Tổ chức công tác kiểm tra tài chính
1. Nguyên tắc tổ chức công tác kiểm tra tài chính
Mục đích của kiểm tra tài chính là phát huy những nhân tố tích cực, phòng ngừa và xử lý các vi phạm. Khi các nhân tố tích cực được phát huy, khả năng phòng ngừa các vi phạm cũng tăng lên và ngược lại. Việc phòng ngừa các vi phạm, cương quyết xử lý vi phạm một cách nghiêm minh, đúng pháp luật sẽ tạo điều kiện cho các nhân tố tích cực được phát huy, thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội.
Để đạt mục đích trên, việc tổ chức công tác kiểm tra tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Tuân thủ pháp luật:
Chủ trương, đường lối, chính sách của đảng và Nhà nước trong quản lý kinh tế được thể hiện trong hệ thống các văn bản pháp luật, tạo ra môi trường pháp lý thuận lợi cho mọi hoạt động kinh tế xã hội. Các cơ quan quản lý khi thực hiện công tác kiểm tra tài chính phải tuân theo pháp luật để đảm bảo tính độc lập và đề cao trách nhiệm của chủ thể kiểm tra, phát huy hiệu lực của công tác kiểm tra tài chính, ngăn chặn sự can thiệp trái pháp luật làm vô hiệu hóa hoạt động kiểm tra tài chính.
– Chính xác – khách quan: Kiểm tra tài chính phải đảm bảo tính chính xác, nếu không sẽ dẫn đến những hậu quả tai hại và có khi rất nghiệm trọng. Kiểm tra tài chính có chính xác mới cho phép đánh giá đúng tình hình thực tế và có biện pháp xử lý thích hợp. Tính khách quan của kiểm tra tài chính đảm bảo phản ánh đúng sự thật. Tính chính xác và tính khách quan có tác động qua lại lẫn nhau, có thái độ khách quan mới đảm bảo được tính chính xác và có chính xác thì mới thể hiện được sự khách quan trọng kiểm tra tài chính.
– Công khai và kiểm tra thường xuyên:
Kiểm tra tài chính cần phải đảm bảo tính công khai trong việc ra quyết định đối với các đối tượng kiểm tra, nội dung kiểm tra, tiếp xúc công khai với các đối tượng và người có liên quan ở nơi kiểm tra, công bố công khai kết luận kiểm tra. Mọi hiện tượng, sự vật luôn luôn vận động nên việc kiểm tra phải được tiến hành thường xuyên, tiến hành ở mọi nơi, mọi đơn vị, mọi mặt hoạt động có liên quan đến tài chính.
– Hiệu lực, hiệu quả:
Tính hiệu lực của kiểm tra tài chính có nghĩa là kiểm tra phải có khả năng tác động đến việc cải tiến hoạt động của đơn vị được kiểm tra. Vì vậy, ngoài việc phát hiện những thiếu sót, những vi phạm kỷ luật tài chính trong kết quả của kiểm tra tài chính phải để xuất những kiến nghị để chấn chỉnh và phải tổ chức kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị đó; tính hiệu quả của kiểm tra tài chính thể hiện ở tác dụng đề phòng, ngăn ngừa những thiếu sót, vi phạm, phát hiện những khả năng tiềm tàng của đơn vị được kiểm tra. Tính hiệu lực của kiểm tra tài chính gắn liền với tính hiệu quả của nó.
Các nguyên tắc của kiểm tra tài chính có liên hệ chặt chẽ với nhau nên cần thực hiện chúng một cách đồng bộ để đạt mục đích kiểm tra.
2. Các hình thức kiểm tra
Để tổ chức tốt công tác kiểm tra tài chính cần thiết phải nhận biết và thực hiện kiểm tra tài chính dưới các hình thức khác nhau. Tùy thuộc vào thời gian tiến hành kiểm tra so với thời gian tiến hành các nghiệp vụ tài chính mà có thể tiến hành các hình thức kiểm tra sau đây: kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch tài chính; kiểm tra trong và sau khi thực hiện kế hoạch tài chính.
Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch tài chính:
Đây là hình thức kiểm tra được tiến hành khi xây dựng, xét duyệt và phê chuẩn ngân sách Nhà nước, khi lập kế hoạch tài chính các doanh nghiệp và lập dự toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong quá trình kiểm tra trước cần tập trung kiểm tra:
– Việc thực hiện các chủ trương, chính sách của đảng và Nhà nước trong kế hoạch tài chính.
