Công não/brainstorming là một phương pháp đặc sắc dùng để phát triển nhiều giải đáp sáng tạo cho một vấn đề. Phương pháp này hoạt động bằng cách nêu các ý tưởng tập trung trên vấn đề, từ đó, rút ra rất nhiều đáp án căn bản cho nó. Vậy, các bước thực hiện Brainstorming là gì; đâu là Các yếu tố quan trọng để thực hiện công cụ Brainstorming?
1. Brainstorming là gì?
Thuật ngữ Brainstorming (công não/động não/tập kích não) được đề cập đầu tiên bởi Alex Osborn vào năm 1941. Kể từ đó đến nay, Brainstorming đã được biết đến và sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới. Phương pháp này có mục đích thu được thật nhiều ý tưởng cho việc phát ra ý tưởng bằng cách làm việc tập thể. Osborn đã mô tả công não như “Một kỹ thuật hội ý bao gồm một nhóm người nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng bằng cách góp nhặt tất cả ý kiến của nhóm người đó nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhất định”. Ngày nay, phương pháp này không nhất thiết phải cần có nhiều người mà một người cũng có thể tiến hành.
Alex Osborn nhận thấy, những người giàu trí tưởng tượng có khả năng phát nhiều ý tưởng hơn những người khác nhưng lại yếu về mặt phân tích, phê phán. Ngược lại, có những người giỏi phân tích, phê bình các ý tưởng có sẵn hơn là tự mình đề ra những ý tưởng mới. Nếu để 2 loại người này làm việc với nhau thì thường gây cản trở nhau và cản trở cho việc tìm ra lời giải cho vấn đề. Vì vậy, ông đề nghị tách thành hai quá trình riêng rẽ: phát ý tưởng và đánh giá ý tưởng, do hai nhóm người khác nhau thực hiện. Nhóm phát ý tưởng gồm những người có trí tưởng tượng phong phú, có khả năng suy nghĩ trừu tượng, có đầu óc khái quát hóa cao… Nhóm thứ hai gồm các chuyên viên giỏi phân tích, phê bình, sẽ đánh giá những ý tưởng thu được từ nhóm thứ nhất. Phương pháp Braistorming không loại trừ những phép thử vô trật tự, trái lại, nó còn làm cho các phép thử mất trật tự hơn với hy vọng sẽ có những phép thử dẫn đến lời giải mạnh. Bằng cách này, chúng ta sẽ khắc phục phần nào tính ì tâm lý.
Brainstorming được sử dụng nhiều trong những lĩnh vực, nhiều khía cạnh của các ngành nghề. Phương pháp này được dùng để phát triển: Các chiến dịch quảng cáo, các phương pháp và chiến lược marketing, các quy trình nghiên cứu và phát triển, các tài liệu và bài viết, các kỹ thuật nghiên cứu, các sáng chế, dịch vụ, tiến trình, chính sách, phương pháp quản lý, các quyết định đầu tư, chính sách bảo hiểm, nghiên cứu khách hàng…
2. Các đặc điểm chính khi sử dụng phương pháp Brainstorming
Công não là một phương pháp dùng để phát triển nhiều giải đáp sáng tạo cho một vấn đề. Phương pháp này hoạt động bằng cách tập trung trên vấn đề, rút ra rất nhiều đáp án căn bản cho nó. Các ý niệm, hình ảnh về vấn đề trước hết được nêu ra một cách rất phóng khoáng và ngẫu nhiên theo dòng suy nghĩ càng nhiều càng đủ càng tốt. Chúng có thể rất rộng và sâu cũng như không giới hạn bởi các khía cạnh nhỏ nhặt nhất của vấn đề.
Trong công não thì vấn đề được đào bới từ nhiều khía cạnh và nhiều cách nhìn khác nhau. Sau cùng các ý kiến sẽ được phân nhóm và đánh giá.
Phương pháp này có thể tiến hành bởi từ một đến nhiều người. Số lượng người tham gia nhiều sẽ giúp cho phương pháp tìm ra lời giải được nhanh hơn hay toàn diện hơn nhờ vào nhiều góc nhìn khác nhau bởi các trình độ, trình tự khác nhau của mỗi người. Tuy nhiên nhóm Công não lý tưởng sẽ là từ 5 đến 7 người.
Sau đây là những đặc điểm chính khi sử dụng phương pháp công não:
- Định nghĩa vấn đề một cách thật rõ ràng và phải đưa ra được các chuẩn mực cần đạt được của một lời giải.
- Tập trung vào vấn đề và tránh các ý kiến hay các điều kiện bên ngoài có thể làm lạc hướng buổi làm việc. Trong giai đoạn này, người ta thu thập tất cả các ý niệm, ý kiến và ngay cả các từ chuyên môn có liên quan trực tiếp đến vấn đề cần giải quyết (thường có thể viết lên giấy hoặc lên bảng).
- Không được phép đưa bất kỳ một bình luận hay phê phán gì về các ý kiến hay ý niệm trong lúc thu thập. Những ý tưởng thoáng qua trong đầu nếu bị các thành kiến hay phê bình sẽ dễ dàng bị gạt bỏ và như thế sẽ làm mất sự tổng quan của buổi tập kích não.
- Khuyến khích tinh thần tích cực, mỗi thành viên đều cố gắng đóng góp và phát triển các ý kiến.
- Hãy đưa ra càng nhiều ý càng tốt về mọi mặt của vấn đề kể cả những ý kiến không thực tiễn hay ý kiến hoàn toàn lạ lẫm.
- Không khen thưởng cho bất cứ cá nhân nào trong nhóm, bản chất kết quả brainstorming là của toàn bộ thành viên trong nhóm.
