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hoá.
Những yêu cầu cụ thể đối với kho lưu trữ chuyên dụng xem Thông tư số: 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
Kho lưu trữ không chuyên dụng (kho lưu trữ cải tạo) là dạng kho lưu trữ đặt trong trụ sở làm việc của các cơ quan, tổ chức. Đối với dạng kho này cần đảm bảo các yêu cầu sau:
– Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho vận chuyển tài liệu.
– Về diện tích phòng kho: bảo đảm đủ diện tích để bảo quản tài liệu.
– Về môi trường trong phòng kho bảo quản: bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc.
– Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.
– Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ.
4.3. Trang bị các trang thiết bị bảo quản
Trang thiết bị bảo quản trong kho vừa là phương tiện để bảo quản tài liệu vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu. Thông thường trong một kho lưu trữ thường có các phương tiện bảo quản sau:
4.3.1. Giá bảo quản tài liệu lưu trữ
Giá bảo quản tài liệu lưu trữ được cấu tạo từ các thép tấm mỏng mạ kẽm được sơn chống gỉ và sơn màu, cũng có thể làm từ thép không gỉ hoặc kim loại khác tùy theo yêu cầu. Việc sử dụng vật liệu làm giá bằng kim loại sẽ tránh được tác động của côn trùng, ẩm mốc. Mặt khác sử dụng loại giá lắp ghép sẽ dễ dàng tháo, lắp, di chuyển. Lưu ý là giá sau lắp hoàn chỉnh phải ngay ngắn, chắc chắn, các tấm đợt, thanh giằng, ốc liên kết phải chắc chắn, cân đối. Theo TCVN 9253: 2012 về giá bảo quản tài liệu lưu trữ (Shelf for presevervation of archival records) ban hành theo Quyết định số: 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia thì giá có kích thước 2000mm x 1230 mm x 400 mm với sai số là ± 2 mm. Thép tấm làm khung giá có độ dày là 40 mm, các tấm đợt có độ dày là 25 mm và các thanh giằng có độ dày là 30 mm. Độ chịu tải của giá tối thiểu là 30 kg.
4.3.2. Tủ
Trong việc bảo quản ở các kho lưu trữ được sử dụng nhiều loại tủ như tủ đựng hồ sơ, tủ đựng bản can, bản đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ… Tủ hồ sơ chỉ thích hợp với những tài liệu bảo quản tại các phòng làm việc hiện hành. Đối với tài liệu quan trọng thì có thể dùng tủ sắt hoặc thiết bị bảo quản đặc biệt khác.
4.3.3. Hòm đựng tài liệu
Hòm đựng tài liệu cũng là phương tiện bảo quản cần thiết cho yêu cầu bảo quản và vận chuyển tài liệu. Vật liệu làm hòm có thể bằng gỗ hoặc kim loại. Khi thiết kế hòm cần chú ý đến các yếu tố chống ẩm, mối, chuột…Khi vận chuyển tài liệu đi nơi khác thì phải sử dụng hòm chắc chắn chịu lực.
4.3.4. Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ giúp giúp tránh bụi và tác động của ánh sáng chiếu vào tài liệu, hộp cũng được sử dụng cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu. Theo TCVN 9252: 2012 về hộp bảo quản tài liệu lưu trữ (Box for presevervation of archival records) ban hành theo Quyết định số: 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia hộp bảo quản tài liệu lưu trữ làm bằng các tông có kích thước là 350mm x 250 mm x 125 mm với sai số ± 2 mm. Hộp có dạng hình chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng của hộp, nắp có dây buộc, khuy hộp phải được làm từ vật liệu không ăn mòn, dầy 3 mm. Nắp hộp mở ra có chiều dài là 129 mm. Ở mỗi cạnh bên của hộp, cách nắp hộp khoảng 50 mm và cách mặt trên 30 mm có một lỗ hình tròn với đường kính 30 mm để tạo sự thông thoáng.
4.3.5. Bìa hồ sơ lưu trữ
Theo TCVN 9251: 2012 về bìa hồ sơ lưu trữ (File covers) ban hành theo Quyết định số: 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia, bìa hồ sơ có kích thước 650 mm x 320 mm (không tính kích thước phần tai trên và tai dưới) với sai số cho phép ± 2mm. Bìa hồ sơ gồm 5 phần: tờ đầu có kích thước 320 mm x 230 mm, phần gáy có kích thước 320 mm x 40 mm, tờ sau có kích thước 320mm x 230mm, phần tai trên và tai dưới có kích thước 230 mm x 100 mm, phần tai cạnh có kích thước 320 mm x 150 mm. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ có kích thước khác kích thước A4 thì có thể thay đổi kích thước bìa hồ sơ lưu trữ cho phù hợp. Các thành phần trên bìa hồ sơ được trình bày thống nhất về tên gọi, kiểu chữ và kích thước.
