7 “Định luật” về sử dụng thời gian hiệu quả trong công việc
Trong quản lý dự án, để có hiệu suất cao và thành công tất cả các dự án của bạn, bạn cần phải có tổ chức và năng suất, biết cách quản lý thời gian hiệu quả và lường trước rủi ro.
Bạn có biết rằng các quy luật và nguyên tắc tồn tại trong đó quy tắc hoạt động trong cuộc sống không?
Dưới đây là 7 trong số đó mà bạn chắc chắn sẽ gặp trong sự nghiệp quản lý dự án của mình và những điều quan trọng cần biết để quản lý hiệu quả các dự án của bạn và đảm bảo thành công của chúng.
1. Định luật Murphy
” Bất cứ điều gì có thể sai, sẽ sai “
Đây là Edward A. Murphy Jr, một kỹ sư hàng không vũ trụ người Mỹ, người đã phát triển ra định luật bi quan này. Còn được gọi là Định luật bánh bơ, nguyên tắc này được xác minh thường xuyên tại nơi làm việc khi các mối nguy đến làm trì hoãn các dự án của bạn.
Bài học rút ra: quy luật này khiến bạn luôn nghĩ đến điều tồi tệ nhất, thúc đẩy bạn lường trước các vấn đề tiềm ẩn và suy nghĩ lại về các giải pháp để hạn chế chúng, hoặc thực sự là loại bỏ chúng.
2. Nguyên lý Pareto
Còn được gọi dưới cái tên định luật 20-80, nguyên tắc Pareto nói rằng 80% tác động là sản phẩm của 20% nguyên nhân. Được phát minh vào đầu thế kỷ 20 bởi Wilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Ý, nguyên tắc này được xác minh trong một số lĩnh vực, đặc biệt là quản lý dự án.
Ví dụ, nguyên tắc này có nghĩa là 80% doanh thu được tạo ra bởi 20% khách hàng hoặc 20% dự án mang lại 80% kết quả. Do đó, Nguyên tắc Pareto giúp bạn xác định nhiệm vụ quan trọng nhất cần thực hiện.
Bài học rút ra: bạn nên có cái nhìn khác về các ưu tiên của mình, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và ủy thác các nhiệm vụ phụ. Đừng ngần ngại dừng những dự án không mang lại lợi nhuận và đang làm bạn lãng phí thời gian cũng như nhân lực và tài chính.
3. Định luật Parkinson
Luật Parkinson là một luật cơ bản để tổ chức công việc. Nó được xuất bản bởi Cyril Northcote Parkinson, một nhà văn người Anh, trong một bài báo trên tạp chí The Economist vào ngày 19 tháng 11 năm 1955.
Nguyên tắc của luật này như sau: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó.” Tóm lại, chúng ta càng có nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, thì nhiệm vụ này sẽ càng mất nhiều thời gian hơn.
Bài học rút ra: đặt ra thời hạn hợp lý và thực tế để hoàn thành nhiệm vụ của bạn và thực hiện các điểm thường xuyên để theo dõi tiến độ.
4. Định luật Carlson
Với luật này, nhà kinh tế Thụy Điển Sune Carlson nhận định rằng tất cả các công việc bị gián đoạn sẽ kém hiệu quả hơn và sẽ mất nhiều thời gian hơn so với việc hoàn thành một cách liên tục.
Nó được chứng minh: sự gián đoạn gây hại nghiêm trọng đến năng suất. Điện thoại, email, cuộc thảo luận giữa đồng nghiệp và những thứ gây xao nhãng bên ngoài khác khiến bạn không thể tập trung và làm việc hiệu quả nhất có thể. Bạn có biết rằng chúng ta mất từ 3 đến 5 phút để quay lại công việc không? Vào một ngày làm việc, điều này làm mất nhiều thời gian.
Bài học rút ra: giảm sự gián đoạn càng nhiều càng tốt. Chỉ tham khảo email của bạn hai lần một ngày, tránh đa nhiệm, bắt đầu một nhiệm vụ và hoàn thành nó trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo và cô lập bản thân để làm việc càng sớm càng tốt.
5. Định luật Illich
Còn được gọi là Quy luật Lợi nhuận giảm dần, Định luật Illich nói rằng “ vượt quá một ngưỡng nhất định, hiệu quả của con người giảm xuống, thậm chí trở nên tiêu cực. ” Đó là Ivan Illich, một nhà tư tưởng sinh thái học người Áo, người đã đưa ra nguyên tắc này.
Sau 90 phút dành cho một nhiệm vụ, sự chú ý và hiệu quả của chúng ta giảm dần. Chúng ta càng cố gắng tiếp tục làm việc thì hiệu suất của chúng ta càng kém đi. Nếu bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ, hãy ngừng lo lắng và nghỉ ngơi.
Bài học rút ra: học cách nghỉ ngơi. Buổi trưa, hãy nghỉ trưa thật sự. Đi ăn bên ngoài một mình hoặc với đồng nghiệp hoặc rời đi để đi dạo, nhưng tránh ăn bánh sandwich trước màn hình của bạn. Bộ não của bạn cần nghỉ ngơi để hoạt động hiệu quả.
6. Định luật Laborit
Theo Henri Laborit, một bác sĩ phẫu thuật và nhà sinh học thần kinh người Pháp, hành vi của chúng ta thúc đẩy chúng ta làm những gì khiến chúng ta hạnh phúc trước tiên. Trong công việc, bản năng khiến chúng ta tránh được căng thẳng. Chính vì điều này mà chúng ta trì hoãn, hay nói cách khác là chúng ta trì hoãn một công việc cho đến ngày hôm sau. Luật của Laborit còn có biệt danh là “Quy luật của những nỗ lực ít nhất”, nhấn mạnh thực tế rằng chúng ta thích thực hiện những công việc mang lại cho chúng ta sự hài lòng ngay lập tức.
Bài học rút ra: hãy bắt đầu ngày làm việc của bạn với nhiệm vụ khó khăn trước, sau đó tự thưởng cho mình một phần thưởng ngay sau khi hoàn thành. Lên kế hoạch trước cho các ngày của bạn tùy thuộc vào độ khó của các hoạt động của bạn.
7. Định luật Hofstadter
Còn được gọi là Quy luật trượt giá, Định luật Hofstadter nói rằng “luôn mất nhiều thời gian hơn dự kiến, ngay cả khi tính đến Định luật Hofstadter.” Điều này đã được Douglas Hofstadter, một học giả người Mỹ, phát biểu trong cuốn sách G ö del, Escher, Bach: Một bím tóc vàng vĩnh cửu (Giải thưởng Pulitzer) xuất bản năm 1979.
Đối với Hofstadter, chúng ta thường sai trong việc đánh giá thời gian cần thiết để thực hiện một dự án, hoặc do không biết về công việc phải làm, hoặc làm hài lòng hệ thống phân cấp bằng cách tự nguyện thông báo thời hạn ngắn hơn. Tuy nhiên, thời hạn bị trì hoãn và lịch trình bị trượt và thay đổi.
Bài học rút ra: người quản lý dự án và nhóm của họ nên ước tính đầy đủ hơn thời gian cần thiết để hoàn thành dự án của họ. Giả sử rằng nó chắc chắn sẽ bị tụt lại phía sau. Tốt hơn là bạn nên hoàn thành một dự án sớm hơn dự định, thay vì ngược lại.