– Kiểm tra sự phù hợp của dự án, kế hoạch tài chính với nhiệm vụ của ngành, của đơn vị, với yêu cầu của thị trường. – Kiểm tra việc khai thác các khả năng tiềm tàng để kế hoạch tài chính có tính tích cực và tính tiên tiến.
Kiểm tra trước có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo sự vận động của các luổng tài chính thông qua việc tạo lập các quỹ tiền tệ đúng với yêu cầu và khả năng của nền kinh tế, của từng đơn vị, cũng như việc sử dụng các quỹ tiền tệ đó một cách hợp lý ngay từ khâu chuẩn bị cho các hoạt động tài chính, phòng ngừa, ngăn chặn các sai lầm, khi ra quyết định xét duyệt và quyết định dự án, thông qua kế hoạch tài chính, duyệt kinh phí cho các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kiểm tra trong khi thực hiện kế hoạch tài chính (kiểm tra thường xuyên) Đây là hình thức kiểm tra được tiến hành ngay trong khi thực hiện các hoạt động tài chính. Kiểm tra thường xuyên giúp các chủ thể kiểm tra phát hiện kịp thời những sai sót, vi phạm chính sách, chế độ và kỷ luật tài chính, nhằm ngăn chặn, phòng ngừa chúng một cách hữu hiệu, trên cơ sở đó thúc đẩy hoàn thành các kế hoạch tài chính.
Kiểm tra sau khi thực hiện kế hoạch tài chính:
Đây là loại kiểm tra được tiến hành sau khi đã kết thúc giai đoạn thực hiện kế hoạch tài chính. Mục đích của việc kiểm tra tài chính ở giai đoạn này là xem xét tính đúng đắn, hợp lý, xác thực của các hoạt động tài chính cũng như các số liệu, tài liệu tổng hợp được trong các sổ sách, báo biểu. Đồng thời qua việc kiểm tra sau có thể tổng kết rút ra các bài học kinh nghiệm cho việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính trong các kỳ sau.
Các hình thức kiểm tra tài chính nói trên dầu cần thiết và có sự thống nhất với nhau, có tác dụng hỗ trợ, bổ sung lẫn nhau. Vì vậy, trong việc tổ chức kiểm tra tài chính cần phải thực hiện đầy đủ các hình thức kiểm tra.
3. Các phương thức kiểm tra
Kiểm tra tài chính có thể phát huy được tác dụng nếu chủ thể kiểm tra tài chính biết rõ và vận dụng hợp lý các phương pháp kiểm tra tài chính. Phương pháp kiểm tra tài chính là cách thức tiến hành kiểm tra. Các phương pháp kiểm tra tài chính rất đa dạng và phong phủ và chúng được phân chia thành từng nhóm theo các tiêu thức khác nhau.
Căn cứ vào phạm vi kiểm tra có các phương pháp kiểm tra tài chính như sau:
Kiểm tra toàn diện:
Là loại kiểm tra nhằm vào toàn bộ các nghiệp vụ tài chính với mục đích xem xét đầy đủ tình hình tài chính có phản ánh trung thực hoạt động của đơn vị không? Chủ thể kiểm tra tài chính là các cán bộ tài chính, thanh tra tài chính, thanh tra thuế, kiểm toán viên công ty. Việc kiểm tra toàn diện phải sử dụng phối hợp nhiều nguồn tài liệu nhằm so sánh, đối chiếu các nghiệp vụ tài chính với các dữ kiện khác nhau nhưng có quan hệ mật thiết với nhau. Kiểm tra toàn diện cho phép đánh giá đúng tình hình thực tế tại đơn vị, nhưng có thể gặp khó khăn trong việc xin đối chiếu số liệu.
Kiểm tra chuyên đề:
Là loại kiểm tra chỉ tập trung vào một hay một số nghiệp vụ tài chính nhất định cần quan tâm hoặc kiểm tra các vấn đề có nhiều ưu điểm hay nhiều tồn tại mâu thuẫn. Kiểm tra chuyên để giúp các cơ quan tài chính nghiên cứu sâu sắc các vấn đề cần giải quyết, phân tích tình hình thực tế tại nhiều đơn vị, từ đó, khái quát hóa, rút ra tính quy luật chung làm cơ sở cho việc ấn định các chính sách, chế , biện pháp quản lý tài chính thích hợp.
