Chúng ta đã biết tới cách thiết lập mục tiêu SMART. Có thể nói rằng, khi thiết lập được một mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có liên quan và có thời gian hoàn thành, chúng ta sẽ dễ dàng hoàn thành được mục tiêu đề ra.
Nhưng đây có phải là cách tốt nhất để thiết lập mục tiêu?
Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta hãy xem xét một nghiên cứu của tiến sĩ Edwin Locke về thiết lập mục tiêu và động lực vào cuối thập niên 1960. Trong một bài báo viết năm 1960 có tiêu đề “Tiến tới một học thuyết về động viên và khuyến khích,” ông nói rằng các nhân viên sẽ đã được thúc đẩy bởi mục tiêu rõ ràng và phản hồi thích hợp. Locke cũng cho rằng làm việc có mục tiêu giúp sẽ mang tới động lực giúp nhân viên đạt được mục tiêu đó và cải thiện hiệu suất làm việc.
Thông tin này có vẻ không còn mới cho tới thời điểm này nhưng cũng cho thấy lý thuyết trên đã có tác động thay đổi hiệu suất chuyên nghiệp và cá nhân.
Chúng ta sẽ cũng tìm hiểu xem Locke đã nói gì về thiết lập mục tiêu, và làm cách nào áp dụng lý thuyết đó lên mục tiêu năng suất cá nhân. Nghiên cứu về Thuyết thiết lập mục tiêu của Locke cho thấy mục tiêu càng cụ thể và khó khăn thì năng lực và kết quả thực hiện thường tốt hơn nhiều so với các mục tiêu mơ hồ hoặc dễ dàng.
Động viên chung chung kiểu “Cố lên” hay “Cố hết sức đi” sẽ ít hiệu quả hơn khuyến khích người khác bằng một mục tiêu cụ thể như “Cố gắng làm đúng ít nhất 80% nhé” hoặc “Tập trung sử dụng thời gian thật tốt đi”. Tương tự, mục tiêu khó khăn thường có động lực thúc đẩy cao hơn so với mục tiêu dễ dàng bởi vì người ta phải hoàn thành nhiều điều để đạt được mục tiêu đó.
Năm nguyên tắc để Thiết lập mục tiêu
- Rõ ràng
- Thách thức
- Cam kết
- Phản hồi
- Độ phức tạp của công việc.
Nguồn: internet
Sau đây là những giải thích cụ thể hơn.
1. Rõ ràng
Mục tiêu rõ ràng luôn cân đo và đóng đếm được. Một mục tiêu rõ ràng đi kèm với thời gian cụ thể chắc chắn sẽ mang lại thành công cho người thực hiện vì bạn biết rõ những gì sẽ đạt được và sử dụng chính kết quả đó làm động lực cho mình. Còn khi đặt ra một mục tiêu mơ hồ hoặc chỉ là chỉ dẫn chung chung như “Hãy chủ động”, bạn sẽ có ít động lực hơn.
Khi sử dụng quy tắc SMART để thiết lập mục tiêu, bạn nên đảm bảo tính rõ ràng của mục tiêu thông qua tiêu chuẩn là Cụ thể, Có thể đo lường và Có hạn định.
2. Thách thức
Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của mục tiêu là mức độ thách thức bởi vì mọi người ai cũng phấn khích trước thành công và thường đánh giá một mục tiêu dựa trên ý nghĩa của thành quả đạt được. Một khi biết rằng thành công đó sẽ đón nhận nồng nhiệt, bạn sẽ có một động lực tự nhiên để làm tốt việc đó.
Mục tiêu càng khó, phần thưởng càng cao. Nếu bạn nghĩ mình sẽ được tưởng thưởng xứng đáng khi chinh phục xong một mục tiêu khó nhằn, bạn sẽ nhiệt tình và hăng hái hơn.
Thiết lập mục tiêu SMART liên quan đến tầm nhìn chung (Relevant) sẽ giúp mục tiêu và phần thưởng được kết nối chặt chẽ hơn. Theo đó, mục tiêu có liên quan đến tầm nhìn chung sẽ nâng cao đích ngắm của bạn và tạo động lực cho bạn hăng say làm việc hơn.
Khi thiết lập mục tiêu, hãy biến mỗi mục tiêu trở thành một thách thức bởi nếu mục tiêu quá dễ dàng, bạn sẽ không mong đợi có được thành tựu đáng kể thì cũng sẽ không nỗ lực để làm việc đó.
