1. Khái niệm và vai trò của dự báo
a) Khái niệm dự báo
Hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp ngày nay thường diễn ra trong một môi trường kinh doanh không chắc chắn, có nhiều biến động. Mọi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra và thường chỉ thu được kết quả sau một thời gian hoạt động nhất định. Các hoạt động xảy ra trước, còn kết quả thu được sau. Để ra được những quyết định trong sản xuất góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học. Điều này đòi hỏi phải dự báo được trước tình hình sẽ xảy ra trong thời gian tới. Công tác dự báo trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu và không thể thiếu trong quản trị sản xuất của các doanh nghiệp.
Vậy dự báo là gì? và ý nghĩa cụ thể của công tác dự báo đối với hoạt động quản trị sản xuất trong doanh nghiệp?
Dự báo là khoa học và nghệ thuật tiên đoán các sự việc xảy ra trong tương lai trên cơ sở phân về tình hình hiện tại và quá khứ. Dự báo có thể chỉ là những suy luận lôgic từ những chiêm nghiệm trong thực tế để tiên đoán trước sự việc hoặc hiện tượng gì sẽ xảy ra. Dự báo có thể được thực hiện nhờ vào việc sử dụng các mô hình toán học thể hiện mối quan hệ giữa nhu cầu và các nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu và các số liệu thống kê quá khứ thu được để tính toán đưa ra kết quả dự báo. Hoặc có thể là sự phối hợp của những cách trên là dùng mô hình toán học rồi dùng phán xét kinh nghiệm của nhà quản trị để điều chỉnh lại.
Khi nghiên cứu các kỹ thuật dự báo khác nhau của chương này, chúng ta sẽ thấy là ít có phương pháp dự báo nào vượt trội hơn cả. Phương pháp dự báo này có thể là tốt đối với công ty này dưới những điều kiện nhất định, nhưng có thể là sai lầm đối với một tổ chức khác, hoặc cũng có thể là ở những giai đoạn khác nhau trong quá trình phát triển của công ty. Ngoài ra, ta cần nhận thức rằng là các dự báo đều có hạn chế của nó, ít khi nó được hoàn hảo và để chuẩn bị và giám sát việc dự báo, ta cũng phải mất chi phí về thời gian và nguồn lực nhất định. Tuy nhiên, để xây dựng các kế hoạch dài hạn hay ngắn hạn của doanh nghiệp một cách có hiệu quả thì kết quả của công tác dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm luôn đóng một vai trò then chốt để làm căn cứ thực hiện.
b) Vai trò của dự báo
Dự báo nhu cầu sản phẩm dịch vụ là vấn đề cốt lõi nhất trong hoạt động dự báo của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo ra những lợi thế cạnh tranh cho riêng mình.
Dự báo nhu cầu sản phẩm dịch vụ giúp doanh nghiệp xác định phương hướng, chiến lược sản xuất một cách có hiệu quả, hướng sản xuất vào những sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của thị trường và xác định được quy mô sản xuất phù hợp.
Dự báo giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí sản xuất, tránh lãng phí nguồn lực và tận dụng tốt những cơ hội kinh doanh trên thị trường. Trên cơ sở những kết quả dự báo chính xác các nhà quản trị sản xuất có thể xây dựng các kế hoạch sản xuất sản phẩm, dịch vụ cho từng giai đoạn và dự kiến kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị, dụng cụ phục vụ cho sản xuất, đồng thời cũng đưa ra được những giải pháp để thích ứng với sự biến động của thị trường.
Những thông tin thu được từ dự báo tạo cơ sở quan trọng cho các hoạt động sản xuất diễn ra thuận lợi, tránh và giảm thiểu những rủi ro thiệt hại trong sản xuất.
Dự báo là căn cứ quan trọng trong việc ra quyết định chiến lược cũng như các quyết định điều hành sản xuất hàng ngày.
2. Đặc điểm chung của dự báo
Khoa học hiện đại có nhiều phương pháp dự báo khác nhau, nhưng chúng ta vẫn có thể rút ra được một số đặc điểm chung của dự báo như sau:
Thứ nhất, khi tiến hành dự báo người ta chấp nhận giả thiết: hệ thống các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị của đại lượng dự báo trong quá khứ, sẽ tiếp tục có ảnh hưởng trong tương lai.
Thứ hai, không có một dự báo nào là hoàn hảo.
Thứ ba, dự báo dựa trên việc khảo sát nhóm đối tượng càng rộng, càng đa dạng thì càng có nhiều khả năng cho kết quả chính xác.
