Chi phí kinh doanh là gì? Nội dung, phân loại, chỉ tiêu cơ bản
1. Khái niệm chi phí kinh doanh
Trong hoạt động SXKD, để đạt được mục tiêu lợi nhuận và tối đa hóa giá trị doanh nghiệp, nhất thiết các doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi phí nhất định. Các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra bao gồm:
- Chi phí sản xuất sản phẩm: Đó là sự tiêu hao các loại vật tư (nguyên, nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ…), hao mòn máy móc thiết bị, tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn).
- Chi phí tiêu thụ sản phẩm: Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải bỏ ra những chi phí nhất định như chi phí bán hàng (chi phí về bao gói sản phẩm, chi phí vận chuyển, bảo quản, giới thiệu sản phẩm, bảo hành sản phẩm…) và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Thuế gián thu (thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu). Đối với doanh nghiệp, những khoản tiền thuế phải nộp là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải ứng trước cho người tiêu dùng hàng hóa và chỉ được thu hồi khi các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp được tiêu thụ. Vì thế, nó được xem như là một khoản chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
Các chi phí nêu trên phát sinh thường xuyên và gắn liền với quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định và được bù đắp từ doanh thu kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
Như vậy, từ góc độ của doanh nghiệp, có thể thấy rằng “Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là toàn bộ chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ sản phẩm và các khoản tiền thuế gián thu mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định”.
Trong nền kinh tế thị trường, các chi phí nêu trên đều được biểu hiện bằng tiền, vì vậy có thể nói rằng: “Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của những hao phí về vật chất, về sức lao động và các chi phí bằng tiền khác liên quan và phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, đồng thời được bù đắp từ doanh thu kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kỳ đó”.
2. Nội dung chi phí kinh doanh
Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau, phát sinh hàng ngày, hàng giờ, đa dạng và rất phức tạp, tác động đến nhiều mặt hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí khác.
2.1. Chi phí hoạt động kinh doanh
Chi phí hoạt động kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về vật chất và sức lao động mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trong một thời kỳ nhất định; bao gồm chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ và chi phí hoạt động tài chính.
– Chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện nhiệm vụ mua bán hàng hoá, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ trong một thời kỳ nhất định; bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể:
+ Giá vốn hàng bán: Là giá mua thực tế của số hàng hoá bán ra trong kỳ.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, giá vốn hàng bán chính là giá thành sản xuất sản phẩm, bao gồm các khoản mục:
- Chi phí NVL trực tiếp: Là giá trị thực tế của các loại nguyên liệu, vật liệu được sử dụng trực tiếp vào việc chế tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Là khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp lương và các khoản trích nộp theo lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
- Chi phí sản xuất chung: Là những khoản chi phí chung phát sinh ở các phân xưởng hoặc ở bộ phận kinh doanh như khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng, tiền lương, phụ cấp lương của nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác ở phân xưởng hoặc bộ phận kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp thương mại, giá vốn hàng bán bao gồm giá mua của hàng bán ra và chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra.
+ Chi phí bán hàng: Là các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến công việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ như chi phí tiền lương, phụ cấp lương của nhân viên bán hàng và nhân viên tiếp thị, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng bán, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng, hoa hồng chi cho đại lý bán hàng…
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là các khoản chi phí mang tính chất quản lý hành chính chung của doanh nghiệp mà không thể tách riêng ra cho từng đối tượng cụ thể như chi phí tiếp tân, khánh tiết, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý, chi thưởng năng suất lao động, chi phí nghiên cứu khoa học, chi thưởng sáng kiến cải tiến, chi hỗ trợ cho giáo dục, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác ở bộ phận quản lý…
– Chi phí hoạt động tài chính: Là các khoản chi phí cho đầu tư tài chính, nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, tăng thêm thu nhập của doanh nghiệp; bao gồm:
+ Chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động liên doanh, liên kết như chi phí vận chuyển tài sản đi góp vốn, chi phí hội họp liên doanh, lỗ trong liên doanh…;
+ Chi phí về cho thuê tài sản, kể cả giá trị hao mòn TSCĐ cho thuê (trừ cho thuê tài chính);
+ Chi phí phát sinh trong quá trình bán chứng khoán, các khoản lỗ trong đầu tư;
+ Khoản dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán;
+ Khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và bán ngoại tệ;
+ Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua;
+ Chi phí cho vay và đi vay vốn;
+ Chi phí hoạt động tài chính khác ngoài các khoản đã nêu trên.