Ngoài các trang thiết bị bảo quản nêu trên, để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ theo điều kiện kinh phí có thể đầu tư những phương tiện và thiết bị thích hợp như: Hệ thống báo động; thiết bị phòng và chống cháy (thiết bị báo khói, thiết bị báo cháy, cát, bao tải dập lửa, bình chữa cháy); thiết bị thông gió, thiết bị chống ẩm (máy điều hoà, quạt thông gió, máy hút ẩm); thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm (ẩm kế, nhiệt kế); dụng cụ làm vệ sinh tài liệu (máy hút bụi, máy lọc bụi), các phương tiện vận chuyển như: thang máy, xe đẩy; trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ.
4.4. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho
Đây là nhiệm vụ mà lưu trữ viên hạng IV cần thực hiện khi bảo quản tài liệu lưu trữ. Việc sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê, kiểm tra và tra tìm tài liệu, giúp cho cán bộ lưu trữ nắm được địa chỉ tài liệu, số lượng, chất lượng của tài liệu từ đó quản lý và phục vụ tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Ngoài ra, việc sắp xếp khoa học tài liệu còn giúp cho việc xử lý nhanh chóng các sự cố và phòng, chống các yếu tố phá hoại tài liệu.
Đối với những kho bảo quản nhiều phông lưu trữ thì trước hết tài liệu được sắp xếp theo khối phông. Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau, để gần nhau sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Tiếp đó tài liệu được sắp xếp theo phông lưu trữ. Tài liệu của phông nào được sắp xếp theo phông lưu trữ đó, không được để lẫn tài liệu của phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác. Trong phạm vi một phông, tài liệu được sắp xếp theo thứ tự của hồ sơ trong phông. Các hồ sơ này sắp xếp trong các cặp, hộp được đánh số thứ tự và xếp lên các khoang giá theo quy định từ trên xuống dưới, từ trái qua phải và phải đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ lấy.
Đối với các giá trong kho cần được sắp xếp sao cho tiết kiệm diện tích, thông thoáng kho tàng, thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại đồng thời thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp và thống kê, kiểm tra tài liệu. Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10 m. Các hàng giá được đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 -0,6 m. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7- 0,8 m, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 -1,4 m.
Đối với những kho bảo quản nhiều phông, sử dụng nhiều giá để tài liệu thì cần lập bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá. Các bảng chỉ dẫn này được làm thành các tấm thẻ bìa cứng có cùng kích thước và sắp xếp theo từng bảng chỉ dẫn. Mỗi khi có yêu cầu sắp xếp lại tài liệu trong kho thì các tấm thẻ cần được thay đổi theo sự sắp xếp mới.
4.5. Phòng, chống các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ
4.5.1. Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin
Để bảo quản an toàn tài liệu chống lại nguy cơ tài liệu bị xuống cấp, lão hoá và tự thân huỷ hoại cần sử dụng loại giấy hiện đại có chứa một lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ 6-10). Trong điều kiện hiện nay, về cơ bản các cơ quan, tổ chức đều đã được trang bị các thiết bị văn phòng do đó để đảm bảo tài liệu được bảo quản lâu dài thì quá trình làm ra văn bản bên cạnh việc lựa chọn loại giấy thì cũng cần chú ý đến việc sử dụng mực in văn bản, mực dấu, mực viết có chất lượng tốt và phương pháp ghi tin có độ bền cao.
4.5.2. Phòng, chống các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ do điều kiện tự nhiên
4.5.2.1. Đảm bảo độ ẩm thích hợp trong kho lưu trữ
Vì độ ẩm là yếu tố phá hoại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ do đó trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đảm bảo độ ẩm thích hợp trong kho lưu trữ là vấn đề cần quan tâm hàng đầu. Trong điều kiện cơ sở vật chất có thể, cơ quan nên trang bị các thiết bị phòng, chống ẩm như máy hút ẩm, máy điều hoà không khí. Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hoà không khí tuỳ thuộc vào diện tích, độ kín của kho và vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ – độ ẩm để bảo quản tài liệu phòng đó. Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo đảm các máy có thể hoạt động liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.
