Tiến trình hoạch định của tổ chức
Tiến trình hoạch định bao gồm 8 giai đoạn kế tiếp nhau, được minh họa ở hình 1. Tuy nhiên, các giai đoạn này không nhất thiết phải duy trì theo một trật tự có tính bắt buộc, nó có thể được điều chỉnh để đảm bảo hoạch định thành công.
Bước 1: Phát triển sứ mệnh và các mục tiêu:
Như đã trình bày, sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức được phát triển dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau đây: chúng ta nên kinh doanh những lĩnh vực nào? Chúng ta cam kết cái gì? và kết quả nào chúng ta cần đạt được? Mục tiêu chung cung cấp định hướng cho việc ra quyết định và nó có thể không thay đổi theo từng năm. Các sứ mệnh và mục tiêu không được xây dựng một cách tách rời nhau. Chúng được xác định dựa trên cơ sở đánh giá các cơ hội và đe dọa của môi trường ( bước 2) và các điểm mạnh và điểm yếu ( bước 3)
Bước thứ 2: Chẩn đoán các cơ hội và đe dọa
Trong tiến trình hoạch định chiến lược, các nhà quản trị cần xác định các cơ hội và đe dọa từ môi trường, năm vững chúng trong mối quan hệ với việc xác định các sứ mệnh, các mục tiêu, các kế hoạch và các chiến lược của tổ chức.
Bước 3: Chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu:
Việc chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức giúp các nhà quản trị có khả năng nhận thức các năng lực cốt lõi và xác định những hoạt động cần thiết để cải tiến. Năng lực cốt lõi là những điểm mạnh giúp tổ chức tạo ra sự khác biệt và tăng khả năng cạnh tranh qua việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ với giá trị độc đáo cho khác hàng. Theo cấp đơn vị kinh doanh, thì năng lực cốt lõi bao gồm ba khía cạnh lớn: sự vượt trội về công nghệ, các tiến trình tin cậy, và các mối liên hệ chặt chẽ với các giới hữu quan bên ngoài.
Bước 4: Phát triển các chiến lược
Để phát triển các chiến lược cần đánh giá các vấn đề (1) các cơ hội và đe dọa bên ngoài,(2) các điểm mạnh và điểm yếu bên trong, và (3) các chiến lược nào có khả năng nhất để giúp cho tổ chức đạt được sứ mệnh và các mục tiêu. Có ba chiến lược tăng trưởng cơ bản giúp các nhà quản trị hoạch định các chiến lược ở cấp đơn vị kinh doanh, bao gồm
a. Chiến lược thâm nhập thị trường.
b. Chiến lược phát triển thị trường:
c. Chiến lược phát triển sản phẩm
Bước 5: Chuẩn bị kế hoạch chiến lược
Sau khi phát triển các phương án chiến lược và chọn lựa một phương án thích hợp, nhà quản trị cần phải chuẩn bị cho việc viết ra kế hoạch chiến lược. Như đã thảo luận trong chương trước, kế hoạch viết ra cần bảo đảm chứa đựng các nội dung sau:
- Sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức
- Các sản phẩm và dịch cung cấp, bao gồm cả các thị trường mà tổ chức hướng tới.
- Các phân tích về thị trường, bao gồm những cơ hội và đe dọa và các kế hoạch dự phòng cho những sự kiện xảy ra ngoài dự tính.
- Các chiến lược để tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực công nghệ, sản xuất, marketing, và nguồn nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định, bao gồm việc tận dụng các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu cũng như thiết lập kế hoạch dự phòng.
- Các chiến lược để phát triển và sử dụng các năng lực của tổ chức và đội ngũ nhân viên.
- Các báo cáo tài chính bao gồm báo cáo lãi lỗ, báo cáo ngân quỹ (dòng tiền tệ) và điểm hòa vốn.
Bước thứ 6: Chuẩn bị các kế hoạch chiến thuật.
Các kế hoạch chiến thuật được phát triển nhằm thực thi các kế hoạch chiến lược.
Bước 7: Kiểm tra và chẩn đoán kết quả
Việc kiểm tra là cần thiết để bảo đảm chắc chắn rằng việc thực thi các kế hoạch là như mong đợi và đánh giá kết quả đạt được các kế hoạch này.
Bước 8: Tiếp tục việc hoạch định
Các yếu tố môi trường bên ngoài ( ví dụ, các đối thủ cạnh tranh mới) và các yếu tố thuộc môi trường bên trong ( ví dụ như sự mong đợi của các nhân viên mới) là không ngừng biến đổi. Vì thế cần thực thi việc hoạch định một cách liên tục và thường xuyên để ứng phó với những thay đổi đó.
Chú thích:
- 1 Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum, “Management- A competetency based approach, 10th ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p. 206