2.2. Chi phí khác
Chi phí khác là những khoản chi phí xảy ra không thường xuyên, nảy sinh do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp; bao gồm:
- Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ kể cả giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán (nếu có);
- Tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế và chi phí để thu tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế;
- Giá trị tổn thất của tài sản sau khi đã bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính và các khoản bồi thường;
- Chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xóa sổ;
- Các khoản chi phí khác là các khoản chi phí về hoạt động khác ngoài các khoản đã nêu trên.
Trong hoạt động SXKD, chi phí hoạt động kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Trong chi phí hoạt động kinh doanh, chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất và là bộ phận chi phí quan trọng nhất ảnh hưởng đến quyết định kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp. Do đó, cần thiết phải phân loại chi phí hoạt động kinh doanh (chủ yếu chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ) để quản lý và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các định mức chi phí, tính toán được kết quả tiết kiệm chi phí ở từng bộ phận và toàn doanh nghiệp.
3. Phân loại chi phí hoạt động kinh doanh
Tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm, ngành nghề kinh doanh và các mục tiêu quản lý chi phí khác nhau, có thể phân loại chi phí hoạt động kinh doanh (chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ) theo các tiêu thức khác nhau.
3.1. Phân theo mối quan hệ phụ thuộc giữa chi phí với doanh thu
Theo cách phân loại này, chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được phân chia thành hai loại sau:
- Chi phí khả biến (biến phí): Là những khoản chi phí thay đổi theo mối quan hệ cùng chiều với sự thay đổi của sản lượng hoặc doanh thu tiêu thụ như chi phí nguyên, nhiên vật liệu, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì vật liệu đóng gói chi phí hoa hồng đại lý bán hàng…
- Chi phí bất biến (định phí): Là những khoản chi phí không thay đổi theo sự thay đổi của sản lượng hoặc doanh thu tiêu thụ như chi phí khấu hao TSCĐ (theo phương pháp đường thẳng), phí bảo hiểm, thuế môn bài, thuế sử dụng đất, tiền thuê mặt bằng…
Cách phân loại này nhằm giúp nhà quản lý doanh nghiệp tìm ra các biện pháp quản lý thích hợp ứng với từng loại chi phí, để hạ thấp giá thành sản phẩm, giúp cho doanh nghiệp xác định đuợc sản lượng sản xuất hoặc doanh thu tiêu thụ. Ngoài ra, cách phân loại này còn có tác dụng tốt trong việc xây dựng kế hoạch lợi nhuận của doanh nghiệp.
3.2. Phân theo yêu cầu quản lý tài chính và hạch toán
Theo cách phân loại này, chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được phân chia thành các khoản mục sau:
- Giá vốn hàng bán;
- Chi phí bán hàng;
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cách phân loại này nhằm giúp cho doanh nghiệp xác định sự ảnh hưởng của từng khoản mục đối với toàn bộ chi phí hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp, qua đó có biện pháp phấn đấu hạ thấp chi phí cho từng khoản mục.
3.3. Phân theo nội dung kinh tế của chi phí
Theo cách phân loại này, chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các yếu tố sau:
– Chi phí hàng hoá mua ngoài: Là toàn bộ giá trị thực tế của tất cả các loại hàng hoá mua từ bên ngoài tính cho số lượng hàng hoá bán ra trong kỳ.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, yếu tố chi phí hàng hóa mua ngoài chính là chi phí NVL mua ngoài, bao gồm toàn bộ giá trị thực tế của tất cả các loại vật tư mua từ bên ngoài dùng vào hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
– Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Là toàn bộ tiền lương, tiền công, tiền ăn ca và các khoản chi phí trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn) mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động.