Nếu chưa có điều kiện trang bị máy móc, cơ quan có thể áp dụng một số biện pháp truyền thống sau:
a. Thông gió
Áp dụng trong điều kiện không khí trong kho ẩm ướt hơn không khí ngoài trời. Có hai cách thông gió là thông gió tự nhiên và thông gió bằng máy. Khi áp dụng phương pháp này cần chú ý:
– Nhiệt độ ngoài kho không cao quá 320C và không thấp hơn 100C
– Độ ẩm tuyệt đối và tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho
– Ngoài kho không có sương đọng, nhiệt độ không khí ngoài kho phải nhỏ hơn nhiệt độ điểm sương trong kho.
– Về chế độ thông gió: không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây.
Đây là biện pháp đơn giản, rẻ tiền nhưng nhược điểm là khi thông gió bụi và côn trùng có điều kiện thâm nhập vào kho.
b. Bao gói cách ly độ ẩm
Là biện pháp chủ động để tránh không khí ẩm xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu khô được cho túi chất dẻo, giấy dầu, giấy paraphin để bao gói. Có thể cho thêm vào túi Silicagen và chất chống nấm mốc. Biện pháp này chủ yếu áp dụng đối với tài liệu ảnh.
c. Dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu
Trong trường hợp tài liệu bị ướt do mưa bão, lụt thì dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu ở nhiệt độ không quá 35-36oC. Lưu ý không được dùng than, củi và sấy tài liệu. Các tài liệu phim ảnh, phim, băng, bản sao in…tuyệt đối không được sấy.
Chế độ ẩm tiêu chuẩn cần duy trì trong kho nhằm bảo quản tốt tài liệu lưu trữ là: Tài liệu giấy độ ẩm 50% (±5%); tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa nhiệt độ: độ ẩm 45% (±5%).
4.5.2.2. Duy trì nhiệt độ bảo quản thích hợp
Quy định về nhiệt độ bảo quản đối với từng loại tài liệu lưu trữ:
Tài liệu giấy nhiệt độ: 20ºC (±2 ºC); tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa nhiệt độ: 16ºC (±2 ºC).
Để đảm bảo được nhiệt độ nêu trên thì tại các kho lưu trữ cần trang bị các thiết bị kiểm soát và duy trì nhiệt độ bao gồm: nhiệt kế, quạt thông gió, điều hoà cục bộ, điều hoà trung tâm.
4.5.2.3. Hạn chế ánh sáng trong kho bảo quản tài liệu lưu trữ
Do ánh sáng và đặc biệt là ánh sáng tự nhiên gây nhiều tác động không tốt cho tài liệu lưu trữ nên trong công tác bảo quản cần chú ý một số vấn đề sau:
Đối với kho lưu trữ đặt trong trụ sở cơ quan, về địa điểm cần tránh hướng Tây, chọn phòng có ít cửa sổ. Sử dụng rèm chắn sáng với màu sắc phù hợp.
– Tài liệu cần để trong các cặp, hộp kín
– Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho.
– Độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux.
4.5.2.4. Phòng, chống bụi
Trước hết địa điểm xây dựng kho lưu trữ cần chú ý không xây dựng ở những nơi có nhiều bụi như khu vực ven biển hoặc gần khu công nghiệp.
– Tài liệu cần được bảo quản trong bìa, cặp, hộp kín.
– Thường xuyên vệ sinh kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu và tài liệu thường xuyên. Việc vệ sinh kho bảo quản và vệ sinh tài liệu lưu trữ trên giấy được thực hiện theo quy trình hướng dẫn tại Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 quy định định mức kinh tế-kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.
Lưu ý: Nồng độ bụi trong kho phải <5mg/m3.
4.5.2.5. Phòng, chống vi sinh vật và sinh vật
Trong các loại vi sinh vật gây hại cho tài liệu lưu trữ cần đặc biệt chú ý đến nấm mốc. Nấm mốc là loại thực vật cấp thấp, sinh sống bằng phương pháp ký sinh, cộng sinh, hoại sinh. Nấm mốc duy trì tồn tại bằng 3 yếu tố chính: thức ăn, độ ẩm, nhiệt độ thích hợp. Để phòng chống nấm mốc, tài liệu trước khi đưa vào kho phải sạch sẽ, khô, đã được khử trùng. Đối với tài liệu lưu trữ trên nền giấy, quy trình khử trùng được thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 150/QĐ-VTLTNN ngày 08/7/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình khử trùng tài liệu lưu trữ trên nền giấy.
Đối với kho cũng cần khử trùng và kiểm tra mức độ ô nhiễm trước khi đưa tài liệu vào. Biện pháp hiệu quả nhất là duy trì độ ẩm và nhiệt độ hợp lý, thông khí tốt, bảo đảm khu vực lưu trữ thông thoáng, sạch sẽ.