Thứ tư, độ chính xác của dự báo tỉ lệ nghịch với khoảng thời gian dự báo. Dự báo ngắn hạn thường có độ tin cậy cao hơn các dự báo trung và dài hạn.
3. Phân loại dự báo
– Căn cứ vào bản chất (nội dung) của lĩnh vực cần dự báo:
Dự báo kinh tế. Những dự báo này mang tầm vĩ mô, và dựa vào việc nghiên cứu các quy luật vận động và phát triển kinh tế của quốc gia, khu vực và vùng kinh tế để lựa chọn phương pháp dự báo và đưa ra kết quả dự báo.
Dự báo kinh tế rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch sản xuất. Ví dụ, những thông tin dự báo vĩ mô về tăng trưởng kinh tế, lạm phát, tỷ giá, lãi suất… giúp doanh nghiệp nhận biết được môi trường kinh tế có thuận lợi cho việc đầu tư mở rộng phát triển sản xuất hay không và dự tính trước những giải pháp phát triển sản xuất.
Dự báo khoa học công nghệ. Dự báo này chú trọng việc tiên đoán xu hướng phát triển công nghệ và khả năng ứng dụng công nghệ vào thực tiễn sản xuất. Dự báo công nghệ được thực hiện bởi các chuyên gia hiểu biết sâu về công nghệ cụ thể.
Sự phát triển công nghệ sẽ tạo ra nhiều khả năng hơn cho sự phát triển sản xuất thông qua sự xuất hiện của những sản phẩm, nguyên vật liệu mới dựa trên những máy móc thiết bị, phương pháp sản xuất mới. Công nghệ mới cũng làm cho nhiều sản phẩm, phương pháp sản xuất trở nên lỗi thời, lạc hậu giảm khả năng cạnh tranh, thậm trí thị trường không còn nhu cầu về sản phẩm đó nữa.
Dự báo nhu cầu. Dự báo nhu cầu tập trung chủ yếu vào nghiên cứu, phân tích các yếu tố thuộc về thị trường và những quy luật vận động của hành vi người tiêu dùng để đưa ra những dự báo về nhu cầu sản phẩm dịch vụ từng giai đoạn.
Các doanh nghiệp thường rất quan tâm đến loại dự báo này vì kết quả dự báo trực tiếp là nguồn thông tin trực tiếp có tính hiệu quả cho việc định hướng phát triển cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp.
– Căn cứ vào thời gian dự báo:
Dự báo ngắn hạn. Khoảng thời gian dự báo thường dưới 1 năm. Dự báo ngắn hạn thường có tính cụ thể và đo lường tương đối dễ dàng hơn. Nó chủ yếu phục vụ cho việc ra quyết định điều hành sản xuất hàng ngày như kế hoạch mua hàng, điều độ công việc, phân chia công việc, điều chỉnh nhân lực.
Dự báo trung hạn. Khoảng thời gian dự báo trung hạn thường từ 1 năm đến 3 năm. Nó cần thiết cho việc lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng, dự thảo ngân sách, kế hoạch tiền mặt, huy động các nguồn lực và tổ chức hoạt động tác nghiệp.
Dự báo dài hạn. Khoảng thời gian thường là từ 3 năm trở lên. Dự báo này thường có tính định hướng và định tính nhiều hơn. Dự báo này thường đưa ra các quyết định mang tính chiến lược, dài hạn. Dự báo dài hạn có ý nghĩa lớn trong việc lập kế hoạch sản xuất sản phẩm mới, kế hoạch nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới, định vị doanh nghiệp hay mở rộng doanh nghiệp.
Có thể tổng kết đặc điểm của các loại dự báo theo thời gian như bảng dưới:
Đặc điểm và ứng dụng các loại dự báo theo thời gian
4. Các nhân tố tác động đến dự báo
Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến dự báo nhu cầu sản phẩm. Sau đây là một số nhân tố chủ yếu.
a. Chu kỳ phát triển kinh tế
Nền kinh tế thế giới phát triển có tính chu kỳ theo các giai đoạn như phục hồi, hưng thịnh, bão hòa và suy thoái. Trong mỗi giai đoạn phát triển kinh tế đó nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của người tiêu dùng có sự thay đổi rõ rệt. Khi nền kinh tế trong giai đoạn hưng thịnh thì nhu cầu lớn, dẫn đến khả năng đầu tư phát triển mở rộng sản xuất sẽ cao và ngược lại trong giai đoạn suy thoái, nền kinh tế đình trệ nhu cầu giảm mạnh, quy mô sản xuất thu hẹp. Do đó, khi dự báo phải phân tích xem nền kinh tế đang trong giai đoạn nào của quá trình phát triển để dự đoán trước được sự biến động của nhu cầu thị trường.