– Chi phí về khấu hao TSCĐ: Là giá trị hao mòn của các loại TSCĐ sử dụng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ.
– Chi phí dịch vụ mua ngoài là toàn bộ số tiền phải trả về dịch vụ đã sử dụng vào hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp mà do các đơn vị và cá nhân bên ngoài cung cấp như chi phí về sửa chữa TSCĐ, chi phí quảng cáo, chi trả tiền điện, nước, điện thoại…
– Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí bằng tiền ngoài các chi phí đã nêu trên như chi phí về hội họp, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí cho dân quân tự vệ, chi mua bảo hiểm rủi ro, chi thưởng năng suất…
Cách phân loại này nhằm xác định trọng điểm quản lý chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và kiểm tra sự cân đối với các kế hoạch khác như kế hoạch cung cấp hàng hoá, kế hoạch lao động – tiền lương, kế hoạch khấu hao TSCĐ…
4. Các chỉ tiêu cơ bản của kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh
Xác định hệ thống chỉ tiêu kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh phải căn cứ vào tình hình đặc điểm SXKD, chế độ quản lý tài chính kế toán của nhà nước, ngành hoặc của chính doanh nghiệp trong từng thời kỳ kế hoạch cụ thể. Tùy thuộc vào mục tiêu quản lý kinh tế, quản lý tài chính, quản lý chi phí của doanh nghiệp mà hệ thống chỉ tiêu kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh có thể rộng hẹp khác nhau, nhưng nhìn chung có thể bao gồm các chỉ tiêu cơ bản sau:
4.1. Tổng mức chi phí hoạt động kinh doanh
Tổng mức chi phí hoạt động kinh doanh là toàn bộ chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh trong kỳ, bao gồm: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là chỉ tiêu tuyệt đối, phản ánh quy mô chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà chưa phản ảnh được trình độ sử dụng và quản lý chi phí của doanh nghiệp. Do vậy, để khắc phục điều này người ta dùng chỉ tiêu tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh.
4.2. Tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh
Tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh được xác định bằng tỷ lệ phần trăm giữa tổng mức chi phí hoạt động kinh doanh với tổng doanh thu thuần hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ và được xác định theo công thức:
f = F / M x100 %
Trong đó:
+ f: Tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh;
+ F: Tổng mức chi phí hoạt động kinh doanh;
+ M: Tổng doanh thu thuần hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Chỉ tiêu này phản ánh cứ 100 đồng doanh thu bán hàng mà doanh nghiệp đạt được trong kỳ thì mất bao nhiêu đồng chi phí kinh doanh. Vì vậy có thể sử dụng để phân tích, so sánh trình độ quản lý chi phí hoạt động kinh doanh giữa các kỳ của doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp cùng loại trong cùng một thời kỳ.
4.3. Mức độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh
Mức độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh là chênh lệch giữa tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh kỳ kế hoạch với tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh kỳ báo cáo. Chỉ tiêu này phản ánh tình hình và kết quả hạ thấp tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ và được xác định theo công thức:
Δ f = f1 – f0
Trong đó:
- Δ f : Mức độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh;
- f1 và f0: Tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh kỳ kế hoạch, kỳ báo cáo.
4.4. Tốc độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh
Tốc độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh phản ánh quan hệ so sánh giữa mức độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh với tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh kỳ báo cáo và được xác định theo công thức:
δ = Δf / f0 x 100%
Trong đó: δ là tốc độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh.
Chỉ tiêu này giúp nhà quản lý doanh nghiệp thấy rõ hơn tình hình kết quả phấn đấu giảm chi phí kinh doanh, bởi vì trong một số trường hợp giữa hai thời kỳ của cùng doanh nghiệp (hoặc giữa hai doanh nghiệp loại trong cùng một thời kỳ) đều có mức độ hạ thấp tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh như nhau, nhưng tốc độ giảm tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh lại khác nhau. Khi đó doanh nghiệp nào có tốc độ giảm nhanh hơn thì được đánh giá tốt hơn và ngược lại.