Ngoài ra, để phòng, chống nấm mốc thì kho tàng và các phương tiện bảo quản phải được làm vệ sinh sạch sẽ, thường xuyên quét, lau bụi để các bào tử nấm, mốc không bám vào tài liệu. Khi phát hiện tài liệu bị nấm mốc trước hết phải khống chế độ ẩm và nhiệt độ để hạn chế sự phát triển nhanh của nó, sau đó dùng hóa chất để tiêu diệt.
Đối với việc phòng, chống các loại sinh vật gây hại cho tài liệu lưu trữ thì cần chú ý đến các loại côn trùng và các loài gặm nhấm. Có nhiều loại côn trùng trong đó các loại côn trùng phá hoại tài liệu gồm nhậy cánh bạc, sâu non, nhộng trưởng thành của các loại cánh cứng, cánh phấn, gián, mối…Để phòng, chống côn trùng thì phải thường xuyên kiểm tra, làm vệ sinh và khử trùng kho tàng, tài liệu. Có thể sử dụng hóa chất để phòng và tiêu diệt côn trùng nếu cần thiết. Trong các loài côn trùng thì mối là kẻ thù nguy hiểm nhất vì chúng phá hoại nhà cửa, kho tàng, phương tiện bảo quản và tài liệu lưu trữ. Biện pháp chủ yếu để phòng, chống mối là phát hiện, ngăn chặn và phá bỏ đường xâm nhập của mối. Công việc này cần phải tiến hành ngay từ khi xây dựng kho tàng. Đối với việc sắp xếp tài liệu trong kho thì tài liệu phải được để lên giá. Giá cần được kê cách xa tường 50 cm, cách mặt đất 20 cm, cách trần 80 cm để mối không có điều kiện bắc cầu tới. Kho lưu trữ phải vệ sinh sạch sẽ, điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm thích hợp để mối không hoạt động được. Khi phát hiện có mối thì phải tìm hố nhử và sử dụng hóa chất để tiêu diệt.
Trong các loài gặm nhấm thì chuột và gián là những loài gây hại thường xuyên đối với tài liệu lưu trữ. Chuột là loại gặm nhấm khá nguy hiểm, tốc độ sinh sản nhanh nên sức phá hoại rất lớn. Chuột cắn phá tài liệu, làm tổ và phóng uế làm bẩn tài liệu. Để phòng chuột đột nhập vào kho thì kho lưu trữ phải được che chắn chu đáo. Cống rãnh quanh khu vực kho phải được khơi thông. Các cửa thông hơi và các đường ống thông vào nhà kho phải làm lưới sắt bịt kín. Để chống chuột thì sử dụng hóa chất hoặc dùng bẫy.
Đối với gián thì thường gặm nhấm các lớp hồ, keo trên gáy sách, cặp đựng tài liệu và tiết ra các chất lỏng như mực có màu đen làm hỏng các trang tài liệu khi chúng cư trú hoặc bò qua. Biện pháp phòng, chống gián là thường xuyên làm vệ sinh kho bảo quản tài liệu được sạch sẽ. Khi đã phát hiện có gián trong kho tài liệu có thể dùng băng phiến, long não để chống, đuổi gián.
4.5.2.6. Biện pháp phòng, chống cháy
Nguyên nhân gây cháy có thể là do chủ quan cán bộ, nhân viên không chấp hành nội quy về việc dùng lửa, hút thuốc trong kho, do kẻ gian phá hoại gây nên cháy hoặc do khách quan chập điện. Để phòng cháy thì cơ quan lưu trữ cần có quy định nghiêm ngặt về phòng cháy, chữa cháy; các đường dẫn điện trong kho phải đặt ngầm hoặc bọc kín; dụng cụ phòng, chữa cháy phải được trang bị đầy đủ quanh khu vực kho. Lưu ý khi chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bọt tetraclorua cacbon.
Ngoài ra cần lưu ý là việc thiết kế kho phải có cầu thang thoát hiểm, xung quanh kho cần đảm bảo diện tích cho xe cứu hỏa có thể tiếp cận khu vực kho và đường thoát cho xe vận chuyển tài liệu.
