1. Khái niệm và đặc trưng
Bộ máy quan liêu là một dạng tổ chức xã hội mà hoạt động của nó được phân chia thành các vai trò, các vai trò này được xác định bởi những quy tắc, thủ tục và được sắp xếp vào một thang bậc quyền lực.
Các tổ chức xã hội theo mô hình bộ máy quan liêu có ý nghĩa tích cực trong quá trình tổ chức và vận hành xã hội, cấu trúc của nó muốn hợp lý hoá cách tổ chức hoạt động theo xu hướng của xã hội hiện đại. Tức là, chuyển từ cách thực hiện công việc tự phát, thiếu kế hoạch, định hướng theo giá trị truyền thống sang cách làm việc có hệ thống, được tổ chức theo quy tắc, luật lệ, định hướng theo mục đích và duy lý. Theo Weber, bộ máy quan liêu có các đặc trưng cơ bản như sau:
+ Sự phân công lao động được thực hiện theo quy định của luật pháp hoặc những điều khoản văn bản có tính pháp lý.
+ Việc điều hành bộ máy được thực hiện theo mệnh lệnh từ trên xuống dưới với nhiều cấp độ khác nhau.
+ Có một hệ thống văn phòng, hành chính công khai. Có hồ sơ tài tiệu mô tả và lưu giữ nội dung công việc của tổ chức.
+ Có những quy trình đào tạo, bồi dưỡng chính thức về nghiệp vụ chuyên môn của công việc trong tổ chức cho nhân viên.
+ Những thành viên lao động trong bộ máy cống hiến toàn bộ nhiệt tình và sức lực của mình cho tổ chức và coi đó như là một sự nghiệp, một nghề nghiệp.
+ Có quy định một cách cụ thể, rõ ràng giờ giấc làm việc và nghỉ ngơi để định hướng công việc cho các thành viên…
+ Tạo ra được sự trung thành, tận tuỵ của nhân viên đối với tổ chức.
Những đặc điểm nói trên của bộ máy quan liêu giúp cho tổ chức có thể kiểm soát và điều phối hành động của các thành viên. Đây là yếu tố then chốt để tạo ra hiệu quả và năng suất vượt trội của tổ chức quan liêu so với bất kỳ một loại tổ chức nào khác.
Tuy nhiên, bộ máy quan liêu cũng tạo ra một sản phẩm đặc trưng, mà Marx gọi là “sự tha hoá”.
2. Sự ra đời, tồn tại và phát triển của bộ máy quan liêu
Bộ máy quan liêu không phải là sản phẩm của xã hội hiện đại, mà nó đã từng tồn tại trong các xã hội cổ đại ở Ai Cập, Trung Quốc, La Mã… Tuy nhiên, phải đến khi cách mạng công nghiệp bùng nổ và phát triển, thì các bộ máy quan liêu mới mọc lên mạnh mẽ ở các nước phương Tây. Xã hội công nghiệp với một nền sản xuất hiện đại, đã đặt ra yêu cầu, mỗi nghề nghiệp cần được chuyên môn hoá, các tiêu chuẩn nghề nghiệp đòi hỏi phải chặt chẽ và nghiêm khắc hơn. Vì vậy, để đạt được những đòi hỏi, tiêu chuẩn của nghề nghiệp, người lao động phải được học qua các trường lớp nhất định, tức là phải được đào tạo trong các bộ máy quan liêu.
Nhịp độ phát triển xã hội làm nảy sinh nhu cầu quản lý và điều hành xã hội phải được tăng cường, do đó cần đến sự mở rộng của bộ máy quan liêu. Các tổ chức lúc mới thành lập thường có quy mô nhỏ, về sau phát triển thành tổ chức độc quyền. Thí dụ, trong lĩnh vực kinh tế, các hãng hay công ty nhỏ không thể cạnh tranh được với các tập đoàn có quy mô và tiềm lực lớn. Để tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, chính phủ phải lập ra cơ quan điều phối – một bộ máy quan liêu mới xuất hiện.
Như vậy, quan liêu là hiện tượng của nhiều tổ chức trong nhiều chế độ xã hội khác nhau. Nó gắn bó chặt chẽ với xu hướng hợp lý hoá hoạt động của con người.
Tổ chức quan liêu tồn tại và phát triển được trước hết vì chúng đem lai một cách thức làm việc có năng suất và hiệu quả rất cao, mà nguyên nhân chính là do nhân viên của chúng hiểu rõ những công việc và nhiệm vụ của mình.
Nếu như trong xã hội luôn có những cuộc đấu tranh giành quyền lực giữa các giai cấp, các nhóm xã hội, thì trong tổ chức xã hội cũng luôn diễn ra quá trình phân bố, tranh giành và củng cố quyền lực. Nếu không kiểm soát được những cuộc đấu tranh này, chúng sẽ làm tê liệt các nhóm xã hội. Cách thức tổ chức của bộ máy quan liêu có thể tạo ra khả năng kiểm soát sự phân bố quyền lực, ví dụ, đề ra quy định về nhiệm kỳ nắm giữ quyền lực. Vì vậy một số cá nhân có thể lạm dụng bộ máy quan liêu để củng cố quyền lực, bằng cách sử dụng các thủ thuật tạo thuận lợi cho mình, cô lập và vô hiệu hoá đối phương.
Điểm quan trọng trong kiểm soát của bộ máy quan liêu là nắm giữ thông tin. Mỗi vị trí trong tổ chức chỉ được biết đến những thông tin nhất định, những thông tin không thuộc nhiệm vụ của ai thì người đó không cần, thậm chí không được phép biết đến.
Trong tổ chức xã hội hiện đại, thành viên thực sự có quyền lực là người có nhiều thông tin nhất, mà thông tin là tri thức. Nhà xã hội học Mỹ, Smelser nhận định “Tri thức là quyền lực trong tổ chức quan liêu”.
3. Chức năng của những quy định trong bộ máy quan liêu
Chức năng quản lý và giám sát, các quy định, luật lệ trong tổ chức chính là những cái mà bộ máy quản lý muốn trông chờ ở các thành viên. Đồng thời nó cũng là cơ sở để các nhà quản lý đánh giá các nhân viên đã làm hết trách nhiệm của mình hay chưa.
Các chức năng khác:
+ Giao tiếp
+ Điều khiển từ xa
+ Cơ sở của sự trừng phạt
+ Tạo độ co giãn trong hành trang quản lý
Tất cả các chức năng nói trên của những quy định chỉ nhằm làm giảm bớt chứ không làm mất hẳn sự căng thẳng vốn có trong mỗi bộ máy quan liêu.