4.5. Số tiền tiết kiệm (vượt chi) về chi phí hoạt động kinh doanh
Số tiền tiết kiệm (vượt chi) về chi phí hoạt động kinh doanh được xác định bằng tích số giữa doanh thu bán hàng kỳ kế hoạch với mức độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh và được xác định theo công thức:
ST = M1 x Δf
Trong đó: ST là số tiền tiết kiệm (vượt chi) về chi phí hoạt động kinh doanh.
Chỉ tiêu này phản ánh do hạ thấp chi phí hoạt động kinh doanh nên doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được bao nhiêu tiền.
Lưu ý:
– Các chỉ tiêu trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Để phân tích, đánh giá chi phí hoạt động kinh doanh một cách toàn diện, cần phải đi sâu phân tích từng chỉ tiêu và từng khoản mục chi phí cụ thể. Bên cạnh đó, cần phải kết hợp phân tích đặc điểm SXKD của doanh nghiệp trong kỳ để có được những ý kiến đánh giá sát đúng với tình hình và trình độ quản lý chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
– Tùy theo yêu cầu phân tích, đánh giá của người quản lý mà vận dụng các công thức trên để tính cho từng khoản mục chi phí như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, hoặc chi tiết cho từng tiết khoản như chi phí tiền lương, chi phí khấu ..
Ví dụ 1: Doanh nghiệp Nam Phương tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có tài liệu về tình hình hoạt động kinh doanh như sau:
a. Năm báo cáo
– Doanh thu hoạt động bán hàng: 17.000 triệu đồng;
– Tổng chi phí hoạt động bán hàng: 16.150 triệu đồng. Trong đó:
+ Giá vốn hàng bán: 14.950 triệu đồng;
+ Chi phí bán hàng: 700 triệu đồng;
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: 500 triệu đồng.
b. Năm kế hoạch
– Doanh thu hoạt động bán hàng tăng 15%. Khoản mục giá vốn hàng bán tăng 150 triệu đồng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 20% so với năm báo cáo.
Yêu cầu: Tính các chỉ tiêu cơ bản của kế hoạch chi phí hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trên. Biết rằng tất cả các khoản doanh thu và chi phí chưa bao gồm thuế GTGT 10%.
Bài giải:
Đvt: triệu đồng.
1. Tổng mức chi phí hoạt động bán hàng:
– Năm báo cáo: 16.150
– Năm kế hoạch: F1 = (14.950 + 150) + (700 + 500) x 120% = 16.540
2. Tỷ suất chi phí hoạt động bán hàng:
– Doanh thu hoạt động bán hàng trong năm kế hoạch:
M1 = 17.000 x 115% = 19.550
– Tỷ suất chi phí hoạt động bán hàng:
+ Năm báo cáo: f0 = 16.150 / 17.000 x 100% = 95%
+ Năm kế hoạch: f1 = 16.540 /19.550 x 100% = 84,04 %
3. Mức độ giảm tỷ suất chi phí hoạt động bán hàng năm kế hoạch:
Δf = 84,04% – 95% = – 10,40%
4. Tốc độ giảm tỷ suất chi phí hoạt động bán hàng năm kế hoạch:
δ = -10,4% / 95% x 100% = -10,94 %
5. Số tiền tiết kiệm về chi phí hoạt động bán hàng năm kế hoạch:
ST = -10,94% x 19.550 = – 2.139,47
* Nhận xét: Do hạ thấp tỷ suất chi phí hoạt động bán hàng năm kế hoạch so với năm báo cáo 10,40% nên doanh nghiệp Nam Phương đã tiết kiệm được một số tiền là 2.139, 47 triệu đồng.
(Nguồn tài liệu: ThS. Trần Thị Hòa và CN. Trần Đình Thảo, Giáo trình Tài chính doanh nghiệp, NXB Đà Nẵng, 2014)