Công tác văn thư là một công việc không thể thiếu trong hoạt động văn phòng. Người làm công tác này đòi hỏi phải có chuyên môn nghiệp vụ, phải nắm bắt chính xác các yêu cầu về công tác văn thư của nhà nước cũng như của các cơ quan tổ chức. Ở chương này, sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về những công việc phải làm trong công tác văn thư theo đúng quy định hiện hành của nhà nước.
Khái niệm
Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác văn thư được áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác.
Vai trò của công tác văn thư
Hiệu quả hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động quản lý của các tổ chức.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành.
Công tác văn thư vừa có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động của tổ chức vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của tổ chức một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của tổ chức. Nội dung của tài liệu hình thành được nhận trong quá trình giải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của tổ chức.
Công tác văn thư có nề nếp sẽ đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu và lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư.
Những yêu cầu đối với công tác văn thư
Nhanh chóng: xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhanh, kịp thời sẽ góp phần vào giải quyết nhanh chóng các công việc cơ quan.
Chính xác: chính xác về nội dung, nội dung văn bản ban hành không trái với các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên (tức là đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối) các dẫn chứng nêu ra phải chính xác, số liệu đầy đủ, luận cứ rõ ràng.
Chính xác về hình thức: văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật (chính xác về quy trình kĩ thuật), các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật.
Bí mật: bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưu văn bản.
Hiện đại: hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phòng hiện đại.
Nhiệm vụ của văn thư
Tất cả công văn giấy tờ đều phải được xử lý sơ bộ và quản lý thống nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước, của ngành, địa phương và của từng đơn vị.
Điều 2 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định của Chính phủ số 142 – CP ngày 28/9/1963 đã quy định những công việc chính của công tác văn thư là:
- Nhận và vào sổ công văn
- Xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và giải quyết công văn
- Nghiên cứu công văn và khởi thảo công văn
- Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo
- Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn
- Vào sổ và gửi công văn đi
- Làm sổ ghi chép tài liệu
- Làm các loại biên bản
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu
Một doanh nghiệp đi vào hoạt động là phải triển khai ngay việc quản lý hồ sơ tài liệu với giai đoạn đầu tiên là làm tốt công văn đi, công văn đến. Nhất thiết không được để ùn đống tài liệu lại, mất mát tài liệu, gây cản trở công việc, và kẻ xấu dễ lợi dụng.
Tất cả công văn, tài liệu đến doanh nghiệp bằng các phương tiện khác nhau, đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ để quản lý thống nhất.
Tất cả công văn, tài liệu lấy danh nghĩa doanh nghiệp gửi ra ngoài đều phải qua văn thư, đăng ký vào sổ và làm thủ tục gửi đi, đồng thời có bản lưu tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp để quản lý thống nhất.
Các sổ ghi chép đăng ký công văn đi, công văn đến là những sổ cái, phải được trưởng phòng hành chính doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, bao gồm từ các mẫu cột đăng ký, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ghi chép cập nhật, khoá sổ theo định kỳ. Các sổ ghi chép đã khoá sổ phải được lưu giữ theo thời gian quy định.
Công văn đến, công văn đi phải được xử lý khẩn trương, nhanh chóng trong ngày, chính xác và giữ bí mật, bảo đảm sự hoạt động, điều hành thông suốt của doanh nghiệp.