Hình ảnh buổi Brainstorming
Ưu và nhược điểm của Brainstorming:
- Ưu điểm: mức độ tham gia cao, vấn đề sinh động hơn, khích lệ được nhiều ý kiến từ nhiều người, huy động tối đa trí tuệ của tập thể, không tốn kém,..
- Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian, Có thể đi lạc đề, tản mạn;…
3. Các bước tiến hành Brainstorming
Trước khi tiến hành brainstorming, trong nhóm chọn ra một người trưởng nhóm để điều khiển và một người thư ký để ghi lại tất cả ý kiến. Chú ý rằng cả hai công việc có thể do cùng một người tiến hành vẫn đạt yêu cầu.
Bước 1: Xác định vấn đề hay ý kiến sẽ được thảo luận
Trong bước này phải làm cho mọi thành viên hiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu và các yêu cầu cần thiết. Người trưởng nhóm cũng thiết lập các nguyên tắc cho buổi tập kích não:
- Người đứng đầu nhóm có quyền điều khiển buổi làm việc.
- Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bình, chen ngang ý kiến hay giải đáp của thành viên khác.
- Xác minh rằng không có câu trả lời nào là sai.
- Thu thập lại tất cả câu trả lời ngoại trừ nó đã được lặp lại.
- Hoạch định thời gian cho buổi làm việc và ngưng khi hết giờ.
Các ý niệm về vấn đề trước hết được nêu ra một cách rất phóng khoáng và ngẫu nhiên theo dòng suy nghĩ càng nhiều, càng đủ càng tốt. Các ý kiến có thể rất rộng và sâu cũng như không giới hạn bởi các khía cạnh nhỏ nhặt nhất của vấn đề mà những người tham gia nghĩ tới.Trong tập kích não thì vấn đề được đào bới từ nhiều khía cạnh và nhiều cách nhìn khác nhau.
Bước 2: Bắt đầu tập kích não
Trong bước này người điều khiển chỉ định hay lựa chọn thành viên chia sẻ ý kiến trả lời hay những ý tưởng rời rạc.
- Người thư ký viết xuống tất cả các câu trả lời, nếu có thể công khai hóa cho mọi người thấy bằng cách viết lên bảng, hay trên trình chiếu.
- Việc phát biểu ý tưởng cần tiến hành một cách tự do, thoải mái, hoàn toàn không có bất kỳ một sự hạn chế hay giới hạn nào về nội dung ý tưởng được đưa ra. Khi phát biểu ý tưởng, các thành viên không cần phải chứng minh tính chất đúng đắn của ý tưởng mà mình đưa ra, cũng không cần phải chứng minh ý tưởng có thực hiện được không hoặc thực hiện như thế nào. Nói cách khác, ở đây có sự tự do tư tưởng tuyệt đối, các thành viên trong nhóm ý tưởng suy nghĩ theo phương châm: “chuyện gì cũng có thể xảy ra, không có gì là không thể”.
- Không cho phép bất kỳ một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kỳ câu trả lời nào cho đến khi chấm dứt buổi thảo luận.
- Cần tạo không khí thân thiện giữa những người tham gia. Đặc biệt cần khuyến khích việc ý tưởng của một người đưa ra được những người khác phát triển tiếp theo. Nói chung, không khí thân thiện cần có trước, trong và sau buổi thảo luận.
Sử dụng bảng và giấy ghi lại các ý tưởng
Bước 3: Tổng hợp ý tưởng
Sau khi kết thúc tập kích, hãy lượt lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trả lời.
Một số lưu ý về chất lượng câu trả lời bao gồm:
- Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự.
- Nhóm các câu trả lời có sự tương tự hay tương đồng về nguyên tắc, nguyên lý.
- Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp.
- Sau khi đã cô lập được danh sách các ý kiến, hãy bàn cãi thêm về câu trả lời chung.
Trong khi phân tích, phê phán, các chuyên viên phải hết sức chú ý và suy nghĩ cẩn thận từng ý tưởng, bao gồm cả những ý tưởng thấy không nghiêm chỉnh hoặc phi lý. Những ý tưởng kiểu này thường được xem là ý tưởng đột phá. Khi đánh giá ý tưởng phải trả lời câu hỏi tại sao ý tưởng đó tồi và cho điểm theo thang điểm 10. Nếu các điểm của các chuyên viên quá chênh lệch đối với một ý tưởng nào đó thì phải làm rõ nguyên nhân chênh lệch.Có những trường hợp, sau khi làm rõ, ý tưởng có điểm chênh lệch lại là ý tưởng có triển vọng.
4. Một số lưu ý để tổ chức Brainstorming hiệu quả
Để thực hiện Braistorming hiệu quả chúng ta cần lưu ý những vấn đề sau:
- Về dụng cụ: tốt nhất là dùng các bảng hoặc giấy khổ lớn để mọi người dễ đọc các ý kiến, hoặc có thể thay thế bằng giấy viết. Ngoài ra, có thể sử dụng máy tính kết nối mạng để tiến hành công não.
- Để thực hiện Brainstorming hiệu quả, bạn phải có một tâm trạng thoải mải để sáng suốt nghĩ ra nhiều ý tưởng
- Đối với một đề tài lớn hay hay có vai trò thiết yếu thì thường sẽ tổ chức vài buổi công não.
- Trong các buổi làm việc đòi hỏi độ tập trung cao, dài hơn 1 giờ thì cần xen vào khoảng 5-10 phút giải lao cho mỗi giờ.
- Không có câu trả lời nào là sai trong quá trình Brainstorming.