3. Cam kết
Mục tiêu muốn hiệu quả phải được mọi người hiểu rõ và thông qua vì nhân viên chỉ thấy hứng thú với một mục tiêu nếu họ có tham gia tạo ra mục tiêu đó. Khái niệm về quản lý sự tham gia cũng dựa trên ý tưởng này trong đó nhấn mạnh phải yêu cầu nhân viên tham gia thiết lập mục tiêu và đưa ra quyết định.
Một phiên bản khác của SMART dùng chữ A và R với ý nghĩa là Đồng Thuận (Agreed) và Thực tế (Realistic) thay cho Khả thi (Attainable) và Liên quan tầm nhìn chung (Relevant) vì cho rằng một mục tiêu đồng lòng sẽ dễ dẫn đến cam kết. Điều đó không có nghĩa là mục tiêu nào cũng phải được toàn thể nhân viên tham gia và đồng thuận mà chỉ có nghĩa là mục tiêu phải nhất quán và phù hợp với kỳ vọng và mối quan tâm của tổ chức. Miễn là nhân viên tin rằng mục tiêu này phù hợp với các mục tiêu của công ty và người được giao mục tiêu là đáng tin cậy, lúc đó sẽ có sự cam kết.
Điều thú vị là cam kết thực hiện mục tiêu và sự khó khăn lại có liên quan tới nhau. Mục tiêu càng khó khăn thì càng phải có nhiều cam kết. Nếu đặt ra mục tiêu dễ dàng, bạn không có nhiều động lực để thực hiện trong khi nếu được giao một mục tiêu khó khăn, bạn có thể phải cần tới một nguồn cảm hứng sâu sắc hơn để hoàn thành mục tiêu đó.
Khi thiết lập mục tiêu công việc, hãy nỗ lực để mọi người cùng đóng góp mục tiêu riêng của họ vào đó. Hãy khuyến khích nhân viên phát triển mục tiêu riêng và thông báo cho họ biết về những việc đang xảy ra trong tổ chức. Nhờ đó, nhân viên có thể biết rằng mục tiêu của họ phù hợp với tầm nhìn tổng thể và mục đích mà công ty đang tìm kiếm.
4. Phản hồi
Để thiết lập một mục tiêu hiệu quả, ngoài việc chọn đúng mục tiêu thì phải sử dụng thêm thông tin phản hồi để làm rõ kỳ vọng, điều chỉnh độ khó của mục tiêu và nhận được sự đồng thuận. Đó cũng là thông tin quan trọng giúp đánh giá cơ hội và mục tiêu để mỗi cá nhân có thể xác định cách làm cho riêng mình.
Khi mục tiêu cần thực hiện trong thời gian dài, bạn cần phải lập báo cáo tiến độ đo lường cụ thể thành công trong quá trình thực hiện nhằm chia mục tiêu thành nhiều phần nhỏ hơn và thực hiện hoạt động phản hồi vào từng thời điểm quan trọng trong toàn bộ quá trình thực hiện.
Một trong những tiêu chí của SMART là phải đo lường được, do đó yêu cầu thông tin phản hồi cũng phải rõ ràng và cụ thể.
Trong nỗ lực thiết lập mục tiêu, nên dự trữ đủ thời gian để cung cấp các phản hồi chính thức vì ngoài những phản hồi không chính thức giúp động viên và công nhận, bạn cũng nên ngồi lại với nhóm để thảo luận về khả năng thực hiện mục tiêu để cải thiện hiệu quả lâu dài.
5. Độ phức tạp của nhiệm vụ
Yếu tố cuối cùng trong lý thuyết thiết lập mục tiêu giới thiệu thêm hai yêu cầu cần thiết cho thành công. Cần đặc biệt chú ý đến những mục tiêu hoặc nhiệm vụ phức tạp để không bị quá tải trong công việc.
Những người đang gánh vác những nhiệm vụ phức tạp thường đã có sẵn động cơ làm việc rất cao. Tuy nhiên, có thể họ sẽ ép mình quá sức nếu không tính thêm yếu tố “đo lường” vào kỳ vọng mục tiêu nhằm tính toán độ phức tạp của nhiệm vụ. Do đó cần thực hiện những bước sau:
- Cần có đủ thời gian để thực hiện mục tiêu hoặc cải thiện hiệu suất làm việc.
- Cấn có đủ thời gian để thực hành, luyện tập hay học hỏi thêm.
Toàn bộ trọng tâm của thiết lập mục tiêu là để tạo đà cho thành công do đó phải đảm bảo các điều kiện xung quanh mục tiêu không làm hỏng hoặc ngăn cản người khác hoàn thành mục tiêu của họ. Đây được gọi là yếu tố “Khả thi” của SMART.