Khi phát hiện kho tàng bị cháy, phải thực hiện các biện pháp chữa cháy như: – Cách ly vật bị cháy
– Làm lạnh cục bộ khu vực cháy
– Làm ngạt hơi cháy
Ngoài các biện pháp kỹ thuật nêu trên trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ còn áp dụng một số biện pháp khác. Cụ thể là với những tài liệu bị nhiễm axít tức là giấy có độ pH trên giấy nhỏ hơn giá trị trung tính (pH<7) thì có thể lựa chọn phương pháp khử ướt đối với những tài liệu không bị phai màu hoặc phai mực hoặc phương pháp khử khô đối với những tài liệu bị mủn, phai màu hoặc phai mực. Về quy trình, khử axít cho tài liệu giấy được thực hiện theo Quyết định số 230/QĐ-VTLTNN ngày 20/11/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quy trình và Hướng dẫn thực hiện Quy trình khử axít cho tài liệu giấy.
5. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
5.1. Khái niệm bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
5.2. Mục đích lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là biện pháp chủ động phòng ngừa rủi ro có thể huỷ hoại tài liệu lưu trữ trước các hiểm hoạ của thiên tai, cháy nổ, địch hoạ. Tuy nhiên việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu không bắt buộc phải thực hiện cho tất cả tài liệu lưu trữ vì chi phí đầu tư cho hoạt động nghiệp vụ này khá lớn. Do đó, hiện nay việc lập bản sao bảo hiểm chỉ được thực hiện với các tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Khi lập bản sao bảo hiểm cần ưu tiên lập bản sao bảo hiểm cho những phông/khối tài liệu có tần suất sử dụng cao, tình trạng vật lý kém.
Khi xác định và lựa chọn tài liệu thuộc diện bảo hiểm có thể tham khảo công văn số 129/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm.
5.3. Phương pháp lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Để lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ hiện nay đang áp dụng một số công nghệ sau:
Công nghệ chụp microfilm, microfiches
Công nghệ số hoá tài liệu và ghi sang đĩa CD-ROM, băng từ, thiết bị lưu trữ khác.
Công nghệ số hoá và chuyển dữ liệu số hoá sang microfilm bảo hiểm
Đến thời điểm hiện tại, công nghệ số hoá bằng máy quét chuyên dụng, ghi dữ liệu số hoá sang microfilm bảo hiểm được coi là giải pháp tối ưu.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành một số văn bản về nội dung này, cụ thể gồm: Quyết định số 30/QĐ-VTLTNN ngày 29/02/2008 ban hành Quy trình lập bản sao bảo hiểm trên microfilm đen trắng tráng bạc 35mm và bản sao sử dụng kỹ thuật số đối với tài liệu giấy bằng máy chụp quét lưỡng hệ; Quyết định số 01/QĐVTLTNN ngày 08/01/2009 ban hành Quy trình lập bản sao sử dụng công nghệ số hóa và chuyển ảnh sang microfilm; Quyết định số 109/QĐ-VTLTNN ngày 27/4/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quy định chế độ bảo quản bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng microfilm.
6. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ
6.1. Khái niệm tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ
Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ là biện pháp kỹ thuật trong bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện để xử lý tài liệu đã hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
Tu bổ tài liệu là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu đang có nguy cơ bị hư hỏng, nhằm phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu.
Phục chế tài liệu là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm phục hồi lại những tài liệu đã bị hư hỏng do tác động của các yếu tố tự nhiên và con người, phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu.
6.2. Mục đích tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ
– Tu bổ tài liệu nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ đang có nguy cơ bị hư hỏng.
– Phục chế tài liệu nhằm khôi phục lại đặc điểm, giá trị ban đầu chính xác của tài liệu ngay trên tài liệu bị hư hại hoặc trên nền vật mang tin khác có cùng chất liệu của tài liệu gốc.
6.3. Nguyên tắc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ
Nguyên tắc của việc tu bổ, phục chế tài liệu là không làm sai lệch nội dung và hình thức so với nguyên trạng ban đầu của tài liệu và đảm bảo tính chính xác của tài liệu được tu bổ, phục chế.
6.4. Quy trình tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ
Về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Quyết định số: 246/QĐLTNN ngày 17/12/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành Quy trình tu bổ TLLT.
– Kiểm tra lựa chọn tài liệu
– Giao nhận tài liệu
– Kiểm tra xác định thực trạng ban đầu của tài liệu và quyết định biện pháp tu bổ
– Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu
– Bóc tài liệu dính bết
– Làm phẳng tài liệu
– Tẩy các vết ố bẩn trên tài liệu
– Khử nấm mốc
– Khử axít
– Vệ sinh tài liệu
– Thực hiện kỹ thuật tu bổ tài liệu
– Kiểm tra nghiệm thu
– Bàn giao, vận chuyển và sắp xếp tài liệu vào kho
(Nguồn: Tài liệu bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh lưu trữ viên trung cấp (Hạng IV), Bộ Nội vụ)