b. Chu kỳ sống của sản phẩm
Một trong những nhân tố rất quan trọng ảnh hưởng đến dự báo là chu kỳ sống của sản phẩm. Mỗi sản phẩm thường phải trải qua 4 giai đoạn là giới thiệu sản phẩm, tăng trưởng, chín muồi và suy tàn. Tương ứng với mỗi giai đoạn trong chu kỳ sống của sản phẩm cần phải lựa chọn được phương pháp dự báo thích hợp để đảm bảo tính chính xác của dự báo như:
– Các giai đoạn giới thiệu và phát triển của chu kỳ sống của sản phẩm cần được dự báo dài hạn hơn khi chúng đang ở giai đoạn chín muồi và suy tàn.
– Giai đoạn chín muồi và suy tàn thì công tác dự báo cần được tăng cường và thận trọng hơn, để tránh cho doanh nghiệp bị những rủi ro bất thường.
– Trong giai đoạn giới thiệu sản phẩm ra thị trường thường có rất ít hoặc hầu như không có sẵn các số liệu nên cần dùng để dự báo định tính nhiều hơn là định lượng.
– Trong giai đoạn tăng trưởng có thể dùng phương pháp dự báo định lượng và hoạch định theo xu hướng để dự báo sẽ cho kết quả tốt hơn.
– Giai đoạn bão hòa thì nhu cầu trở nên ổn định và ít biến động hơn.
– Ở giai đoạn suy tàn có rất nhiều số liệu nhưng chúng không thể giúp cho doanh nghiệp tiên đoán khả năng phát triển nhu cầu tiếp theo theo xu hướng của giai đoạn trước. Có nhiều sản phẩm dừng sản xuất nhưng cũng có những sản phẩm sẽ tái phát triển tăng cầu nếu được cải tiến, đổi mới.
Như vậy, công tác dự báo sẽ rất hữu ích và quan trọng trong việc lập kế hoạch về nhân lực, tồn kho và công suất của nhà máy khi mà các sản phẩm trải qua và bước vào một giai đoạn mới của chu kỳ sống của sản phẩm. Các quyết định về chiến lược cấp doanh nghiệp và cấp chức năng quản trị sản xuất dựa trên việc phân tích các giai đoạn trong chu kỳ sống của sản phẩm được thể hiện như trong bảng bên trên.
c. Các nhân tố khác
Ngoài các nhân tố chủ yếu trên có thể kể đến các nhân tố khác ảnh hưởng trực tiếp đến sự thay đổi nhu cầu trên thị trường mà dự báo cần tính tới như các chính sách phát triển kinh tế, thuế, tài chính tiền tệ của các nước; tình hình cạnh tranh trên thị trường; chất lượng sản phẩm, khí hậu thời tiết và yếu tố mùa vụ… Các nhân tố đảm bảo độ chính xác của dự báo như phương pháp dự báo; khả năng thu thập thông tin; tổ chức hoạt động dự báo; chi phí dành cho dự báo…
5. Các bước trong quá trình dự báo
Để dự báo cần thiết phải triển khai các bước theo trình tự nhất định. Sau đây là các bước cụ thể:
- Bước 1. Xác định mục đích của dự báo.
- Bước 2. Lựa chọn sản phẩm, dịch vụ cần dự báo.
- Bước 3. Xác định thời gian dự báo.
- Bước 4. Lựa chọn phương pháp (kỹ thuật) dự báo.
- Bước 5. Tổ chức thu thập dữ liệu và thông tin.
- Bước 6. Phân tích và xử lý dữ liệu và thông tin.
- Bước 7. Thực hiện dự báo.
- Bước 8. Kiểm soát sai số dự báo.
Các bước này trình bày một cách có hệ thống cách thức tiến hành từ lúc bắt đầu tìm hiểu, thiết kế và áp dụng hệ thống dự báo. Nếu hệ thống được sử dụng để dự báo đều đặn trong thời gian dài, thì các dữ liệu sẽ được thu thập theo một cách thường xuyên và việc tính toán dự báo được tiến hành một cách tự động trên hệ thống máy tính.
Nguồn: Tài liệu học tập Quản trị sản xuất, Trường Đại học kinh tế kỹ thuật công nghiệp, 2019