Kiểm tra tổng hợp hay còn gọi là kiểm tra hệ thống:
Theo phương pháp này, kiểm tra được tiến hành một cách có hệ thống từ trên xuống dưới. Kiểm tra tổng hợp thường được áp dụng các cơ quan quản lý cấp trên và các đơn vị trực thuộc của cơ quan đó. Ví dụ: Bộ, Tổng công ty, Liên hiệp xí nghiệp. Phương pháp kiểm tra này cho phép xem xét tình hình chung về kinh tế tài chính của một hệ thống, phát hiện khâu mạnh, khâu yếu nhằm cải thiện hệ thống quản lý kinh tế tài chính.
Kiểm tra điển hình hay còn gọi là kiểm tra chọn mẫu:
Là cách kiểm tra có tính chất lựa chọn. Các cơ quan quản lý thực hiện việc kiểm tra tài chính có thể chọn một số đơn vị trong tổng số các đơn vị để kiểm tra, lựa chọn một thời kỳ nhất định trong khoản thời gian dài, hoặc lựa chọn một số nghiệp vụ tài chính để kiểm tra. Dựa vào kết quả kiểm tra điển hình theo mẫu đã chọn để suy ra tình hình chung trong tất cả các đơn vị hay trong giai đoạn dài và đề ra các biện pháp cải tiến công tác quản lý tài chính. Kiểm tra chọn mẫu không đòi hỏi nhiều thời gian cũng như nhân lực, tổ chức kiểm tra đơn giản hơn so với kiểm tra tổng hợp, nhưng kết quả kiểm tra có thể chưa phản ánh được đầy đủ tình hình thực tế.
Theo nguồn số liệu, để tiến hành kiểm tra có các phương pháp kiểm tra sau:
Kiểm tra chứng từ:
Đây là phương pháp kiểm tra gián tiếp, thực hiện bằng cách dựa vào các báo biểu, báo cáo, sổ sách, số liệu hạch toán kế toán và số liệu hạch toán thống kê, các chứng từ ban đầu. Các tài liệu này được gửi đến cho cơ quan kiểm tra để xem xét tình hình hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị được kiểm tra. Phương pháp này được áp dụng khá phổ biến, ưu điểm của nó là có thể tổng hợp, đánh giá ngay được tình hình hoạt động của đơn vị được kiểm tra. Tuy nhiên, nếu các tài liệu gửi đến cho cơ quan kiểm tra không đảm bảo tính chính xác, trung thực và đầy đủ, thì việc đánh giá tình hình kinh tế tài chính của đơn vị được kiểm tra sẽ sai lệch, không đem lại kết quả mong muốn. Hơn nữa trong nhiều trường hợp nếu chỉ kiểm tra căn cứ vào các chứng từ sẽ khó xác định được nguyên nhân của sự việc.
Kiểm tra thực tế:
Là phương pháp kiểm tra trực tiếp, được thực hiện tại hiện trường – nơi diễn ra các hoạt động kinh tế – tài chính của đơn vị chịu sự kiểm tra, ví dụ như: kiểm tra hàng tồn kho, kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, kiểm tra khối lượng, chất lượng sản phẩm. Kết quả kiểm tra trên hiện trường được đối chiếu với chứng từ, sổ sách, báo biểu, qua đối chiếu có thể đánh giá được tình hình của đơn vị: mức độ chính xác, tính trung thực của các chứng từ. Phương pháp kiểm tra này có thể tìm được nguyên nhân của một số vấn đề, nếu áp dụng phương pháp gián tiếp không thể thực hiện được. Tuy nhiên, áp dụng phương pháp kiểm tra trực tiếp đòi hỏi nhiều thời gian, chi phí cao và trong nhiều trường hợp không cho phép bao quát tình hình của đơn vị một cách toàn diện thời gian và chỉ phí cần phải kết hợp các phương pháp kiểm tra một cách thích hợp.
(Nguồn tài liệu: TS. Lê Thị Mận, Lý thuyết Tài chính Tiền tệ, 2010)